HAND OUT

MATERI ADMINISTRASI UMUM

Di susun oleh :
Inge ayu aprilia, SST. Par

SMKN 1 SURABAYA
Jl. SEMEA No. 14 Wonokromo
SURABAYA
Daftar hadir
 BAB 1
Dokumen
I. pengertian Dokumen

 Pengertian Dokumen Menurut Bentuk Fisiknya

Adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat.
Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi.
 pengertian dokumen menurut kamus kepegawaian

Adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Dan
segala benda yang mempunyai keterangan – keterangan terpilih untuk
dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.

 pengertian dokumen menurut kamus bahasa inggris webster

adalah sebagai suatu hal yang dapat membuktikan dengan keterangan
atau melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dan dokumen
melengkapi keabsahan dari keterangan seperti surat keterangan,
pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku
atau tesis.
 Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedi umum
Adalah dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan
rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan.

 Pengertian dokumen menurut Ensiklopedi administrasi

Adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai
alat guna mendukung suatu keterangan.
 II. Jenis – jenis Dokumen kantor
Dokumen ada banyak jenisnya. Jenis – jenis dokumen ini dapat
dibedakan berdasarkan beberapa hal, yakni dari kepentingan, fungsi dan
bentuk fisiknya. Berikut keterangannya.

Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga,
dokumen sejarah dan doumen pemerintah, yakni :

 Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.

Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
 Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa
surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh
dokumen niaga : cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill
of lading, saham, dan letter of credit.
 Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat
berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang
terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan,
autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
 Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi
ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian
kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan
Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan
perjanjian kerjasama antar Negara.

Jenis dokumen dari segi fungsi

Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen
statis.

 Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam

proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam,
yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
 Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam
proses pekerjaan kantor.
Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen
korporil, dan dokumen privat.

 Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar,
atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer
yakni : buku, majalah dan film.
 Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini
biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca,
pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
 Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini
disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contoh dokumen privat
adalah : surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.

III. Fungsi dokumen kantor dan kegunaanya

Fungsi dan kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :

 Alat komunikasi
 Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan
 Data pendukung apabila ada masalah
 Data pendukung untuk proses pengurusan kargo
 BAB II

I. Pengertian Surat
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari
satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
organisasi).
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

1. bentuk lurus penuh (full block style)

2. bentuk lurus (block style)
3. bentuk setengah lurus (semiblock style)
4. bentuk lekuk (indented style)
5. bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama
(versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian
bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a,
sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b.

2. JENIS – JENIS SURAT

 jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat
niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila
digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu
surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

 Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat
berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

 1. Tidak menggunakan kop surat

2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
 Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

 1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat

 Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan
huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan

 Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga
seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat
jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan
surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan
surat penagihan.

 Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja
dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
 1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

 Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang
ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran
pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan
tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki
bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang

1. BENTUK SURAT
 Bentuk Surat Ialah susunan letak bagian-bagian surat (lay out). Bagian-bagian surat
ini sangat penting peranannya sebagai bahan identifikasi atau petunjuk dalam
memproses surat itu sendiri. Tiap lembaga atau kantor tidak selalu sama dalam
memakai bentuk surat , tergantung lembaga atau kantor itu sendiri.

Secara singkat bentuk-bentuk surat tersebut adalah sebagai berikut:

Pola Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Pola Bentuk Lurus (Block Style)

Pola Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Pola Bentuk Lekuk (Idented Style )
Pola Bentuk Resmi (Official Style)
Pola Bentuk Paragraf Bergantung (Hanging Paragraph)
Pola Bentuk Resmi Gaya Baru
2. PENDISTRIBUSIAN SURAT
3. FORMULIR YANG DIGUNAKAN