SURAT RESMI

1. Hakikat Surat Resmi

Istilah surat menyurat mengandung pengertian hubungan antara suatu
pihak dengan pihak lain secara tertulis. Menurut para ahli korespondensi,
pengertian surat itu bermacam-macam, yaitu:
a. Menurut Sudarsa (1992:3), “surat adalah suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain”.
b. Menurut Semi (1990:189), “surat adalah sarana komunikasi
dalam bentuk tertulis yang berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, sikap, dan lain-lain yang ditulis atau dikeluarkan
oleh seseorang atau suatu organisasi”.
c. Menurut Arifin (1996:2), “Surat adalah salah satu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak, orang, instansi, atau organisasi kepada pihak lain, orang,
instansi, atau organisasi”.
Salah satu jenis surat adalah surat resmi. Surat resmi adalah surat daru
suatu pihak ke pihak lain, dari instasi kepada perseorangan atau sebaliknya.
Informasi tersebut berisi pemberitahuan, penjelasan, perminatan, kegiatan
dinas.

2. Format/ Struktur Surat Resmi

Setiap surat mempunyai bagian-bagian tertentu. Untuk surat pribadi
yang bersifat resmi mempunyai bagian-bagian yang dianggap penting saja,
sedangkan dalam surat dinas yang bersifat resmi bagian-bagian itu lebih
seragam dan lengkap. Surat dinas mempunyai bagian-bagian tertentu. Sudarsa
(1992: 9) mengemukakan bahwa bagian-bagian surat terdiri atas:
a. Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas:
 1) Nama instansi, ditulis dengan huruf kapital
2) Alamat lengkap
3) Nomor telepon
4) Nomor kotak pos
5) Alamat kawat
6) Lambang atau logo
b. Tanggal, Bulan dan Tahun
Tanggal, bulan dan tahun ditulis pada bagian kanan atas. Nama
tempat tidak dicantumkan sebab sudah termuat dalam kepala
surat. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun.
c. Nomor, Lampiran, dan Hal atau perihal
Nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali dengan huruf
capital, diikutu dengan titik dua. Jika kata nomor disingkat
menjadi “No”, kata lampiran harus disingkat menjadi “Lamp”.
Kata lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan pada surat.
Jika tidak kata lampiran tidak ditulis. Kata hal atau perihal
hendaknya ditulis secara ringkas dengan inti persoalanyang
akan dibahas di dalam isi surat.
d. Alamat Tujuan
Alamat tujuan atau alamat surat ada dua macam, yaitu:
1) Alamat yang ditulis sebelah kanan atas dibawah tanggal
surat.
2) Alamat yang ditulis di sebelah kiri atas bagian hal atau
sebelum salam pembuka.
e. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat.
Salam pembuka biasanya digunakan adalah dengan hormat,
salam sejahtera.
 f. Isi Surat
Usahakan isi surat singkat dan jelas. Jangan sampai
membingungkan pembaca.
g. Salam Penutup
Salam penutup lazim digunakan adalah ungkapan hormat,
seperti hormat kami, hormat saya.
h. Nama Pengirim/ Tanda tangan

3. Penggunaan Bahasa dalam Surat Resmi

Bahasa yang dipakai dalam surat resmi yaitu memakai bahasa yang
resmi. Kebakuan yang diukur dari penerapan kaidah EBI dan tata peristilahan
atau penyerapan kata, diksi atau pilihan kata, frase, dan kalimat.

4. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat permohonan yang ditulis oleh
seorang pencari kerja dan ditujukan kepada instasi atau lembaga yang
memberikan lowongan pekerjaan dan mencari karyawan baru.
Surat lamaran pekerjaan memiliki beberapa fungsi, yaitu:
a. Sebagai tanda pengajuan permohonan pekerjaan
Dengan adanya surat lamaran ini sebuah instansi atau
perusahaan itu berarti permohonan tersebut bersifat formal atau
resmi, dan sudah pasti lamaran tersebut akan langsung diterima
sebagai pemohon dan dijadikan sebagai pertimbangan dalam
menerima pelamar tersebut.
b. Sebagai alat komunikasi
Setiap surat yang dibuat pasti mengandung informasi yang
diperlukan oleh penerima, informasi yang dibutuhkan adalah
informasi mengenai data dan identitas dari pelamar.
c. Sebagai bahan pertimbangan
Surat lamaran pekerjaan memberikan informasi tentang data
diri pelamar pekerjaan, hal tersebut dapat dijadikan sebagai
bahan pertimbangan dalam mengisi pekerjaan atau jabatan
yang kosong.