BAB III

PEMBAHASAN

A.LANDASAN TEORI

Pengertian Surat – Fungsi, Jenis, Macam-Macam, dan Bagian-Bagian Surat Lengkap

Penjelasannya

A.Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara
tertulis oleh pihak satu ke pihak lain yang bertujuan untuk memberitahu pesan dari pengirim.
Informasi yang disampaikan berupa pemberitahuan, perintah, pernyataan, permintaan atau
sebuah laporan. Tidak hanya berisi pesan, surat juga dilengkapi dengan data pendukung seperti
waktu, tem pat dan tanda tangan. Surat menyurat merupakan kegiatan berbahasa yang dilakukan
dalam komunikasi tertulis.

Ada juga beberapa ahli yang mengeluarkan pendapatnya mengenai definisi Surat. Berikut ini
beberapa pengertian Surat menurut ahli.

Menurut Agus Sugiarto (2005:2), pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain yang memiliki persyaratan
khusus baik penggunaan kertas, bentuk atau model, penggunaan notasi dan kode, bahasa yang
khas dan pemberian tanda tangan.
Menurut Pratama (1997:1), pengertian surat adalah alat atau sarana yang berfungsi mengambil
informasi dan pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain, baik dilakukan atas nama
sendiri atau suatu instansi perubahan atau sebuah organisasi.
Menurut Yose Rizal (2003:2), pengertian surat adalah alat untuk menyampaikan maksud secara
tertulis sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.
Menurut YS. Mario (2000:15), pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis sebagai sarana
yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke
pihak lain.
B. Fungsi Surat
Meskipun saat ini sudah banyak peralatan canggih yang digunakan untuk berkomunikasi
seperti melalui telepon dan media komunikasi lainnya, nyatanya surat masih memiliki peran
yang penting dalam dunia komunikasi. Karena melalui surat seseorang dapat lebih bebas
menyampaikan informasi karena tidak dibatasi oleh waktu atau panjang pendeknya informasi
yang disampaikan. Selain itu melalui surat informasi yang bersifat rahasia keamanannya akan
selalu terjamin. Berikut ini beberapa fungsi surat secara umum.

 Surat sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi seperti permohonan,

pemberitahuan, laporan, pernyataan dan lainnya.
  Surat sebagai alat yang mewakili pribadi untuk menyampaikan pesan, informasi atau misi
yang ingin disampaikan oleh penerima.
 Surat sebagai catatan dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan.
 Surat sebagai bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum.
 Surat sebagai catatan dokumentasi untuk kebutuhan kegiatan
Jenis Jenis Surat
Berdasarkan penggunaan surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat pribadi dan surat resmi.
Berikut penjelasannya.

Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan individu atau pribadi yang
hanya bertujuan hanya untuk seseorang saja. Surat pribadi tidak menggunakan kop surat, nomor
surat, salam pembuka maupun penutup. Surat pribadi memiliki bahasa bebas, sesuai dengan
keinginan dari penulis dengan format tulisan yang bebas.

Meskipun tidak temasuk jenis surat resmi, surat pribadi tetap harus memperhatikan etika dan
sopan santun bahasa. Contoh surat pribadi seperti surat cinta dari kekasih, surat undangan
ulangtahun, surat izin dari orangtua ke sekolah dan lainnya.

Ciri-Ciri Surat Pribadi

 Tidak memiliki kop surat
 Tidak memiliki nomor surat
 Format surat lebih bebas
 Memiliki salam pembuka dan penutup yang bervariasi
 Menggunakan bahasa yang tidak formal.
Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kebutuhan resmi, baik surat perseorangan,
instansi atau organisasai. Contoh surat resmi seperti surat edaran, surat pemberitahuan atau surat
edaran.

Ciri-Ciri Surat Resmi

 Jika dikeluarkan oleh organisasi maka menggunakan kop surat.
 Memiliki nomor surat, lampiran dan perihal.
 Menggunakan kalimat salam pembuka dan penutup resmi.
 Menggunakan gaya bahasa resmi.
 Terdapat capt atau stempel lembaga.
 Memiliki aturan format baku.
Macam-Macam Surat
Berdasarkan isi, bentuk dan bahasa, surat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu surat niaga, surat
pribadi dan surat dinas. Berikut penjelasannya.

Surat Pribadi
Seperti penjelasan diatas, surat pribadi merupakan surat yang hanya digunakan untuk kebutuhan
pribadi seperti hanya untuk berhubungan dengan teman atau keluarga. Saat ini, jenis surat
pribadi sudah sangat jarang ditemui karena penggunanya sudah beralih menggunakan media
sosial media melalui smartphone.

Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang digunakan oleh perorangan atau badan usaha yang memiliki
aktivitas niaga. Contohnya seperti surat niaga, surat jasa atau surat usaha perdagangan. Surat
niaga berperan penting untuk menjalin hubungan dengan pihak luar. Surat niaga dibagi menjadi
2 macam, yaitu surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Berikut ini beberapa contoh surat niaga, antara lain:

 Surat pengaduan
 Surat penawaran
 Surat pembayaran barang
 Surat pesanan
 Surat pengiriman
 Surat penagihan
Surat Dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan tugas atau kegiatan dinas
instansi yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam pengelolaan administrasi.
Surat dinas berfungsi sebagai dokumen dan bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai alat
pengingat, arsip, pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan, instruksi maupun sebagai bukti
sejarah instansi terkait.

Berikut ini ciri-ciri surat dinas, yaitu:

 Memiliki kop surat dari lembaga atau instansi

 Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal
 Terdapat salam pembuka dan penutup yang bersifat baku
 Menggunakan bahasa baku
 Menggunakan stempel atau cap dari instansi
 Menggunakan format tertentu
Bagian-Bagian Surat Resmi
Berikut ini beberapa bagian-bagian surat resmi dan penjelasannya, antara lain:

Kepala surat / Kop Surat

Kepala surat (Kop Surat) adalah bagian paling atas pada surat resmi yang berisi informasi
tentang nama instansi, logo, identitas dan alamat instansi pengirim surat. Kop surat juga
berfungsi sebagai media promosi dari lembaga atau organisasi dari pengirim surat.

Tempat Tanggal Surat

Tempat Tanggal Surat bertujuan memberikan informasi tentang kapan dan dari mana surat
tersebut dikirimkan. Namun, terkadang pemberian tempat dan tanggal surat tidak dicantumkan
kembali jika sudah tertulis di bagian kop surat.
Penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia menggunakan format kabupaten/kota diikuti
dengan tanggal, lalu bulan dan tahun. Untuk tanggal surat ditulis sesuai dengan pada saat surat
dikirim.

Nomor Surat
Pemberian nomor surat pada surat resmi harus dicantumkan khususnya dilakukan pada surat
yang dikirim oleh lembaga, instansi perusahan atau organisasi yang telah resmi terdaftar.

Penggunaan nomor surat meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan
tahun penulisan surat. Penomoran surat berfungsi untuk memudahkan pengaturan penyimpanan
surat dan mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan oleh lembaga.

Lampiran
Lampiran merupakan sebuah penjelasan untuk memberikan informasi bahwa dalam surat
tersebut terdapat jumlah berkas atau dokumen lain yang disertakan. Namun, jika dalam surat
tersebut tidak terdapat tambahan berkas atau dokumen, maka bagian lampiran tidak diadakan.

Hal/Perihal
Hal atau perihal berfungsi sebagai petunjuk tentang kepentingan dan isi pokok surat.
Penulisannya tidak menggunakan huruf kapital seluruhnya, tapi hanya pada huruf awalnya saja
dan diakhir kalimat tidak perlu diberi tanda titik.

Alamat Tujuan
Alamat surat terbagi menjadi 2 jenis, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar adalah
alamat yang ditulis di sampul surat yang harus ditulis dengan lengkap dan jelas. Sedangkan
alamat dalam merupakan alamat yang ditulis dibagian dalam surat yang berfungsi sebagai
pengontrol bagi penerima surat bahwa penerima surat sudah tepat.

Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai salam pembuka pembicaraan dalam surat dengan bahasa
santun dan umumnya berisi salam sapaan.

Isi Surat
Isi surat merupakan bagian penting dalam surat yang berisi apa saja yang ingin dimuat dan
disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Isi surat terdiri dari bagian pembuka, inti dan
penutup.

Salam penutup
Salam penutup berada di akhir surat yang digunakan sebagai ucapan salam dan menambah
kesantunan dalam berkirim surat.

Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Dibagian bawah surat harus ada nama pengirim dan tanda tangan pengirim yang juga berfungsi
sebagai orang yang bertanggung jawab atas pengiriman surat tersebut.

Tembusan
Tembusan diibuat ketika surat resmi perlu diketahui oleh pihak lain.