Pengertian Surat Resmi

Surat resmi didefinisikan sebagai surat yang digunakan untuk kepentingan resmi oleh pihak-
pihak tertentu baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu dimana tujuan dari surat
tersebut adalah untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi tidak dibuat tanpa fungsi tertentu. Surat formal memiliki beberapa fungsi dalam
pembuatannya. Diantaranya :

 Menjadi sarana informasi untuk menyampaikan hal-hal dari satu pihak ke pihak tertentu,
contohnya pandangan, ide-ide ataupun ajakan-ajakan tertentu.
 Menjadi bukti otentik dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipertanggungjawabkan.
 Menjadi pedoman dalam menjalankan langkah-langkah kerja tertentu.
 Menjadi pengingat bagi penerima serta bukti historis dari sebuah bentuk interaksi antar
beberapa pihak terkait.

Surat resmi memiliki ciri-ciri yang bisa ditemukan dalam strukturnya seperti penggunaan kalimat
efektif, penggunaan kalimat yang jelas dan langsung menuju kepada kepentingan, penggunaan kaidah
kebahasaan baku sesuai dengan Ejaan Bahasa Indonesia, serta dibubuhi dengan tanda tangan dan
stempel resmi dari pihak terkait.

Terdapat beberapa jenis surat resmi, diantaranya surat keputusan, surat perohonan, surat perintah,
surat kuasa, surat edaran dan surat undangan.

Unsur-unsur Surat Resmi :

1. Kepala surat / kop surat

Pada umumnya kop surat atau kepala surat mencantumkan beberapa hal yang memiliki fungsi
untuk memudahkan penerima surat dalam mengetahui nama, jenis kegiatan, usaha, alamat kantor atau
suatu lembaga.

Beberapa hal yang biasa dicantumkan dalam kop surat meliputi :

 Logo atau lambang dari suatu lembaga atau perusahaan

 Nama sebuah lembaga
 Nomor telepon, faximile, email
 Alamat lembaga
 Khusus untuk perusahaan dapat ditambahkan dengan macam dari usahanya, kegiatan dll.
2. Tanggal pengiriman surat

Dalam penulisan tanggal, jenis surat yang memiliki kop atau kepala surat tersebut tidak perlu
dicantumkan alamat atau nama dari sebuah kota, dengan alasan karena beberapa hal tersebut sudah
ada dalam kop atau kepala surat.

Namun ketika surat tersebut termasuk surat pribadi, maka sebaiknya sebelum penulisan tanggal
pengiriman didahului dengan penulisan alamat atau kota pengirim surat. Sebagaimana mestinya,
penulisan tanggal harus selalu diikuti nama bulan dan juga tahun.

3. Nomor surat

Surat yang berasal dari suatu lembaga, perusahaan, atau kelompok pada umumnya
menggunakan sebuah nomor atau kode tertentu, yang mana memiliki fungsi untuk memudahkan dalam
pengaturan dan pengelompokkan surat berdasarkan isinya. serta menjadikan sebuah surat terkesan
lebih akurat dalam hal surat menyurat.

4. Hal / perihal

Tujuan hal atau perihal dalam surat adalah untuk memudahkan penerima surat dalam
mengetahui isi atau tujuan pokok dari surat.

5. Lampiran

Penulisan lampiran pada sebuah surat terletak dibawah nomor surat dan cukup disebutkan
jumlah lembar, eksemplar, ataupun hanya cukup satu berkas. Ketika jumlah lampiran yang disertakan
kurang dari sepuluh maka ditulis dengan huruf.

6. Alamat yang akan dituju

Dalam surat resmi alamat tujuan dituliskan pada dua tempat. Yang pertama adalah pada sampul
surat dan yang kedua pada lembar surat. Penulisan alamat tujuan yang ada pada sampul harus ditulis
dengan lengkap supaya mudah dipahami oleh pengirim.

7. Salam pembuka

Salam pembuka dalam surat berfungsi untuk membuka suatu pembicaraan dan juga untuk
penghormatan.
8. Isi surat

Inti dari pembicaraan pada sebuah surat dinamakan dengan isi surat. Disini letak dari
pembicaraan dituangkan. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf, namun yang perlu diingat
adalah dalam hal penulisan. Usahakan menulis dengan baik, dengan susunan kata yang mudah
dipahami, sopan, tidak berbelit-belit, sesuai etika dan dengan gaya bahasa yang baik.

9. Penutup surat

Fungsi dari penutup surat adalah untuk menutup sebuah pembicaraan dalam surat. Dengan kata
lain dapat diartikan bahwa pembicaraan dalam surat sudah selesai.

10. Tanda tangan pengirim surat

Fungsi diberi tanda tangan pada surat adalah untuk menunjukkan bahwa surat tersebut berasal
dari sumber yang dapat dipercaya, dapat dipertanggungjawabkan, dan bersifat resmi.

11. Tembusan

Fungsi utama dari tembusan pada surat adalah untuk memudahkan ketika suatu saat dilakukan
pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan atau yang bersangkutan.

Bentuk-Bentuk Surat

1. Bagian-bagian Surat Resmi

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam kedinasan, keorganisasian, lembaga-
lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan
sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan tertentu. Bagian-bagian surat dari
bentuk bagian-bagian surat resmi :

1. Kop Surat 7. Salam pembukaan

2. Tanggal dibuatnya surat 8a. Pendahuluan isi surat

3. Nomor Surat 8b. Penjelasan isi surat

4. Hal tentang Surat 8c. Penutup isi surat

5. Lampiran 9. Salam Penutup

6. Surat yang di tujukan 10. Nama jabatan

11. Tanda Tangan a. Kepala Surat (Instansi Surat)

12. Nama yang mendatangani b. Leher Surat (Identitas Surat)

13. Tembusan c. Tubuh Surat (Penjelasan Isi Surat)

14. Halaman lampiran surat/Inisial d. Kaki Surat (Sumber Surat)

2. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsional dan
Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namuhn jangan loupa untuk membuat surat
resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh instansi
atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main. Bagian-bagian surat dari Bentuk Resmi :

1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat

2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat

3. Nomor Surat 9. Salam Penutup

4. Lampiran 10. Nama jabatan

5. Hal 11. Tanda Tangan

6. Surat yang di tujukan 12. Nama yang mendatangani

7. Salam Pembukaan 13. Tembusan

8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat,
dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri
hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam
pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus
Penuh (Full Block Style) :

1. Kop Surat 4. Lampiran

2. Tanggal dibuatnya surat 5. Hal

3. Nomor Surat 6. Surat yang di tujukan

7. Salam Pembukaan 10. Nama jabatan

8a. Pendahuluan isi surat 11. Tanda Tangan

8b. Penjelasan isi surat 12. Nama yang mendatangani

8c. Penutup isi surat 13. Tembusan

9. Salam Penutup 14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki
posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus
Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik
dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style
atau Modified Block Style) :

1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat

2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat

3. Nomor Surat 9. Salam Penutup

4. Lampiran 10. Nama jabatan

5. Hal 11. Tanda Tangan

6. Surat yang di tujukan 12. Nama yang mendatangani

7. Salam Pembukaan 13. Tembusan

8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat,
kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan
dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat 3. Nomor Surat

2. Tanggal dibuatnya surat 4. Lampiran

5. Hal 9. Salam Penutup

6. Surat yang di tujukan 10. Nama jabatan

7. Salam Pembukaan 11. Tanda Tangan

8a. Pendahuluan isi surat 12. Nama yang mendatangani

8b. Penjelasan isi surat 13. Tembusan

8c. Penutup isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial

6. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk
Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di
tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk
Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat
dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) :

1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat

2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat

3. Nomor Surat 10. Nama jabatan

4. Lampiran 11. Tanda Tangan

5. Hal 12. Nama yang mendatangani

6. Surat yang di tujukan 13. Tembusan

8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial

7. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki
alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang
melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di
tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk
(Indented Style) :

1. Kop Surat 4. Lampiran/Hal

2. Tanggal dibuatnya surat 5. Hal/Lampiran

3. Nomor Surat 7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat 11. Tanda Tangan

8b. Penjelasan isi surat 12. Nama yang mendatangani

8c. Penutup isi surat 13. Tembusan

9. Salam Penutup 14. Halaman lampiran surat/Inisial

10. Nama jabatan

8. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat
memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris
berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar
5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea
Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat

2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat

3. Nomor Surat 9. Salam Penutup

4. Lampiran/Hal 10. Nama jabatan

5. Hal/Lampiran 11. Tanda Tangan

6. Surat yang di tujukan 12. Nama yang mendatangani

7. Salam Pembukaan 13. Tembusan

8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial

9. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice)

Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) merupakan bentuk surat
dimana Pokok Surat terletak ditengah setelah Salam Pembukaan. Bentuk surat seperti ini di buat agar
orang yang membacanya terfokus terhadap Pokok Surat pada surat tersebut. Jadi diletakan di tengah
setelah Salam Pembukaan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat"
(Subject Notice) :

1. Kop Surat 7. Salam Pembukaan

2. Tanggal dibuatnya surat 8a. Pendahuluan isi surat

6. Surat yang di tujukan 8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat 12. Nama yang mendatangani

9. Salam Penutup 13. Tembusan

10. Nama jabatan 14. Halaman lampiran surat/Inisial

11. Tanda Tangan

10. Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat tersebut
merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang dibuat pada
lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan
lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu panjang. Sehingga diperlukan lemabran
surat lagi untuk melanjutkannya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat
halaman baru pada surat yang diantaranya :

1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)

2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)

3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)

4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat

5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial

Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) :

a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)

b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)

c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)

8. Isi Surat

9. Salam Penutup

10. Nama jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang mendatangani