Tata Cara Penulisan Surat Resmi yang Benar untuk Instansi

Posted on Mei 12, 2020Author admin  4

Tata Cara Penulisan Surat Resmi yang Benar untuk Instansi

Dvcodes.com – Surat resmi merupakan surat yang dipakai

untuk keperluan instansi, organisasi, dinas, atau
perusahaan.

Penulisan surat resmi harus menggunakan format baku dan

bahasa Indonesia sesuai kaidah yang berlaku.

Contoh surat resmi yang biasa dibuat adalah surat lamaran

kerja dan surat pengunduran diri dari instansi atau
perusahaan. Contoh lainnya, misalnya surat resmi kegiatan
sekolah dan surat edaran dari pemerintah.

Surat resmi digunakan untuk menyampaikan informasi resmi

secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya. Selain
sebagai sarana pemberitahuan, surat resmi juga bertujuan
untuk pedoman kerja suatu instansi.

Kegiatan yang bersifat formal tentu tidak dalam disampaikan

dalam bentuk komunikasi pribadi, sehingga dibutuhkan surat
resmi.

Bagi Anda yang membutuhkan informasi tentang pembuatan

surat resmi, berikut adalah ulasan mengenai tata cara
penulisan surat resmi yang benar untuk instansi.

Ciri-ciri Surat Resmi

Surat resmi yang baik tentu harus memenuhi ketentuan baku
yang sudah dibuat. Ciri-ciri surat resmi yang baik adalah
sebagai berikut.

1. Menggunakan kepala (kop) surat sebagai indentitas resmi

instansi atau perusahaan.

2. Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran, dan perihal

pembuatan surat.

3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.

4. Dibuka dan ditutup menggunasakan salam yang biasa

digunakan umum.

5. Ada cap atau stempel dari instansi yang mengeluarkan

surat.

Bagian-bagian Surat Resmi

Pembuatan surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang
telah diberlakukan. Akan tetapi, surat resmi pada dasarnya
juga memiliki format seperti jenis surat lainnya, yaitu
bagian pembuka, isi surat, dan bagian penutup.
Berikut ini adalah bagian-bagian surat resmi secara
lengkap.

1. Kepala (kop) surat

2. Tanggal surat

3. Nomor surat

4. Lampiran

5. Hal atau Perihal

6. Alamat Tujuan

7. Salam Pembuka

8. Isi Surat

9. Salam Penutup

10. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan

11. Tembusan

Penempatan bagian-bagian surat resmi dapat dilihat pada

gambar berikut.

Cara Membuat Surat Resmi

1. Kop surat
Kop surat menunjukkan identitas instansi yang mengeluarkan
surat. Kop surat menegaskan bahwa surat yang dikeluarkan
merupakan surat resmi dari instansi. Di dalam kop surat,
setidaknya ada lima bagian yang menunjukkan identitas
instansi, yaitu :

a. Logo lembaga, instansi, atau perusahaan.

b. Nama lembaga, instansi, atau perusahaan.

c. Alamat lengkap lembaga, instansi, atau perusahaan

d. Nomor telepon dan email

e. Kode pos

Penulisan kop surat biasanya menggunakan huruf kapital yang

diperbesar, ditebalkan, dan rata tengah.

2. Nomor Surat
Penomoran surat tidak boleh dilakukan secara sembarangan.
Setiap karakter pada nomor surat memiliki arti.

Semua bagian pada nomor surat memiliki fungsi penting untuk

kearsipan instansi. Instansi yang mengeluarkan surat bebas
membuat kode surat sendiri di dalam nomor surat.

Berikut ini contoh nomor surat.

Nomor : A.002/SE/AKB/IV/2018

Penjelasan :

 A : kode surat internal (untuk internal instansi),

sedangkan kode “B” adalah kode surat eksternal (untuk
pihak luar instansi).
 002 : nomor seri surat yang telah dikeluarkan (artinya
surat kedua)
 SE : Surat Edaran (jika surat dikeluarkan untuk edaran)
 IV : bulan dikeluarkan surat (artinya bulan ke-4 atau
April)
 2018 : tahun dikeluarkannya surat

3. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat menunjukkan lokasi dan kaoan surat
dibuat. Jika lokasi penulisan surat sudah dinyatakan dalam
kop surat, maka cukup ditulis tanggalnya saja.

Pada umumnya, lokasi penulisan tempat dan tanggal surat

adalah berada di pokok kanan atas, sejajar dengan nomor
surat. Nama tempat ditulis terlebih dahulu sebelum tanggal
surat.

Penulisan nama tempat dan tanggal surat dipisah dengan

tanda koma dan diakhiri tanda titi. Contoh : Semarang, 14
Juni 2019.
4. Lampiran Surat
Lampiran surat berupa dokumen tambahan yang dilampirkan ke
dalam dokumen utama. Lampiran ini biasanya berisi dokumen
pendukung sebagai penguat dokumen utama, misalnya susunan
kepanitiaan, laporan keuangan, dan foto.

5. Alamat Surat
Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menulis alamat surat resmi.

 Alamat surat ditulis di dua tempat, yaitu sampul surat

(ditulis lengkap) dan awal surat (tidak harus lengkap).
 Tidek perlu menggunakan kata “kepada”
 Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat “Yth”
 Sebutan Ibu, Bapak, Sdr/Sdri wajib ditulis jika diikuti
nama orang.
 Kata “Jalan” tidak boleh disingkat.
 Penulisan alamat tidak perlu diakhiri tandan titik.

6. Salam Pembuka dan Penutup Surat

Salam pembuka dan penutup surat sebaiknya menggunakan kata-
kata yang umum digunakan dalam percakapan resmi, misalnya
“salam sejahtera”.

Apabila satu keyakinan dapat juga menggunakan salam yang

diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada
surat resmi diakhiri dengan huruf koma.

7. Isi Surat Resmi

Isi surat merupakan bagian pokok dari surat. Isi surat
berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan pembuatan
surat.

Penulisan isi surat resmi harus menggunakan bahasa yang

baku dan kalimat ringkas yang mudah dipahami. Dengan
demikian, pemilihan kalimat dalam menulis isi surat adalah
hal penting yang perlu diperhatikan.

8. Penutup Surat Resmi

Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan
sopan. Misalnya “Demikian agar menjadi maklum. Atas
perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.”

Pada penutup surat biasanya juga dilengkapi dengan jabatan,

nama, NIP, dan tanda tagan pembuat surat. Selain itu, juga
ada tembusan surat yang ditujukan kepada siapa saja dalam
instansi tersebut.