BAHAN

AJAR 14

RANTAI PASOK

BIDANG KEAHLIAN : BISNIS DAN MANAJEMEN

PROGRAM KEHLIAN: MANAJEMEN
PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS
SMKN 1 KAWALI
 BAHAN AJAR

PENGERTIAN SUPLY CHAIN

Rantai pasok atau rantai suplai adalah sebuah sistem rangkaian kegiatan yang meliputi koordinasi,
penjadwalan dan pengendalian yang terdiri atas organisasi, sumber daya manusia, aktivitas, informasi,
dan sumber-sumber daya lainnya terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk
ataupun layanan jasa dari suatu pemasok kepada pelanggan. Aktivitas rantai pasok (rantai nilai dan proses
siklus hidup) mengubah bahan baku dan bahan pendukung menjadi sebuah barang jadi yang dapat
dikirimkan kepada pelanggan pengguna akhir

MANAJEMEN SUPLY CHAIN

Pengelolaan dan pengaturan terhadap aktivitas mengubah bahan baku dan bahan pendukung menjadi
sebuah barang jadi yang dapat dikirimkan kepada pelanggan pengguna akhir

TUJUAN MANAJEMEN SUPLY CHAIN

Untuk memenuhi permintaan pelanggan melalui penggunaan sumber daya yang pailng efisien, termasuk
kapasitas distribusi, persediaan, dan sumber daya manusia.

KONSEP SUPPLY CHAIN

Sebagai contoh diambil suatu perusahaan yang memproduksi garmen.

Pihak yang terlibat dalam memproduksi garmen dapat dikelompokkan menjadi:
1. Pihak pertama: Pihak yang memproduksi barang baku, yaitu perusuhaan benang dan
sebagainya.
2. Pihak kedua: Pihak yang memproduksi kain yaitu perusahaan tekstil.
3. Pihak ketiga: Pihak yang merubah tekstil menjadi pakaian yaitu perusahaan garmen.
4. Pihak keempat: Pihak yang menyalurkan pakaian kepada konsumen

1
 5. Pihak kelima: Pihak yang menggunakan pakaian tersebut atau konsumen

SUPPLY CHAIN OPERATION REFERENCE.

Ciri perusahaan yang mempunyai manajemen rantai pasok yang baik, menurut Supply chain Council
yang mempunyai metodologi yang disebut SCOR, singkatan dari Supply chain Operation Reference. Ada
5 aspek agar manajemen rantai pasok suatu perusahan berjalan dengan baik, yaitu:
1. Reliability
Yang berarti handal, barang yang diproduksi sampai ke tangan konsumen harus berkualitas sesuai
dengan spesifikasi yang diharapkan konsumen. Reliability atau kehandalan juga berarti
kemampuan unyuk mengirimkan barang ke konsumen secara tepat waktu. Janji 2 minggu harus
ditepati 2 minggu.
2. Responsiveness
Yang berarti kecepatan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat. Kalau tahun yang
lalu siklus waktu pemesanan 2 hari, maka sekarang harusnya bisa kurang dari 2 hari.
3. Agility
Yang artinya ukuran kemampuan untuk fleksibel dan adatif. Deman atau permintaan bisa naik
dan bisa turun dan itu pun bisa mendadak. Pertanyaannya apakah perusahaan bisa mampu
untuk menyesuaikan diri namun tetap bisa berkelanjutan secara bisnis.Ini sangat penting sebab
ada perusahaan yang menaikturunkan kapasitas produksi sangat sulit, tapi juga ada yang yang
sangat mudah atau relative lebih mudah. Ini menggambarkan kemampuan perusahaan dalam
agilitas dan fleksibilitas dalam merespon perubahan yang terjadi di lapangan.
4. Efficiency
Yang artinya efisien, manajemen rantai pasok yang bagus juga dicirikan oleh proses effisiensi.
Proses pembelian material, proses produksi, proses pengiriman sedapat mungkin dibuat rendah.
Untuk menunjang daya saing harga dipasar, maka harus efisien disepanjang rantai pasok.
5. Asset productivity
Manajemen rantai pasok adalah mengelola asset. Ada pabrik, ada mesin produksi yang ada, ada
bangunan, ada forklift yang mungkin ada di gudang, kapal, truk dan alat transportasi yang lain.
Ini yang dinamakan asset. Persoalannya bagaimana bisa mendapatkan revenu atau penghasilan
yang lebih besar dengan aset yang lebih kecil. Ini juga merupakan hal penting supaya aset
perusahaan produktif menghasilkan revenue.

Dari 5 ciri manajemen rantai pasok di suatu perusahaan seperti diatas dapat dikelompokkan menjadi 2
yang memenuhi kepentingan pelanggan dan yang memenuhi kepentingan perusahaan.
Yang memenuhi kepentingan pelanggan adalah:
1. Reliability
2. Responsiveness
3. Agility

Yang memenuhi kepentingan perusahaan adalah:

1. Efficiency
2. Asset productivity

PROSES MANAJEMEN RANTAI PASOK

2
Membahas tentang proses yang ada sepanjang rantai pasok. Ada beberapa versi yang
mendefinisikan proses di sepanjang rantai pasok ini.
Akan diuraikan satu pendekatan yang dibuat oleh Supply chain Council, mengikuti definisi apa yang
mereka sebut sebagai SCOR, yaitu Supply chain Operation Refference. Disini ada 5 proses utama yang
dikatagorikan di dalam rantai pasok, yaitu:
1. Proses perencanaan
Contoh pada garmen, perusahaan garmen direncanakan bahan baku yang dibutuhkan apa, berapa
jumlah dan dimana pembeliannya
2. Proses pengadaan
Contoh pada garmen, perusahaan garmen bahan baku yang telah direncanakan dibeli
3. Proses produksi
Contoh pada garmen, perusahaan garmen bahan baku diproduksi menjadi pakaian atau produk
4. Proses distribusi
Contoh pada garmen, perusahaan garmen pakaian atau produk yang dihasilkan didistribusikan
kepada pelanggan
5. Proses penanganan produk kembali
Contoh pada garmen, perusahaan garmen pakaian yang produk nya dikembalikan karena terdapat
kecacatan

TANTANGAN SUPPLY CHAIN

Tantangan Manajemen Rantai Pasok, antara lain:
1. Tantangan Pertama: Adanya Model Outsourcing
Proses manajemen rantai pasok merupakan proses yang sangat kompleks, melibatkan kegiatan-
kegiatan yang seringkali menyebabkan stress. Harus menangani barang di gudang, harus
mengirimkan produk dengan cepat, harus mendapatkan material dengan cepat dari pemasok dan
pemasok itu mungkin tersebar di berbagai negara, melewati proses impor dan ekspor yang bisa
jadi sangat kompleks. Banyak pekerjaan-pekerjaan kasar yang terlibat di dalamnya.
Transportasi yang melibatkan, tentu saja, berbagai macam modal transportasi, seperti kapal,
pesawat, truk dan lain sebagainya yang sehari-harinya merupakan proses yang penuh dengan
tantangan. Jadi, manajemen rantai pasok ini sebetulnya di atas terlihat sangat menarik, sangat
berpengaruh terhadap strategi kinerja perusahaan, tetapi di bawah adalah proses-proses yang
sangat rumit, banyak melibatkan pekerjaan-pekerjaan yang kasar, berbagai macam tantangan ada
di dalamnya.
Seiring dengan semakin kompleksnya rantai pasok, juga dengan tekanan kompetisi yang semakin
ketat di pasar, semakin ketat di lapangan, banyak perusahaan yang mencari cara yang inovatif,
cara yang lebih baik dalam mengelola aliran dari produk ini supaya bisa dinikmati dengan lebih
baik oleh pelanggan.
Salah satu yang dilakukan oleh berbagai macam perusahaan adalah model yang disebut sebagai
outsourcing. Outsourcing ini sebetulnya adalah bagaimana kita mengalihkan sebagian proses
yang tadinya dikerjakan di dalam, kemudian dilemparkan kepada pihak ketiga atau
diserahkan kepada pihak ketiga yang dianggap sebagai pihak yang lebih mampu untuk
mengerjakannya.
2. Tantangan Kedua: Semakin Panjangnya Rantai Pasok
Tantangan yang kedua adalah karena kita melihat rantai pasok semakin panjang. Melibatkan

3
 global movement dari barang. Barang yang mungkin materialnya ada di satu negara, kemudian
proses menjadi barang setengah jadi ada di negara yang lain, kemudian menjadi produk jadi ada
di negara lain lagi serta dipasarkan di negara yang berbeda juga.
Sebagai contoh produk yang sederhana sebetulnya, yaitu sepatu. Ada sepatu yang diproduksi di
Indonesia hanya sebagian dari sepatu itu sendiri. Bukan seluruh sepatunya dikerjakan atau
diproduksi di Indonesia. Hanya bagian bawah dari sepatunya. Kemudian barang dipindah ke
negara lain untuk digabung dengan bagian yang lain menjadi sepatu yang utuh, dari situ
kemudian dipasarkan ke berbagai negara yang akan membutuhkan atau yang akan membeli
sepatu tadi.
Jadi, ini akan melibatkan global proses atau pergerakan dari material yang melibatkan berbagai
macam negara dan ini adalah satu tantangan sendiri karena bisa jadi dengan adanya perpindahan
produk lintas negara, akan terlibat dengan aturan perdagangan yang berbeda.
3. Tantangan Ketiga: Variasi Produk yang Semakin Banyak
Pada saat ini, banyak sekali perusahaan-perusahaan yang awalnya hanya memiliki lima atau enam
jenis produk, sekarang karena tuntutan pelanggan, keinginan pelanggan yang semakin bervariasi,
mereka kemudian menciptakan produk menjadi 20, 30 jenis dan lain sebagainya. Begitu produk
semakin bervariasi, semakin banyak, kita sebagai pelanggan mungkin suka. Ada banyak pilihan
pada saat kita berbelanja.
Kita pergi ke supermarket dan ada banyak pilihan sikat gigi yang tersedia, banyak pasta gigi
yang tersedia, sabun ada bermacam jenis, makanan ada bermacam-macam. Variasi itu
menyenangkan pelanggan. Namun, jangan lupa, variasi itu sebetulnya menciptakan kompleksitas
yang luar biasa dalam rantai pasok.
Contoh misalnya kita bicara soal produksi. Antara pabrik yang memproduksi satu jenis barang
dengan pabrik yang memproduksi tiga jenis barang, kompleksitasnya jauh berbeda. Karena ketika
kita memproduksi tiga jenis barang, maka, yang terjadi adalah mungkin ketika kita akan
memproduksi produk yang kedua, lintasan untuk yang pertama dimatikan lebih dulu. Ada proses
persiapan untuk mengganti dari satu produk ke produk yang lain. Begitu proses persiapan terjadi
kita akan kehilangan waktu karena waktu persiapan itu adalah waktu yang tidak produktif.
Kemudian, skala ekonomi kita akan turun.
Jika kita memproduksi satu barang sebanyak 1000 unit, dengan masing-masing barang 300, 300
dan 400 unit, jumlahnya sama- sama 1000 unit, tetapi biaya per unit akan lebih rendah jika
memproduksi 1000 barang dalam satu jenis karena skala ekonominya lebih bagus.
Jadi, variasi dari produk menciptakan kompleksitas juga berpotensi menciptakan biaya yang lebih
tinggi. Itu adalah tantangan yang ketiga. Variasi yang lebih banyak menciptakan kompleksitas
di dalam rantai pasok, di dalam kegiatan produksi, di dalam kegiatan pengiriman, mereka yang
mengelola gudang, inventaris dan sebagainya. Semua pekerjaannya akan lebih kompleks jika
variasi produknya meningkat. Itu juga tantangan.
4. Tantangan Keempat: Ketidak Pastian
Di dunia ini hampir tidak ada yang pasti jika bicara soal rantai pasok. Barang datang dari
pemasok tidak bisa kita pastikan. Apakah akan datang hari ini pukul sepuluh atau besok atau
mungkin lusa? Kita tidak bisa pastikan. Karena ini melewati proses yang sangat panjang,
melewati berbagai hambatan yang saya sampaikan tadi, maka, kedatangan material dari supplier
itu tidak pasti. Waktunya tidak pasti. Setelah barang itu datang, mungkin juga setelah kita cek,
ada yang rusak.

4
 Kualitasnya juga mungkin tidak pasti. Tidak 100% bisa kita gunakan. Kemudian jika kita bicara
soal membeli material dari pemasok, harganya ada yang naik dan turun juga. Ada ketidakpastian
harga. Jadi, jika kita bicara soal hulu saja, sudah ada ketidakpastian waktu kedatangan, ada
ketidakpastian kualitas dari barang yang kita terima dari pemasok, ada juga ketidakpastian dari
sisi, misalnya, kualitas tadi, kemudian dari sisi harga.
Harga bisa naik turun jika kita bicara soal harga dari pemasok. Itu di hulu. Di hilir ada lebih
banyak ketidakpastian. Jika kita bicara soal ketidakpastian pasar juga ada banyak ketidakpastian
yang terjadi. Permintaan barang naik dan turun. Demand bisa naik, bisa turun. Itu adalah salah
satu bentuk ketidakpastian yang sangat besar pengaruhnya terhadap rantai pasok. Ketika
permintaan kita turun, pertanyaannya, masih bisakah kita memproduksi secara efisien jika
volume produksi kita turun 20%? Di beberapa industri, ini sangat sulit.
Ambil contoh, misalnya di industri semen yang kapasitas produksinya sulit dinaikkan
atau diturunkan, maka, permintaan yang naik turun ini akan menimbulkan biaya yang cukup
besar jika ini akhirnya berakibat pada pengurangan kapasitas. Jadi, ada kebutuhan tak
tentu. Ketidakpastian dari pasar. Ketidakpastian itu bisa dari sisi jumlahnya, bisa dari jenisnya
jika kita mengirim berbagai macam produk yang berbeda.
Bisa juga mungkin suatu saat barang itu dibutuhkan di wilayah A, tetapi tidak dibutuhkan di
wilayah B, jadi, ada mixed of region yang mungkin akan membutuhkan barang yang Anda
produksi, barang yang Anda jual dan kebutuhan itu tidak sama antara satu wilayah dengan
wilayah yang lainnya. Ambil contoh misalnya saat di satu wilayah itu panas, di wilayah yang lain
dingin, maka, kebutuhan pakaian akan berbeda mengikuti musim ini.
Jadi, ada ketidakpastian dari sisi kebutuhan di masing-masing wilayah. Ada dimesi ruang, yaitu
dimensi wilayah. Ada dimensi kuantitas. Ada dimensi waktu. Itu jika kita bicara soal sisi hilir.
Secara internal pun masih ada ketidakpastian. Pabrik mungkin tiba-tiba breakdown atau rusak,
misalnya. Lalu tidak ada suku cadang. Itu adalah ketidakpastian.
Tenaga kerja tiba-tiba menjadi tidak produktif dan tiba-tiba berdemonstrasi karena tidak puas,
misalnya. Inilah sesuatu yang tidak pasti secara internal. Kemudian, mungkin di luar sana ada
ketidakpastian politik, regulasi dan lain sebagainya.
Sebenarnya jika kita mengelola rantai pasok, kita harus sangat mengerti berbagai macam
ketidakpastian yang bisa terjadi di sepanjang rantai pasok ini. Ada yang terjadi di hilir, ada yang
terjadi di tengah, ada yang di hulu, sehingga mengelola rantai pasok membutuhkan cara-cara
untuk mengatasi ketidakpastian dan salah satu yang biasanya dilakukan oleh perusahaan adalah
melalui apa yang disebut sebagai manajemen risiko. Jadi, mereka memiliki manajemen
pengelolaan risiko.

KEGIATAN SUPPLY CHAIN

Ada dua katagori kegiatan yang dilakukan oleh supply chain, yaitu:
1. Kegiatan Proses Fisik.
Yaitu mengelola kegiatan secara fisik mulai produksi barang, penyimpanan, pengiriman, apa saja
yang bisa dilihat secara fisik di situ, ada nilai tambah, ada perubahan lokasi dan lain sebagainya
dari produk yang diproduksi.

2. Kegiatan Mediasi Pasar

Yang disebut sebagai market mediation atau mediasi pasar adalah aktivitas seperti promosi,

5
 memperkenalkan produk ke pasar, mendisain produk supaya disain yang dibuat mencerminkan
apa yang dibutuhkan oleh pelanggan, melakukan markdown, menentukan harga jual, kapan
barang itu didiskon dan lain sebagainya. Itu juga bagian dari kegiatan mediasi pasar.

SURAT NIAGA
Dalam melakukan aktivitas rantai pasok menggunakan surat niaga, yaitu:
1. Surat penawaran
2. Surat pesanan
3. Surat konfirmasi pesanan
4. Surat pengiriman barang
5. Surat pengaduan
6. Surat pengiriman pembayaran
7. Surat penagihan

SURAT PENAWARAN BARANG

Surat penawaran barang adalah jenis surat resmi yang dibuat untuk kegiatan usaha dengan menawarkan
produk dari produsen kepada pelaku usaha lain. Dokumen ini tergolong sebagai contoh surat resmi yang
penting dalam dunia bisnis.

TUJUAN SURAT PENAWARAN BARANG

Secara garis besar, tujuan dibuatnya surat ini sebagai media untuk memberikan penjelasan atau deskripsi
tentang suatu produk beserta rincian harganya. Dengan adanya surat ini, pihak yang kamu ajak kerjasama
jadi lebih mudah untuk memahami barang yang kamu tawarkan.

Selain itu, kamu juga berkesempatan untuk bisa memperkenalkan produk dan bisnis kamu kepada pihak
luar sekaligus meyakinkan mereka untuk menjalin kerjasama yang saling menguntungkan. Dengan kata
lain, surat ini juga bertujuan sebagai perantara untuk mencapai kesepakatan transaksi antara dua belah
pihak yang bekerjasama.

KOMPONEN DALAM SURAT PENAWARAN BARANG

Ada beberapa komponen penting yang perlu kamu ketahui tentang surat penawaran barang sebelum kamu
hendak membuatnya. Nah, berikut ini beberapa komponen yang harus ada:
1. Nama Perusahaan dan Bidang Usaha yang Kamu Jalankan
Nama perusahaan merupakan hal yang penting untuk dilampirkan dalam surat penawaran barang.
Dengan mencantumkan nama perusahaan dan profil yang singkat akan memudahkan calon
pelanggan untuk mengetahui jenis perusahaan yang kamu jalankan.
2. Kualitas dan Merek Produk
Dengan memberikan informasi tentang kualitas produk yang kamu tawarkan, konsumen akan
tahu manfaat apa yang bisa mereka dapatkan dari produk atau bisnis kamu. Selain itu, komponen
ini juga berfungsi untuk menjelaskan bahwa distributor telah menjamin kualitas produk.
Mencantumkan merek produk juga merupakan hal yang tidak boleh Kamu lewatkan. Pasalnya,
pelanggan jadi bisa membedakan produk kamu dengan produk pesaing melalui merek.
3. Harga Produk yang Kamu Tawarkan
Dalam hal membuat surat negosiasi produk, kamu wajib mencantumkan komponen yang satu ini,

6
 yaitu harga. Dengan mencantumkan rincian harga produk, konsumen bisa yakin apakah harga
yang ditawarkan sepadan dengan manfaat dan keuntungan yang akan mereka dapatkan dari
transaksi jual beli produk. Apalagi setiap calon konsumen pasti menginginkan harga terbaik
untuk produk yang akan dibelinya. Terutama calon konsumen yang membeli dalam jumlah
banyak, maka pemberian harga khusus untuk produk tersebut menjadi hal wajib.
4. Metode Pembayaran Produk
Tidak semua calon pelanggan ingin membayar penuh pada awalnya. Maka dari itu, memberikan
beberapa metode pembayaran seperti uang muka, pembayaran di tempat (COD), atau pembayaran
tunai juga harus kamu cantumkan dalam contoh surat penawaran barang.
5. Lampiran Detail Produk
Dalam membuat surat negosiasi produk ini, jangan lupa untuk melampirkan informasi yang berisi
detail produk yang kamu tawarkan secara lengkap. Pasalnya, lampiran ini bisa jadi cara yang
ampuh untuk menarik perhatian calon pelanggan terhadap produk atau bisnis kamu.
6. Penawaran Diskon atau Promo
Sebagaimana telah disinggung pada poin sebelumnya, bahwa penting untuk memberikan tawaran
diskon atau potongan harga jika ada pelanggan yang membeli produk kamu dalam jumlah yang
banyak. Dengan mencantumkan penawaran menarik ini, calon pelanggan akan jadi lebih tertarik
untuk melakukan pembelian. Jangan lupa untuk mencantumkan penjelasan mengenai berbagai
kemudahan yang bisa kamu tawarkan bila calon pelanggan akan membeli produk kamu. Misalnya
dengan menawarkan gratis ongkos kirim, garansi, service gratis, bonus item, dan lain sebagainya.