1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Permasalahan

Dalam pergaulan antarmasyarakat, kita tidak terlepas dari saling
memberikan informasi atau saling berkomunikasi antara yang satu dan yang
lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan-pertanyaan,
laporan, permintaan, dan lain-lain. Informasi itu dapat disampaikan kepada
pihak lain dengan melalui bahasa lisan atau bahasa tulis.
Informasi dapat disampaikan dengan melalui bahasa lisan jika si pemberi
informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi.
Menyampaikan informasi lewat telepon, radio, dan televisi dapat digolongkan
ke dalam penyampaian informasi melalui bahasa lisan.
Jika kita menyampaikan informasi kepada calon penerima dengan tidak
mungkin menggunakan media seperti tertera di atas, kita dapat menyampaikan
informasi itu dengan melalui bahasa tulis. Sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi kepada orang lain itu, antara lain, adalah surat.
Terlebih lagi jika kita hidup dalam lingkungan pendidikan atau
perkantoran, surat merupakan salah satu hal yang penting, yakni surat resmi.
Misalnya ada surat dinas, surat pengajuan proposal, surat dispensasi, dan lain-
lain. Masalahnya, masih banyak dari kalangan masyarakat yang keliru atau
salah dalam berbahasa pada surat resmi, tidak sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia yang baik dan benar.
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk melakukan penelitian terhadap
kesalahan-kesalahan berbahasa pada surat resmi oleh masyarakat, agar
kesalahan-kesalahan tersebut dapat ditelaah dan diperbaiki sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang akan dijadikan fokus dalam penelitian
ini adalah:
a. Bagaimana syarat-syarat surat resmi yang baik ?
b. Apa saja yang menjadi kesalahan penulisan pada bagian-bagian surat
resmi ?
 2

c. Bagaimanakah contoh surat resmi yang baik dan benar ?

1.3 Tujuan Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian secara Umum
Adapun tujuan penelitian secara umum adalah untuk mengetahui
kesalahan yang paling sering dilakukan masyarakat pada penulisan surat
resmi.
1.3.2 Tujuan Penelitian secara Khusus
Adapaun tujuan penelitian secara khusus adalah untuk mengetahui
kesalahan yang paling sering dilakukan masyarakat pada penulisan surat
dinas, sehingga kesalahan tersebut dapat ditelaah dan diperbaiki sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.
1.4 Manfaat Penelitian
1.4.1 Manfaat Penelitian secara Teoretis
Adapun manfaat penelitian secara teoretis adalah dengan mengetahui
kesalahan yang sering dilakukan dalam penulisan surat dinas maka
masyarakat tidak akan mengulangi kesalahan yang sama lagi.
1.4.2 Manfaat Penelitian secara Praktis
Adapun manfaat penelitian secara praktis adalah setelah mengetahui
kesalahan yang sering dilakukan dalam penulisan surat dinas oleh
masyarakat dan mengetahui perbaikannya, maka dengan begitu masyarakat
dapat mengaplikasikannya dalam menulis surat dinas yang baik dan benar.
 3

BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Surat Dinas

Manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara
lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi
informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi.
Pemberian informasi melalui telepon, radio, dan melalui televisi masih
tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi
secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-
hadapan dengan penerima informasi. Sarana komunikasi tertulis yang biasa
digunakan untuk keperluan seperti digambarkan di atas terdiri atas beberapa
macam, salah satu di antaranya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak,
(orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
organisasi). Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Arifin,
1989: 12).
2.2 Fungsi Surat Dinas
Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut.
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan
dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat
instruksi.
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya (Arifin, 1989: 13).
 4

BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Syarat-Syarat Surat Resmi yang Baik

Surat resmi, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan
format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas,
padat, adab, dan takzim. Format surat resmi dikatakan menarik jika letak bagian-
bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat resmi tidak
ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya, surat resmi
diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan
menjemukan. Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan.
Kemudian, bahasa surat resmi dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap
dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas,
serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Bahasa surat resmi dikatakan
padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa
basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat resmi dikatakan adab jika
pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung
perasaan si penerima. Selain itu, surat harus bersih, necis, dan tidak kotor.
Surat resmi merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi.
Informasi yang disampaikan secara tertulis dalam surat dapat berbentuk
pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan, dan
lain-lain. Informasi akan mencapai sasarannya jika bahasa yang digunakan dapat
mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan
pembaca surat resmi.

3.2 Kesalahan Penulisan pada Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kesalahan Penulisan Kepala Surat
Beberapa kesalahan bahasa dalam kepala surat terlihat dalam
contoh berikut.
Bentuk Salah
(968) P.T. ASRI JAYA
Jln. Tanah Datar 5-Ciledug-Tangerang-Jawa Barat
PO.Box 519/K.B.Y. Tilp. 5.864.238
Kesalahan pertama dalam kepala surat di atas adalah P.T. yang
menggunakan tanda titik. Jika singkatan dengan huruf kapital bukan
singkatan gelar akademik atau bukan singkatan nama orang, singkatan
itu tidak diberi titik. Jadi, singkatan itu harus PT tanpa titik. Kesalahan
berikutnya ialah penulisan Jln., yang mestinya dituliskan dengan
lengkap Jalan. Pembatas unsur-unsur alamat haruslah tanda koma, dan
bukan tanda hubung seperti di atas. Yang benar adalah Jalan Tanah
Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa Barat. PO Box merupakan kata
asing yang berpadanan dengan bahasa Indonesia Kotak Pos. KBY juga
 5

harus ditulis tanpa titik. Kata Tilp. harus dituliskan lengkap, Telepon,
dengan nomor telepon tanpa diberi titik atau diberi spasi, seperti
5.864.238 atau 5 864 238 karena bukan suatu jumlah, tetapi yang benar
adalah 5864238. Kepala surat di atas disarankan dicetak sebagai
berikut.
Seharusnya (Bentuk Baku)
(968) PT ASRI JAYA
Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa Barat
Kotak Pos 519/KBY Telepon 5864238

2. Kesalahan Penulisan Nomor Surat

Pada surat-surat dinas dan surat niaga nomor surat seringkali
dituliskan sebagi berikut.
Bentuk Salah
(969) Nomor: 456 / MKDU / ‘00
Kesalahan penulisan nomor surat itu adalah penyingkatan angka
tahun dengan penggunaan tanda koma di atas 00 dan pencatuman titik
dan tanda hubung setelah angka tahun. Kesalahan lain yang tampak
dalam nomor surat itu adalah tanda garis miring yang didahului dan
diikuti spasi. Menurut aturan yang berlaku, tanda garis miring tidak
didahului dan tidak diikuti spasi. Perhatikan perbaikan yang disarankan.
Seharusnya (Bentuk Baku)
(969) Nomor: 456/MKDU/2000

3. Kesalahan Penulisan Lampiran

Bentuk Salah
(970) Nomor : 211/U/2000
Lampiran : -“-
Perihal : Rapat Penilaian
Seperti tampak di atas, kata lampiran dicantumkan tanpa
memiliki fungsi yang jelas karena, memang, surat itu tidak
melampirkan sesuatu. Pencatuman tanda hubung, tanda petik, atau
mungkin angka nol (0) terasa sangat dipaksakan karena sekadar mengisi
kekosongan tanpa tujuan yang jelas. Karena tanpa sesuatu yang
dilampirkan, kata lampiran tidak harus dicantumkan, seperti perbaikan
berikut.
Bentuk Baku
(970) Nomor : 221/U/2000
Perihal : Rapat Penilaian
 6

4. Kesalahan Penulisan Hal Surat

Bentuk Salah
(971) Perihal : Penentuan tentang Petugas Pameran dalam Dies Natalis
yang akan diadakan 2 – 3 Mei 2000.
Penerima surat akan banyak tersita waktunya hanya untuk
membaca perihal surat yang ditulis panjang lebar dan lengkap. Padahal,
informasi itu akan diulang lagidi dalam isi surat. Perhatikan
perbaikannya.
Bentuk Baku
(971) Hal : Penentuan petugas pameran

5. Kesalahan Penulisan Tanggal Surat

Dalam surat-surat dinas dan surat niaga, sebelum tanggal surat
tidak perlu dicantumkan kota sebab nama kota itu sudah tercantum pada
kepala surat. Dalam surat-surat pribadi atau surat dinas ang tidak
menggunakan kepala surat, nama kota harus dicantumkan sebelum
tanggal surat. Selanjutnya, penulisan tanggal surat hendaknya tanggal,
bulan, dan tahun ditulis secara lengkap. Tanggal 28 Oktober 2000 tidak
disingkat menjadi 28 Okt. 2000 atau diganti dengan lambang bilangan
menurut urutannya, seperti (972) 28-10-00, (973) 10-11-2000, tetapi
harus ditulis lengkap (972) 28 Oktober 2000 dan (973) 10 November
2000.

6. Kesalahan Penulisan Alamat Surat

Penulisan alamat surat yang efisien dan efektif dapat dilakukan
dengan aturan-aturan sebagai berikut.
1) Alamat tidak diawali dengan kata kepada sebab siapa pun sudah
mengetahui bahwa alamat yang ditulis itu adalah alamat yang
dituju. Selain itu, kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung
intrakalimat yang menyatakan tujuan, sedangkan alamat surat bukan
berupa kalimat, sama halnya dengan alamat pengirim yang tidak
perlu menggunakan kata dari.
2) Alamat pada lembar surat ditulis di sebelah kiri di antara perihal dan
salam pembuka dengan tidak diikuti tanda baca apa pun.
3) Kata sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak perlu
ditulis di depan gelar, pangkat, dan jabatan. Kata sapaan digunakan
jika diikuti langsung oleh nama orang yang dituju.
Bentuk Salah
(974) Kepada Yth.
Bapak Direktur CV Kencana Wungu
Jln. Wonosobo No. 40
SURABAYA
 7

Kesalahan pada (974) adalah penggunaan kata kepada dan

Bapak. Selain itu, kata jalan hendaknya ditulis lengkap. Nama kota
Surabaya tidak perlu ditulis dengan kapital seluruhnya, tetapi huruf
awalnya saja yang kapital.
Seharusnya (Bentuk Baku)
(974) Yth. Direktur CV Kencana Wungu
Jalan Wonosobo No. 40
Surabaya

7. Kesalahan Penulisan Salam Pembuka

Bentuk Salah Bentuk Baku
(975) Dengan Hormat (975) Dengan hormat,
(976) Salam Sejahtera (976) Salam sejahtera,

8. Kesalahan Penulisan Paragraf Pembuka

Bentuk Salah
(977) Bersama ini kami beri tahukan bahwa…
(978) Kami mohon bantuan daripada Tuan…
Kesalahan pada (977) adalah penggunaan bersama ini, padahal
surat tersebut hanya memberitahukan sesuatu, dan tidak melampirkan
atau mengirimkan barang lain.
Kesalahan pada (978) adalah penggunaan bantuan daripada
Tuan, yang cukup dituliskan bantuan Tuan karena daripada digunakan
untuk membandingkan dua hal/masalah.
Para penulis surat hendaknya memperhatikan ketentuan-
ketentuan di atas agar surat yang ditulisnya tidak hanya dapat dipahami,
tapi juga sesuai dengan kaidah bahasa. Perhatikan perbaikan berikut.
Seharusnya (Bentuk Baku)
(977) Kami beritahukan bahwa…
(978) Kami mohon bantuan Tuan…

9. Kesalahan Penulisan Paragraf Penutup

Bentuk Salah
(979) Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
(980) Atas bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
Kesalahan pada (979) dan (980) adalah penggunaan akhiran -
nya pada atas perhatiannya dan atas bantuannya. Akhiran -nya
digunakan sebagai kata ganti orang ketiga, sedangkan penerima surat
adalah orang kedua.
Perhatikan perbaikan berikut.
Seharusnya (Bentuk Baku)
(979) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 8

(980) Atas perhatian dan bantuan Ibu, kami mengucapkan terima

kasih.

10. Kesalahan Penulisan Salam Penutup

Bentuk Tidak Baku Bentuk Baku
(981) Wassalam, (981) Wasalam,
(982) Salam Kami, (982) Salam kami,

11. Kesalahan Penulisan Tembusan

Bentuk Salah
(983) Tembusan: disampaikan kepada:
1. Direktur Bank Indonesia Pusat (sebagai laporan).
2. Kepala Pusdiklat Bank Indonesia (sebagai undangan).
3. Drs. Marhaban, S.H. (harap dilaksanakan).
4. Arsip.
Seharusnya (Bentuk Baku)
(983) Tembusan:
1. Direktur Bank Indonesia Pusat
2. Kepala Pusdiklat Bank Indonesia
3. Drs. Marhaban, S.H.

Kesalahan Penyusunan Kalimat dalam Surat

Beberapa contoh kesalahan bahasa dalam surat dinas tercantum
di bawah ini.
Kesalahan Umum
(984) Menunjuk surat Saudara No…, tanggal…
(985) Maksud daripada surat kami ini ialah…
Seharusnya (Bentuk Baku)
(984) Sehubungan dengan surat Saudara No…, tanggal…
(985) Maksud surat kami ini ialah…
Kesalahan pada (984) adalah penggunaan bentuk reduce
‘pengurangan’ bahasa asing. Perbaikannya adalah dengan mengubah
bentuk tersebut menjadi sehubungan dengan. Kesalahan pada (985)
adalah penggunaan kata daripada dalam ungkapan yang menyatakan
milik, maksud daripada surat kami.

3.3 Contoh Surat Resmi

Berikut ini dicantumkan satu buah contoh surat Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa. Perhatikan penulisan dan penempatan bagian-bagian surat
yang sudah kita bicarakan di atas.
 9

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 13220
KOTAK POS:2625
TELEPON: 486558, 484564

No : 626/F8.2/U.8/85 26 November 1985

Hal : Penataran Penyuntingan
Angkatan Ke-4
Yth. Dra. Isdeliati
Pusdiklat Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Jalan Jenderal Gatot Subroto Kav. 41-42
Jakarta
Dengan hormat,
Kami beritahukan kepada Anda bahwa Daftar Isian keikutsertaan Anda dalam
Penataran Penyuntingan Angkatan Ke-4 yang akan diselenggarakan pada tanggal 5-23
Desember 1985 telah kami terima dengan senang hati. Setelah kami teliti Daftar Isian itu,
Anda terpilih sebagai peserta penataran tersebut. Sehubungan dengan itu, kami harap
Anda sudah berada di Gedung Pusat Pertemuan Ilmiah dan Pembangunan (SDC), Jalan
Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta Timur pada hari Rabu, tanggal 4 Desember
1985, pukul 15.00 untuk mendaftarkan diri kepada Panitia.
Kami ingin mengingatkan kembali supaya Anda membawa perlengkapan,
antara lain,
a. mesin ketik;
b. gunting;
c. alat-alat tulis;
d. naskah bahan yang akan disunting sebagai bahan latihan dari kantor masing-
masing; dan
e. pakaian senam.
Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.
Salam takzim,
Kepala Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa u.b.
E.Zaenal Arifin
Ketua Penataran Peyuntingan
Angakatan Ke-4
Tembusan:
1. Pemimipin Proyek Pendidikan dan Pembinaan Tenaga Teknis Kebudayaan
2. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
3. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, Depdikbud
 10

BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan kajian pustaka dan pembahasan, dapat disimpulkan bahwa
surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi kepada orang lain. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain
berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat
resmi. Informasi yang disampaikan secara tertulis dalam surat resmi dapat
berbentuk pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan,
laporan, dan lain-lain. Surat resmi atau surat dinas berfungsi sebagai bukti
nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian, sebagai alat
pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan,
sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu instansi, sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan
atau surat instruksi, dan sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya.
Surat resmi, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan
format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas,
padat, adab, dan takzim. Format surat resmi dikatakan menarik jika letak
bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. bahasa surat resmi
dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal,
seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca
digunakan dengan tepat.
4.2 Saran
Kesalahan berbahasa dalam surat resmi atau surat dinas perlu ditelaah dan
diperbaiki sesuai dengan ketentuan dan kaidah bahasa Indonesia yang baik
dan benar agar kesalahan tersebut tidak menjadi kebiasaan di kalangan
masyarakat sehingga dengan begitu kesalahan tersebut tidak terulang kembali
dan tidak menjadi contoh bagi generasi selanjutnya.
 11

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, E. Zaenal. 1985. Perihal Surat-menyurat Resmi Indonesia Baru. Bahan

Ceramah. Jakarta: Penataran Tenaga Administrasi Universitas Indonesia

_____________. 1986b. Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Bahan

Ceramah. Jakarta: Pusdiklat RRI, Departemen Penerangan

_____________. 1987. Bahasa Surat Dinas. Bahan Ceramah. Jakarta: Penataran

bahasa Indonesia BNI 1946

_____________. 1987a. Struktur Bahasa Indonesia:Kata dan Kalimat. Bahan

Ceramah. Jakarta: Penataran Bahasa Indonesia, Badan Tenaga Atom
Nasional

_____________. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Edisi

Revisi Ketiga, Cetakan V. Jakarta: Akademika Pressindo

Bratawidjaja, Thomas Wiyasa. 1982. Surat Bisnis Modern. Jakarta: Pustaka

Binaman Pressindo

Murad, A dkk. 1985. Bahan Penyuluhan Bahasa Indonesia melalui Media

Televisi. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Nasution, M.Dj. dkk. 1985. Bahan Penyuluhan Bahasa Indonesia melalui Radio.
Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Panitia Bulan Bahasa. 1984. Daftar Ejaan Kata dan Istilah Bahasa Indonesia.
Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1986a. Pedoman Umum Ejaan

Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Jakarta: Balai Pustaka

____________________________________. 1986b. Pedoman Umum

Pembentukan Istilah. Jakarta: Balai Pustaka

Sumantri, Maman dkk. 1985. Pedoman Surat-Menyurat: Seri Penyuluhan.

Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Sudarsa, Caca. 1986. Surat-Menyurat Resmi Indonesia Baru. Jakarta: Pusat

Pembinaan dan Pengembangan Bahasa