BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Pembahasan tentang Keterampilan Surat Resmi akan dilakukan dengan menelaah
lebih jauh tentang hakikat surat, fungsi surat, persyaratan surat, jenis surat, langkah-langkah
menyusun surat, bentuk atau format surat, bagian-bagian surat, dan bahasa surat. Untuk
memudahkan anda memahami, ada baiknya dikemukakan tujuan yang hendal dicapai.
Pertama, pembaca dapat menjelaskan hakikat surat. Kedua, pembaca dapat menjelaskan
fungsi surat. Ketiga, pembaca dapat membedakan berbagai jenis surat. Keempat, pembaca
dapat mempedomani langkah-langkah dalam menyusun surat. Kelima, pembaca dapat menulis
surat sesuai dengan bentuk dan format surat. Keenam, pembaca dapat menentukan bagian-
bagian surat. Ketujuh, pembaca dapat membuat surat dengan menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar.

B. Rumusan masalah
1. Apakah surat resmi itu perlu?
2. Perbedaan surat resmi dan surat pada umumnya apa?

C. Tujuan
1. Pembaca dapat mengetahui apa itu surat resmi
2. Pembaca dapat menjelaskan fungsi surat resmi
3. Pembaca dapat membedakan jenis surat
4. Pembaca dapat membuat surat resmi
5. Pembaca dapat mengetahui bagaimana berbahsa Indonesia dengan baik
D. Manfaat
Tanpa melalui surat seseorang akan sulit dalam melakukan pekerjaan baik dalam
bidang administrasi , pengusaha, dan kantoran. Karena surat merupakan permohonan izin
yang dilakukan secara tertulis kepada orang lain, baik bersifat umum maupun khusus.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

Pendahuluan

Hampir semua masyarakat pernah menulis surat baik surat resmi maupun tidak resmi.
Ternyata surat bias digunakan untuk keperluan pribadi maupun bersama. Surat pada
hakikatnya adalah suatu bentuk komunikasi secara tertulis seseorang dengan orang lain,
antara seseorang dengan lembaga, atau lembaga dengan lembaga.

Agar surat yang dibuat tersalurkan maksud dan tujuannya yang sebagaimana
diharapkan, setiap penulis surat memperhatikan petunjuk atau tatacara penulisan surat dengan
benar. Jika tidak demikian, maka surat yang dibuat tidak akan tersampai maksud dan tujuan
yang dibuat oleh penulis.

Sebagai alat komunikasi merupakan fungsi dari surat, selain itu ada beberapa fungsi
yang bias didapatkan ketika kita mendapat atau membuat surat seperti:

A. Fungsi Surat
1. Sarana pemberitahuan
2. Sarana permintaan
3. Buah pikiran
4. Ide atau gagasan
5. Sebagai sebuah alat pengingat
6. Bukti historis
7. Pedoman kerja

Fungsi diatas menunjukkan kalau surat tidak hanya sebagai saran komunikasi saja, ada
banyak fungsi yang terdapat pada surat. Selain terdapat banyak fungsi ternyata surat memiliki
2 jenis surat yaitu, surat resmi dan tak resmi.

Masing masing surat memiliki perbedaan yang cukup signifikan atau tampak secara
jelas atau juga bisa dibedakan langsung dengan melihat beberapa bagian pada surat.

2
 Fungsi Surat menurut Semi [1989:2014] ada lima macam yaitu:
1. Surat sebagai pengganti diri atau sebagai “duta” organisasi atau jawatan, yang
dipandang sebagai pencerminan watak, kepribadia, kebijaksanaan, dan kondisi intern
suatu organisasi.
2. Surat sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai pegangan, misalnya surat
surat perjanjian dan surat kuasa.
3. Surat sebagai pedoman kerja, misalnya surat keputusan, instruksi, dan surat perjanjian
kerja.
4. Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berpikir, seperti surat resmi yang
diarsipkan.
5. Surat sebagai bukti sejarah, misalnya surat surat dalam arsip lama sebagai sumber
untuk mengetahui perkembangan organisasi atau jawatan masa lalu.

Secara lebih khusus, dapat pula dijelaskan fungsi surat (surat resmi) Sudarsa dkk.
[1992:3] dan Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa [1994:48] menyatakan bahwa surat
mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Surat sebagai bukti nyata hitam diatas putih terutama surat surat perjanjian.
2. Surat sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat jika
diperlukan.
3. Surat sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu instansi.
4. Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
5. Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan pembacanya. Oleh
karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

Jika dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat memiliki kelebihan. Kelebihan surat
antara lain:

1. Surat dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat

menyampaikan maksud dengan sejelas-jelasnya.
2. Pembaca surat dapat membacanya secara berulang-ulang apabila dianggap belum
mengetahui betul isinya.

3
 3. Biaya surat-menyurat yang digunakan relative lebih murah jika dibandingkan dengan
biaya telepon atau telegraf.

B. Persyaratan Surat
Surat resmi (dinas) sebagai sarana komunikasi tulis sebaiknya menggunakan format
yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab dan takzim.
Format surat resmi (dinas) akan menarik apabila letak bagian-bagian teratur sesuai dengan
ketentuan. Selain itu, surat resmi (dinas) diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang
panjang atau bertele-tele akan menjemukan. Bahasa surat dinas harus jelas, maksudnya
mudah ditangkap dan kalimat-kalimatnya sesuai dengan ketentuan gramatikal dan EYD.
Bahasa surat dinas harus padat, yakni langsung mengungkapkan pokok pokok poikiran yang
sampaikan. Bahasa surat dinas harus adab dan takzim, yakni pernyataan yang dikemukakan
itu sopan, hormat, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan si penerima surat.
Surat resmi (dinas) merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi. Informasi
yang disampaikan secara tertulis dalam surat dapat berbentuk pernyataan, pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan, dan lain-lain. Informasi akan mencapai
sasarannya jika bahasa yang digunakan dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat
surat, serta kedudukan penulis dan pembaca surat dinas.
Surat yang baik harus memenuhi persyaratan tertentu, berdasarkan pendapat Semi
(1989) dan Sudarsa (1992), pendapat dikemukakan bahwa untuk menyusun sebuah surat yang
baik, penulis surat harus memerhatikan hal hal berikut.
1. Surat harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus jelas
maksudnya bagi pembaca. Jangan ada bagian surat yang meragukan. Melalui surat, si
penerima surat diharapkan dapat dengan segera menanggapi isi surat tersebut.
2. Surat harus menggunakan bahasa yang lugas. Hal ini berarti bahwa bahasa yang
digunakan tidak berbelit belit. Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu,
tidak ada kalimat yang berlebihan atau tidak berfungsi.
3. Surat harus disusun dengan singkat. Hal ini berarti bahwa surat harus dirancang
dengan singkat sehingga tidak menggunakan kertasa terlalu banyak dan tidak
menggunakan waktu yang lama untuk membacanya.

4
 4. Surat harus memuat informasi yang lengkap. Hal ini berarti bahwa semua maksud
pokok akan terungkap dengan baik dalam tubuh surat dan tidak ada informasi
tambahan di bawah surat seperti catatan tambahan.
5. Surat harus memuat informasi yang tepat. Hal ini berarti bahwa informasi yang
dituliskan haruslah informasi yang tepat, misalnya penulisan nama, alamat, dan angka
harus tepat.
6. Surat harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Hal ini berarti bahwa
surat yang dibuat dapat memberikan kesan menarik dan positif kepada pembaca
sehingga pembaca termotivasi untuk menanggapi dengan baik.
7. Surat harus mempunyai format yang wajar dan menarik. Hal ini berarti bahwa format
yang dipilih, ukuran kertas yang digunakan, margin (jarak tepi) surat, susunan alamat,
dan lain-lain ditata dengan baik sehingga terlihat sebagai surat yang terencana dan
nyaman dilihat.

C. Jenis Surat

Jenis surat bermacam-macam. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) jenis

surat diklarifikasikan berdasarkan tujuan, sifat, isi, bentuk, prosedur, jangkauan, nilai isi,
jumlah penerima, keamanan, kegunaannya, dan cara pengiriman.

1. Berdasarkan tujuannya
a. Surat pemberitahuan
b. Surat perintah
c. Surat permohonan
d. Surat laporan
e. Surat susulan
f. Surat teguran ( peringatan )
g. Surat panggilan
h. Surat keputusan
i. Surat kuasa
j. Surat pengantar
k. Surat pesanan
2. Berdasarkan sifatnya,

5
 a. Surat dinas
b. Surat pribadi
c. Surat dagan
3. Berdasarkan bentuknya
a. Surat biasa
b. Memo dan nota
c. Telegram
d. Wesel
4. Berdasarkan prosedurnya
a. Surat masuk
b. Surat keluar
5. Berdasarkan jangkauannya
a. Surat intern
b. Surat ekstern
6. Berdasarkan isinya
a. Surat rutin
b. Surat nonrutin
7. Berdasarkan jumlah penerimanya,
a. Surat biasa
b. Surat edaran
c. Pengumuman
8. Berdasarkan keamanan isinya,
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia ( tindakan )
c. Surat biasa
9. Berdasarkan kegunaannya
a. Konsep
b. Tembusan ( tindakan )
c. Petikan
d. Turunan
e. Lampiran

6
10. Berdasarkan cara pengirimannya
a. Surat dibawa sendiri
b. Surat dikirim oleh kurir
c. Surat dikirim oleh pos

D. Langkah-Langkah Penyusunan Surat

Untuk menghasilkan surat yang baik, perlu perancangan yang baik pula. Berkaitan
dengan itu, perlu diperhatikan beberapa langkah menulis surat yang baik. Pusat Pembinaan
dan Pengembangan Bahasa (1994:49) mengenalkan tujuh langkah penyusunan surat, yakni:
1) Persiapan dan perencanaan yang baik
2) Penetapan dan penguasaan masalah
3) Penyusunan pokok masalah dan penguraiannya yng sistematis, runtut, dan taat asas
4) Penetapan bahan dan data penyusunan surat berikut disposisi
5) Penetapan pihak yang dituju
6) Pemahaman dan penentuan posisi penulis dan,
7) Penggunakan kelengkapan fasilitas yang memadai, seperti penggunaan kertas, warna
kertas, ukuran kertas, amplop surat, cara pelipatan, pengetikan, dan pengiriman.

Selain itu, Semi (1989:208) mengemukakan beberapa langkah penyusunan surat.

Langkah pertama dalam menyusun surat adalah penetapan tujuan surat. Berdasarkan tujuan
surat yang telah ditetapkan, penulis perlu memilih dan menetapkan bentuk atau format yang
tepat, dan kemudian dapat merancang isi surat dengan baik.

Langkah kedua adalah penentuan pokok-pokok isi surat. Dalam menentukan pokok-
pokok isi surat dapat dilakukan dengan membuat kerangka isi surat (outline). Hal ini
dimaksudkan agar bagian isi surat yang penting tidak terlupakan.

Langkah ketiga adalah pengumpulan bahan pendukung, bahan-bahan yang diperlukan

untuk mendukung kesempurnaan isi surat harus dikumpulkan. Bahan pendukung ini adalah
surat yang harus dijawab, surat keputusan yang ada kaitannya dengan isi surat dan lain-lain.

Langkah keempat adalah penentuan alamat dan pengirim. Hal ini diperlukan untuk
penyesuaian sopan santun komunikasi pengirim surat kepada penerima surat.

7
 Langkah kelima adalah penetapan dan penggunaan kelengkapan surat yang tepat
sesuai dengan sifat, isi, dan panjang surat. Kelengkapan surat meliputi penentuan format,
pemilihan kertas, ukuran kertas, dan ukuran amplop.

E. Bentuk dan Format Surat

Bentuk atau format surat adalah susunan letak atau posisi bagian-bagian surat pada
sebuah surat. Secara umum, bentuk surat dibedakan menjadi dua macam, yaitu bentuk lurus
(block style) dan bentuk lekuk (indented style). Selain itu, ada pula bentuk surat yang moderat
di antara keduanya, yaitu bentuk setengah lurus (semi block style) dengan beberapa
variasinya.
Sesuai perkembangannya, bentuk surat menurut pola umum surat-menyurat di
Indoensia dapat diperinci menjadi lima macam bentuk surat sebagai berikut:
1) Bentuk lurus penuh (full block style)
2) Bentuk lurus (block style)
3) Bentuk setengah lurus (semi block style)
4) Bentuk tekuk (indented style)
5) Bentuk resmi Indonesia

Pemilihan atau pemakaian bentuk surat berbeda-beda pada setiap organisasi atau
instansi. Hal ini bergantung pada ketentuan yang berlaku pada organisasi atau instansi
tersebut. Namun, sekarang ada pola yang dilanjutkan pemakaiannya, yaitu bentuk resmi
Indonesia.

Dalam pemilihan bentuk atau format surat perlu diperhatikan keterpaduan tiga faktor,
yaitu faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian (Sudarsa, dkk. 1992:72). Faktor pertama,
yaitu faktor kemudahan yang mencakup penulisan bagian-bagian surat yang berbentuk lurus
sehingga lebih mudah dan lebih cepat penulisannya dibandingkan dengan bentuk lekuk. Hal
ini dapat dipahami karena pada bentuk lurus setiap penggantian baris tidak perlu menggeser
pias kiri. Perpindahan pias kiri dapat mengganggu kelancaran pengetikan, sedangkan pada
bentuk lekuk, pengetik memerlukan waktu banyak waktu untuk menggeser pias kiri.
Demikian juga halnya dengan penulisan alamat disebelah kiri. Hal ini selain lebih mudah
karena dimulai dari pias kiri yang lurus, juga memiliki posisi yang leluasa ke bagian alamat
(yang tidak layak) tidak terjadi. Selain itu, kemudahan bagi pembaca atau penerima surat
perlu diperhatikan.

8
 Bagian surat yang perlu dipahami oleh pembaca dengan sebaik-baiknya adalah isi
surat. Oleh karena itu, bagian ini hendaknya disusun atas paragraph-paragraf yang mudah
dibaca. Peralihan paragraf yang dinyatakan dengan spasi atau rangkap atau baris pertama
paragraph itu dibuat berlekuk ke dalam sebanyak lebih kurang lima ketukan.

Faktor kedua adalah faktor kehematan. Pada penulisan surat menurut bentuk lurus
penuh, semua bagian surat ditulis dari garis pias kiri. Jika dilihat dari faktor kemudahan,
penulisan seperti ini memang sangat mudah. Akan tetapi, bentuk seperti itu akan bersifat
boros dalam penggunaan halaman surat. Pergantian baris yang terus-menerus dapat memadati
bagian surat sebelah kiri, sedangkan surat bagian sebelah kanan kelihatan kosong. Jadi, salah
satu kelemahan bentuk lurus penuh adalah pemakaian halaman surat yang tidak efektif. Jika
dilihat dari faktor kehematan, bentuk lurus dan setengah lurus dianggap lebih hemat.

Selain itu, ada beberapa bagian surat yang hanya diperlukan menurut keperluan surat
tersebut, misalnya lampiran dan tembusan kadang-kadang diperlukan kadang-kadang tidak
diperlukan. Demi kehematan, jika kedua bagian tersebut tidak berfungsi maka sebaiknya tidak
ditulis.

Faktor ketiga adalah faktor keserasian. Dalam hal ini susunan letak bagian-bagian
surat dapat membuat bentuk surat itu tampak serasi dan kadang-kadang juga tampak tidak
serasi. Oleh karena itu, kepandaian menyusun atau menata bagian-bagian surat sangat
diperlukan. Ukuran kertas dan format surat yang memiliki pertimbangan yang tepat dapat
menambah keserasian bentuk surat. Pemilihan format surat sangat menentukan keserasian
bentuk surat. Hal yang perlu diperhatikan dalam format surat adalah ketetntuan pias kanan
dan pias kiri. Demikian juga, perlu diperhatikan ketentuan pias atas dan pias bawah.

Berdasarkan faktor-faktor yang disebutkan diatas, selanjutnya dikemukaakan bentuk

surat resmi Indonesia lama yang ditandai dengan ciri-ciri berikut:

1) Tanggal surat didahului oleh nama tempat.

2) Alamat ditulis di sebelah kanan bawah tanggal surat.
3) Diatas tanda tangan, ditulis jabatan serta instansi pengirim secara lengkap

Sebagai perbandingan, berikut ini dikemukakan ciri-ciri bentuk surat Indonesia baru
yang dianjurkan pemakaiannya saat ini.

9
 1) Tanggal surat ditulis tanpa nama tempat
2) Alamat ditulis sebelah kiri
3) Di atas tanda tangan hanya ditulis salam penutup
4) Jabatan ditulis secara singkat di bawah nama terang

F. Bagian Surat ( Resmi )

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa (1994:53) mengemukakan bagian-bagian
surat (resmi) terdiri atas enam belas bagian, yakni: (1) kepala surat atau kop surat, (2) tanggal
surat, (3) nomor surat, (4) lampiran surat, (5) hal atau perihal surat, (6) alamat yang dituju, (7)
salam pembuka, (8) paragraf pembuka surat, (9) paragraf isi surat, (10) paragraf penutup
surat, (11) salam penutup, (12) tanda tangan, (13) nama jelas penanda tangan, (14) jabatan
penanda tangan, (15) tembusan, dan (16) inisial. Jika disederhanakan, surat resmi itu terdiri
atas sepuluh bagian sebagai berikut:
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor, lempira, perihal atau hal
4. Alamat tujuan (alamat dalam)
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Pengirim surat (nama dan tanda tangan)
9. Tembusan
10. Inisial (kode singkatan nama)

Kesepuluh bagian surat tersebut dijelaskan satu per satu sebagai berikut:

1. Penulisan Kepala Surat

Kepala surat adalah bagian surat yang dicantumkan pada bagian atas kertas surat untuk
menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat. Kepala surat juga berperan
sebagai penanda sifat keresmian surat tersebut. Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama
instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, lambang atau logo,
dan email. Dalam penulisan kepala surat haruslah diperhatikan hal-hal berikut:

10
 a. Nama instansi tidak disingkat
b. Kata “jalan” tidak disingkat
c. Kata “telepon” tidak disingkat
d. Kata “kotak pos” tidak disingkat, tidak ditulis “p.o. box” atau “post office box”
e. Kata “alamat kawat” tidak ditulis “cable address”
f. Kata “telepon” dan “kotak pos” diikuti oleh nomor tanpa diantai oleh titik dua(:)

Berikut ini dikemukakan contoh kepala surat yang salah penulisanya

P.T. ASRI JAYA

Jln. Pepaya 5-Ciledung-Tanggerang-Jawa Barat
PO.Box 519/K.B.Y. Telp. 5.868.238

Contoh kepala surat yang salah penulisan tersebut, seharusnya diperbaiki menjadi
berikut ini.

PT Asri Jaya
Jalan Pepaya 5, Ciledug, Tanggerang, Jawa Barat
Kotak Pos 519/KBY Telepon 5868238

2. Penulisan Tanggal Surat

Tanggal surat adalah bagian surat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun ditulisnya
surat tersebut. Penulisan tanggal surat sudah tidak perlu didahului oleh nama kota karena
nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu
tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.
Setelah angka tahun tidak boleh diikuti tanda baca apapun. Dalam penulisan tanggal surat
perlu diperhatikan hal-hal berikut.
a. Nama bulan ditulis dengan huruf.
b. Nama bulan tidak boleh disingkat.
Berikut ini dikemukakan contoh tanggal surat yang salah penulisannya
22 - 3 – 2012.-
Contoh tanggal surat yang salah penulisannya tersebut, seharusnya diperbaiki menjadi
berikut ini.
22 Maret 2012

11
 3. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Hal
Penulisan nomor , lempiran, dan hal harus taat asas. Jika surat tidak disertai lampiran,
kata “lampiran” tidak perlu ditulis. Penulisan nomor surat segaris atau sejajar dengan tanggal
surat.
4. Penulisan Alamat Surat
Untuk penulisan alamat surat diperhatikan hal-hal berikut.
a. Kata “kepada” tidak perlu ditulis.
b. Nama penerima surat harus ditulis secara lengkap dengan huruf capital hanya pada
setiap awal kata.
c. Kata “yang terhormat” disingkat dengan “Yth.”
d. Kata sapaan “bapak dan ibu” tidak disingkat.
e. Kata “saudara” cukup ditulis dengan “Sdr.”
f. Jika nama penerima surat dirulis lengkap dengan gelar atau pangkat, kata sapaan tidak
digunakan.
g. Jika penerima surat yang dituju adalah nama jabatan, kata sapaan tidak digunakan.
h. Kata “jalan” tidak disingkat.
i. Nama yang dituju adalah nama orang dan jabtannya atau nama jabatannya saja (bukan
nama instansi).

Berikut ini dikemukakan contoh alamat surat yang salah penulisannya.

Yth. Bapak Rektor

Universitas Jayabaya
Jalan Surdirman 17
Jakarta

Contoh surat yang salah penulisannya tersebut, seharusnya diperbaiki menjadi berikut
ini.

Yth. Rektor
Universitas Jayabaya
Jalan Sudirman 17
Jakarta

12
 5. Penulisan Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat dinas merupakan pernyataan rasa hormat pengirim surat
terhadap penerima surat. Pada akhir ungkapan salam pembuka dibubuhkan tanda tanda koma
dan huruf capital hanya dipakai pada huruf pertama pada kata awal ungkapan salam.
Berikut dikemukakan contoh penulisan salam pembuka yang salah.
Dengan Hormat,
Contoh penulisan salam pembuka yang salah seharusnya diperbaiki menjadi berikut.
Dengan hormat,
6. Penulisan Isi Surat
Isi surat umumnya hanya terdiri atas rujukan, tujuan, dan harapan. Ketiga hal ini lazim
diungkapkan dalam tiga paragaraf. Rujukan atau pengantar isi surat ditulis dalam paragraf
pembuka. Tujuan yang bertolak dari masalah yang disampaikan ditulis dalam paragraf isi.
Harapan termasuk penegasan penulis ditulis dalam paragraf penutup.
7. Penulisan Salam Penutup
Salam penutup dalam surat dinas juga merupakan pernyataan rasa hormat pengirim
surat terhadap penerima surat. Seperti salam pembuka, pada akhir ungkapan salam akhir
dibubuhkan tanda koma dan huruf capital hanya dipakai pada huruf pertama pada kata awal
ungkapan salam.
Berikut ini dikemukakan contoh penulisan salam penutup yang salah.
Hormat Kami.
Salam Takzim.
Wasalam.
Contoh pnulisan salam penutup yang salah tersebut, seharusnya diperbaiki menjadi
berikut ini.
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
8. Penulisan Nama Pengirim (Tanda Tangan dan Nama)
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan (di bawah salam penutup). Tanda
tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim (dan tanda
tangan) perlu diperhatikan hal berikut ini.
a. Nama ditulis di bawah salam penutup.

13
 b. Disertai dengan tanda tangan (untuk keabsahan) di atas nama.
c. Nama pengirim tidak diberi tanda kurung.
d. Huruf capital hanya pada awal kata nama pengirim.
e. Nama jabatan atau NIP boleh dicantumkan di bawah nama pengirim.
9. Penulisan Tembusan Surat
Tembusan hanya dicantumkan apabila surat itu memang memerlukan tembusan. Awal
kata “tembusan” ditulis dengan huruf capital (Tembusan), dan diikuti oleh tanda titik dua (:)
dan tanpa digarisbawahi. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut.
a. Jika penerima tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang
jabatan.
b. Tembusan ditujukan kepada orang atau jabatan, bukan nama kantor atau instansi.
c. Tidak perlu ditulis “kepada yth.” Atau “yth.”.
d. Tidak perlu ditulis ungkapan untuk perhatian (u.p.), untuk menjadi perhatian, sebagai
laporan, arsip, dan lain-lain yang mengikat.
Berikut ini dikemukakan contoh tembusan yang salah penulisannya.
Tembusan :
Kepada Yth. Bapak Kepala Bagian Tata Usaha.
Contoh penulisan tembusan yang salah seharusnya diperbaiki menjadi berikut.
Tembusan:
Kepala Bagian Tata Usaha
10. Penulisan Inisial
Inisial (sandi) ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri bawah temmbusan
(kalau ada). Inisial ini merupakan tanda pengenal singkatan nama pengonsep dan pengetik
surat. Inisial berguna untuk keperluan internal di lingkungan pengirim surat, misalnya SS
singkatan nama pengetik untuk Susi Susanti.

G. BAHASA SURAT
Bahasa surat yang dimaksud di sini adalah bahasa yang digunakan dalam surat
terutama bahasa yang digunakan dalam bagian inti surat. Pada dasarnya bahasa yang
digunakan dalam surat harus singkat, jelas, sopan, dan simpatik. Dengan kata lain, bahasa
yang digunakan dalam surat dinas harus tunduk pada semua aturan bahasa yang berlaku,
antara lain struktur kata dan kalimat, penggunaan tanda baca, dan pemakaian paragraph. Pada

14
paragraph pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat dapat menggunakan
kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu, seperti memberitahukan
sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat, atau menjawab pertanyaan.
Beberapa contoh kalimat pembuka adalah sebagai berikut ini.
1) Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa . . .
2) Dengan ini kami mohono bantuan Saudara untuk . . .
3) Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak . . .
4) Seiring dengan surat ini kami kirimkan . . .
5) Sejalan dengan surat Saudara tanggal . . ., saya beritahukan bahwa . . .
6) Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa . . .
Kesalahan penggunaan kalimat pembuka dalam penulisan surat resmi adalah seperti
berikut.
1) Bersama ini kami kabarkan bahwa . . .
2) Bersama surat ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa . . .
Ungkapan Bersama ini mengandung arti seiring dengan ini, sedangkan kabar atau
berita yang disampaikan itu tidak seiringan dengan surat itu. Kata yang tepat bukanlah kata
bersama ini, akan tetapi sebaiknya digunakan kata dengan ini atau dengan surat ini.
Ungkapan bersama ini hanya digunakan jika surat tersebut melampirkan sesuatu atau
menyertakan barang dan sebagainya.
Kalimat pembuka yang dimulai dengan sehubungan saja juga tidak tepat karena
ungkapan yang seharusnya digunakan adalah sehubungan dengan. Hal seperti sehubungan
dengan kesehatan saya yang tidak memungkinkan. Selain itu, juga dapat digunakan kata
karena; misalnya karena kesehatan saya hari ini . . .
Ungkapan sehubungan dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata
karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi, kedua hal itu memiliki perbedaan. Oleh
sebab itu, kata karena tidak dapat diganti dengan kata sehubungan dengan. Ungkapan lain
yang menyatakan hubungan pertalian adalah bertalian dengan, berhubung, sehubungan
dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat. Pada umumnya pada akhir
surat, pengirim surat menyampaikan terima kasih kepada penerima surat karena bantuannya,
perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya =, dan sebagainya. Kalimat penutup surat ini
harusnya ditempatkan pada paragraph khusus, yaitu paragraph penutup. Paragraph penutup

15
tidak digabungkan dengan bagian isi surat yang sesungguhnya. Beberapa contoh kalimat
penutup adalah sebagai berikut.
1) Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Kami akhiri surat ini dengan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama
Saudara yang baik.
3) Demikianlah laporan kami, mudah-mudahan mendapat tanggapan dan perhatian
Saudara.
4) Sambil menunggu kabar balasan Saudara, saya ucapkan terima kasih.
Di samping itu, perlu juga dipahami kesalahan-kesalahan yang umum terjadi dalam
penulisan surat. Kesalahan-kesalahan tersebut adalah seperti berikut.
1) Menunjuk surat Saudara No . . ., tanggal . . .
2) Maksud dari pada surat kami ini adalah . . .
3) Atas perhatiannya kami haturkan terima kasih.
4) Surat Anda saya sudah baca.
5) Sebelum dan sesudahnya diucapkan terima kasih.
6) Di dalam surat ini akan menjelaskan . . .
Kesalahan-kesalahan tersebut, seharusnya diperbaiki menjadi berikut ini.
1) Sehubungan dengan surat Saudara No. . . , tanggal. . .
2) Maksud surat kami ini adalah . . .
3) Atas perhatian Saudara, kami ucapakan terima kasih.
4) Surat Anda sudah saya baca.
5) Atas perhatian SAudara, saya ucapkan terima kasih.
6) Di dalam surat ini akan dijelaskan . . .
Demikianlah beberapa hal yang berkaitan dengan penggunaan bahasa dalam surat
dinas (resmi). Pada intinya, karena surat adalah komunikasi tulis antara pengirim surat dan
penerima surat, penggunaan bahasa yang sopan, santun, hormat perlu digunakan secara baik.

16
 BAB III

PENUTUP
A. Kesimpulan

Suatu bentuk komunikasi tulis antar seseorang dan orang lain, antara seseorang dan
instasi/lembaga/organisasi, atau antar instasi/lembaga/organisasi dan
instasi/lembaga/organisasi lain. Oleh karena itu, diperlukan keterampilan menulis surat sangat
diperlukan untuk dunia kerja yaitu surat lamaran kerja. Surat tersebut harus dibuat sesuai
dengan peraturan-peraturan yang mengikuti perkembangan zaman sehingga dasar yang harus
di kuatkan yaitu kemampuan menulis surat resmi yang sudah mencakup tata cara penulisan
surat lamaran kerja.

B. Saran

Penulis berharap dalam makalah ini dapat disempurnakan dengan sumber-sumber

yang relevan sehingga makalah ini dapat lebih baik lagi terutama mengenai referensi menulis
surat resmi dan surat lamaran kerja. Dan dapat di aplikasikan dalam kehidupan sehari hari.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Fauzi,hendriko.2010.Makalah Keterampilan Surat Resmi.

http://uthlubulilmablog.blogspot.com/2015/11/keterampilan-menulis-surat-
resmi_50.html.diakses pada 3 November 2018

Sudarsa dkk.1992.Surat-Menyurat Dalam Bahasa Indonesia.

Semi.2014.Fungsi Surat

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.1994.Fungsi Surat

Emidar,Ermanto.2018.Pengembangan Kepribadian Di Perguruan

Tinggi.Depok:RajaGrafindo Pers

A.Putra.2015.Makalah Tata Cara Menulis Surat Resmi.

http://www.academia.edu/29040682/Makalah_Tata_Cara_Penulisan_Surat_Resmi.diakses
pada 8 Desember 2018

18