MAKALAH: SISTEM KEARSIPAN-MM

Senin, 27 Juli 2015

KEARSIPAN, SISTEM KEARSIPAN, PEMELIHARAAN ARSIP DAN
PENYUSUTAN ARSIP , KORESPONDENSI BESERTA CONTOHNYA

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ................................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah............................................................................................ 2
C. Tujuan ............................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN
A. Teori kearsipan................................................................................................ 5
B. Sistem Kearsipan............................................................................................ 6
C. Pemeliharaan Arsip......................................................................................... 9
D. Penyusutan Arsip............................................................................................ 10
E. Pengelolaan kearsipan....................................................................................
F. Korespondensi Kearsipan..............................................................................
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan....................................................................................................... 15
B. Saran................................................................................................................. 15
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1.    Surat – Surat masuk/keluar (5 sistem kearsipan) 1 surat saja
2.    Daftar Klasifikasi
3.    Buku Agenda

BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip
merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan.
Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap
arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip
perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya
komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini
sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat
merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis
mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada
pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau
memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan,
permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai
unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar
dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat
diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi
memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah
yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak
terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan
benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya
memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi
infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan Arsip ?
2.      Apa itu sistem kearsipan ?
3.      Bagaimana cara pemeliharaan Arsip ?
4.      Bagaimana penyusutan Arsip ?
5.      Bagaimana cara pengelolaan kearsipan ?
6.      Apa itu korespondensi dan bagaimana korespondensi kearsipan ?
C.    Tujuan
Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami tentang
kearsipan,sistem kearsipan,cara pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip

BAB II
PEMBAHASAN
A.    Teori Kearsipan
1.      Pengertian arsip dan kearsipan
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan
tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih
cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives
sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan
memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan
warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis
yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan
teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
a.       Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga
pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat
(finding).
b.      Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut
suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2.      Jenis – Jenis arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
a.       Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
1)      Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan
pegawai dan rekaman prestasi.
2)      Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian,
dan dan surat perintah bayar
3)      Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan dan daftar harga.
4)      Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan
transkip mahasiswa.
b.      Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya,
khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam
informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:
1)      Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
2)      Pita rekaman
3)      Mikrofilm
4)      . Disket
5)      Compact disk
6)      . Flast disk
c.       Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7
macam, yaitu:
1)      Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
2)      Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan,
prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
3)      . Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan,
surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4)      Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan
peristiwa
5)      Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
6)      Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7)      Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan
program pelajaran
d.      Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau
urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
1)      Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
2)      Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
3)      Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan,
buku kas dan daftar gaji
4)      Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
e.       Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1)      Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor
sehari-hari
2)      Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
F.       Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan
menjadi:
1)      Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
2)      Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga
pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
g.       Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat
dibedakan menjadi:
1)      Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda
tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2)      Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya
bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
3)      Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli,
tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
h.      Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau
legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
1)      Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan
fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik
dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
2)      Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta,
arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

B.     Sistem Kearsipan

1.       Pengertian sistem kearsipan
system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk
menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.
kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan
arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip
(pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling
mempunyai peranan yang sangat penting.

2.       Macam – macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya
sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1.      Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a.       Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b.      Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2.      Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip
oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1.      Alphabetical arrangement (susunan abjad)
a.      Subjet (pokok soal)
b.      Phonetic (suara)
2.      Numerical arrangement (susunan nomor)
a.      Serial (seri)
b.      Coded (kode)
3.      Geographical arrangement (susunan wilayah)
4.      Choronlogical arrangement (susunan tangal)
 Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad
dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di
sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan
urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171)
mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem
utama,yaitu:
a.       alphabetical – sistem abjad
b.      Subyek-sistem subjek
c.       geographical- sistem wilayah
d.      numerical- sistem nomor
e.         choronological of them- sistem tanggal
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat
peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:
1.      Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh
lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama
wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A
sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah
nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing
nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan
atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi,
sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
a.       Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang terdiri dari 2 ( dua
) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
1.      Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
2.      Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b.      Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama yang
terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri sendiri.
Misal :
1.      Jakarta Utara
2.      Banjar Negara

2.      Sistem subjek

Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi
atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis
harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang
dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan
menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya.
 Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya
Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya
3.      Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu.
Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau,
kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian
disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu,
Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang bersangkutan
dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar
penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.
4.      Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur
arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan
arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis
harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru
kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke
dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-
masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses
menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.
5.      Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal dari
datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di
tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay
arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan
setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak
dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

C.    Pemeliharaan Arsip

1.      Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala
kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor
sebagai berikut:
a.       Factor dari dalam
 seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan
dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan
di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem
pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari
getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
b.      Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas
menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar
matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang
jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat
pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga
di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

D.    Penyusutan Arsip

1.      Penyusutan
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja
wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
a.       Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b.      Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
c.       Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1)      Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-
lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2)      Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3)      Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Tahap – tahap penyusutan arsip :
1.      Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang akan
dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam
arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim
untuk menjadi arsip statis.
Ada 4 golongan arsip, yaitu:
a.       Arsip vital
Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat
dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian
perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.
b.      Arsip penting
 Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama.
Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya,
bukti – bukti keuangan.
c.       Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan di arsip
aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, surat pesanan,
neraca dan laporan tahunan.
d.      Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling
lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.
2.      Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain
Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat dilakukan setelah
suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi
masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau
pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CDROM atau CD- WROM
3.      Pemusnahan arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip inaktif untuk
selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu.
Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.
4.      Pencatatan pemindahan atau pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan arsip
aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.
Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain.
Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan ke
dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab perlu dilengkapi

dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks
arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda
terima yang ditandatangani oleh orang yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip
sebagai penanggungjawab arsip. Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan
berdasarkan :
a.       Pemindahan secara terus – menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.
Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti
kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan sebagainya, dimana seluruh
dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai.
b.      Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu tertentu. Umumnya
dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti keuangan dipindahkan menjadi inaktif
setelah perusahaan melakukan tutp buku pada akhir periode akutansi.
E.     Pengelolaan Kearsipan
 Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau
diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam kearsipan
terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya,
bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu – balikkan
atau ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan, serta langkah – langkah apa yang perlu
diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan
arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing kantor/instansi yang bersangkutan.
F.     Korespondensi kearsipan (surat – menyurat)
1.      Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.
Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran menyatakan
bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:
a.       Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
b.      Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam
rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c.       Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau
keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan
penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak yaitu
pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau
koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau
keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.
2.      Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat
a.      Tujuan Surat Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu
tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk mencari
informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-
jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai
berikut :
1.      Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2.      Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3.      Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.
 Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai
pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan
mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat
pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan
baik adalah :
a.       Memahami prosedur surat-menyurat
b.      Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c.       Memahami teknik penulisan surat yang baik
d.      Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e.       Memahami posisi penulis dan penerima surat

3.      Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :
a.       Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat
kuasa, dan sebagainya.
b.      Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat
perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.
c.       Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
d.      Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.
4.       Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang
dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat
dibedakan berdasarkan :
a.       Menurut wujud surat
1.      Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan
ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
2.      Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan note
dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3.      Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang dipakai
apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4.      Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos
digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang
yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat.
5.      Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat
permasalahan.
6.      Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha
aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.
b.      Menurut sifat isinya
1.      Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
2.      Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah
maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
c.       Menurut keamanan isinya
1.      Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi
yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2.      Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang  lain karena akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
3.      Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh
dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil
keputusan.

d.      Menurut proses penyelesaiannya

Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh tanggapan
sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat digolongkan
menjadi tiga macam, yaitu :
1.      Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi
dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2.      Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera
lebih cepat dari surat biasa.
3.      Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang
secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.
e.       Menurut kegiatan
1.      Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri
2.      Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
f.       Menurut sasaran yang dituju
1.      Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
2.      Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak
terbatas.

BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi
atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi
secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju.
Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis
kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun
pertanyaan.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu
dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu
diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

B.     Saran
1.      Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara petugas
pembuat dan petugas pengagendaan.
2.      Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan penyimpanan arsip dapat
berjalan lebih baik
3.       Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif
 DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download
http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/
download.portalgaruda.org/article.php?article=24668&val=1516
www.slideshare.net/.../modul-12-dan-13-peny-arsip-dan-pemeliharaan
https://dwilestariyuniawati.wordpress.com/...5/manajemen-perkantoran
library.unej.ac.id/.../en.../detailnonmodal;...KORESPONDENSI
yuliansah,S.Pd.,M.Pd//manajemen kearsipan

Lampiran
A.    Surat Masuk/Surat Keluar, 5 Sistem Kearsipan (1 Surat Saja)
Dibawah ini merupakan contoh satu surat keluar, dimana surat keluar ini sudah mencakup 5
sistem kearsipan yaitu : sistem abjad, sistem kronologis, sistem nomor, sistem subjek, dan sistem
geografis.

PT MELIN SEJAHTERA
Alamat : Gambiran Sawit Yogyakarta, 55246 Tlp. (0267) 586168 Fax.
(0267) 548202
E-mail: melin_melin@gmail.com
Nomor : 001/CVMS/V/2015 28 Mei 2015
Hal : Permohonan kerja sama
Lam : -
Kepada
PT Mulia Abadi
Jalan Gatot Subroto
Dempasar- Bali

Dengan hormat,
Kami dari PT Melin Sejahtera,Tbk. Dalam hal ini bermaksud untuk mengajukan permohonan
kerja sama dengan PT Mulia Abadi untuk menjadi distributor produk – produk kami berupa:
1.      Produk elektronik (Handphone, Laptop, TV, Lampu Hias, dan segala macam produk elektronik
lainnya)
2.      Furniture (Sofa, Almari, Meja, Bad dan lainnya)
Kami akan memberikan kompensasi yang sebanding kepada PT Mulia Abadi jika bersedia untuk
menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.
Meknisme bentuk kerja sama dapat kami jelaskan lebih lanjut apabila PT Mulia Abadi tertarik
dengan pengajuan kerja sama yang kami sampaikan
Demikian surat permohonan kerja sama ini kami buat, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan terimakasih.
Nb : kami akan menunggu tembusan dari bapak/ibu selaku pimpinan PT Mulia Abadi paling
lambat 10 hari setelah surat ini bapak/ibu terima.

Homat saya

Devisi keuangan

Dr, Melinnia,SE,MM..
B.     DAFTAR KLASIFIKASI
1.      Klasifikasi Sistem Abjad
A, B, C,.........................Z
 Aa, Ab, Ac,...................Az
Aba, Abb, Abc,.............Abz
Aca, Acb, Acc,..............Acz

Contoh :
NAMA ORANG INDEKS KODE
UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 ABJAD
Pasha Pasha Pa
Dr. Dika Nasution Nasutio Dika Dr. Na
I Gusti Made Tirta Made I Gusti Ti
Tirta

2.      Sistem angka/nomor (numerik)

Masalah utama Sub Masalah Sub-sub Masalah
000 Pendidikan dan pelatihan
100 Keuangan
200 Personalia
300 Pembangunan
400 Koperasi
500 Produksi
600 Pemasaran
700 Penelitian dan Laboratorium
800 Perlengkapan
900 Pengangkutan dan Perbekalan
Contoh :
Daftar Klsifikasi Sistem Nomor
Pusat Studi Pengembangan Administrasi AMAYO
Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta

Masalah Utama Sub masalah Sub-sub masalah Kode klasifikasi

000 Organisasi (or)
000 Masyarakat Or.000.000.010
010 Kampus Or.000.000.011
010 BEM Or.000.000.012
011 UKM
012 HIMA
100 Kepegawaian 100 Upah
(KP) 110 Cuti 110 Cuti KP.100.110.110
Melahirkan KP.100.110.111
111 Cuti Sakit

3.      Daftar Klasifikasi Sistem Wilayah (Geografis)

DAFTAR KLASIFIKASI SISTEM GEOGRAFIS
JAWA
JAWA –BALI JAWA

1 JAKARTA
A.      JAKARTA PUSAT
B.      JAKARTA BARAT
C.      JAKARTA SELATAN
D.      JAKARTA TIMUR
E.       JAKARTA UTARA
2 JAWA BARAT
A.      BANDUNG
B.      BOGOR
C.      CIREBON
D.      MERAK
3 JAWA TENGAH
A.      PEKALONGAN
B.      REMBANG
C.      SEMARANG
 D.      SOLO
E.       TEGAL
4 YOGYAKARTA
A.      BANTUL
B.      SLEMAN
5 JAWA TIMUR
A.      BANYUWANGI
B.      JEMBER
C.      MALANG
D.      SURABAYA
6 BALI
A.      AMPLAPURA
B.      DENSPASAR
C.      KLUNGKUNG
D.      SINGARAJA

4.      Daftar Klasifikasi Sistem Urutan Waktu (Kronologis)

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari :

Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci

Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2015. Berarti
identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2015.

Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh: Surat
tanggal 1 Maret 2015 terdiri dari tanggal utama (2015), sub tanggal (Maret), sub-sub
tanggal (1)

Contoh: arsip tertanggal 1Maret 2015 disimpan pada laci berkode 2015, dibelakang guide
Maret, didalam hanging folder berkode 1. Kode klasifikasi : 01 atau 1 (sesuai tanggal)

5.      Daftar Kalsifikasi Sistem Subyek

Contoh :
Maslah Utama Masalah Sub Masalah
Kp : Kepegawaian Cuti a.      Cuti melahirkan
b.      Cuti sakit
c.       Cuti tahunan
Mutasi a.      Kenaikan golongan
b.      Masa kerja
c.       Tunjangan keluarga
d.      Alih tugas
e.      jabatan

Daftar Klasifikasi Sistem Subyek

Pusat Studi dan Pengembangan Administrasi AMAYO
Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta
Masalah Utama Sub Masalah Sub – Sub Kode Klasifikasi
Masalah
Organisasi (Or) Masyarakat
Kampus BEM
UKM
 HIMA

C.      Buku Agenda

BUKU AGENDA SURAT KELUAR
Sistem Abjad
Keluar Surat
(K) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/pi/am 28 Mei Dinas perizinan Permohonan izin Indra Gunawan G.U
2015 a/rs/v/201 2015 penelitian
5
2. 10 Juni k 002/pi/am 10 Juni Dinas perizinan Permohonan izin Marcelin Un M.A
2015 a/rs/v1/20 2015 MOPK III
15
Sistem Kronologis
Keluar Surat
(K) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/pi/am 28 Mei Dinas perizinan Permohonan izin 2015/05/28

2015 a/rs/v/201 2015 penelitian
5
2. 10 Juni k 002/pi/am 10 Juni Dinas perizinan Permohonan izin 2015/06/10
2015 a/rs/v1/20 2015 MOPK III
15
Sistem Geografis
Keluar Surat
(K) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/ 28 Mei PT Mulia Abadi Permohonan kerja Jawa

2015 PTMS 2015 sama
/V1/ 2015
2. 10 Juni k 003/ 10 Juni PT Melin Pengiriman Luar Jawa
2015 PTMA 2015 Sejahtera barang
/V1/ 2015
Sistem Subjek
Keluar Surat
(K) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/ 28 Mei PT Mulia Abadi Permohonan kerja PT Mulia

2015 PTMS 2015 sama Abadi
/V1/ 2015
2. 10 Juni k 003/ 10 Juni PT Melin Pengiriman PT Melin
2015 PTMA 2015 Sejahtera barang Sejahtera
/V1/ 2015
Sistem Nomor
Keluar Surat
(K) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/ 28 Mei PT Mulia Abadi Permohonan kerja 001/ PTMS

2015 PTMS 2015 sama /V1/ 2015
/V1/ 2015
2. 10 Juni k 003/ 10 Juni PT Melin Pengiriman 003/
2015 PTMA 2015 Sejahtera barang PTMA /V1/
/V1/ 2015 2015
BUKU AGENDA SURAT MASUK
Sistem Abjad
Masuk Surat
(M) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 02 Juni M 224 / SI / 30 Mei Dinas perizinan Persetujuan izin Indra Gunawan G.U
2015 PMYDI/ 2015 penelitian
V / 2015
2. 10 Juni M 229/SI 13 Juni Dinas perizinan Persetujuan izin Marcelin Un M.A
2015 /PMYDI/ 2015 MOPK III
V1/2015
Sistem Kronologis
Masuk Surat
(M) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 02 Juni M 224 / SI / 30 Mei Dinas perizinan Permohonan izin 2015/05/30

2015 PMYDI/ 2015 penelitian
V / 2015
2. 15 Juni M 229/SI 10 Juni Dinas perizinan Permohonan izin 2015/06/13
 2015 /PMYDI/ 2015 MOPK III
V1/2015
Sistem Geografis
Masuk Surat
(M) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 01 Juni M 001/ 28 Mei PT Melin Permohonan kerja Jawa

2015 PTMS 2015 Sejahtera sama
/V1/ 2015
2. 13 Juni M 003/ 10 Juni PT Mulia Abadi Pengiriman Luar Jawa
2015 PTMA 2015 barang
/V1/ 2015
Sistem Subjek
Masuk Surat
(M) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 01 Juni M 001/ 28 Mei PT Melin Permohonan kerja PT Mulia

2015 PTMS 2015 Sejahtera sama Abadi
/V1/ 2015
2. 13 Juni M 003/ 10 Juni PT Mulia Abadi Pengiriman PT Melin
2015 PTMA 2015 barang Sejahtera
/V1/ 2015
Sistem Nomor
Masuk Surat
(M) Nomor Tanggal Kode
No Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 04 Junii M 004/ 28 Mei PT Melin Permohonan kerja 004/ PTMS

2015 PTMS /V/ 2015 Sejahtera sama /V/ 2015
2015
2. 15 Juni M 008/ 10 Juni PT Mulia Ab
2015 PTMA 2015
/V1/ 2015

CONTOH MAKALAH ARSIP

 BAB I
PENDAHULUAN
1.1  Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan
dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga
mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat,
formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh
suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Menurut kamus administrasi,
kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen
secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan
secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).
1.2  Rumusan Masalah
Dari uraian di atas, kami merumuskan masalah sebagai berikut :
1.      Apa pengertian arsip?
2.      Apa sarana arsip?
3.      Apa saja sistem arsip?
1.3  Tujuan Penulisan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk menambah wawasan pembaca maupun penulis
mengenai pengelolaan kersipan.
1.4  Metode Penulisan
Adapun metode dari pembuatan makalah ini adalah metode pustaka. Metode pustaka, yaitu
sumber data yang didapat dari internet dan buku, penulis menganalisis, menyimpulkan serta
memahami data-data yang ada sebagai bahan utama pembuatan makalah ini.
1.5  Manfaat Penulisan
Penulisan makalah ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada pembaca agar dapat
memberikan sumbangan pemikiran terhadap pengembangan teori dan ilmu pengetahuan yang
berkaitan dengan pengelolaan kearsipan. Serta dapat menambah wawasan tentang pengelolaan
kearsipan.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1  Pengertian Arsip
Secara etimologis, kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untik menyimpan sesuatu. Dari bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali
atau benang. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives
institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir
orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Sebagai perbandingan dapat kita pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber, sebagai
berikut
1.      Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo arsip adalah
a.       Tempat menyimpan secara teratur
 b.      Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
c.       Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri
2.      Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979
3.      Kamus AdministrasiPerkantoran Drs. The Gie
Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan warkat atu surat
menyurat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang disusun
menurut sistem tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat diperlukan mudah ditemukan
dengan cepat dan tepat.
2.2  Sarana Arsip
2.2.1  Filling Kabinet ( Lemari Arsip )
Alat yang digunakan untuk menyimpan warkat bentuk lemari yang terbuat dari kayu,
alumunium, atau dari baja tahan api.
Macam – macam filling cabinet :
2.2.1.1 Drawer Type Filling Kabinet
2.2.1.2 Lateral Filling Kabinet
2.2.1.3 FIlliing Kbinet Berputar ( Sliding Door System )

2.2.2  Folder ( Map Arsip )

Folder adalah map – map yang berupa lipatan dari karton atau plastic yang memakai penjepit
atau tidak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Biasanya ditempatkan di belakang
guide.
acam – macam folder ( map arsip ), yaitu :
2.2.2.1 Stofmap Folio
Stofmap folio adalah map tanpa jepitan yang terdapat daun tertutup pada setiap sisinya,
berfungsi untuk menopang warkat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stofmap folio ini
berfungsi untuk menyimpan arsip aktif.
2.2.2.2 Map Snelhecter
Map snelhecter adalah map yang mempunyai penjepit ditengah map, berfungsi untuk
menyimpan arsip inaktif.
2.2.2.3 Map Gantung
Map gantung adalah map tanpa jepitan, tetapi mempunyai besi penggantung untuk digantung
pada gawang filing cabinet system drawer.
2.2.2.4 Brief Ordner
Map besar yang memakai penjepit, digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun
secara vertikal di atas.
2.2.3  Guide Card ( Tanda Batas/Sekat Petunjuk )
Alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas
atau penyangga deretan folder.
2.2.4  Rak Sortir
Untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disimpan kedalam
foldr masing- masing.
2.2.5  Stapler
 Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
2.2.6  Perforator
Alat untuk melubangi kertas/kartu.
2.2.7  Numerator
Alat untuk menumbuhkan nomor pada lembaran dokumen.
2.2.8  Kotak/Box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
2.2.9  Tickler File
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk mnyimoan arsip berbentuk
kartu atau lembaran.
2.2.10    Laci Kartu Index
Alat untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang.
2.2.11    Kartu Index
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu
untuk menemukan arsip.
2.2.12    Kartu Tunjuk Silang
Suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan
tempat (map) dari suatu dokumen atau arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan.
2.2.13    Lembar Pinjam Arsip ( Out Slip )
Lembar pinjaman arsip (out slip) adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk
mencatat setiap peminjaman arsip
2.3  System arsip
2.3.1 System abjad
System penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat
masuk judulnya diambil berdasarkan nama si pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama
si alamat atau penerima surat.
2.3.2 System masalah
System penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi
surat.
2.2.3 System tanggal
Suatu system penyimpanan dan penemuan kembali warkat berdasarkan tanggal, bulan, dan
tahun warkat. Dalam system ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali
warkat adalah tanggal, bulan, dan tahun pembuatan warkat yang tercantum dalam warkat itu
sendiri.
2.2.4 Sistem wilayah
System penyimpanan dan penemuan kembali warkat berdasarkan wilayah di mana arsip
berasal atau dibuat. System ini lebih baik dipergunakan pada organisasi yang mempunyai kantor
cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu. Seperti PT Pos Indonesia, travel biro,
perusahaan jasa angkutan yang mempunyai wilayah tersendiri, baik terbatas pada tngkat provinsi
itu.
2.2.5 System nomor
 Ada 2 macam system nomor,yaitu :
2.2.5.1 Sistem Nomor Dewey
System ini disebut juga system decimal, dengan menggunakan notasi angka 0-9.
2.2.5.2 Sistem Nomor Terminal Digit
System penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor urut dalam buku
arsip. Nomor urut tersebut diawali dari 0000, 0001, 0002, dan seterusnya minimal 4 digit.

BAB III
PENUTUP
3.1  Simpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan
warkat atau surat menyurat yang dibuat atau diterima oleh lembaga
pemerintah/swasta/perorangan yang disusun menurut sistem tertentu karena mempunyai
kegunaan agar saat diperlukan mudah ditemukan dengan cepat dan tepat. Kemudia sarana arsip
meliputi filling kabinet (Lemari Arsip), folder (Map Arsip), guide card (Tanda Batas / Sekat
Petunjuk), rak sortir, stapler, perforator, numerator, kotak/box, tickler file, laci kartu index, kartu
index, kartu tunjuk silang, lembar pinjam arsip (Out Slip).
System arsip meliputi, system abjad, system masalah, system
tanggal, sistem wilayah, sistem nomor, sistem nomor dewey, sistem nomor terminal digit.
3.2  Saran
Dalam pengelolaan kearsipan perlu adanya ketelitian sebab arsip merupakan warkat atau
dokumen yang penting bagi sebuah perusahaan. Dalam menangani kearsipan harus melalui
beberapa proses dimulai dari sarana dan prasana yang harus diperhatikan. Kemudian dalam
pengelolaan system arsip itu diperlukan juga pengawasan dan pemeliharaan agar arsip itu tetap
aman dan terjaga.

DAFTAR PUSTAKA
Sudarmayanti. 2005. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju
Sutarni Tati, dkk .2011. Administrasi Perkantoran. Bandung : HUP

MAKALAH ADMNISTRASI
PERKANTORAN
 Selasa, 15 Desember 2015
LAPORAN KEARSIPAN

TUGAS MANAJEMEN DOKUMENTASI

LAPORAN KEARSIPAN
DI KANTOR KECAMATAN PEDAN KLATEN

Laporan ini disusun untuk memenuhi

Tugas Mata Kuliah Kearsipan semester 1
Program Studi Administrasi Perkantoran Angkatan 2015 / 2016

1.      Aprilia Ika Putri

2.      Betty Nopi Satiyarmi
3.      Intan Devi Eka Pramesti

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PROGRAM

PENDIDIKAN PROFESI IPMI
KUSUMA BANGSA
SURAKARTA 2015

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan hasil observasi “Kearsipan di Kantor Kecamatan Pedan
Klaten”. Hasil observasi ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Kearsipan yang diampu
oleh Ibu Dilla Octavianingrum.

Kami mengucapkan terimakasih pada semua pihak yang telah membantu kami untuk
menyusun laporan ini baik bantuan secara materiil maupun non material / moril sehingga laporan
ini dapat terselesaikan dengan baik.

Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna.Sehingga,
penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
 pembaca dari semua kalangan dan dapat memberikan motivasi yang lebih nyata dalam
peningkatan kemajuan pendidikan di Indonesia

Penulis

PENDAHULUAN

A.             LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEARSIPAN

Banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis akan menimbulkan
tafsiran bahwa arsip yatu tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas
berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan
semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan
yang sangat penting bagi kemajuan dan kehidupan suatu instansi apalagi di dunia pendidikan,
maka arsip perlu untuk dikelola dengan baik sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan
akan lebih cepat untuk diketemukan.
Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan
kearsipan semakin dibutuhkan, terutama karena manfaatannya. Dan pada suatu saat kita pasti
akan membutuhkannya, kita akan dibuat bingung untuk mencari arsip. Untuk itu betapa
pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Dengan
berkembangkanya Teknologi modern saat ini telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem
yang sangat berguna untuk proses mengarsip.
Keberadaan arsip dalam suatu instansi, sering dikatakan sebagai salah satu pengaruh baik
buruknya manajemen instansi.
Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang
banyak dilakukan oleh instansi pemerintah, maupun instansi swasta. Kearsipan merupakan suatu
kegiatan penyimpanan warkat atau surat dan , dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut
 kearsipan. Kearsipan merupakan peranan penting bagi kelancaran dan kemajuan jalannya suatu
organisasi, yaitu sebagai sumber dan bukti tertulis bagi suatu organisasi.

B.           RUMUSAN MASALAH

Pengarsipan dalam suatu instansi merupakan hal yang paling diperhatikan tetapi pada
kenyataannya banyak sekali instansi yang kurang memperhatikan pengarsipan dokumen -
dokumen tersebut sehingga ketika ada dokumen yang diperlukan, mereka akan susah dalam
mencari dokumen yang diperlukan tersebut.
Oleh karena itu, dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta perlu memperhatikan
berbagai hal yang berkaitan dengan keadaan kantor tersebut. Hal-hal yang perlu dipahami dan
diperhatikan antara lain sebagai berikut :

1.      Apakah ada pegawai khusus kearsipan / arsiparis di instansi tersebut ?

2.      Apakah ada tempat penyimpanan arsip tersendiri ?
3.      Bagaimana kondisi ruangan penyimpanan arsip ?
4.      Bagaimana cara penyimpanan arsipnya ?
5.      Apakah peralatan kearsipan sudah layak ?
6.      Kapan penyusutan kearsipan dilakukan ?
7.      Bagaimana keamanan arsip-arsip tersebut ?
8.      Bagaimana perhatian terhadap kearsipan?
9.      Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan?
10.  Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini?
Apabila setiap instansi perkantoran memperhatikan dengan baik tentang hal-hal tersebut
maka kegiatan pengarsipan akan berjalan lancar dan baik dan para pegawai nya pun tidak akan
merasa kesulitan dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan secara cepat dan benar.
C.             TUJUAN OBSERVASI
Observasi yang kami lakukan terhadap pengarsipan di kantor Kecamatan Pedan Klaten
mempunyai banyak tujuan yang antara lain :
a.       Mengetahui keadaan kearsipan di Kecamatan Pedan
b.      Menganalisa seberapa pentingnya kearsipan bagi suatu organisasi
c.       Mengetahuai tentang sistem yang biasanya sering digunakan
d.      Mengetahui bagaimana menyimpan arsip yang baik
e.       Mengetahui seberapa perhatianya pegawai tentang kearsipan
f.       Mengetahui berbagai masalah dan cara penangulangan arsip
g.      Menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan

PEMBAHASAN
A.                PENENTUAN SAMPEL  
 Jebres adalah kecamatan di Kota Surakarta yang terletak di bagian utara. Wilayah
kecamatan ini berbukit-bukit dan hampir semua pemakaman di kota Surakarta terletak di
kecamatan ini. Kecamatan Jebres adalah tempat berlokasinya Kraton Kasunanan Surakarta,
kampus Universitas Sebelas Maret, Stasiun Solo Jebres dan Stasiun Solo-Kota, Perumnas
Mojosongo, Taman Wisata Jurug, Makam Pahlawan Kusuma Bhakti, serta Terminal Bus
Tirtonadi. Di Jebres juga berlokasi berbagai kegiatan industri.

Kami memilih kantor atau instansi ini karena kami lihat kantor ini mempunyai banyak
arsip mengenai masalah kependudukan dan lain sebagainya sehingga kami tertarik untuk
menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan pada khususnya dan tentang keadaan
kantor pada umumnya. Sebelum kami memaparkan hasil observasi terlebih dahulu kami uraikan
tentang potensi wilayah Kecamatan Pedan.
Potensi Wilayah :
Alamat : Jl. Pemuda No. 44 Telp. 0272897202 Pedan
Desa/kelurahan : 14
Daftar kelurahan di Pedan
         Kelurahan Temuwangi
         Kelurahan Beji
         Kelurahan Garen
         Kelurahan Jetis Wetan
         Kelurahan Kendo
         Kelurahan Bendo
         Kelurahan Tambakboyo
         Kelurahan Sobayan
         Kelurahan Jatimulya
         Kelurahan Kalangan
         Kelurahan Kedungan
         Kelurahan Troketon
         Kelurahan Kaligawe
         Kelurahan Lemahireng

B.                 HASIL OBSERVASI

Kantor Kecamatan Pedan merupakan kantor kecamatan yang cukup besar karena
membawahi beberapa kelurahan. Kantor ini mengurusi banyak surat keluar maupun surat masuk
setiap harinya. Surat yang keluar masuk itu antara lain seperti seperti surat perpindahan warga,
surat KK, akta tanah, KTP, dan lain sebagainya. Kantor Kecamatan Pedan menerima surat
masuk dan surat keluar .
1.      Keadaan Pengurus Arsip / Arsiparis
Untuk mengurusi masalah arsip-arsip di Kantor Kecamatan Pedan, tidak ada petugas
kearsipan. Karena tidak adanya petugas kearsipan maka para pegawai yang menerima berkas
masuk harus mengarsipkanya sediri di meja kerja masing-masing, Dan kemudian dikumpulkan
di setiap bagian.
2.      Tempat Penyimpanan Arsip
Di Kantor Kecamatan Pedan ini mempunyai tempat penyimpanan arsip, antara lain yaitu
rak arsip, filling cabinet,almari arsip. Tetapi di Kantor Kecamatan Pedan ini belum mempunyai
ruangan sendiri untuk menyimpan arsip berbagai almari kaca yang berisi banyak arsip selain itu
juga banyak tempat-tempat untuk menyusun arsip yang penting.
3.      Kondisi Kantor Pengarsipan
Di Kantor Kecamatan Jebres untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap bagian
ruangan. Jadi pada bagian kepegawaian ada arsip tersendiri begitu pula dengan bagian
pemerintahan juga terdapat ruangan arsip tersendiri.
4.      Kondisi Kantor Pengarsipan
Di Kantor Kecamatan Pedan untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap
bagian. Kondisi di setiap ruangan terlihat cukup rapi walaupun sedikit tidak teratur tetapi sejauh
ini menurut para pegawai kantor hal itu tida begitu menyulitkan dalam pencarian berbagai
macam dokumen yang diperlukan.
5.      Penyusutan Kearsipan
Mustahil apabila arsip yang ada sejak dulu terus tersimpan di dalam lemari
penyimpanan.Maka dari itu arsip – arsip tersebut perlu disusutkan agar tidak menumpuk terlalu
banyak. Pada kantor Kecamatan Pedan ini, penyusutan arsip dilakukan setiap 1 tahun sekali.
Arsip-arsip tidak langsung dibakar atau dihancurkan namun disimpan disebuah ruangan
tersendiri.
6.      Keamanan Arsip
Arsip merupakan hal yang penting, jadi diperlukan keamanan agar arsip-arsip tidak
hilang.Pegawai di Kantor Kecamatan Jebres ini memang memperhatikan dengan betul keamanan
arsip-arsip yang ada.
Untuk keamanan arsip di kantor ini kunci gudang penyimpanan arsip hanya dipegang
oleh beberapa orang tertentu. Artinya bahwa arsip tidak dapat diakses secara bebas oleh siapa
pun.
7.      Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan
Mengenai arsip yang telah disimpana tidak bisa diprediksi kapan dibutuhkan dan
dikeluarkan untuk suatu keperluan. Misalnya apabila ada dari salah seorang penduduk
membutuhkan data mengenai seseorang yang jelas keperluannya maka pegawai kearsipan akan
membantu mencarikan data yang diperlukan. Jika membutuhkan arsip, atasan menyuruh bagian
kearsipan untuk mencari arsip yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam pengorganisasian.
8.      Perhatian terhadap kearsipan
Kearsipan merupakan hal yang tidak terlalu diperhatikan di instansi ini. Hal ini terbukti
tidak adanya petugas arsiparis khusus yang mengatur semua arsip-arsip. Arsip dikantor tersebut
di arsipkan oleh semua pegawai yang menerima berkas.

9.      Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini

Harapan para pegawai kantor Kecamatan Pedan ini, mempunyai petugas arsip paris
husus, mempunyai ruangan sediri untuk menyimpan arsip-arsip, Kearsipan di instansi ini
menjadi lebih baik dengan perkakas penyimpanan yang lebih baik. Karena menurut petugas di
 kantor kecamatan itu, masih membutuhkan banyak almari, filling cabinet dan perkakas lain
sebagai tempat penyimpanan berkas.

PENUTUP
A.                KESIMPULAN

Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi berbagai tahapan tahapan
yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga
membutuhkan penanganan secara baik, terencana, secara profesional. Pengelolaan arsip
merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen.
Pelaksanaan manajemen arsip dikatakan berhasil apabila ditunjang dengan tersedianya fasilitas
dan teknologi kearsipan yang hadal.
Mengenai masalah kearsipan di Kantor Kecamatan Pedan merupakan suatu hal yang
sangat penting untuk diperhatikan. Dengan tidak adanya petugas arsiparisdi kantor menunjukan
bahwa pengurusan arsip belum maksimal . Namun, walaupun tidak ada petugas arsiparis penatan
arsip cukup rapi, penataan arsip masih kurang rapi. Mengenai masalah alat dan bekakasnya juga
masih kurang memadai untuk proses pengarsipan.

B.           SARAN
Sebaiknya dalam penatan arsip ditata lebih rapi/teratur lagi dan di kordinasikan berdasarkan
masalah. Sebaiknya tidak ada arsip atau berkas yang berserakan diatas meja, karena hal seperti
ini masih banyak terlihat di kantor Kecamatan Pedan Klaten.

Selain itu sebagai seorang Arsiparis yang baik harus memiliki kriteria, antara lain:harus
cakap dan cerdas, harus memahami prosedur penanganan arsip dan mengerti tentang manajemen
perkantoran, harus teliti dan ulet, harus sabar,murah senyum harus memilki kepribadian baik dan
sopan, harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah.

Gambar Struktur Organisasi Kecamatan Pedan Klaten.

MAKALAH PERKANTORAN DAN PENGARSIPAN

MAKALAH
 RUANG LINGKUP PEKERJAAN PERKANTORAN
DAN MANAJEMEN KEARSIPAN

OLEH :
SUTOYO / NIM 8156132093

Dosen Pengampu
DR. DARWIN, M.Pd.

PRODI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

KONSENTRASI KEPENGAWASAN
PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2016

BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Seiring perkembangan zaman, pekerjaan perkantoran dan manajemen kearsipan
dirasakan semakin diperlukan baik oleh institusi pemerintahan, lembaga swasta serta badan-
badan sosial amal, keagamaan, dan sebagainya. Namun tidak banyak yang mengetahui betapa
pentingnya serta luasnya aktivitas ”pekerjaan kertas” pada perekonomian modern ini. Semakin
hari pekerjaan kantor makin menonjol.  Hal ini merupakan bagian yang vital dan  terintegrasi
dalam  operasional perusahaan modern, pemerintahan, serta lembaga sosial lainnya. Pekerjaan
kantor merupakan kelompok pekerjaan yang sama pentingnya dengan pekerjaan lainnya seperti
dalam bidang pertanian, pertambangan, produksi, penjualan, pembangunan, transportasi, dan
sebagainya.
 Agar pengorganisasian pekerjaan perkantoran berjalan baik, maka diperlukan sebuah
manajemen yang baik pula. Manajemen merupakan suatu keadaan terdiri dari proses yang
ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian. Keempat proses tersebut memiliki fungsi masing-masing,
namun secara simultan bertujuan  untuk mencapai suatu tujuan bersama yakni tujuan organisasi.
Manajemen kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan
mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan
informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara
lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang
ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien.
 Penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal. Perlu adanya
pengorganisasian serta spesialisasi pekerjaan di kantor.  Penyelenggaraan kegiatan perkantoran
memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar
prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-
sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang
berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
Di samping pengelolaan pekerjaan perkantoran yang baik, hal yang tak kalah penting
dalam pengorganisasian perkantoran modern adalah pengarsipan. Namun demikian, hingga saat
ini manajemen kearsipan di lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga sosial khususnya masih
kurang tepat. Masih sulit mencari arsip secara cepat ketiak diperlukan.
Untuk mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan pekerjaan kantor itu,
pengorganisasiannya, eksistensi sekretaris dalam pekerjaan perkantoran serta  hal-hal yang
berkaitan dengan kearsipan, maka akan dibahas hal-hal tersebut dalam makalah ini.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa saja  ruang lingkup pekerjaan perkantoran?
2.      Bagaimana pengorganisasian terhadap spesialisasi pekerjaan perkantoran?
3.      Apa urgensi  jabatan sekretaris dan unit sekreatariat?
4.      Bagaimana sistem dan tatakerja kearsipan?
5.       Bagaimana tanggung jawab arsiparis terhadap filling?

C.     Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui apa saja ruang lingkup pekerjaan perkantoran.
2.      Untuk mengetahui cara pengorganisasian terhadap spesialisasi pekerjaan perkantoran.
3.      Untuk mengetahui urgensi  jabatan sekretaris dan unit sekreatariat.
4.      Untuk mengetahui sistem dan tatakerja kearsipan.
5.      Untuk mengetahui tanggung jawab arsiparis terhadap filling.

D.    Manfaat Penulisan

1.     Bagi penulis, dapat menambah wawasan pembelajaran dan pengetahuan ilmu khususnya
mengenai pekerjaan kantor dan manajemen kearsipan.
2.      Bagi pembaca, dapat  membantu mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan  pekerjaan kantor
dan kearsipan. Secara praktis, dapat diaplikasikan dalam dunia nyata, terutama dalam organisasi
tertentu.
3.      Bagi dosen pengamu, makalah ini di susun sebagai salah satu poin penilaian pada mata kuliah

BAB III
PEMBAHASAN

A.      Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran

1. Pengertian Pekerjaan Perkantoran
          Selain istilah pekerjaan perkantoran (office work),  terdapat juga  istilah pekerjaan
tulis (clerical work) dan pekerjaan kerja  (paper work). Ketiganya dapat disamakan maknanya.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2010 : 1889) kata pekerjaan bermakna barang apa yang
dilakukan (diperbuat, dikerjakan, dsb); tugas kewajiban, hasil pekerjaan, perbuatan. Dapat
dikatakan bahwa pekerjaan berarti sebuah kegiatan, namun kegiatan yang dimaksud terfokus
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan
mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Melakukan pekerjaan dapat
dilakukan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan
dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan
berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai
kantor terkait pada prosedur kerja.
                     Kegiatan pekerjaan perkantoran memiliki peran strategis dalam mencapai tujuan
organisasi/instansi, baik pemerintah, swasta maupun lembaga-lembaga sosial. Setiap tugas
pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu itu harus didukung oleh pelayanan kantor
(office Service). Menurut The Liang Gie (1996 : 13), pekerjaan kantor merupakan bagian dari
pelayanan kantor.
                      Ahli di bidang perkantoran, Terry (dalam Gie, 2006: 13) mengemukakan bahwa
pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-
warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat
guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
Sementara itu Leffingwell dan Robinson (dalam Gie, 2006 : 14)  merumuskan bahwa
pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan
warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah pelaksanaan
urusan-urusan badan usaha tersebut sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan,
surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala
macam nota yang tertulis dan tercetak.

2. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

 Mengenai ruang lingkup pekerjaan perkantoran, setiap kantor memiliki cakupan ruang
lingku yang berbeda-beda. Menurut Sedarmayanti (2001 : 6) hal itu tergantung kepada
kebutuhan masing-masing kantor. Jadi luas atau sempitnya ruang lingkup pekerjaan perkantoran
tergantung kepada kebutuhaan kantor yang  bersangkutan. Luas atau sempitnya ruanag lingkup
pekerjaan perkantoran dipengaruhi oleh:
1.      Luas atau sempitnya tugas pokok kantor itu. Perusahaan, intansi atau lembaga sosial yang besar
memerlukan ruang lingkup lebih luas daripada lembaga yang lebih kecil. Misalnya, ruang
lingkup pekerjaan perkantoran di lembaga pendidikan SD lebih sempit daripada SMA. Hal ini
karena  tugas pokok di kedua lembaga tersebut juga berbeda.
2.      Sifat atau jenis usaha suatu kantor. Semakin banyak jenis usahanya, maka diperlukan ruang
lingkup yang semakin luas.
Para ahli perkantoran mengemukakan pendapatnya tentang ruang lingkup pekerjaan
perkantoran. Leffingwell dan Robinson (dalam Gie, 2006 : 14) berpendapat bahwa pekerjaan
perkantoran dapat diperinci dalam berbagai kegiatan berikut ini:
1)      Menerima pesan-pesan, mengantarkan, dan mengirimkannya dengan  kapal.
2)      Membuat rekening.
3)      Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
4)      Menyimpat file
5)      Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan
6)      Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan surat-surat pos.
7)      Pekerjaan memperbanyak berkas dan membubuhkan alamat.
8)      Macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
9)      Tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak
perlu.
10)  Membuat file-file  mencatat data yang diinginkan.
Sementara itu Terry (dalam Gie, 2006 : 15) mengemukakan hasil penelitiannya bahwa
terdapat tujuh macam kegiatan pokok perkantoran, yaitu:
1)      mengetik
2)      menghitung
3)      memeriksa
4)      menyimpan berkas
5)      menelepon
6)      menggandakan
7)      mengirim surat
Sedangkan ahli Inggris Mills dan Standingford lebih menekankan kepada fungsi kantor.
Menurut mereka kantor berfungsi dalam hal pelayanan dengan perincian sebanagi berikut:
1)      menerima keterangan
2)      mencatat keterangan
3)      mengolah keterangan
4)      memberikan keterangan
5)      melindungi harta kekayaan.
 Dalam sistem perkantoran modern, tentu saja unsur mesin dan digitalisasi sangat
membantu pekerjaan perkantoran, sebagai contoh, kegiatan mengirim surat via pos sudah bisa
digantikan dengan surat elektronik (email). Di samping itu, penyimpanan berkas pun dilakukan
dengan digitalisasi, yakni menyimpan di komputer. Tentu saja, penyimpanan secara fisik juga
masih diperlukan hingga kini.
Pekerjaan perkantoran juga dilakukan di sekolah-sekolah. Petugas tata usaha sebagai
salah satu tenaga kependidikan di sekolah berperan aktif dalam pelaksanaan pekerjaan
perkantoran di bawah komando kepala sekolah.

3.        Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor

          Pekerjaan kantor mempunyai beberapa ciri-ciri, di antaranya adalah:
1).  Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-
tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service
work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai
suatu organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian
dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya
bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan
menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan
tersebut.
2).   Merembes segenap bagian organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.
3).   Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun
pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan
tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan
dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai
pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data
atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang
mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa
mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas
membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku
ekspedisi.
     Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah
diuraikan diatas, memperlihatkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu
fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap
organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial dari
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas
operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan
kantor dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan/meghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap
dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai
dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga
wujudnya langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat
tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
Pengelompokan pekerjaan kantor di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan
berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain
berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.
1)      Pekerjaan Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja),
dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila
diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yaitu setiap catatan tertulis maupun
bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable
(nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari
banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya
kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus
ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus
mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan
keprcayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik
merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat menambah
relasi/hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis
adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
2)      Mengetik
Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru tulis. Bahan yang diketik
antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca
pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
 c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
e) Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk
melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan
mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik)
diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki
pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun
niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.
3)      Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang.
Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat
dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari
uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang
masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang
oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari
yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi
kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara
(APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan
pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:
a)      Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan
sebagainya.
b)      Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
c)      Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan
sebagainya.
d)     Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran,
biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan
dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.
Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu
buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan.
Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang,
membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan dibank,
membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk
golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan
sebagainya.
Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A
tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang
cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama
Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang
memuat pengeluaran-pengeluaran.
4)      Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
 Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya
organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang
dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus
dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan
dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah
analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan membuat
jadwal, grafik dan chart (tabel). Dalam bukunya, Dr. Winardi, S.E. mengemukakan beberapa
macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut:
a)      Catatan (records)
Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus
ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan.
Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan
mengenai kejadian-kejadian masa lampau.
Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai
pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah
berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.
b)      Angka-angka dan perhitungan-perhitungan
Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend
pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar
pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan membuat perbandingan
antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam
bentuk yang dapat dimengerti.
c)      Penyimpanan produk-produknya sendiri
Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada
masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering
digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan
aktivitas masa kini atau masa lampau.
d)     Komunikasi intern dan ekstern
Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam
lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite dan lain-lain. Sedangkan komunikasi
ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan
dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dan lain-
lain.

4. Fungsi dan Peran Pekerjaan Kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan  mempunyai kata
dasar “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan
kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.
Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan
secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya. Berdasarkan uraian diatas, peranan
pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:
 1)      Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan
dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat
pada sasaran.
2)      Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap
kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern
(pelayanan publik).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang
disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data dan
keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan
terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan
keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :
a.       Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan
induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

B. Pengorganisasian terhadap Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran

Pengorganisasian dan spesialisasi pekerjaaan di kantor merupakan dua hal yang sangat
berkaitan. Menurut Sedarmayanti (2001 : 71), pengorganisasian di kantor biasanya berhubungan
dengan tugas pokok dan fungsinya. Tugas pokok dan fungsi akan memberi corak dan sifat
organisasi. Berdasarkan beragam tugas pokok dan fungsi inilah makan kantor menyelenggaran
bermacam-macam kegiatan. Kegiatan-kegiatan itu haruslag ditangani oleh tenaga-tenaga
profesional dibidangnya. Di sinilah spesialisasi perkejaan di kantor sangat dibutuhkan.
Agar tujun organisasi tercapai, maka diperukan sebuah sistem pengorganisasian yang
jelas dengan spesialisasi pekerjaan. Dalam menentukan spesialisasi pekerjaan dalam
hubungannya dengan pengorgansiain di kantor, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1.      Susunan, status, kedudukan, dan hubungan pejabat yang satu dengan yang lain.
2.      Hak  dan tanggung jawab masing-masing pejabat.
3.      Luas dan jenis pekerjaan yang harus dikerjakan
4.      Pembagian pekerjaan yang seimbang
5.      Prosedur dan mekanisme kerja yang sefisien.
Organisasi di kantor dapat dipandang dari dua sisi, yakni:
1.      Organisasi sebagai wadah, yaitu tempat melaksanakan aktivitas kerja setiap pegawainya.
Biasanya wadah ini tergantung kepada susunana organisasinya.
2.      Organisasi sebagai proses, yakni hubungan kerja antara satu pekerja dengan pekerja lain di
kantor. Hubungan ini bersifat formal dalam garis hirarki antara atasan dan bawahan. Di samping
hubungan bersifat formal, di kantor juga tidak bisa dipungkiri berkembangan hubungan
 nonformal, misalnya hubungan bersifat personal karena kesamaan minat, kepentingan atau
karena meiliki keahlian yang diperlukan oleh kantor.
Tujuan dilakukan pengorganisasian di kantor adalah untuk:
1.      Mempermudah melaksanakan tugas-tugas.
2.      Efisiensi
3.      Memudahkan pengawasan
4.      Menghindari duplikasi tugas.
5.      Menentukan orang-orang yang diperlukan organisasi sesuai kehaliannya.
Dengan adanya koordinasi dalam pengorganisasian di kantor, maka dapat dihindari
kekacauan, perselisihan, salah paham, tumpang tindih pekerjaan atau kekosongan sebuah
jabatan.
Spesialisasi pekerjaan di kantor sangat penting dilakukan demi profesionalisme, efisiensi,
serta efektivitas pekerjaan. Ketiganya berkaitan erat. Bagian keuangan seharusnya diisi oleh para
profesional yang memiliki latar belakang pendidikan yang berhubungan dengan keuangan,
seperti akuntasi, perpajakan, dan sebagainya. Karena linier dengan latar belakang pendidikannya,
maka efektivitas dan efisiensi pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah. Berbeda jika jabatan
tersebut diisi oleh orang-orang berlatar belakang pendidikan bukan keuagan, maka perlu waktu
lama untuk melatih cara kerja bagian keuangan. Akibatnya tidak ada efisiensi dan efektivitas
pekerjaan. Yang ada adalah pembuangan waktu serta penambahan anggaran untuk pelatihan. Hal
ini juga berlaku untuk bagian-bagian lainnya. Prinsipnya adalah the right man on the right place.
Adapun azas-azas dalam pengorganisasian dan spesialisasi pekerjaan di kantor
sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001: 76)  adalah sebagai berikut:
1.      Azas pembagian tugas, yaitu tugas perkantoran  harus dibagi habis sehingga tidak terjadi
overlapping pekerjaan atau kekosongan pekerjaan karena semua tugas telah terbagi dan ada yang
bertanggung jawab.
2.      Azas fungsional, yaitu setiap pekerja bekerja sesuai fungsi yang telah digariskan.
3.      Azas koordinasi, yaitu semua bagian wajib dikoordinasikan baik dalam tahap perencanaan,
penganggaran, pemrograman, pengendalian serta pengawasan terhadap tugs pokok dan fungsi
masing-masing bagian.
4.      Azas kesinambungan, yaitu program kerja harus berjalan secara kontinyu sesuai program yang
telah ditentukan, bukan ditentukan oleh pejabat tertentu.
5.      Azas akordion, yaitu organisasi dapat berkempang atau menyempit sesuai tuntutan tugas dan
beban kerjanya. Terdapat unsur fleksibilitas di sini.
6.      Azas pendelegasian wewenang, yaitu kewajiban pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas
dan kewenangannya kepada bawahannya.
7.      Azas keluwesan, yaitu pengorganisasian dan spesialisasi harus mengikuti dan menyesuaikan diri
dengan perubahan zaman.Dengan demikian dapat dihindari dari kekakuan dan ketertinggalan
zaman.
8.      Azas rentang pengendalian, yaitu perlunya rasio jumlah pekerja dalam setiap jenjang pekerjaan
sehingga efektivitas dan efisiensi tetap terjaga.
9.      Azas jalur dan staf, yaitu perlu dibedakan antara tugas-tugas pokok intansi atau lembaga dengan
tugas-tugas yang bersifat perbantuan.
10.  Azas kejelasan dalam pembaganan, yaitu menggambarkan struktur organisasi agar semua pihak
dapat memahami kedudukan dan fungsinya masing-masing serta hubungannya dengan bagian
lain.

C. Jabatan Sekretaris dan Unit Sekreatariat

a. Pengertian Sekretaris
Secara etimologis, kata sekretaris berasal dari Bahasa Latin “secretum” yang berarti
“rahasia”, bisa juga dari kata secretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi
kepercayaan memegang rahasia. Pada awalnya, seorang sekretaris adalah seseorang yang
bertugas untuk memegang sebuah atau lebih rahasia (Waworuntu, 1991 : 58). Seiring bergulirnya
waktu, pengertian sekretaris pun mengalami perkembangan.
Secara umum, sekretaris di era modern adalah seseorang yang tugasnya membantu
seorang eksekutif atau pimpinan dalam menjalankan kepemimpinannya. Waworuntu (1991 : 94)
bahkan menyebut bahwa seorang sekretaris merupakan “tangan kanan” seorang pemimpin.
Pendapat Waworuntu ini diperkuat oleh opini Georgine Maleesy dalam  Julaman (1992 : 61)
yang merupakan pengalamannya sebagai seorang sekretaris.
Sementara itu Popham, et.al (2005 : 4) mengungkapkan bahwa sekretaris dapat diartikas
sebagai seorang asisten eksekutif yang memproses berbagai keahlian perkantoran,
mendemonsrasikan kemampuannya dan bertanggung jawak kepada pimpinan, memiliki inisiatif
dan penilaian serta membuat kepeutusan dalam kapasitasnya sebagai asisten pemimpin.
Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College,
mengartikan sekretaris sebagai “ Secretary is a person employed to keep records, take care
correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.” Pada prinsipnya
pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat,
menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau
seseorang.
Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi
penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan
tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Jadi,
pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan
dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

b. Peranan Sekretaris
Dalam praktik penyelenggaraan kantor telah lazim bahwa pimpinan dari suatu
perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan
tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut
lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat
pribadi atau rahasia dari pimpinannya.
Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas
yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia, kemudian berarti petugas yang
menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi
pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan
 sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini
seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan
dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.
Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung
untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata
sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena
kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-
pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu
dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya
disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer
itu.
Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan
organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga
Sekretaris Jenderal).

c. Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan
untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-
tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor.
Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut
1.Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi
sekretaris pribadi).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam
rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal
perusahaan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

d.      Pengertian Sekretariat dan Kesekretariatan

Seperti halnya yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal
terjadinya sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang kesekretariatan.
Pada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam
bidang tata usaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas
sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian,
keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.
 Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi
manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut “secretaryship” atau
kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam
organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.
Menurut Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang
melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian  tersebut
sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur
a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.
c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para
bawahannya.
Selanjutnya pengertian kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut :
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan
sampai menyalurkan informasi.
Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara pelaksanaan
kantor atau sekretariatnya masing-masing
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata
kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan
dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses
administrasi. Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau
aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus
dikerjakan pada jabatan sekretaris.
Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari
perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh
mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya)
a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan surat-menyurat.
c. Pengaturan hubungan keluar.
d. Penganggaran belanja
e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang
saham.
g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor,
tanggal, wilayah dan sebagainya.
i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi
aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

e. Fungsi Kesekretariatan
Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan
dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi
 kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam
arti sempit yang meliputi :
1. adanya orang-orang yang bekerja,
2. penerimaan dan pengiriman surat,
3. penerimaan dan pengiriman telepon,
4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi
kegiatan sebagai berikut :
1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan
organisasi.
2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan
yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait
atau memerlukan.
1.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara
perorangan maupun organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.
5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :
a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun
eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi
manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.

D. Manajemen Kearsipan (Record Management)

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi diharapkan berdampak pula pada
kemajuan bidang kearsipan. Dalam hal ini pengelolaan arsip perlu dilakukan secara modern.
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif sesuai dengan konteksnya, maka
dalam uraian ini di antaranya akan terdiri dari pengertian dan ruang lingkup kearsipan,
permasalahan kearsipan, azas pengelolaan arsip, sistem penyimpanan arsip, document imaging,
pertimbangan yang perlu dilakukan dalam mengembangkan otomasi kearsipan. Pada prinsipnya
dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan
pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional.
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu
sumber data atau informasi adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari
kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (di bagian loket dan tempat pembayaran)
sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan, arsip
sebagai data diolah baik secara manual maupun melalui bantuan komputer.
Kemajuan teknologi modern khususnya bidang elektronika, membawa kemudahan dalam
melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan
yang cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan
sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip. Pengaruh teknologi modern
 memungkinkan dimanfaatkannya sarana kearsipan berupa mesin-mesin yang serba otomatis.
Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman
dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Kecepatan tersebut mengakibatkan pula keputusan atas masalah yang sangat mendesak
dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan,
diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada
abad teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan
lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. Sehubungan dengan itu,
maka upaya untuk mengotimalkan pemanfaatan teknologi modern dalam pengelolaan arsip
seyogyanya mendapatkan perhatian yang semestinya.

1.      Sistem dan Tatakerja Kearsipan

a.      Pengertian Pengarsipan
Handayani (2001 :1) mengemukakan bahwa pengarsipan adalah struktur penyimpanan
data yang harus didukung oleh efisiensi dalam pengaksesas data untuk sekumpulan program
sistem informasi yang meliputi sistem berkas dan cara pengorganisasian file.  Gie (2006 : 115)
mengemukakan bahwa arsip (awrkat) adalah setiap catata tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatan.
Berdasarkan Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan, dinyatakan bahwa arsip adalah : a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dalam Undang Undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua
golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor
pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakan, karena masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa
Inggris disebut sebagai record. Sedang arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip
Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam
bahasa Inggris disebut archieve. Dua istilah record dan archieve di atas sering disebut dengan
istilah arsip (bahasa Belanda archief). Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud
dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf,
angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya.
 Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu
arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda
tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Sedang arsip
tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini
dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (print-out) komputer, dan media komputer
seperti disket, dan sebagainya.
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu memperlancar dalam rangka
pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat
dikatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan
arsip
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

b.      Sistem Pengarsipan

Sistem Pengarsipan adalah suatu sistem untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan
data dan file tertentu dan organisasi file yang digunakan (Handayani, 2001 : 1)
Ruang lingkup pekerjaan kearsipan sangat luas dan pengaruhnya sangat besar terhadap
kelancaran administrasi perencanaan,  administrasi pelaksanaan, dan administrasi pengawasan.
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen
Kearsipan (record management). Kegiatan manajemen kearsipan secara lengkap dapat meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan arsip. Jadi kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus
“kehidupan” arsip sejak lahir sampai “mati”. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena
mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran
yang bersangkutan sebagai arsip abadi.
Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai
nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk
disimpan sebagai arsip statis. Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti (2001 :192) lingkaran
hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip,
dapat dibagi menjadi tujuh yaitu :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip
dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu
organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai
dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan
guna pemrosesan lebih lanjut.
 3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-
hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan
berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi
organisasi.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip
inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-
masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap
terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
            Sementara itu Gie (2006 : 117) mengungkapkan bahwa di Amerika sistem pengarsipan
cukup dilakukan dengan satu kata saja, yaitu “ALFRED”. ALFRED merupakan singkatan dari:
            A = Administrative Value (nilai administrasi)
L = Legal value (nilai hukum)
F = Fiscal value (nilai keuangan)
R = Research value (nilai penelitian)
E = Education value (nilai pendidikan)
D = Documentary value (nilai dokumentasi)

2.      Tatakerja Pengarsipan

Mengingat pentingnya arsip bagi kantor baik bantor instansi pemerintas, swasta serta
lembaga sosial, maka perlu dilakukan tatakerja pengarsiapan. Hal ini berkaitan dengan fungsi
arsip sebagai alat pengingat-ingat. Jika dibutuhkan, arsip dengan mudah dan cepat dpat
ditemukan karena telah dikelola dengan tertata dengan teratur.
Sedarmayanti (2001 : 195) dan Gie (2006 : 120) mengemukakan bahwa dewasa ini
terdapat lima sistem penataan pengarsipan, yaitu:
1.      Sistem abjad (Alphabetical Flling Sistem)
Sistem penataan berkas dilakukan dengan penataan indeks. Pengarsipannya disusun berdasarkan
abjad dari A sampai Z. Penamaannya dapat dilakukan dengan empat golongan, yaitu: nama
orang, nama perusahaan swasta, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial.
2.      Sistem masalah/Perihal (Subject Filing System)
Sistem ini dilakukan dengan cara pengelompokan arsip berdasarkan perihal atau subjek tertentu.
Dalam hal ini penetuan subjek harus disepakati terlebih dahulu dengan semua pihak. Contoh
sistem ini adalah sebagai berikut:
KODE                   PERIHAL
KP                         KEPEGAWAIAN
                                                 Rekrutmen
                                                 Mutasi
                                                 Kesejehteraan
                                                 Cuti
 KU                                    KEUANGAN
                                                 Gaji
                                                 Pajak
                                                 Tagihan
                                                 Pendapatan

3.      Sistem nomor (Numerical filing System)

Sistem ini menggunakan kode berupa nomor atau angka untuk pengarsipan arsip. Misalnya
dengan tabel berikut ini.
000 UMUM
010 Urusan Intern 011 Gedung Kantor
012  rumah dinas
020 Peralatan
030 Penelitian
100 KEPEGAWAIAN
110 Rekrutmen
120 Mutasi
200 KEUANGAN
210 Gaji
220 Tunjangan

4.      Sistem Tunggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)

Pengarsipan dengan sistem tunggal dilakukan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun pengiriman
atau kedatangan surat. Suat terakhir ditempatkan pada urutan terakhir pula.
5.      Sistem Wilayah/daerah/regional (Geogrphical Filing System)
Sistem ini dilakukan dengan pengarsipan berdasarkan nama daerah atau wilayah tertentu,
misalnya sebagai berikut:
Sumatera Sumut Medan
Deli Serdang
Langkat
Taput
Tapteng
Labuhan Batu
Jambi Tanjab Timur
Merangin
Jawa Jakarta Jakarta Pusat
Jakrta Selatan
Yogyakata Sleman
Gunung Kidul
Sulwesi Sulsel Makasar
Gowa
Pare-Pare

E.     Tanggung Jawab Arsiparis terhadap Filing

Arsiparis atau arkhivaris berasal dari bahasa Inggris archivist yang bermakna
petugas/juru arsip (KBBI, 2010). Hal ini bermakna bahwa arsiparis bertanggung jawab terhadap
seluruh pemberkasan (filing).
File data dibedakan berdasakan cara mengorganisasinya dan berdasarkan jenisnya.
Berdasarkan cara mengorganisasinya, file data dibagi menjadi file berurutan dan file acak.
 Sedangkan berdasarkan jenisnya, jenis file dibedakan menjadi file master, file transaksi, dan
sebagainya.
Secara lengkap, Handayani (2001 : 40) membagi berbagai  file beradasarkan jenisnya
adalah sebagai berikut.
1)      File induk, yakni file untuk memperlancar oprasi sistem dan diperbaharui secara berkala.
2)      File transaksi, yakni untuk memperbaharui file induk dengan informasi baru
3)      File penunjang, yakni file sebagai penunjang jika file asli rusak.
4)      File riwayat hidup, yakni informasi yang dikumpulkan secara periodik, misalnya mingguan,
bulanan atau tahunan untuk menyusun laporan statistik.
5)      File data transakasi, yakni trnasaksi berupa rekaman  pita, atau piringan setiap transaksi untuk
melengkapi file induk.
6)      File kesalahan, yakni kesalahan yang disimpan dalam file guna perbaikan pada masa mendatang.
7)      File laporan (pencetak), yakni laporan tercetak yang masih berbentuk file menunggu dicetak.
8)      File sementara, yakni file yang disiapkan untuk proses pengalihan
9)      File pustaka (library), yakni file untuk menyimpan program utility, aplikasi, dan program
lainnya.
10)  File kerja (work), yakni semua rekaman yang telah disusun dan disortir seperlunya.
11)  File program, yakni berisi perintah-perintah untuk memproses data dengan bahasa pemrograman
khusus, misalnya COBOL, Pascal, Java, dsb.

F.     Permasalahan Kearsipan

Sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian yang
semestinya oleh berbagai instansi (baik pemerintah maupun swasta). Kurangnya perhatian
terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari
segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-
waktu diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seirama
dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara
terus-menerus tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan/fasilitas kearsipan serta tenaga ahli
yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.
Berdasarkan uraian tersebut, permasalahan di bidang kearsipan secara lebih rinci dapat diuraikan
sebagai berikut.
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi
lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem
pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip
oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip
lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya secara terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan
penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi lagi.
                    
 BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan
                     Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work
(pekerjaan administratif). Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan.
Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang
telah ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat
hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor,
arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan
dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

B.     Saran
Dalam makalah ini penulis menyajikan dan menjelaskan materi yang berisi tentang
Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor yang di dapat dari beberapa referensi buku dan internet.
Dalam menyusun makalah ini tentu masih banyak kesalahan, kekurangan dan jauh dari
kesempurnaan karna manusia tak luput dari kesalahan. Oleh karena itu, penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran bagi para pembaca demi kesempurnaan makalah ini, Semoga
makalah ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi para pembaca.

DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty

Handayani, Dewi. 2001. Sistem Berkas.  Yogyakarta : J&J Learning

Julaman, John (ed). 1992. Peranan Sekretaris. Jakarta : Arcan

Popham, estelle, et.al. 2005. Secretarial Procedures and Administration. Singapura : Federal Publication

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran : Suatu Pengantar. Bandung : Mandar Maju

Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

Waworuntu, Tony. 1991. Manajemen untuk Sekretaris. Jakarta : Gramedia

Priansa, Donni Juni dan Agus Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta
 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Latar belakang dari pembuatan laporan ini adalah untuk memberikan informasi tentang kegiatan
pengarsipan. Manfaat dari pengarsiapan adalah untuk mempermudah pencarian dan
pengembalian surat saat dibutuhkan. Arsip atau dokumen merupakan salah satu alat otentik dari
kegiatan di sebuah kantor atau perusahaan.Barikut ini merupakan tujuan adanya kearsipan :

1. Menjamin keselamatan dokumen

2. Menyimpan warkat secara sistematis
3. Mempermudah menemukan arsip pada saat diperlukan
4. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip
5. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengolahan arsip
Teori Singkat Kearsipan

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP”  berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA”
kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah
pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-
bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang
berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

 Menurut UU No. tahun 1971, mengenai ketatausahaan Pokok  Kearsipan yang dimaksud
dengan arsip adalah;

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.

b.  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam
bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.

 Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran” arsip adalah
warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
 Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan kearsipan adalah pengaturan dan
penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur
tertentu yang    sistematis sehibgga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali
dalam waktu singkat.
 Menurut Drs. Anhar Kearsipan merupakan suatu proses pengaturan yang penyimpanan
bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan
dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Jadi kearsipan adalah suatu kegiatan pengaturan dari penyimpanan arsip dengan menggunakan
sistem tertentu secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah
dan cepat.

2. Jenis-jenis Arsip

ü  Menurut Fungsinya

1. Arsip Dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

a)      Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus-menerus bagi
pelasksanan kelangsungan  pekerjaan dalam penyelenggaraan administrasi.

b)     Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang dan tidak 
dipergunakan lagi secara terus-menerus karena penyelengaraan administrasinya.

1. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan
dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari
administrasi Negara.

 
ü  Menurut tempat penyimpanannya

1.  Arsip Sentral: Arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan
penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip Unit: Arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap
bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus

ü  Menurut Bendanya

1.  Arsip Primer : Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan
salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
2.  Arsip Sekunder : Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.

ü  Menurut Lamanya Penyimpanan

1. Arsip Abadi : Arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi
seperti arsip sejarah dan lain-lain.
2. Arsip tidak : Arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat
itu saja.

3. Nilai Guna Arsip

ü  Menurut Ensiklopedia Adiministrasi

 Guna Informasi : Memberikan suatu keterangan tentang hal atau peristiwa.

 Guna Yuridis : Menjadi bahan pembuktian dalam suatu proses pengadilan.
 Guna Historis : Menggambarkan keadaan atau peristiwa masa lalu.
 Guna Ilmiah : Penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.

ü  Menurut The Liang Gie

 Administrasi : Untuk menyelesaikan persoalan yang dihadapi  pimpinan

 Hukum : Sebagai bahan pembuktian dalam suatu proses penghasilan
 Keuangan : Menyangkut keuangan
 Haluan organisasi : Landasan untuk kebijaksanaan
 Organisasi : Sebagai dasar lanjutan suatu pekerjaan
o Sejarah : Menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau
o Penelitian : Bahan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan
o Penerangan : Memberikan penerangan kepada khalayak ramai

ü  Menurut Asrip Nasional Republik Indonesia

1. a.     Nilai Guna Secara Primer

 Nilai guna administrasi : Kegunaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/
instansi pencipta arsip
 Nilai guna hukum : Jika ber-isikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum
 Keuangan : Jika menyangkut masalah keuangan
 Ilmu dan teknologi : Sebagai akibat dari hasil penelitian murni atau terapan

1. b.     Nilai Guna Secara Sekunder

 Pembuktian : Keterangan pembangunan diatur

  Informasional : Informasi mengenai penelitian dan kesejahteraan

Jadi guna kearsipan :

1. Hukum                 :Pembuktian hukum

2. Administrasi        :Syarat penyelenggaraan kegiatan organisasi
3. Fisikal                   :Informasi pembuktian dibidang perpajakan dan keuangan
4. Perorangan          :Data perorangan
5. Pemeriksaan        :Pemeriksaan menyangkut keuangan, perpajakan, hukum dan perjanjian
bisnis
6. Penelitian ilmiah : Bahan penelitan ilmiah
7. Kebijaksanaan/Haluan Organisasi : Bahan pengambilan kebijaksanaan suatu organisasi
8. Organisasi  : Dasar tindak lanjut pelaksanaan suatu organisasi
9. Sejarah : Menjelaskan peritiwa-peristiwa masa lalu

      D.Tujuan Kearsipan

ü Menurut UU No.7 tahun 1971 Bab 1 Pasal 3, bahwa tujuan arsip adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehiduapan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintah.

ü Menurut Drs. Anshar tujuan kearsipan adalah menyimpan warkat sedimikian rupa sehingga
mudah ditemukan kembali jika sewaku –waktu diperlukan.

ü Menurut Drs. E. Martono tujuan Arsip:

1)     Menyediakan warkat jika diperlukan

2)     Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.

3)     Mengumpulkan warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lain

4)     Menghemat tempat penyimpanan

5)     Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran

6)     Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan

ü Menurut Drs. Soewito tujuan arsip :

1)    Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

2)    Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan

3)    Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan

4)    Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip

5)    Untuk  menjaga kerahasiaan arsip

6)    Untuk menjaga kelestarian arsip

Jadi Tujuan kearsipan adalah

v Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban

v Menyimpan warkat secara sistematis

v Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan

v Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip

v Meningkatkan efisiensi dan efektiivitas

1. E.      Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (Sistem Filling), namun yang umum
digunakan ada lima macam yaitu :

1. Filling Sistem Abjad

2. Filling Sistem Tanggal
3. Filling Sistem Nomor
4. Filling Sistem Wilayah
5. Filling Sistem Subjek/Pokok Masalah

Pengertian Filing system wilayah (geografis)

Pengertian Filing sistem wilayah (geografis) ialah kearsipan/klasifikasi surat/warkat yang

diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau
alamat surat yang dierima.

Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan
system abjad atau sistem tanggal.

1. Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1)     Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif

2)     Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh
giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat
perusahaan beroperasi.

3)     Perusahaan Utilitas semacam perusahaan  gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama
jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.

4)     Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan
yang disusun menurut daerah.

5)     Ppenjua melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa
pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.
6)     Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.

7)     Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau
koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias
Timur)

8)     Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut
pembagian geografi.

9)     Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di
dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.

10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.

11) Lembaga yang memeiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai
tempat di Indonesia seperti gereja. Menjid, atau Yayasan social.

2. Prosedur dalam menerapkan Filing Sistem Wilayah

1. Merancang Klasifikasi Wilayah

Dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakukan dengan cepat.

DAFTAR KLASIFIKASI

B-1      = Bandung                              J-1       = Jakarta

2      = Banjarmasin                            2       = Jambi

3      = Bogor

C-1      = Cianjur                               M-1       = Malang                                                 2      =

Cilacap                                       2       = Medan

b.  Kartu Klaper

Baik surat masuk maupun surat keluar dibuat kartu klaper yang disesuaikan dengan isi surat
masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut.

Contoh kartu klaper surat masuk

 Tanggal Perusahaan /
No Urut Nomor Surat Isi surat
Surat Instansi
1 1134 24/1/2008 SMK INFORMATIKA Pemberian izin
AW/SMK- BINA GENERASI PT Praktek industri kpd
IBG/I/2008 ANGKA WIJAYA mhsiswa BEC
SENTOSA

1. Menyiapkan jenis perlengkapan

ü Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan
dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-masing. Misalnya, laci untuk
daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll.

ü Guide

Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang   berkaitan dengan surat yang berkaitan
dengan surat-surat yang disimpan.

ü Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.

ü Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan

ü Rak kartu Klaper : untuk menyimpan kartu klaper, kartu ini disimpan disesuaikan dengan
urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan  disimpan.
Bentuknknya hamper sama dengan Rak kartu Indeks.

1. Menyimpan dan menemukan kembali arsip

1. Pemberian Kode Surat

Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah
mana surat tersebut dikirim. Sehingga mempermudah menentukan kode kartu klaper

1. Penyimpanan Surat

Sisterm wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan
ditempat yang sama.

1. Penyimpanan filing system wilayah murni

Contoh: pada daerah Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian
pembantu.

1. Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan

Filing system abjad

Contoh: Bandung tertera sebagai jududl pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang
pertama dengan abjad Ba, Ce, Ha, In (Bank, Bali, Hotel Braga,Universits Indonesia)

1. Penemuan kembali arsip

Prosedur pencarian atau penemuan  kembali arsip hendaknya melalui prosedur sebagai berikut;

1. Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.

 2. Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B-2 maka
langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung. Maka secara cepat
dapat ditemukan surat dari PT Sinar Terang Bandung.

3. Pemberkasan geografi memiliki keuntungan dan kerugian yaitu :

 Keuntungan

1)           Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks

2)           Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya
megetahui  subjek yang dibahas

3)           Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang
berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran
dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan
analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing.

4)           Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas
dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah.

 Kerugiannya:

1)           Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas
berdasarkan geografi dan berkas  abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang
baik dan cepat.

2)           Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus
menyusun rujukan ke kedua alamat.

3)           Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar
untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang  terletak di suatu kota atau
beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu
menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang
pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya
Nagoya (di jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia).
Juga terdapat beberapa kota  yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini
mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya).
Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya).

4)           Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan
metode alfabetis atau numeric.

4. Alat dan Bahan

1)     Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan
kedalam.
 2)     Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas
untuk menaruh arsip.

3)     Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.

4)     Folder yaitu map map tempat surat atau warkat.

5)     Pelubang Kertas

6)     Paper Clip

7)     Lem

8)     Gunting

9)     Penggaris

10)  Alat Tulis

DASAR TEORI POKOK-POKOK PRESERVASI ARSIP

Preservasi arsip secara garis besar terdiri dari 3 kegiatan, yaitu:

1.     Pemeliharaan arsip

 Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar

penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, serta suhu dan kelembaban ruang

penyimpanan.

2.      Restorasi arsip

Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat pemeliharaan yang

tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya.

3.      Reproduksi arsip

Yang termasuk kegiatan reproduksi adalah fotocopy, pembuatan foto, microfilm, compact disc/CD, video

compact disc/VCD, digital video disc/DVD, hasil scanning dan semua jenis kegiatan berkaitan dengan

proses penggandaan arsip. Reproduksi arsip bertujuan untuk melestarikan informasi yang terkandung

dalam suatu media arsip.

A.     TUJUAN DAN PRINSIP-PRINSIP PRESERVASI

Tujuan preservasi adalah untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan dari kerusakan

sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:

1.   Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.

2.   Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen.

3.   Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.

4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang

stabil.

5.   Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

  

B.     SARANA DAN PRASARANA PRESERVASI

Untuk pencapaian tujuan preservasi perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana

dan prasarana preservasi antara lain:

1.   Tersedianya gedung dan ruang penyimpanan arsip yang representative.

2.   Tersedianya pedoman dan standar preservasi.

3.   Tersedianya laboratorium.

4.   Tersedianya peralatan dan alih media.

5. Tersedianya rak arsip, lemari arsip, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, trolly,

leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin

prosesing, computer, dan scanner, dan sebagainya.

6.     Tersedianya wadah penyimpanan arsip (boks, can, dan amplop).

  

C.    PROSES PRESERVASI ARSIP TEKSTUAL

Seperti yang telah dijabarkan di atas bahwa secara garis besar preservasi dibagi menjadi 3 kegiatan yaitu

pemeliharaan arsip, restorasi arsip, dan reproduksi arsip. Maka proses preservasi arsip terdiri dari:

1.     Persiapan

Persiapan merupakan tahap awal yang dilakukan sebelum arsip statis hasil akuisisi disimpan sebagai

memori kolektif suatu lembaga kearsipan dan siap dimanfaatkan oleh pengguna arsip. Persiapan memiliki

beberapa tahap, yaitu:

a.       Penempatan arsip hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari berbagai faktor

perusak.

b.       Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan.

c.       Merawat atau merestorasi arsip yang rusak.

2.       Pemeliharaan Arsip Statis

Ada beberapa kegiatan dalam Pemeliharaan Arsip Statis, yaitu:

a.   Menata arsip sesuai dengan grup arsip. Pada arsip tekstual misalnya dengan pola klasifikasi.

b.    Menyimpan dan menata arsip sesuai dengan format dan media arsip Dalam hal ini, arsip tekstual jangan

dicampur dengan arsip dengan media yang berbeda.

c.       Mengatur kestabilan suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip.

d.       Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara regular.

e.       Menindaklanjuti hasil temuan control terhadap lingkungan dan fisik arsip.
3.       Perawatan atau Restorasi arsip

Kegiatan yang dilakukan dalam melakukan Perawatan atau restorasi arsip, adalah:

a.       Mendaftarkan arsip yang akan direstorasi.

b.     Mencatat jenis, metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernah dilakukan terhadap arsip yang

bersangkutan.

c.      Melaksanakan perawatan atau restorasi arsip.

d.     Pemeriksaan ulang dan control restorasi, khususnya terhadap arsip media baru.

  

D.    REPRODUKSI

Arsip tekstual yang bermedia kertas suatu saat tentu akan mengalami kerusakan. Arsip penting dilihat tidak

hanya dari segi fisiknya saja tetapi nilai informasinya. Bagaimana apabila suatu arsip rusak dan nilai

informasinya menjadi hilang? Tentu akan menimbulkan kerugian yang sangat besar. Untuk itu untuk

melestarikan arsip agar tahan lama dan nilai informasinya tetap ada adalah dengan cara reproduksi.

Reproduksi arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu mengkopi dan alih media. Mengkopi adalah

kegiatan menggandakan arsip dengan format hasil penggandaan yang sama dengan format aslinya.

Sedangkan alih media adalah kegiatan menggandakan arsip, tetapi format hasil penggandaannya berbeda

dengan format aslinya. Misalnya adalah format asli kertas dialihmediakan ke bentuk microfilm atau digital.

Selain daripada itu, tujuan reproduksi adalah:

  Mengawetkan dan memaksimal gambar dan suara dalam keadaan stabil untuk waktu yang lama.

    Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi informasi jika bahan aslinya hilang atau rusak.

  Menetapkan referensi dan duplikasi dalam membuat akses pada isi arsip sehingga bahan aslinya tidak

digunakan.

 Log In
 Sign Up
docx

Makalah kearsipan
MAKALAH PERANCANGAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Di Sususn Oleh : Hariyadi wahyu Utomo :13040111130032
SI ILMU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
 KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat, hidayah dan
inayah-
 Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “
PERANCANGAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu
apapun. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi Manajemen Kearsipan,
jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro.
 
Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh dari sempurna.
Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari  pembaca
demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak yang telah
membantu menyusun makalah ini. Semarang, 24 Desember 2013 Hormat kami, Penulis
 
DAFTAR ISI
Kata Pengantar Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
A.
 
Latar Belakang B.
 
Permasalahan C.
 
Tujuan
BAB II LANDASAN TEORI
A.
 
Pengertian B.
 
Manfaat C.
 
Macam-Macam Layanan
BAB III PENUTUP
A.
 
Kesimpulan B.
 
Saran
Daftar Pustaka
 
BAB I PENDAHULUAN
A.
 
Latar Belakang
Dalam Perusahaan, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu jenis
kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun kantor
swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal
dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang
sangat  penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam
rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian,
pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Tetapi walau pun begitu ada juga
kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan merupakan
salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh
setiap  badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-
dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Meskipun
kearsipan berperan  penting, sampai saat ini masih banyak kantor-kantor yang belum
melakukan penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di
tumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan
banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh,
padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk
menjamin kelangsungan organisasi. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum
atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya
kesadaran pegawai, khususnya pimpinankantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam
kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau
ahli dalam bidang kearsipan. Tugas bidang kearsipan  bukanlah merupakan tugas yang ringan,
sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembangan administrasi modern dikantor yang baik
dan teratur merupakan sarana pendukung kelancaran kegiatan yang baik dan teratur, maka
tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam
 
suatu kantor maupun organisasi. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan
manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting. Hal ini harus disadari oleh
manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan
kearsipan tersebut. Dengan adanya keterampilan dalam masalah kearsipan akan sangat
membantu tugas pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan.
Sistem kearsipan adalah cara memilih sistem yang sesuai dengan perencanaan yang disepakati
bersama dalam suatu perusahaan, yaitu memilih salah satu dari macam-macam filling system.
Sistem kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun
swastaadalah filling sistem nomor (system klasifikassi numerical ). Sistem kearsipan kurang
mendapat  perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta
karena kurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan
penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila
sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang
mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan
sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang bersangkutan.
B.
 
Permasalahan
1.
 
Bagaimana Pemahaman objek secara umum? 2.
 
Bagaimana Pemahaman kegiatan rutin organisasi? 3.
 
Bagaimana Analisa prosedur kegiatan rutin organisasi? 4.
 
Bagaimana Pengidentifikasian arsip? 5.
 
Bagaimana Pemberkasan arsip? 6.
 
Bagaimana Pembentukan struktur file induk? 7.
 
Bagaimana Penentuan sistem penyimpanan?
C.Tujuan Observasi
Adapun tujuan penulis dalam melakukan observasi ini bertujuan untuk mengetahui sistem
kearsipan yang dipergunakan Ypi SMA Teuku Umar Semarang.
 
Bab II Landasan Teori
B.1. Pemahaman objek secara umum Profil Sejarah SMA Teuku Umar Semarang
 Terdorong rasa tanggung jawabterhadap Allah swt, masyarakat dan Negara, setelah  berhasil
mengelola Madrasah Diniyah, pengurus MDI P2A Karangrejo Semarang melalui SK Pengurus no.
21/P2A/XII/1974, mendirikan badan amal bernama SMP Teuku Umar Semarang. Dan pada
bulan Juli 1982 mendirikan SMA Teuku Umar Semarang. Dipilihnya nama Teuku Umar
didasarkan kepada lokasi yang dekat dengan jalan Teuku Umar serta semangat kepahlawanan
Teuku Umar dan Umar bin Khatab. Pada awal berdirinya, SMA Teuku Umar beralamat di Jl.
Karangrejo Timur I/3 semarang, dan masuk siang. Karena pagi harinya dipakai SMP Teuku Umar
Semarang. Baru  pada tahun 1986 SMA Teuku Umar pindah di Jl. Karangrejo Tengah IX/99
Semarang sampai sekarang dan siswanya masuk pagi. SMA Teuku Umar Semarang berada di
bawah Yayasan Pendidikan Islam Teuku Umar dengan Akte Notaris tanggal 22 Mei 196 no.116
yang disempurnakan dengan akte notaries tanggal 26 Februari 1986 no.79 Pada tanggal 8
Januari 1986 dengan SK depdikbud No 001/C/My FotoC/c.86 SMA Teuku Umar Semarang
memperoleh jenjang akreditasi DIAKUI. Kemudian tanggal 31 Desember 1991 SMA Teuku Umar
melalui SK Dirjen No.476/C/Kep/I/1991 memperoleh  jenjang disamakan. Pada tahun 1996
memperoleh jenjang yang sama yaitu di samakan. Pada akreditasi tahun 2002 mendapat
jenjang Terakreditasi A** dengan SK Walikota no.
READ PAPER

 About
 Press
 Blog
 People
 Papers
 Job Board
 Advertise


  We're Hiring!
