Outsourcing dan Sistem Operasional yang Ramping

A. PENGERTIAN OUTSOURCING
Dalam perusahaan jasa atau layanan, manajemen rantai pasokan juga diperlukan karena
perubahan yang terjadi dalam organisasi, seperti dilakukannya perluasan sumber daya ke luar
atau disebut alih daya (outsourcing). Alih daya merupakan strategi manajemen kreatif.
Beberapa perusahaan melakukan alih daya untuk berbagai kegiatan, seperti pembelian,
system informasi, pemasaran, keuangan, dan operasional. Alih daya dapat diterapkan di
berbagai belahan dunia. Alih daya juga memiliki risiko besar sehingga beberapa perusahaan
mengalami kegagalan.
Pemilihan pemasok sering disebut dengan sumber (sourcing) karena pemasok merupakan
sumber pemasokan. Oleh karena itu, alih daya (outsourcing) juga disebut sebagai tindakan
pembelian produk dan layanan yang awalnya dihasilkan di dalam perusahaan dari pemasok di
luar.

B. PENTINGNYA MELAKUKAN ALIH DAYA

Ada tiga faktor kunci yang berkaitan dengan dengan kegiatan yang dapat dialihdayakan.
Faktor pertama dijelaskan sebagai potensi bagi keunggulan bersaing dalam kegiatan. Faktor
kedua adalah analisis derajat kemudahan diserang dalam alih daya kegiatan. Faktor ketiga
adalah faktor penentu yang meliputi penilaian ukuran pengendalian yang dibutuhkan untuk
mengurangi kemudahan diserang dengan menyerahkannya pada pemasok.
Proses yang memiliki potensi keunggulan bersaing dan kemudahan diserang tinggi harus
dilakukan secara internal, sedangkan proses yang mempunyai potensi keunggulan bersaing
dan kemudahan diserangnya lebih rendah dapat dilakukan di luar dan oleh pihak lain (alih
daya). Ada empat tahap yang harus diidentifikasi untuk menentukan mana proses yang dapat
di-alih daya, yaitu (1) menentukan kegiatan bisnis inti;(2) mengevaluasi kegiatan rantai nilai
yang relevan;(3) menyelenggarakan analisis biaya total dari kegiatan-kegiatan inti;(4)
menganalisis hubungan (McIvor,2000).

C. PERENCANAAN STRATEGIS DAN KOMPETENSI INTI

Kompetensi inti dapat meliputi pengetahuan khusus, teknologi atau informasi yang dimiliki,
dan metode produksi yang unik. Caranya adalah mengidentifikasi apa yang dalam organisasi
tersebut lebih baik daripada organisasi lain. Kompetensi inti merupakan kegiatan yang harus
dilakukan oleh perusahaan, sedangkan kegiatan yang tidak inti merupakan bagian organisasi
yang dapat dialihdayakan. Organisasi atau lembaga pendidikan, misalnya, kompetensi intinya
adalah kegiatan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada Masyarakat, sedangkan kegiatan
yang bukan inti adalah pengadaan buku teks, parker kendaraan, kebersihan ruangan, dan
sebagainya.
Motivasi untuk melakukan alih daya berasal dari teori keunggulan komparatif (theory of
comparative advantage). Teori keunggulan komparatif adalah teori ketika suatu negara akan
mendapatkan keuntungan atau manfaat dari spesialisasi (dan ekspor) produk dan layanan. Di
sini, mereka memiliki keunggulan relatif terhadap negara lain dan mengimpor produk ketika
mereka memiliki kekurangan relatif terhadap negara lain (Heizer dan Render, 2014). Teori ini
memfokuskan pada kegiatan perekonomian dasar dari alih daya secara internasional.
Berdasarkan teori tersebut, penyedia eksternal di mana pun lokasi geografisnya dapat
melakukan kegiatan secara lebih produktif daripada perusahaan pembeli. Penyedia eksternal
tersebut seharusnya melakukan pekerjaannya sendiri. Hal ini memungkinkan perusahaan
pembeli memfokuskan pada apa yang terbaik. Hal inilah yang disebut dengan kompetensi
inti.

D. SISTEM OPERASIONAL YANG RAMPING

Sistem operasional yang ramping (lean operation) memasok pelanggan dengan tepat terhadap
apa yang diinginkan pelanggan dan kapan diinginkan pelanggan tanpa kesalahan melalui
perbaikan secara terus menerus. Sistem operasional yang ramping juga berarti mengerjakan
lebih banyak persediaan, karyawan, dan ruang yang terbatas atau sedikit (Russel dan Taylor,
2014).
Perusahaan yang menggunakan sistem operasional yang ramping selalu berusaha
menghilangkan pemborosan dan variabilitas serta meningkatkan waktu untuk memindahkan
pesanan melalui proses produksi dari pengirimcke penerima. Ada beberapa sumber
pemborosan sebagai berikut.
1. Produksi berlebihan (overproduction), yaitu memproduksi lebih banyak daripada
permintaan pelanggan. Persediaan pada umunya merupakan pemborosan.
2. Antrean (queue), yaitu waktu menganggur, penggudangan, dan menunggu, adalah
pemborosan.
3. Transportasi, yaitu pemindahan bahan baku antartempat kerja dan penanganan bahan
juga merupakan pemborosan, bahkan lebih dari satu macam pemborosan.
4. Persediaan, yaitu persediaan bahan baku, persediaan produk dalam proses, dan
persediaan produk akhir menunjukkan adanya kelebihan dalam proses produksi
melebihi permintaan pelanggan.
5. Pergerakan (motion), yaitu perpindahan alat atau orang yang tidak ada nilai
tambahnya.
6. Kelebihan pemrosesan (overprocessing), yaitu pengerjaan terhadap produk yang tidak
memiliki nilai tambah.
7. Produk cacat (defective product), yaitu pengembalian dari pelanggan, klaim,
pengerjaan ulang, dan pembuangan produk cacat atau sisa, adalah pemborosan.

Beberapa cara yang sering dilakukan dalam sistem operasional yang ramping sebagai
berikut.

1) Menggunakan Teknik JIT untuk menghilangkan semua persediaan.

2) Membangun sistem yang membantu karyawan menghasilkan produk yang
sempurna setiap harinya.
3) Mengurangi kebutuhan ruangan untuk meminimalkan jarang
pengiriman/pengangkutan.
4) Mengembangkan kemitraan dengan pemasok untuk membantu memahami
kebutuhan pelanggan.
5) Memberi pengetahuan kepada pemasok untuk memuaskan kebutuhan pelanggan.
6) Menghilangkan semua yang tidak menghasilkan nilai tambah.
7) Mengembangkan karyawan dengan secara rutin mendesain pekerjaan;
memberikan pelatihan dan pemberdayaan; mempoerbaiki tim kerja;
meningkatkan komitmen karyawan; dan sebagainya.
8) Membuat pekerjaan lebih menantang dengan meningkatkan tanggung jawab
karyawan pada tingkat yang lebih rendah.
9) Membangun fleksibilitas karyawan melalui pelatihan dan mengurangi klasifikasi
pekerjaan.

Sistem operasional yang ramping juga dapat diterapkan pada perusahaan jasa atau
layanan. Beberapa penerapan sistem operasional yang ramping pada perusahaan
layanan sebagai berikut.

I. Pemasok, yaitu bekerja sama dalam jangka panjang dalam pemasok.

Contohnya, pemasok bahan makanan untuk restoran.
 II. Tata letak, tata letak yang memenuhi sistem operasional yang ramping,
misalnya pada McDonald’s yang mengatur tata letak restorannya untuk
memudahkan dan mempercepat proses penyajian.
III. Persediaan, yaitu mengatur waktu pemrosesan makanan sehingga pelanggan
tidak perlu menunggu pesanan makannya lebih lama.
IV. Penjadwalan, yaitu dalam proses pelayanan pembelian tiket pesawat yang
dapat dilakukan, baik di agen tiket maupun dengan sistem online ticketing.

Dukungan pemasok merupakan elem penting dalam keberhasilan sistem

operasional yang ramping. Pemasok yang dibutuhkan bukan hanya pemasok yang
andal, melainkan pemasok yang memiliki sinkronisasi dengan perusahaan yang
menghasilkan produk dan layanan serta pelanggan. Pemasok jhuga harus
memperhatikan standar kualitas yang ditetapkan perusahaan. Pemasok selalu
mencoba memenuhi kenaikan permintaan pelanggan. Oleh karena itu, pasokan
yang ramping juga melibatkan hal berikut.

1. Kontrak jangka panjang dengan pemasok

Pemasok dipilih berdasarkan kemampuannya memenuhi jadwal
pengiriman atau penyampaian dengan kualitas yang tinggi dan biaya
yang masuk akal serta kemampuan beradaptasi dengan sistem produksi
untuk memenuhi permintaan pelanggan.
2. Sinkronisasi produksi
Dengan kontrak jangka panjang, pemasok mampu berkonsentrasi pada
sedikit pelanggan. Permintaan yang stabil akan menyebabkan pemasok
melakukan sinkronisasi produksi dan pelanggan.
3. Sertifikasi pemasok
Pemasok memerlukan beberapa tahap sebelum sertifikasi. Biasanya
produk perlu menjalani pengujian kualitas, fasilitas produksi dan sistem
kualitas diuji, serta pengukuran kualitas dilakukan setiap kali pengiriman.
4. Muatan dan penyampaian yang sering
Pemasok yang ramping merrupakan perluasan dari lini perakitan
pelanggan. Kuantitas yang sedikit dapat dikirimkan beberapa kali dalam
sehari (atau bahkan setiap jam) secara langsung kepada perusahaan
pembuat produk sesuai kebutuhan proses perusahaan tersebut.
5. Ketepatan jadwal penyampaian atau pengiriman
Dengan jadwal yang ketat, penandatanganan dan pembayaran pada waktu
pengiriman terlalu lama. Pembayaran dengan interval waktu yang tetap
akan mendukung sistem operasional yang langsing.
6. Urutan pengiriman yang standar
Dengan menggunakan wadah (container) standar dan pengiriman dengan
full container akan mempercepat waktu penyampaian. Namun demikian,
pengiriman secara langsung kepada perusahaan pembuat produk sesuai
dengan aliran pemrosesan atau perakitan. Nissan, contohnya, menerima
pengiriman kursi mobil untuk dirakit empat kali dalam setiap jam.
7. Berlokasi dekat dengan pelanggan
Dengan peningkatan jumlah pengiriman dalam sistem operasional yang
langsing, pasokan akan lebih baik berlokasi dekat dengan pelanggan atau
perusahaan pembuat produk. Apabila pemasok sering melakukan
pengiriman ke perusahaan pembuat produk, hal itu akan lebih
menghemat biaya transportasi atau pengiriman jika pemasok membangun
gudang kecil dengan perusahaan tersebut atau mengonsolidasikan gudang
dengan pemasok lain.