KORESPONDENSI BISNIS

OLEH : MADE OKA CANDRA ANDREANA S.E, M.SI

REVIEW
MACAM-MACAM HUBUNGAN TELEPON
 MACAM-MACAM HUBUNGAN TELEPON

Hubungan internal Hubungan lokal Hubungan interlokal Hubungan internasional

 HAMBATAN HUBUNGAN TELEPON

Faktor Umum Faktor Pengguna

 APA YANG HARUS DIPERHATIKAN
SAAT MELAKUKAN PELAYANAN TELEPON
KOMUNIKASI KANTOR
 BENTUK KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi Komunikasi Komunikasi Komunikasi

Formal Informal Eksternal Internal
KOMUNIKASI
SURAT
Surat merupakan sarana penyampai informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain.
Jika surat tersebut mendapat balasan maka terjadi hubungan surat-menyurat atau istilah
lainnya ialah korespondensi.
TUJUAN SURAT
 TUJUAN SURAT

pemberitahuan pernyataan permintaan laporan

pertanyaan pemikiran sanggahan kritikan

JENIS-JENIS SURAT
BERDASARKAN SIFAT SURAT
BERDASARKAN SIFAT SURAT
1. Surat pribadi
2. Surat dinas pribadi
3. Surat dinas swasta
4. Surat dinas pemerintah
5. Surat niaga
BERDASARKAN WUJUD SURAT
BERDASARKAN WUJUD SURAT
1. Surat bersampul
2. Surat terbuka dan surat tertutup
3. Memorandum
4. Surat biasa
BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA
BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA
1. Surat sangat rahasia
2. Surat rahasia
3. Surat konfidensial
4. Surat biasa
BERDASARKAN PROSES PENYELESAIANNYA
BERDASARKAN PROSES PENYELESAIANNYA
1. Surat sangat segera atau surat kilat
2. Surat segera
3. Surat biasa
BAGIAN-BAGIAN SURAT
KEPALA SURAT
Dalam setiap surat resmi selalu digunakan kepala surat atau kop surat. Pada umumnya, di
bagian kop surat ini dicantumkan nama instansi/institusi, alamat, nomor telepon dan fax,
kode pos, serta logo.
 TANGGAL SURAT
• Pada surat resmi, baik surat niaga maupun kedinasan, tidak perlu mecantumkan kota
pada awal penulisan tanggal surat. Cara penulisannya pun harus benar dan juga
tentunya disertai bulan dan tahun.
• Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat ini, seperti
di antaranya bulan tidak boleh ditulis dengan angka, tidak boleh ditulis dalam angka
romawi, tidak boleh ditumpuk, dan tahun surat tidak boleh disingkat.
NOMOR SURAT
Penomoran surat merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan sebab
ini juga dapat berkaitan dengan sistem kearsipan dari surat itu sendiri, dimana nomor surat
akan sangat berperan penting dalam mencari, memonitor, mengevaluasi, menyimpan, dan
menemukan kembali surat.
LAMPIRAN
Lampiran surat merupakan sesuatu yang disertakan dalam surat yang memiliki kaitan
dengan isi surat. Pada surat resmi, lampiran ditulis di bawah nomor surat. Penulisannya
hanya cukup dengan menuliskan jumlah berkas atau lembar lampiran tersebut atau jika
tidak ada maka cukup diberi tanda (-).
PERIHAL
Penulisan perihal atau hal dalam surat resmi biasanya diletakkan setelah lampiran. Perihal
itu sendiri merupakan inti atau pokok penting isi surat, oleh karena itu penulisannya pun
tidak perlu panjang lebar.
 ALAMAT DALAM
Pada dasarnya, alamat pada surat ada dua, yakni alamat dalam dan alamat luar. Alamat luar
ialah yang terdapat pada sampul/amplop surat, sedangkan alamat dalam ialah alamat
tujuan yang tertera pada halaman surat.
Pada alamat surat tersebut baik luar maupun dalam dicantumkan nama atau jabatan
seseorang yang disesuaikan dengan tujuan surat itu sendiri.
SALAM PEMBUKA
Pada surat resmi, umumnya digunakan “Dengan hormat” sebagai salam pembuka,
sedangkan pada surat pribadi salam pembuka menjadi lebih bervariasi sesuai dengan si
pengirim atau penulis.
ISI SURAT
Isi surat dapat disebut juga batang tubuh surat, yang terdiri dari tiga bagian, yakni
pembuka, isi, dan penutup. Dalam penulisannya, isi surat sebaiknya ditulis dengan
menggunakan bahasa yang jelas, sopan, dan tidak bertele-tele.
SALAM PENUTUP
Sebagaimana digunakan salam pembuka, maka dalam surat juga terdapat salam penutup.
Penggunaan salam penutup bervariasi, sesuai dengan jenis serta tujuan surat. Umumnya,
pada surat resmi digunakan “Hormat kami” sebagai salam penutup yang kemudian di
bawahnya juga diletakkan nama dan instansi penandatangan surat.
 TUGAS MANDIRI

• Buatlah sebuah surat resmi di Microsoft word

• Isi Surat Bebas
BENTUK BENTUK SURAT
 BENTUK BENTUK SURAT

Surat Full Block Style Semi Block Style Block Style

Indented Style Hanging Paragraph Style Official Style

FULL BLOCK STYLE
Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari
atas sampai bawah. Maksudnya surat tersebut terlihat
seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat,
tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta
tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar alias
semuanya rata.
Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini
juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai
yang berlaku.
SEMI BLOCK STYLE
• Bentuk semi block style merupakan bentuk surat
dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik
sama seperti bentuk lurus.
• Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari
pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada
dalam surat undangan pernikahan.
BLOCK STYLE
• Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan
bentuk full block style yaitu nomor, alamat tujuan,
salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan
pada margin kiri, awal alinea dimulai dari margin
kiri.
• Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak
pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama
penandatangan dan posisi penandatangan
ditempatkan di sisi kanan surat.
INDENTED STYLE (BENTUK LEKUK)
• Baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari
margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok
masuk lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk
lagi lima hentakan dan seterusnya.
• Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat
dan tanggal, nama, jabatan dan penutup diketik pada
sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian
alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima
hentakan.
HANGING PARAGRAPH STYLE
• Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga
sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk
alinea di surat menggantung ditulis secara
menggantung.
• Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai dari
margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai
menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin
kiri.
OFFICIAL STYLE
• Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk surat resmi
lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima
spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada di kanan.
• Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor,
lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam
penutup, nama penanda tangan, tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.
BAHASA SURAT
 BAHASA SURAT

Menyangkut ejaan Menyangkut kata

 BAHASA SURAT

Menyangkut ejaan
1. Penulisan atau pengetikan hendaknya rapi dan jelas dibaca.
2. Warna tulisan atau pengetikan sebaiknya menggunakan warna hitam.

Menyangkut kata
3. Tidak boleh menggunakan kata-kata yang tabu.
4. Pilihan kata-kata yang bermakna umum.
5. Hindari penggunaan kata-kata silang.
6. Jangan menggunakan kata-kata usang.
7. Hindari penggunaan kata-kata artifisial.
SESI DISKUSI