Bentuk Bentuk Surat

Surat merupakan alat komunikasi yang dimanfaatkan untuk memberitahukan informasi dari kubu
satu ke kubu lain.

Secara rinci menurut Agus Sugiarto (2005:2), pengertian surat adalah instrumen untuk
penyampaian pesan dari ke kubu lain dengan syarat tertentu seperti pemakaian kertas, pemakaian
bentuk, adanya notasi & kode, menggunakan bahasa yang spesifik dan pembubuhan tanda
tangan.

Berikut merupakan fungsi dari surat, yakni: alat pemberitahuan, pengajuan, penyampaian ide,
sebagai bukti tertulis, prosedur kerja, pencatat bukti sejarah dan sarana pengingat.

Bentuk-bentuk Surat dan Contohnya

Secara garis besar jenis surat itu ada empat, yakni surat resmi, surat niaga, surat
dinas dan surat pribadi. Namun di sini bukan membahas jenis surat, namun bentuk-bentuk
surat. Berikut merupakan bentuk-bentuk surat beserta penjelasan dan contoh:

1. Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

Bentuk ini merupakan yang paling sering dipakai. Dalam prakteknya penyusunan surat ini
dimulai dari bagian kiri, ini juga berlaku untuk semua isi yang ada dalam surat, mulai dari
tanggal, isi, penutup, lampiran dan tanda tangan. Agar lebih jelas, bisa lihat contoh gambar di
bawah.

Sedangkan untuk pengaturan bentuk surat full block style adalah: margin kanan 80 (elite) kiri 20
atau bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat
5. Hal / Kepentingan
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang pembuat surat
10. Nama tanda tangan
11. Jabatan tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan penccatat

Contoh Full Block Style  atau Bentuk Lurus Penuh

2. Block Style atau Bentuk Lurus

Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block style. Namun untuk
bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda tangan ini diposisikan pada sebelah kanan surat.

Surat ini biasanya dipakai untuk urusan birokrasi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan Tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan pencatat

Contoh Block Style atau Bentuk Lurus

3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Bentuk surat ini sangat persis dengan surat bentuk lurus atau block style, namun bedanya terletak
pada posisi isi surat, di mana saat isi surat memasuki paragraf baru maka kalimat awal akan ada
indentasi atau penjorokan ke dalam (satu tab ke kanan).

Agar lebih jelas simak gambar di bawah pada bagian isi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6.  Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda Tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14.  Inisial Penulis

Contoh Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Baca juga: Korespondensi
4. Indent Style atau Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini hampir sama dengan bentuk setengah lurus. Penyusunan pada indent style ini
memposisikan alamat tujuan diawali dari sebelah kiri, susunan kedua masuk lima spasi dari awal
baris, pada baris berikutnya masuk lima spasi dari baris kedua dan seterusnya.

Sementara isi surat pada awal paragraf atau kalimat pertama akan ada indentasi atau penjorokan
ke kanan seperti bentuk surat setengah lurus. Agar lebih paham dan jelas bisa dilihat pada contoh
gambar.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan/ Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis

Contoh Indent Style atau Bentuk Lekuk

5. Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

Bentuk ini sangat persis dengan surat bentuk lurus, namun bentuk menggantung ini pada sisi
pengetikan awal alinea dan alamat diawali pada sisi kiri. Sedangkan untuk baris alinea berikutnya
akan masuk kedalam. Untuk lebih paham, bisa lihat di contoh.

1. Kepala Surat
2.  Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Organisasi
10. Nama Penandatangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis

Contoh Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

6. Official Style atau Bentuk Resmi

Bentuk Official ini sendiri memiliki dua kategori yakni baru dan lama, gagasan tersebut
merupakan hasil dari Pusat Bahasa Depdikbud.

Bentuk official atau surat resmi ini kerap kali digunakan oleh lembaga birokrasi sebagai
penyusunan surat dinas. Struktur pengetikan surat resmi ini pada alamat berposisi di sebelah
kanan, sementara di sebelah kiri terdapat perihal, lampiran dan nomor. Di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3.  Tanggal Surat
4.  Lampiran
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8.  Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Tanda tangan
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial penulis

Contoh Official Style atau Bentuk Resmi

Jenis surat
Terdapat klasifikasi khusus dalam penggunaan surat agar lebih efektif dan tepat sasaran sesuai
dengan tujuan, sifat, maksud, wujud, kegiatan dan lain sebagianya. Berikut merupakan beberapa
jenis surat berlandaskan apa yang telah diklasifikasikan di atas:

Berlandaskan Kegiatan

Surat Internal

Adalah surat yang berhubungan dengan ruang lingkup di dalam suatu lembaga atau instansi.

Surat Eksternal

Merupakan surat yang berkaitan dengan pihak luar dari sebuah instansi atau perusahaan.

Berlandaskan Sifat Surat

Surat Pribadi

Merupakan surat yang dipakai untuk kepentingan diri sendiri dalam ruang lingkup yang kecil.
Biasanya surat ini diperuntukan untuk kepentingan persahabatan dan kekeluargaan.

Ciri-ciri dari surat pribadi adalah: Menggunakan bahasa yang bebas tergantung dari tujuan
penulis, memiliki variasi salam penutup dan pembuka, format dan bentuk surat bebas, tidak
memakai nomor surat dan kop surat.

Surat Niaga

Surat ini merupakan jenis surat untuk kepentingan perdagangan atau surat jual beli yang
diciptakan oleh kantor, instansi, lembaga atau perusahaan. Surat ini biasanya dipakai oleh badan
usaha yang mengadakan aktivitas usaha niaga seperti usaha jasa dan industri.

Surat niaga sangat penting untuk membuat relasi yang aman dan terpercaya dengan pihak tertentu
dari luar. Surat ini biasanya berupa kwitansi, surat jual beli dan perdagangan yang dibagi menjadi
dua yakni surat internal dan eksternal, contohnya adalah surat penagihan dan surat penawaran.

Surat Dinas

Surat jenis ini dipakai untuk keperluan pekerjaan formal pada tugas kantor dan lembaga dinas.
Surat ini sangat membantu dalam kerapian administrasi dari sebuah perusahaan, dinas atau
kantor.

Fungsi dari surat dinas itu sendiri adalah sebagai bukti, pengingat dan arsip dari perjalanan
sebuah perusahaan, instansi, kantor atau lembaga.

Surat Resmi 
Merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan perseorangan, lembaga maupun
organisasi yang di dalamnya terkandung kerjasama hubungan suatu perusahaan.

Ciri-ciri dari surat resmi adalah: 1. Terdapat lampiran, nomor & perihal, 2. Terdapat aturan yang
baku, 3. Memakai salam pembuka & penutup yang formal, 4. Menggunakan bahasa formal, 5. 
Terdapat tanda cap dari institusi yang resmi, 6. Memakai kop surat, jika dibuat oleh organisasi.

Berdasarkan Keamanan Isi

Surat Sangat Rahasia

Biasanya surat ini memakai kode SRHS SR, yang mana hanya orang yang tertentu saja yang bisa
membaca.

Surat Rahasia

Merupakan surat yang sering kali mempunyai kode R atau RHS, yang mana hanya individu
tertentu saja yang bisa membuka dan membacanya.

Surat Biasa

Surat ini seringkali bisa diketahui tulisan dan maksudnya oleh siapapun karena memiliki sifat
yang tidak rahasia atau berkepentingan.

Menurut Tujuan

Perintah

Merupakan jenis surat yang memiliki misi berupa memberikan sebuah perintah kepada si
penerima surat.

Pemberitahuan

Merupakan jenis surat yang mempunyai tujuan untuk mengumumkan atau menginformasikan
sesuatu yang dilakukan oleh pengirim surat untuk penerima surat.

Permintaan

Merupakan jenis surat yang digunakan untuk menyatakan permintaan sesuatu kepada si penerima
surat. Ini bertujuan agar permintaan si pengirim surat bisa terkabul.

Berlandaskan Wujud Surat

Surat Tanda Bukti

Merupakan surat fakta sebagai tanda bukti dari sebuah bisnis atau urusan. Misalnya adalah surat
seperti tanda terima, kwitansi dan faktur.
Memo dan Nota

Merupakan surat yang berlandaskan wujud yang diciptakan dalam lingkungan lembaga, instansi
perusahaan yang berfungsi sebgai perintah atau pendoman bagi karyawan.

Surat Biasa

Merupakan surat yang dibuat pengirim untuk diserahkan kepada penerima yang bisa dikirim
menggunakan amplop. Surat ini biasanya menggunakan kertas fisik.

Surat Tertutup

Merupakan surat yang hanya diketahui oleh segelintir orang saja, yakni si pengirim dan si
penerima surat.

Surat Terbuka

Merupakan surat yang dibuat untuk urusan individu atau organisasi yang dikirim dan
dipublikasikan di media massa.

Kesimpulan
Fungsi surat selain untuk alat komunikasi juga bisa sebagai bukti nyata dari berjalannya suatu
lembaga, perusahaan atau instansi. Jenis surat dan bentuk surat merupakan sarana penulis agar
surat yang ditulis bisa efektif dan efisien sesuai dengan apa yang dituju dan apa yang ingin
dicapai si pengirim.

Meskipun zaman mulai berkembang dengan korespondensi atau cara berkirim surat melalui e-
mail yang semakin digital, kita sebagai manusia harus tetap mengetahui hakikat dan bentuk dan
jenis surat ini.