SURAT RESMI

Pengertian Surat Resmi

Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga
lainnya. Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni membeerikan kesempaatan untuk berpikir
dan merenungkan hal hal yang akan disampaikan kepada orang lain.
Surat resmi berbeda dengan surat tidak resmi, mulai dari cara penulisannya sampai bahasa yang
digunakan. Jika kita menulis surat dengan bahasa sehari hari maka disebut dengan surat tidak resmi, misalnya
saja surat pribadi.
Sementara yang dinamakan dengan surat resmi yaitu ketika menggunakan bahasa resmi atau baku. Secara
pengertian, surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi tertentu,
yang bersifat formal dan berkepentingan resmi.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Selain bahasa, surat resmi mempunyai karakteristik berbeda dengan surat tidak resmi. Surat – surat resmi
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

Menggunakan kop surat (Jika dikeluarkan oleh lembaga)

Kop surat atau kepala surat adalah identitas dari instansi (perusahaan atau organisasi ) dari pengirim surat supaya
penerima mengetahui pengirim surat. Kop surat terletak dibagian atas surat.

Mengunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

 Nomor Surat
Yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya yaitu adanya nomor surat, lampiran dan perihal. Nomor surat
berfungsi :

1. Untuk membagi Penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat
2. Untuk memudahkan pencarian jika surat dibutuhkan
3. Untuk memudahkan penyimpanan administratif
4. Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat
Adapun saat pembuatan nomor surat, hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu :

1. Nomor surat dikeluarkan sesuai dengan urutan surat, dihitung sejak nomor akhir pembuatan surat
2. Kode kedudukan surat, missal KEl = Surat keluar
3. Bulan dan tahun pembuatan
4. Kode tujuan surat, missal SPK (Surat Perintah kerja )
Contoh

Nomor : 016/ SPK/II/2017

016 : Menunjukkan surat ke -16

SPK : Surat Perintah Kerja

II : dibuat pada bulan ke-2 (Februari)

2017 : Dibuat pada tahun 2017

  Lampiran
Lampiran disertakan jika ada, namun jika tidak ada cukup diberi tanda (-)

Menggunakan salam pembuka dan penutup resmi,

Salam pembuka dan penutup seperti: Hormat saya, Hormat kami, dan Assalamu’alaikum.
Menggunakan Bahasa Baku
Bahasa baku adalah ragam bahasa yang yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dengan mengacu pada Ejaan
Bahasi Indonesia (EBI) serta Kamus Besar bahas Indonesia (KBBI ).

Membubuhkan cap atau stempel

Cap atau stempel merupakan penguat dari tanda tangan suaru instansi tertentu atau perseorangan. Dibubuhkan diatas
tanda tangan pengirim.

Menggunakan format tulisan tertentu (Tidak bebas)

Format tulisan telah ditentukan pada bagian- bagian surat resmi, jadi tidak asal menulissurat. Surat resmi
merupakan surat yang terstruktur dengan format tertentu.

Jenis Surat Resmi

Selain ciri–ciri surat resmi, supaya tidak salah dalam menulis surat resmi, kita juga sebaiknya mengetahui jenis –
jenis surat resmi. Adapun Jenis surat resmi berdasarkan isinya. Terdapat 8 Jenis, diantarnya yaitu :

1. Surat Undangan
Biasanya surat undangan ini yang sering kita temui. Surat undangan yaitu surat yang bertujuan untuk mengundang
seseorang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Seperti surat undangan rapat, undangan pernikahan dan surat
undangan acara yang lainnya.

2. Surat Panggilan
Surat ini berfungsi untuk memanggil seseorang atau instansi kepada instansi lain untuk kepentingan tertentu. Seperti
surat panggilan kerja, surat panggilan interview DLL. Contoh surat lamaran kerja juga termasuk surat resmi.
3. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu yang berisi informasi untuk kalangan tertentu
pula, seperti surat edaran pengumuman libur sekolah

4. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah Surat yang dikeluarkan oleh instansi yang berisi tentang keputusan tertentu kepada anggota
instansi. Semisal Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus. Surat ini
biasanya di sikat dengan sebutan SK.

5. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat remi yang berisi tentang perintah tertentu, dari suatu instansi kepada instansi yang lain.
Contohnya yaitu surat perintah lembur.

6. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah surat yang berisi tentang pemberian wewenang dari instansi atau perseorangan dalam acara
tertentu. Seperti surat kuasa pengambilan uang di Bank.

7. Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat ini biasanya dibuat oleh suatu perusahaan yang dibuat untuk perjanjian kepada calon karyawan. Berisi
pernjanjian dan hak dan kewajiban antara perusahaan dan karyawan.
 8. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang digunakan untuk transaksi antara penjual dan pembeli dalam jumlah yang tinggi.
Contoh Surat pembelian tanah, surat pembelian rumah.

Fungsi Surat Resmi

Ternyata surat resmi memberi kemudahan kepada penerima maupun pengirimnya, karena surat resmi mempunyai
banyak manfaat. Adapun surat resmi dibuat karena mempunyai fungsi- fungsi sebagai berikut:

1. Sarana berkomunikasi
Sebelum teknologi berkembang seperti saat ini, surat sudah digunakan sebagai alat komunikasi dari jarak jauh,
namun sampai sata ini surat masih digunakan untuk kepentingan formal, seperti surat resmi.

2. Sebagai dokumen tertulis

Dalam sebuah instansi biasanya membutuhkan dokumen tertulis untuk menjadi bukti dalam administrasi.
Surat menjadi penting karena merupakan bukti tertulis yang dapat digunakan.

3. Pedoman Kerja
Manfaat dari surat resmi yaitu sebagai pedoman kerja. Dalam perusahaam pedoman kerja mengacu pada surat
yang telah disepakati oleh pihak yang bersangkutan, seperti surat kontrak kerja. Dengan surat tersebut, hal – hal
yang bersangkutan tentang pedoman kerja tertulis didalamnya.

4. Wakil Penulis
Salah satu cara seseorang menyampaikan informasi kepada orang lain atau instansi yaitu melalui surat, hal ini di
gunakan ketika seorang pengirim tidak bisa menyampaikan langsung kepada yang dituju, Surat menjadi wakil dari
penulis itu sendiri.

5. Sebagai keterangan
Fungsi ini biasanya digunakan untuk menjelaskan keadaan atau keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat
keterangan lulus, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan izin pendirian bangunan. Bahwasanya surat
tersebut menjelaskan pengirim merupakan orang yang telah lulus, tidak mampu maupun orang yang telah izin
melakukan pendirian bangunan.

6. Sebagai jaminan
Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan.
Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya

Bagian- Bagian Surat Resmi

Nah, ini yang membedakan surat resmi denga yang lainnya. Surat resmi lebih tersruktur dan terdapat ketentuan-
ketentuan dalam penulisan. Salah satunya yaitu bagian- bagian surat. Bagian surat adalah komponen yang harus
terpenuhi dalam surat resmi. Adapun bagian – bagian surat resmi ialah :
 Kepala atau kop surat
Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan karena kop surat merupakan identitas lembaga
organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
b. Nama Instansi
c. Alamat Instansi
d. Nomor telepon, faximile atau email.
Pemberian kop surat bukan tanpa tujuan. Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang
kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
b. Untuk memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan
c. Sebagai Alat promosi.

 Nomor surat
Dalam surat resmi pasti kalian temui nomor surat. Penulisan nomor surat sebenarnya tidak ada ketentuan. Namun
biasanya ditulis menggunakan kode supaya tidak terlalu panjang dan memudahkan bagi penerima.

Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat. Sering kita jumpai nomor
surat dengan angka romawi, namun tidak masalah jika penulisan nomor menggunakan angka arab atau yang lainnya,
tergantung kebujakan dari instansi tersebut. Letak Nomor biasanya ditulis setelah kop surat disebelah kiri.
Kemudian disusul oleh Lampiran dan perihal.

 Tanggal penulisan surat

Pernah kalian mendapatkan undangan tapi sudah tidak update lagi? Penulisan tanggal ini bertujuan supaya penerima
dapat mengetahui kapan surat ini dibuat serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karena itu tanggal
penulisan merupakan komponen yang penting dalam surat resmi.
 Lampiran yang disertakan

Lampiran berfungsi untuk menunjukkan bahwa terdapat dokumen yang disertakan pada surat tersebut

Contoh

No :–
Lamp : 5 Lembar
Perihal :–

Hal tersebut menunjukkan bahwa surat tersebut menyertak 5 lembar dokemn didalamnya.

 Perihal
Perihal berfungsi untuk menunjukkan kepada penerima mengenai pokok isi surat, dengan begitu penerima segera
mengetahui tujuan surat tersebut.

 Alamat tujuan
Hal yang paling penting dalam penulisan surat adalah kepada siapa surat tersebut ditujukan. Oleh karena itu alamat
surat menjadi hal yang penting dan tidak boleh terlupakan.

Penulisan alamat dapat ditulis sebanyak dua kali, alamat pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat
itu sendiri. Namun alamat yang disertakan diamplop harus alamat lengkap. Hal ini mengantisipasi kesalahan ketika
pengiriman.

Sementara pada isi surat alamat tidak harus lengkap karena sudah ditulis dalam amplop.

1. Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, karena mengandung kemubadziran.

2. Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk memberi penghormatan
kepada penerima surat. Seperti atasan, relasi kerja atau teman.
3. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya berlaku pada nama orang, dan tidak digunakan pada nama
instansi maupun jabatan tertentu.
Contoh:

Yth. Manajer PT Ulul Albab

Jalan Gajayana , Lowokwaru
Kota Malang
Yth. Ibu H. Siti Romlah, S.H.
Kepala Yayasan Pondok Pesantren Putri Aisyiah
Jalan Raya Caruban – Ngawi KM 2

Kota Ngawi

1. Penggunakan titik hanya digunakan setelah singkatan. Tidak perlu disetiap akhir baris.
2. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat
tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
 Salam Pembuka
Dalam penulisan surat resmi , salam pembuka adalah salah satu komponen yang harus ada. Tujuan salam pembuka
adalah membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Namun dalam keadaan tertentu tidak menggunakan salam
pembuka, seperti surat – surat yang berisi berita.

 Isi Surat
Isi surat adalah komponen utama dari surat itu sendiri, dimana pokok – pokok yang dibahas tertuang dalam isi surat.
Dalam isi surat terdapat bagian bagian seperti pada karangan lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti dan bagian
penutup.

1. Pembuka
Dalam isi surat, bagian pembuka bertujuan untuk pengantar pembaca sebelum mengetahui inti surat.
Dalam pembuka juga berisi tentang inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima yang dimaksud.
2. Inti
Komponen pokok isi surat terdapat pada inti isi surat. Bagian tersebut berisi bagian utama yang ingin
disampaikan kepada pengirim..
3. Penutup
Bagian penutup berisi penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian
penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Penulisan
penutup hendaknya singkat, tegas.
 Salam Penutup
Salam penutup berisi kata- kata penutup yang biasa digunakan untuk menambah kesantunan dalam
berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib
menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
 Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Pasti kalian sering membubuhkan tanda tangan dalam hal tertentu, seperti absensi atau yang lainnya.. Begitu juga
pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama
penanggung jawab adalah penanda bahwa nama tersebut yang bertanggung jawab atas isi surat dan dikuatkan
dengan tanda tangan. penanda tangannya adalah nama orang yang tercantum dalam surat tersebut.

 Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut
Contoh Surat Resmi Perusahaan

ULUL ALBAB
Perumahan Singaraja Pemai Blok M. No. 01 Jl. Raya Sukarno Hatta Km. 2 Ngawi 67285
Telp 022 332766 Fax 022 332766 Mobile : 085649235455
Website: www.ululalbab.com Email : ululalbab@gmail.com

Nomor : 023/UR/VI/2017
Hal : Undangan Rapat
Lampiran :

Yth
Bapak Bagas Prasetya
Manajer Marketing
PT ULUL ALBAB
Di tempat

Dengan Hormat

Sehubungan dengan akan diadakannya acara peresmian perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh
Manajer PT ULUL ALBAB untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :

Hari /Tanggal : Kamis, 25 Februari 2017

Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Pertemuaan

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara tersebut maka dimohon kehadirannya tepat
pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Ngawi, 21 Februari 2017

Hormat Kami
Manajer Jaringan Kerja
PT ULUL ALBAB

Ali Ardiansyah
Contoh Surat Resmi Permohonan
Selanjutnya contoh surat resmi permohonan dari salah satu rumah sakit khusus ginjal Rasyida:
Contoh Surat Resmi Sekolah
Instansi sekolah memang sering sekali membuat surat resmi berbagai jenis. Buat kamu yang mungkin baru pertama
bekerja di TU, berikut ini contoh surat resmi sekolah yang menggunakan kop surat dinas pendidikan:

PEMERINTAHAN PROPINSI JAWA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) NEGERI 017
Jl. Raya MT Haryono Kota Malang
Telp (021) 552-23156 Email : smpn017malang@gmail.com

Nomor : 02/SMAN017/X/2017
Lampiran : –
Perihal : Reuni Akbar XII SMAN 017

Yth.
Alumni angkatan 2010-2017
SMA Negeri 017
Malang

Salam Sejahtera

Dalam rangka memperingati ulangtahun SMA Negeri 017 Malang ke -12 , kami selaku pengurus OSIS akan
mengagendakan acara “Reuni Akbar XII”. Oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada

Hari/tanggal : Senin, 15 Desember 2017

Waktu : 08.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula Serba Guna SMA Negeri 017

Mengingat pentingnya acara tersebut, diharapkan kehadirannya tepat pada waktunya. Demikian udangan ini,
atas partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.

Mengetahui :

Kepala Sekolah SMA Negeri 017 Malang Ketua Osis SMA Negeri 01 Malang

Adi Slamet
NIP : 122296119946729 Hendri Mahesa
Contoh Surat Resmi Dinas
Berikut ini adalah contoh surat resmi dari dinas kesehatan kabupaten Ciamis:

PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS BAREGBEG
Jalan Raya Baregbeg No. 291 Tlp. (0265) 774772 E- Mail : puskesmasbaregbeg@yahoo.co.id
CIAMIS
Kode Pos 46274

Baregbeg, 18 Februari 2016

Kepada

Nomor : 443.32 / / PKM/2016 Yth. Kepala Desa

Sipat : Biasa Se – Kecamatan Baregbeg
Lampiran : 1 Lembar di –
Perihal : Pelatihan Kader dalam Rangka TEMPAT
PIN Polio Tahun 2016

Disampaikan dengan hormat, menindak lanjuti Pertemuan Koordinasi tingkat Kecamatan dalam rangka PIN
Polio Tahun 2016 pada tanggal 17 Februari 2016 perihal Pelaksanaan PIN Polio yang akan dilaksanakan pada
tanggal 8 Maret 2016, perlu dilaksanakan tahapan persiapan lanjutan.

Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk dapat mengirimkan Kader untuk mengikuti kegiatan
Pelatihan Tata laksana Pemberian Vaksin. (tempat dan jadwal terlampir)

Beberapa hal teknis berkaitan dengan kegiatan Pelatihan Kader dalam rangka Pelaksanaan PIN Polio Tahun
2016 sebagai berikut :

1. Kegiatan Pelatihan Kader ini memberikan teknik pemberian Vaksin Polio dan teknis pencatatan dan
pelaporan.
2. Kepala Desa menugaskan peserta pelatihan sebanyak 5 orang dari tiap – tiap Posyandu.
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
 Kepala UPTD Kesehatan Puskesmas Baregbeg

Mimin Sutisna D, S. Kep. Ners

Penata Tk.I
NIP. 19700105 199103 1 007

Tembusan :
Yth. Camat Kecamatan Baregbeg
Contoh Surat Resmi Osis
Contoh Surat Resmi Panggilan Kerja
Setelah calan karyawan baru lolos seleksi administrasi, biasanya pihak perusahaan akan melayangkan surat
panggilan kerja kepada calon karyawan. Surat panggilan resmi juga merupakan salah satu contoh surat resmi.

SURAT PANGGILAN SELEKSI KERJA

Jln. Raya Kalimalang, Perkantoran Grand Kalimalang No.99
Tambun Selatan, Bekasi Timur – Jawa Barat.
No Telp: (021) 8265 2708

Nomor : 020/HRD/DN12/TBP/2017 MEI. 2017

Lamp : XXI
Hal : Panggilan Seleksi Kerja
Kepada Yth,
Peserta seleksi Kerja
Perusahaan PT.Honda Lock Indonesia .Penempatan untuk di kawasan MM2100 Jatiwangi,Cikarang barat
Sebagai “OPERATOR PRODUKSI”
Di Tempat.

Berdasarkan hasil evaluasi tim seleksi terhadap data formulir pendaftaran online yang di terima, dengan ini di
sampaikan bahwa data yang Saudara isi/kirimkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Karenanya, Saudara dapat
mengikuti tes seleksi calon Karyawan.

Tempat Tes seleksi calon Karyawan/i Perusahaan Automotive sebagai “OPERATOR PRODUKSI” akan
dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Rabu 10 Mei 2017
Pukul : 08.00 Wib – 12.00 Wib.
Tempat : Employment Training Istitue
Alamat : Jln. Raya Kalimalang – Perkantoran Grand Kalimalang No.99 Bekasi Timur.
Kira – Kira 100m dari PT. Suzuki Indomobil depan hotel “WIN GRAND HOTEL”
“Dari Terminal bekasi/Tol Timur bekasi naik angkutan umum No.39 turun tepat di depan “WIN GRAND
HOTEL” samping pabrik PT. Suzuki Indomobil.”
Beat Resoge :HRD.Develoment Bpk HAFIZ LUBIS.S.I.KOM
Untuk dapat mengikuti seleksi ini Saudara/i diwajibkan membawa :

1. Surat Panggilan Tes yang sudah di kirim via E-mail ke masing-masing peserta (Surat Mohon di Print). dan
lampirkan bersama CV lamaran.
2. KTP / SIM / Kartu Pelajar (Kartu Indentitas Diri) asli.
3. Alat Tulis (Pensil 2B, ballpoint, dan penghapus) dan Pakaian Putih – Hitam.
4. Semua proses seleksi penempatan masuk kerja di Perusahaan sebagai “OPERATOR PRODUKSI” di
laksanakan di kantor penyeleksian (Lembaga Pelatihan Kerja Resmi) sesusai prosedur masuk kerja yang
telah di tetapkan.
Demikian kami sampaikan, untuk menjadi perhatian.

Isi Data Anda.

Nama :
TTL :
Pendidikan :
No. HP :
Alamat :

NB: BUKAN YAYASAN ATAU

OUTSORCING