Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya
di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon,
arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

Kelebihan sistem subjek

1. mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

2. dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Kelemahan sistem subjek

1. sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir

sama padahal berbeda satu sama lain.
2. kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

ALAT BANTU SISTEM SUBJEK

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem subjek adalah :

1. Filling Cabinet
Yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling
banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung
kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak
lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebaiknya arsip
yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50
 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi
dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan
untuk menyangkut hanging

folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang
paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.

2. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip.
b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di
belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika
penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.

3. Map Folder
Adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal atau plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya,
maka map ini funginya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab
 (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label
tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut

4. Kotak Sortir
Memiliki fungsi yaitu untuk memudahkan dalam menyotir arsip,
diperlukan alat sortir yang memadai yaitu 26 kotak yang disediakan.

5. Kartu Indeks
Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip atau warkat
yang disimpan ,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.
Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.