MEDIA MENGAJAR

Dasar-Dasar Manajemen
Perkantoran dan
Layanan Bisnis
Volume 2

UNTUK SMK/MAK KELAS X

BAB Dokumen Berbasis Digital
1
Sumber: shutterstock.com
 A. Konsep Dokumen dan Prosedur Pengelolaannya
1. Pengertian Dokumen

Dokumen dikenal sebagai surat, baik tertulis

maupun tercetak, yang berfungsi sebagai
bukti ketika memberikan keterangan. Pada
umumnya, keterangan yang termuat dalam
dokumen bersifat penting sehingga perlu
Sumber: Pixabay.com

diolah dan ditangani dengan baik agar bisa

dimanfaatkan secara maksimal.
2. Jenis-Jenis Dokumen
a. Dokumen berdasarkan kepentingannya

Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen

pribadi niaga sejarah pemerintah
b. Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Dokumen Literer Dokumen korporil Dokumen privat

c. Dokumen berdasarkan dokumentasinya

Dokumen Berdasarkan Dokumentasinya

Dokumen primer Dokumen sekunder Dokumen tersier

d. Dokumen berdasarkan sifatnya

Dokumen tekstual

Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Dokumen nontekstual
e. Dokumen berdasarkan pengelolaannya

Dokumen Berdasarkan Pengelolaannya

Dokumen konvensional Dokumen elektronik

Resep dokter yang
ditulis
menggunakan
media kertas
merupakan
dokumen
konvensional
karena masih
dibuat secara
manual.

Sumber: shutterstock.com
3. Fungsi Dokumen

Adanya dokumen berfungsi memberikan keterangan

tambahan atau penguatan suatu pernyataan sehingga
hal yang disampaikan dapat dianggap valid. Artinya,
dokumen juga memberikan kemudahan.
Sumber: pixabay.com
Beberapa fungsi dokumen

Alat bukti resmi tentang suatu keterangan

Alat komunikasi antara pengirim dan penerima dokumen

Penjamin kebutuhan terkait informasi yang dibutuhkan oleh suatu pihak

Mendukung proses pelaksanaan kegiatan

Alternatif dalam menyimpan informasi sehingga keasliannya terjaga

4. Dokumentasi

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),

dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan,
pengolahan, dan penyimpanan informasi
dalam bidang pengetahuan. Secara ringkas,
dokumentasi adalah kegiatan atau proses
menyediakan berbagai dokumen dengan
memanfaatkan bukti yang akurat.
Sumber: canva.com
 Ruang Lingkup Dokumentasi

Dokumen Literer Dokumen korporil Dokumen privat

5. Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan dokumen merupakan upaya yang

dilakukan untuk melestarikan keberadaan
dokumen sehingga dapat memenuhi kebutuhan
informasi seseorang atau sekelompok orang. Hal
tersebut terkait dengan bagaimana suatu
manajemen pengelolaan mampu menjaga
dokumen agar selalu dapat digunakan.

Sumber: canva.com
a. Metode sentralisasi
Metode sentralisasi dilakukan dengan memusatkan pengelolaan dokumen
pada satu unit khusus yang biasa disebut dengan kearsipan.

b. Metode desentralisasi
Metode desentralisasi diterapkan dengan memberi wewenang dan tanggung
jawab kepada setiap unit dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk
mengelola dokumennya masing-masing.

c. Metode gabungan
Metode ini gabungan dari metode sentralisasi dan desentralisasi. Metode
gabungan biasanya digunakan oleh organisasi/perusahaan besar yang
menghasilkan dan menerima banyak dokumen.
 B. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Dokumen
1. Peralatan Pengelolaan Dokumen
a. Filling cabinet

Filling cabinet adalah lemari penyimpanan

arsip aktif yang terdiri atas satu sampai
enam laci, tetapi yang umum digunakan
adalah filling cabinet dengan 3 dan 5 laci.
Kelebihan dari barang ini adalah dapat
menyimpan hingga ribuan lembar arsip
Sumber: Pixabay.com

ukuran kertas A4 yang disusun tegak lurus

dan berderet ke belakang.
Perlu diperhatikan, bahwa sebelum disimpan di
filling cabinet, dokumen harus dimasukkan ke
hanging folder dan diberikan guide sebagai
penanda atau pemisah. Agar arsip atau
dokumen tidak rusak, sebaiknya isi laci tidak
terlalu penuh sehingga tetap ada ruang untuk
memudahkan dalam mengambil dokumen.
Sumber: shutterstock.com

Filling cabinet dengan tiga

laci yang umum digunakan di
perusahaan kecil.
b. Rotary filling system (alat penyimpanan berputar)

Rotary filling system merupakan salah satu

jenis tempat penyimpanan arsip aktif yang
terbuat dari logam atau besi dan banyak
digunakan di perkantoran. Alat ini dapat
digerakkan secara memutar sehingga
memudahkan karyawan/pekerja ketika
menempatkan atau mencari dokumen.

Sumber: canva.com
c. Lemari arsip

Lemari arsip adalah tempat

penyimpanan dokumen yang
terdiri dari kayu atau besi.
Penataan arsip dilakukan
dengan menggunakan ordner
secara lateral.

Sumber: shutterstock.com

Lemari arsip dengan pintu kaca biasanya lebih

banyak digunakan di perkantoran karena lebih
memudahkan ketika akan mencari dokumen.
d. Rak arsip

Rak arsip adalah

lemari tanpa
pintu yang
terbuat dari kayu
atau besi,
digunakan untuk
menyimpan
dokumen.

Sumber: shutterstock.com
e. Tickler file

Tickler file adalah kotak

yang terbuat dari kayu
atau besi yang berfungsi
menyimpan dokumen atau
arsip berukuran kecil,
seperti kartu-kartu terkait
penagihan atau jatuh
tempo, kartu nama, atau
perpustakaan.

Sumber: shutterstock.com
f. Cardex (card index cabinet)

Cardex adalah tempat

penyimpanan dari bahan besi
yang terdiri atas banyak laci
untuk menyimpan kartu indeks.
Di dalamnya, terdapat semacam
kantung plastik yang digunakan
untuk menata kartu indeks.

Sumber: shutterstock.com

Cardex yang digunakan untuk menyimpan

kartu indeks.
g. Laci kartu

Laci kartu adalah tempat

penyimpanan dari kayu yang
terdiri atas laci-laci kecil untuk
menyimpan dokumen berupa
kartu yang disusun secara
vertikal. Jumlah laci disesuaikan
dengan kebutuhan atau
banyaknya kartu yang akan
disimpan.

Sumber: pixabay.com
h. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpanan khusus

merupakan media yang hanya
digunakan untuk menyimpan
dokumen noncetak, seperti
gambar, video, rekaman suara, file
surat, dan sebagainya. Media yang
digunakan bisa berupa CD/DVD,
flashdisk, dan sejenisnya.

Sumber: shutterstock.com
 i. Alat sortir

Alat sortir digunakan untuk memisahkan

surat/warkat yang diterima, serta akan
diproses, dikirim, dan disimpan. Dalam
praktiknya, media pelengkap yang digunakan
untuk menyortir dokumen adalah baki surat
dan tray. Selanjutnya, baki surat dan tray
disusun di alat sortir berupa rak kotak
Sumber: canva.com

bertingkat yang terbuat dari besi atau plastik.

j. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk

menyatukan lembaran dokumen menjadi satu
bundel sehingga tidak tercecer atau tetap
lengkap. Berdasarkan ukuran dan
kemampuannya, stapler terdiri atas tiga
macam, yaitu stapler kecil, stapler sedang, dan
stapler besar.
Sumber: canva.com
k. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi lembar

dokumen yang terbuat dari logam. Terdapat tiga jenis
perforator, yaitu perforator dengan satu pelubang yang
digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama, dan plastik; perforator dengan dua pelubang
untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam
snelhecter atau ordner, serta perforator dengan lima
pelubang yang digunakan untuk melubangi dokumen
Sumber: pixabay.com

sebelum dimasukkan ke binder ring.

l. Numerator

Numerator adalah alat yang berfungsi

membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Berdasarkan ukuran dan digit angkanya, terdapat
dua jenis numerator, yaitu numerator kecil yang
terdiri atas 4-6 digit dan numerator besar yang
terdiri lebih dari 6 digit. Dalam praktiknya,
numerator digerakkan menggunakan tangan,

Sumber: canva.com
tetapi cara kerjanya bersifat mekanis.
m. Komputer
Komputer merupakan sarana
yang digunakan untuk memproses
penyimpanan dokumen secara
digital. Penyimpanan dokumen
menggunakan komputer memiliki
berbagai kelebihan antara lain
tidak memakan tempat,
kerahasiaan terjaga, dan
dokumen mudah
dicari/ditemukan ketika
dibutuhkan.

Sumber: Pixabay.com
2. Perlengkapan Pengelolaan Dokumen
a. Map arsip

Map arsip adalah perlengkapan untuk

menyimpan dokumen yang sudah
dispesifikan berdasarkan berbagai hal,
seperti dokumen untuk rapat, dokumen
berisi laporan, dan lain-lain. Map arsip
terbuat dari kertas karton atau plastik yang
bentuknya menyerupai sampul buku.

Sumber: canva.com
 Jenis-Jenis Map

Stopmap folio Map snelhecter Hanging folder

b. Guide

Guide adalah lembaran kertas

tebaldengan berbagai warna yang
berfungsi sebagai penunjuk atau
sekat dalam penyimpanan arsip.
Guide dibuat dengan warna
mencolok/terang agar lebih
mudah diingat.

Sumber: Pixabay.com
c. Ordner

Ordner adalah sejenis map yang

terbuat dari kertas karton tebal
atau plastik dengan berbagai
warna. Ordner merupakan
perlengkapan yang sebaiknya
digunakan jika menyimpan
dokumen kertas. Ordner aman
disusun secara vertikal.

Sumber: shutterstock.com
d. Label
Label adalah perlengkapan yang digunakan untuk memberi identitas pada
map/folder sehingga biasanya ditempel di bagian tab.

e. Lempar disposisi

Lembar disposisi merupakan perlengkapan berbentuk lembaran yang

digunakan untuk mencatat instruksi dari pimpinan terkait tindak lanjut dari
surat/dokumen yang diterima dari pihak lain.
f. Buku eskspedisi

Buku ekspedisi adalah formulir/buku yang digunakan untuk mencatat

dokumen yang diserahkan kepada pihak lain.

g. Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku agenda surat masuk dan keluar adalah buku yang digunakan untuk
mencatat dokumen yang masuk dan keluar.
 C. Kriteria Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Dokumen

Pengelolaan dokumen merupakan aktivitas

yang harus dilakukan dengan memperhatikan
pedoman atau sistem yang telah ditetapkan.
Tujuannya menjaga dokumen agar tetap bisa
digunakan ketika dibutuhkan. Seluruh aspek
Sumber: canva.com

yang termasuk dalam proses pengelolaan

dokumen harus dipilih sesuai dengan standar.
 Pemilihan
peralatan dan
perlengkapan
penyimpanan
dokumen harus
memperhatikan
luas ruangan.

Sumber: shutterstock.com
Kriteria pemilihan peralatan dan perlengkapan penyimpanan dokumen

1. Sesuaikan peralatan dengan bentuk dan ukuran fisik

dokumen.

2. Memperhatikan sifat dokumen yang disimpan

sehingga keamanan informasinya terjamin.

3. Perhatikan pertumbuhan atau perkembangan

dokumen.

4. Pastikan peralatan yang dipilih memberikan

kemudahan.
Sumber: pixabay.com
 5. Pertimbangkan besar ruangan yang disediakan
untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasannya.

6. Pertimbangkan skala organisasi, apakah besar atau

kecil.

7. Pertimbangkan biaya yang tersedia.

8. Perhatikan tingkat perlindungannya terhadap

dokumen.

Sumber: pixabay.com
 D. Prosedur Penyimpanan Dokumen Berbasis Digital

Pengelolaan atau pemeliharaan dokumen di suatu

perusahaan/organisasi merupakan kebutuhan yang
sangat penting karena berkaitan dengan kelangsungan
aktivitas dalam organisasi tersebut. Dokumen merupakan
salah satu elemen penting bagi organisasi sehingga perlu
Sumber: pixabay.com

dikelola dengan prosedur yang sesuai.

Pengelolaan dokumen yang sesuai dengan prosedur dapat meminimalkan terjadinya
hal buruk, seperti berikut.

Hilang atau rusaknya dokumen

Dokumen sulit ditemukan atau memerlukan waktu yang lama dalam

pencariannya

Keterbatasan ruang arsip

Ketergantungan kepada arsiparis

Pemborosan kertas dan peralatan arsip

 Penyimpanan dokumen dapat dilakukan secara
manual ataupun digital. Penyimpanan secara
manual dilakukan dengan mengumpulkan hard
copy (dokumen fisik), lalu mengelolanya sesuai
dengan prosedur. Sementara itu, penyimpanan
dokumen secara digital dilakukan dengan
menghimpun softcopy dokumen. Lalu,
menyimpannya dalam folder tertentu di
Sumber: canva.com

perangkat komputer.
1. Pembuatan Dokumen Digital

Dengan perkembangan teknologi yang

semakin pesat, pembuatan dokumen
pun turut terkena dampaknya. Hal
tersebut tercermin dari berubahnya
konsep pembuatan dokumen, dari
manual menjadi digital. Dokumen digital
adalah sebuah konsep pengumpulan,
penyimpanan, dan pengelolaan informasi
Sumber: Pixabay.com

dalam bentuk cetakan atau gambar

elektronik yang dapat digunakan sebagai
bukti atau keterangan.
Penyimpanan dokumen
berbasis digital juga harus
dikelompokkan sesuai
dengan jenisnya agar
mudah ditemukan ketika
dibutuhkan.

Sumber: shutterstock.com
Format dokumen yang dapat disimpan dalam
bentuk digital sepeti doc , pdf/a, xls, dan txt
(teks), serta jpeg, png, tiff, bmp, dan gif
(gambar). Format dokumen tersebut dapat
diperoleh melalui dua proses, yaitu
pemindaian dokumen (scan) dan mengubah
format penyimpanan (save as) atau
menggunakan program aplikasi bantu.

Sumber: canva.com
a. Pemindaian dokumen (scan)
Pemindaian dokumen (scan) dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi di
smartphone atau alat pemindai (scanner).

b. Mengubah format penyimpanan (save as)

Mengubah format penyimpanan (save as) atau menggunakan program aplikasi
bantu, seperti aplikasi convert word to pdf atau excel to pdf.
 Menghemat penggunaan ruang dan peralatan yang
biasanya digunakan untuk penyimpanan dokumen/data fisik

Mengefisiensikan biaya atau meminimalkan pengeluaran

Keuntungan Menghemat kertas, tinta, dan material lain yang biasanya

Menggunakan digunakan untuk membuat dokumen fisik sehingga ramah
Dokumen Digital lingkungan

Mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan dokumen

Memudahkan dalam pencarian dan pemulihan data

Kelemahan dari Penggunaan Membutuhkan kompetensi/kemampuan untuk bisa
Dokumen Digital mengaksesnya

Membutuhkan jaringan internet

Membutuhkan sistem keamanan mutakhir agar terhindar

dari pencurian atau peretasan data
 2. Penyimpanan Dokumen Berbasis Digital

Seiring dengan perkembangan teknologi,

penyimpanan dokumen mulai memanfaatkan
tekologi Document Imaging guna mendukung
terciptanya sistem kantor tanpa kertas
(paperless office/digital office), Pengarsipan
Elektonik (Electronic Filling System), ataupun
Sumber: Pixabay.com

Document Management System.

 Document Management System
memungkinkan pengguna untuk
mengklasifikasikan dan memberikan indeks
dokumen sesuai jenis dokumennya. Hal
tersebut akan memberikan kemudahan
ketika melakukan pencarian dokumen di
masa mendatang.
Sumber: Pixabay.com