Secara garis besar jenis surat itu ada empat, yakni surat resmi, surat
niaga, surat dinas dan surat pribadi. Namun di sini bukan membahas
jenis surat, namun bentuk-bentuk surat. Berikut merupakan bentuk-
bentuk surat beserta penjelasan dan contoh:
Sedangkan untuk pengaturan bentuk surat full block style adalah: margin
kanan 80 (elite) kiri 20 atau bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat
5. Hal / Kepentingan
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang pembuat surat
10. Nama tanda tangan
11. Jabatan tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan penccatat
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan Tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan pencatat
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda Tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
Sementara isi surat pada awal paragraf atau kalimat pertama akan ada
indentasi atau penjorokan ke kanan seperti bentuk surat setengah lurus.
Agar lebih paham dan jelas bisa dilihat pada contoh gambar.
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan/ Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Organisasi
10. Nama Penandatangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
Pada kategori lama alamat dan perihal terdapat di dalam dan sejajar,
sedangkan tempat, masuk lima spasi dan memakai underline. Sedangkan
pada konten utama masuk lima spasi dan lokasi tanda tangan berada di
posisi kanan.
Pada kategori baru posisi alamat penyampain dan konten utama surat
terdapat di bawah dan sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan
perihal. Pengetikan salam akhir, jabatan dan penandatanganan serta
nomor induk diawali di tengah kertas
Bentuk official atau surat resmi ini kerap kali digunakan oleh lembaga
birokrasi sebagai penyusunan surat dinas. Struktur pengetikan surat
resmi ini pada alamat berposisi di sebelah kanan, sementara di sebelah
kiri terdapat perihal, lampiran dan nomor. Di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi.
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Tanda tangan
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial penulis
Berlandaskan Kegiatan
Surat Internal
Surat Eksternal
Merupakan surat yang berkaitan dengan pihak luar dari sebuah instansi
atau perusahaan.
Surat Pribadi
Surat Niaga
Surat niaga sangat penting untuk membuat relasi yang aman dan
terpercaya dengan pihak tertentu dari luar. Surat ini biasanya berupa
kwitansi, surat jual beli dan perdagangan yang dibagi menjadi dua yakni
surat internal dan eksternal, contohnya adalah surat penagihan dan surat
penawaran.
Surat Dinas
Surat jenis ini dipakai untuk keperluan pekerjaan formal pada tugas
kantor dan lembaga dinas. Surat ini sangat membantu dalam kerapian
administrasi dari sebuah perusahaan, dinas atau kantor.
Fungsi dari surat dinas itu sendiri adalah sebagai bukti, pengingat dan
arsip dari perjalanan sebuah perusahaan, instansi, kantor atau lembaga.
Surat Resmi
Ciri-ciri dari surat resmi adalah: 1. Terdapat lampiran, nomor & perihal, 2.
Terdapat aturan yang baku, 3. Memakai salam pembuka & penutup yang
formal, 4. Menggunakan bahasa formal, 5. Terdapat tanda cap dari
institusi yang resmi, 6. Memakai kop surat, jika dibuat oleh organisasi.
Biasanya surat ini memakai kode SRHS SR, yang mana hanya orang yang
tertentu saja yang bisa membaca.
Surat Rahasia
Merupakan surat yang sering kali mempunyai kode R atau RHS, yang
mana hanya individu tertentu saja yang bisa membuka dan
membacanya.
Surat Biasa
Surat ini seringkali bisa diketahui tulisan dan maksudnya oleh siapapun
karena memiliki sifat yang tidak rahasia atau berkepentingan.
Menurut Tujuan
Perintah
Pemberitahuan
Permintaan
Merupakan surat fakta sebagai tanda bukti dari sebuah bisnis atau
urusan. Misalnya adalah surat seperti tanda terima, kwitansi dan faktur.
Memo dan Nota
Surat Biasa
Surat Tertutup
Merupakan surat yang hanya diketahui oleh segelintir orang saja, yakni si
pengirim dan si penerima surat.
Surat Terbuka
Merupakan surat yang dibuat untuk urusan individu atau organisasi yang
dikirim dan dipublikasikan di media massa.
Kesimpulan
Fungsi surat selain untuk alat komunikasi juga bisa sebagai bukti nyata
dari berjalannya suatu lembaga, perusahaan atau instansi. Jenis surat dan
bentuk surat merupakan sarana penulis agar surat yang ditulis bisa
efektif dan efisien sesuai dengan apa yang dituju dan apa yang ingin
dicapai si pengirim.