LAPORAN BACAAN

PENGERTIAN SURAT

UNSUR-UNSUR SURAT

JENIS-JENIS SURAT

DOSEN PENGAMPU:

Ria Elva Diana,S.Pd,M.Pd

NAMA: ALANDA DWI GOVA

NIM: 220621401045

PROGRAM STUDI TEKNIK MESIN

POLITEKNIK JAMBI

2022
 A. PENGERTIAN SURAT.

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam format tulisan
pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik untuk perorangan dan atau organisasi.

Beberapa definisi surat menurut para ahli dapat anda bawa dibawah ini.

1. Menurut S. Hidajat

Definisi surat menurut S. Hidajat adalah sehelai kertas ataupun lebih yang bertuliskan suatu
pernyataan, berita ataupun sesuatu yang orang hendak nyatakan, atau tanyakan kepada orang
lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo

Pengertian surat menurut Prajudi Atmosudirdjo adalah helai kertas yang ditulis atas nama
pribadi ataupun atas nama kedudukannya dalam suatu institusi yang ditujukan pada alamat
tertentu (certain adress), dan berisikan bahan komunikasi.

3. Diana Nababan

Definisi surat menurut Diana Nababan, adalah alat komunikasi (communication device) yang
dibuat dengan tulisan. Surat tersebut ditulis dengan baik karena tidak memberikan gambaran
langsung tentang pribadi pengirim.

4. Djoko Purwanto

Definisi surat menurut Djoko Purwanto adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis (written information)oleh satu pihak ke pihak lain yang
berhubungan dengan kegiatan bisnis ataupun tidak.

5. KBBI

Dalam KBBI atau Kamus Umum Bahasa Indonesia, surat adalah kertas yang dituliskan atau
alat untuk memberitahukan maksud secara tertulis.
B. UNSUR-UNSUR SURAT.

Unsur-unsur Surat Dinas

Surat dinas memiliki unsur unsur sebagai berikut:

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon,
nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat
Unsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak pada
sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas
tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop
surat.
Contoh : 18 Maret 2022

3. Hal/Perihal Surat
Hal atau perihal surat adalah sesuatu yang menunjukkan isi atau inti, dari surat secara
singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar, dan
tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.

4. Nomor Surat
Surat dinas harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga
tentu akan memiliki kode atau urutan penulisan, dalam menuliskan nomor surat.
Contoh: No : 25/5/UM/2017

5. Lampiran
Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan
rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh:
Lamp: lima lembar atau bisa juga ditulis Lampiran: lima lembar
6. Alamat Surat
Dalam menulis alamat surat dinas, harus mematuhi ketentuan berikut, yaitu :

Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya, dan bukan pada nama kantor
pejabat tersebut.

Jika sudah menggunakan kata "Kepada" diikuti jabata,n dan instansinya atau
"Kepada" diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan
"Yth". Jadi gunakan salah satu.

Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama
jabatan, dan dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan di depan nama
orang yang ditulis dalam alamat surat.

Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat.

Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

Contoh :
Yth. Kepala SMA 2 Kenanga

Jalan Nusantara 542 Jakarta

Pembuka Surat
Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain jika
sebagai pemberitahuan atau permintaan, maka bisa ditulis "Dengan ini kami
beritahukan ..." dan lain-lain.

8. Isi surat
Isi surat adalah inti atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

9. Penutup
Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan, yaitu:
Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).
Terdapat variasi ungkapan.
Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang
telah disebutkan.

10. Pengirim
Unsur surat dinas terakhir adalah berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan,
dan NIP yang memperkuat surat. Biasanya akan diikuti dengan embusan
 C. JENIS-JENIS SURAT.

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat
niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan
berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat
dinas. Dalam hal mengajukan permohonan meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai,
dikenal juga surat pengunduran diri.

1. Surat pribadi.

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

a) Tidak menggunakan kop surat

b) Tidak ada nomor surat
c) Salam pembuka dan penutup bervariasi
d) Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
e) Format surat bebas

2. Surat resmi.
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-
ciri surat resmi:

a) Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

b) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
d) Penggunaan ragam bahasa resmi
e) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
f) Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:

a) Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

b) Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
c) Logo instansi/lembaga

1) Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

2) Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
3) Hal, berupa garis besar isi surat
4) Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
5) Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
6) Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
7) Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan
huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.

• Penutup surat

Penutup surat, berisi

a) salam penutup
b) jabatan
c) tanda tangan
d) nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya

suatu kegiatan

3. Surat niaga.

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak
luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan
perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu
contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
 4. Surat dinas.

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

5. Surat lamaran kerja.

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin
bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan
termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus
diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut
ini.

• Tempat dan tanggal pembuatan surat

• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
 • Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

6. Surat Elektronik.

Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada
penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak
oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969.
ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan
untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi
untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen
dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah
protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada
dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.

Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam
bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan
menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan
basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program
pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka
internet untuk membuka surel yang ada.
 DAFTAR PUSTAKA

Nur.juliar.2019.” Pengertian Surat adalah: Jenis dan Macam Surat serta Contoh”

https://learniseasy.com/pengertian-surat-macam-jenis/ diakses pada 7 desember 2022

Kholida.2022.” Surat Dinas: Pengertian, Jenis, Ciri, Unsur, dan Contohnya”

https://finance.detik.com/berita-ekonomi-bisnis/d-6039819/surat-dinas-pengertian-jenis-ciri-
unsur-dan-contohnya diakses pada 7 desember 2022

ensiklopedia.2022.”surat”

https://id.wikipedia.org/wiki/Surat#Pranala_luar diakses pada 7 desember 2022.

GAMBAR BUKU ARTIKEL