Pengertian Dokumen Menurut Bentuk Fisiknya

Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat
bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat.
Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi. Dokumen
digunakan untuk mendukung keterangan akan suatu keadaan sehingga posisi keadaan
lebih meyakinkan. Keberadaan dokumen sangat penting karena terbatasnya
kemampuan manusia. Nilai dokumen dapat berarti sangat tinggi sesuai dengan
kepentingan informasi yang dibawanya. Salah satu bentuk dokumen yang sangat
penting adalah barang bukti kejahatan di pengadilan. Dokumen ini dapat membuat
seseorang bebas atau mendekam di penjara selama sisa hidupnya. Dokumen ini juga
secara tidak langsung turut menentukan lama hukuman yang bisa dijatuhkan pada
seseorang.

Dewasa ini kebutuhan akan dokumen semakin tinggi. Hal tersebut mendorong definisi
dokumen terus berkembang. Pengertian dokumen ternyata bisa bervariasi sesuai
bentuk fisiknya. Dokumen yang muncul karena dicetak, digambar, ditulis, ataupun
direkam disebut dokumen literer. Dokumen ini biasa Anda temui di perpustakaan dalam
bentuk majalah dan buku. Jenis yang kedua adalah dokumen korporil. Dokumen yang
satu ini berwujud objek bersejarah dan dikumpulkan di situs khusus seperti museum.
Contoh dokumen korporil adalah arca dan benda peninggalan sejarah lainnya. Jenis
dokumen berikutnya yaitu dokumen privat. Dokumen privat berupa arsip atau surat
selayaknya dokumen. Jenis dokumen ini disimpan dalam sistem kearsipan tersendiri.
Sistem kearsipan tersebut akan membantu mengorganisir banyaknya dokumen yang
disimpan. Sehingga selanjutnya, pengguna dapat dengan mudah mencari dokumen
yang dibutuhkan. Sistem kearsipan digital kini sudah sangat masif digunakan di
berbagai bidang. Sistem digital untuk mengatur dokumen sangat berguna karena mudah
digunakan,efisien, serta hemat tempat.

Penjelasan di atas telah menghantarkan pengertian dokumen yang pastinya cukup

menarik untuk diketahui. Harapannya kini Anda dapat mengklasifikasi berbagai
dokumen sesuai ruang lingkup dan kebutuhannya. Dalam menyimpan berbagai
dokumen tersebut dibutuhkan suatu sistem yang terpadu dan aman. Hal tersebut untuk
menjaga kerapian dan kerahasiaan informasi dari dokumen tersebut agar tidak
menyebar.

Agar lebih jelas, berikut ini terdapat beberapa pengertian dokumen yang bisa dijadikan
rujukan.

Pengertian Dokumen menurut Kamus Kepegawaian

Dokumen menurut Kamus Kepegawaian, diartikan sebagai, semua catatan tertulis, baik
tercetak maupun tidak tercetak. Dan segala benda yang mempunyai keterangan –
keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.

Pengertian dokumen menurut kamus bahasa Inggris Webster

Kamus bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai suatu hal yang dapat
membuktikan dengan keterangan atau melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dan
dokumen melengkapi keabsahan dari keterangan seperti surat keterangan, pernyataan,
lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedi umum
Menurut ensiklopedi umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan
rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan.

Pengertian dokumen menurut Ensiklopedi administrasi

Pengertian dokumen menurut ensiklopedi administrasi adalah warkat asli yang
digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu
keterangan.

Jenis – jenis Dokumen

Dokumen ada banyak jenisnya. Jenis – jenis dokumen ini dapat dibedakan berdasarkan
beberapa hal, yakni dari kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya. Berikut
keterangannya.

Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga,
dokumen sejarah dan doumen pemerintah, yakni :

 Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.

Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
 Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa
surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh
dokumen niaga : cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill
of lading, saham, dan letter of credit.
 Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat
berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang
terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan,
autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
 Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi
ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian
kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan
Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan
perjanjian kerjasama antar Negara.

Jenis dokumen dari segi fungsi

Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen
statis.

 Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam

proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam,
yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
 Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam
proses pekerjaan kantor.
Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen
korporil, dan dokumen privat.

 Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar,
atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer
yakni : buku, majalah dan film.
 Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini
biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca,
pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
 Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini
disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contoh dokumen privat
adalah : surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.

Fungsi dan Kegunaan Dokumen

Fungsi dan kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :

 Alat komunikasi
 Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan
 Data pendukung apabila ada masalah
 Data pendukung untuk proses pengurusan kargo

Dalam dunia penerbangan secara khusus bisnis kargo kelengkapan dan penataan
dokumen sangat penting, termasuk didalamnya pelayanan handling yang dilakukan oleh
warehouse operator, dan oleh karena itu dokumen yang telah selesai dikerjakan harus
tertata (file) dengan rapi dan benar.

C. Ruang Lingkup Dokumentasi

1. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan

mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut
sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari,
mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun
berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan
warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem
tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.