BAHAN AJAR

Pengertian Korespondensi
Korespondensi adalah suatu kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh seorang individu
kepada pihak lain.
Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dalam
bentuk tulisan pada sebuah kertas oleh satu pihak dengan ditujukan pada pihak lainnya baik
secara perorangan, kelompok, maupun organisasi

Fungsi Surat
1. alat komunikasi;
2. alat bukti tertulis;
3. alat bukti historis;
4. alat pengingat;
5. duta organisasi,
6. pedoman kerja.

Bagian-Bagian Surat
Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. Bagian-bagian surat tersebut meliputi
hal-hal berikut.
a. Kepala surat
Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan
sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala
surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau
lembaga tersebut.
b. Nama tempat dan tanggal
Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota
karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang
perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan
tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk
fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi
tentang waktu kapan surat itu dibuat.
Contoh :
1 Maret 2022
Deli Serdang, 1 Maret 2022.
c. Nomor
Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat.
Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi
untuk sebagai berikut:
 Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
 Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode
tertentu.
 Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
 Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
 Sebagai referensi bila diperlukan.
Contoh: 00/PP/XX/TT
001 = Nomor Surat Berurut
 GG-YYY = Kode Chapter
XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb)
TT = Tahun keluarnya surat
d. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan
sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah
yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang
harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
e. Hal/perihal
Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim
disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam
surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat
tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk
mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.
f. Alamat surat
Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada
sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat
surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan
sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat
itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan
jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara,
Nyonya, Tuan, Nona .
Jika ditujukan kepada perorangan
Contoh :
Yth. Bapak Ilhamuddin, S.Kom
Jln. Kolam
Medan Estate 39102

Jika ditujukan kepada nama jabatan

Contoh :
Yth. Direktur PT Mitra Sejahtera
Jln. Denai 39102
Denai, Medan

Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan

Contoh :
PT ALAT KACA
Jln. Kolam 39102
Medan Estate, Medan
g. Salam pembuka
Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat
sebelum memulai membaca isi surat.
Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
 Dengan hormat,
 Salam Hormat,
 Assalamualaikum Wr. Wb.,
 Salam sejahtera,
h. Isi surat (tubuh)
i. Salam penutup
 Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh
salam penutup :
 Hormat kami,
 Salam kami,
 Wassalam,
j. TTD
k. Nama dan jabatan pengirim
l. Tembusan
Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan
surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan
menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada.
Contoh :
 Menteri Agama RI;
 Gubernur Sumatera Utara;
 Walikota Medan.
m. Inisial
Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama
pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis /
mengetik surat tersebut.
Contoh :
ma/VN
VN Singkatan dari Viani Setianingsih (Pengetik)
MA Singkatan dari Misca Aida (pengonsep)

Bentuk Surat versi LAN (Lembaga Administrasi Negara)

1. Full Block Style
2. Block Style

3. Semi Block Style

4. Idented Style

5. Hangging Paragraph
6. Indonesia Baru

7. Indonesia Lama
Bentuk Surat Versi Internasional
1. Full Block Style

2. Block Style
3. Semi Block Style

4. Indeted Style
 5. Hangging Paragraph

FORMAT PENULISAN SURAT BAHASA INGGRIS

Berikut format penulisan surat yang bersifat formal dan non formal secara umum:
1. Format penulisan surat formal/resmi:
 Sender name and address (Nama dan alamat pengirim surat)
 Date (Tanggal)
 Our Reference (Referensi)
 Receiver name and address (Nama dan alamat penerima surat)
 Greeting or salutation (Pembuka)
 Subject (Judul)
 Content (Isi)
  Your Sincerely or complimentary closing (Penutup surat)
 Signature (Tanda Tangan)
 Sender name and position (Nama dan jabatan pengirim surat)
2. Format penulisan surat non formal/tidak resmi:
 Greeting from sender to receiver (salam pembuka dari pengirim kepada
penerima)
 Opening (Pembuka)
 Content (Isi)
 Closing (Penutup)