ASAS-ASAS KEARSIPAN

PENGERTIAN DAN ASAS

PENGELOLAAN ARSIP
Asas pengelolaan surat atau arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat
secara baku pada suatu instansi
1. Asas sentralisasi — bahwa semua surat masuk dan keluar melalui satu unit yang
terpusat
Ciri asas sentralisasi:
a. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan dan pengendalian dilaksanakan
oleh satu unit
b. Surat masuk di terima langsung di unit pengolah
2. Asas desentralisasi—penyimpanan arsip aktif di simpan oleh unit kerja masing-masing
Ciri-ciri asas desentralisasi
a. Penggolongan,pengarahan,pengendalian,surat dilaksanakan sepenuhnya oleh
unit pengelola
b. Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada setiap pengelolaan
c. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing
Keutungan asas sentralisasi
a. Adanya keseragaman sistem dan prosedur
b. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi
c. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali

Kelemahan asas sentralisasi

a. Keseragaman asas belum tentu cocok pada semua unit
b. Petugas bagian arsip blm tentu paham dengan permasalahan bagian unit kerja
c. Bagi organisasi yang bagian –bagiannya tidak dalam satu komplek, maka asas ini
kurang cocok
Keuntungan asas desentralisasi
a. Unit kerja dapat merapikan asas pengelolaan
b. Proses kerja lebih lancar
c. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat

Kelemahan asas desentralisasi

a. Kemungkinan terjadi ketidakseragaman asas dan prosedur
b. Kemungkinan banyak arsip yang sama di simpan di unit kerja
c. Kebijakan penyusutan arsip tidak diikuti
3. Kombinasi asas sentralisasi dan desentralisasi( asas gabungan)
Syarat asas gabungan
a. Lokasi penyimpnan arsip dapat dengan mudah oleh penguna
b. Pengelolaan arsip sepenuhnya diserahkan pada petugas tidak di benarkan
pengguna ikut campur
c. Adanya jaminan kearsipan