BAHAN

AJAR 12
SURAT KETERANGAN DAN NOTA
DINAS

BIDANG KEAHLIAN : BISNIS DAN MANAJEMEN

PROGRAM KEHLIAN: MANAJEMEN
PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS
SMKN 1 KAWALI
 BAHAN AJAR

1. Pengertian Nota Dinas

Nota dinas adalah sebuah naskah dinas yang dibuat oleh pihak dalam atau pihak intern dari instansi
dengan memiliki tujuan sebagai penyampaian informasi laporan, permintaan, serta tugas dan
kewajiban yang dilakukan oleh pegawai dalam suatu instansi. Pembuatannya dilakukan oleh pejabat
yang berwenang dalam perusahaan serta dilakukan dalam ruang lingkup internal atau kecil dari
instansi tersebut.

Pembuatannya berupa catatan ringkas yang memuat tugas serta tanggung jawab dari pegawai
tersebut agar dapat langsung dilakukan pengerjaan atau disposisi. Nota dinas bersifat formal karena
menyangkut dalam urusan instansi resmi yang memiliki fungsi utama sebagai pemberi informasi
yang jelas dan singkat kepada penerima nota.

2. Fungsi Nota Dinas

Dalam pembuatan nota dinas tentunya memiliki berbagai fungsi yang diantaranya adalah
a. Digunakan sebagai informasi yang berisi tentang perintah atau instruksi.
b. Sebagai pesan pengingat untuk instansi yang terkait karena dapat difungsikan sebagai arsip
surat.
c. Sebagai alat bukti yang pada nota karena memiliki isi berupa perjanjian.
d. Nota dinas digunakan sebagai pedoman yang berkaitan dengan perintah dalam melakukan
suatu pekerjaan.

3. Bagian Nota Dinas

a. Kepala Nota Dinas
 Kepala nota dinas terdiri dari logo serta nama instansi dan alamat instansi yang ditulis
secara horizontal dan tersistematis.
 Penulisan Yth, Nomor, Tanggal, Serta lampiran diikuti dengan tanda baca titik dua (:)
dan diawali dengan huruf kapital.

b. Batang tubuh Nota Dinas

Bagian batang tubuh nota dinas memiliki tiga bagian antara lain adalah
 Bagian pembuka atau alinea pembuka yang berisi uraian dari pengirim dengan tujuan
nota dinas dapat dibaca serta mudah dipahami.
 Bagian isi atau alinea isi yang berisi pembahasan, pendapat, dan rekomendasi. Pada
bagian pembahasan memiliki tiga poin utama yaitu data pertimbangan, ketaatan
terhadap peraturan undang-undang, dan analisis risiko atau konsekuensi yang mungkin
terjadi dari sebuah peristiwa. Bagian pendapat berisikan uraian tanggapan serta
pemikiran tentang permasalahan yang terjadi. Sedangkan bagian rekomendasi berisi
tentang saran atau usulan kegiatan.

c. Bagian penutup atau alinea penutup

Bagian penutup menjelaskan kalimat penutup yang singkat, padat dan jelas dari sebuah nota
dinas. Pada bagian kaki nota dinas memiliki beberapa bagian yang antara lain adalah tanda
tangan dari pejabat yang berwenang, dengan diberikan keterangan nama lengkap serta ditulis
keterangan NIP dibawah nama. Dalam pembuatan nota dinas ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, yang diantaranya adalah
 Nota dinas tidak perlu ditambahi cap dinas atau instansi
 Tembusan nota dinas hanya berlaku di lingkungan internal instansi
  Pemberian nomor pada instansi dilakukan dengan menuliskan nomor nota dinas, kode
unit organisasi, serta tahun pembuatan nota dinas.

4. Pengertian Surat Keterangan

Merupakan sebuah surat yang dibuat untuk memberikan keterangan tentang kesanggupan untuk
melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. Surat keterangan juga bisa digunakan untuk memberitahu
bahwa seseorang atau suatu kelompok pernah melakukan suatu kegiatan atau sebaliknya.

5. Bagian Surat Keterangan

a. Kops Surat
b. No Surat
c. Identitas yang mengeluarkan surat
d. Identitas yang menerima surat
e. Isi
f. Titimangsa
g. TTD
h. Nama
i. Jabatan

6. Surat Kuasa
Adalah suatu perjanjian seseorang dengan mana seseorang memberikan wewenang atau kuasa atas
namanya, kepada orang lain guna menyelesaikan suatu urusan

7. Bagian Surat Kuasa

a. Jdul Surat Kuasa
Secara umum bagian judul biasanya mencantumkan kalimat “Surat Kuasa”. Namun sebagian
contoh surat kuasa ada yang menuliskan judul seperti ini “Surat Kuasa Membebankan Hak
Tanggungan”. Singkatnya, di dalam judul pada contoh surat kuasa kebanyakan akan
mencantumkan juga tujuan atau maksud pemberian kuasa.
b. Kalimat Pembuka Pada contoh surat kuasa, biasanya kalimat pembuka adakan diawali “Yang
bertandatangan di bawah ini”. Selain itu bisa juga menunjukan identitas fikasi waktu serta
tempat di mana surat kuasa itu dibuat.
c. Identitas Pemberi Kuasa Setelah kalimat pembuka, dalam beberapa contoh surat kuasa akan
mencantumkan identitas dasar si pemberi kuasa. Misalnya nama, nomor kartu tanda
penduduk (KTP), alamat, dan sebagainya.
d. Identitas Penerima Kuasa Struktur berikutnya pada contoh surat kuasa, akan mencantumkan
identitas si penerima kuasa. Contohnya seperti nama, nomor kartu tanda penduduk (KTP),
alamat, dan sebagainya.
e. Pemberian Sifat Kuasa Seperti penjelasan sebelumnya, surat kuasa dapat dibedakan
berdasarkan sifatnya yakni surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Pada contoh surat
kuasa, biasanya akan mencantumkan sifat surat kuasa tersebut.
f. Perbuatan yang Dikuasakan Unsur lainnya pada struktur contoh surat kuasa, perbuatan yang
dikuasakan dan akan dilakukan oleh si penerima kuasa harus dicantumkan. Merujuk pada
KUH Perdata, ada empat syarat sahnya suatu surat kuasa yakni kesepakatan, kecakapan, hal
tertentu, serta sebab yang dibolehkan.
g. Klausul Hak Retensi Hak klausul retensi umumnya akan dicantumkan pada contoh surat
kuasa untuk penagihan hutang. Hak retensi sendiri merupakan hak bagi penerima kuasa
menahan benda milik pemberi kuasa, akibat dari pemberian kuasa, sampai piutang yang
berkaitan dengan pemberian kuasa tersebut dilunasi oleh si pemberi kuasa.
h. Pemberian Hak Substitusi Struktur dalam contoh surat kuasa selanjutnya yaitu
mencantumkan pemberian hak substitusi. Maksudnya, pemberian kuasa tersebut bisa
 dilimpahkan dengan menggunakan surat kuasa substitusi atau tidak. Pada contoh surat kuasa,
kalimat yang berkaitan klausa substitusi tersebut contohnya seperti ini: “Kuasa ini diberikan
dengan hak substitusi”. Penjelasan singkatnya, klausul tersebut dapat dicantumkan atau tidak
tergantung kesepakatan antara si pemberi kuasa dan si penerima kuasa. Sebagai catatan
tambahan, kesepakatan menjadi pondasi besar dalam pembuatan surat kuasa.
i. Penutup Penutup pada contoh surat kuasa, berisi kalimat akhir dalam surat kuasa. Misalnya
seperti ini: “Demikian surat kuasa ini diberikan, untuk dikerjakan dengan itikad baik dan
dapat digunakan sebagaimana mestinya”. Itulah struktur yang biasanya ada pada contoh surat
kuasa. Memahami struktur di atas, akan memudahkan siapa saja yang ingin membuat surat
kuasa.