SISTEM PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP AKTIF ADA TIGA BENTUK: SENTRALISASI DESENTRALISASI GABUNGAN

SENTRALISASI
Sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di satu tempat.
Keuntungan Sentralisasi: Memberikan prosedur yang konsisten. Jelas penanggungjawabnya. Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama. Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja / departemen. Meminimalkan duplikasi arsip aktif. Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih baik. Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif. Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan Kelemahan Sentralisasi : Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada masalah keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.

DESENTRALISASI

Sistem penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja / departemen. Masalah yang berkaitan dengan sistem desentralisasi adalah : Masing-masing unit kerja mempunyai cara penyimpanan sendiri-sendiri sehingga tidak ada keseragaman dalam sistem pengelolaan arsip aktif secara keseluruhan. Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsipnya sendiri-sendiri ini menyebabkan tidak semua arsip yang berkaitan disimpan secara bersama. Mendukung kearah praktek penyimpanan duplikasi arsip aktif. Penggunaan peralatan tidak secara maksimum, karena setiap unit kerja akan melakukan pengadaan peralatan sendiri-sendiri. Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsip dengan cara yang berbeda-beda, oleh karena itu jaminan atas keamanan arsip kurang optimal.

 a)
b) c)

Desentralisasi sesuai untuk kondisi : Jika informasi yang diperlukan hanya yang diciptakan oleh satu unit kerja. Volume arsip yang ada di unit-unit kerja sangat besar. Organisasi yang besar yaitu memiliki unit-unit kerja yang kompleks.

KOMBINASI
(GABUNGAN ANTARA SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI)
Sistem penyimpanan arsip aktif yang memperbolehkan unit-unit kerja mengelola arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi.

Keuntungan Sistem Kombinasi : a) b) c) d) e) Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali. Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip. Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif. Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penyusutan arsip. Memberikan perasaan aman bagi manajemen atau pengelola arsip.

Kelemahan : a) Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada sistem kombinasi. b) Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.

KESIMPULAN
Penentuan dalam sistem penyimpanan arsip aktif suatu organisasi / lembaga tergantung pada kebutuhan organisasi , besar kecilnya organisasi. Kalau kita melihat ketiga bentuk tersebut, nampaknya sistem penyimpanan arsip aktif kombinasilah yang sesuai dan telah di terapkan IPB.

PENATAAN ARSIP AKTIF

SISTEM PENATAAN ARSIP ADA BEBERAPA MACAM YAITU :

KRONOLOGIS ABJAD SUBJEK ( MASALAH) NOMOR

 KRONOLOGIS : Arsip yang disimpan berdasarkan kronologi waktu, yaitu tanggal, bulan dan tahun surat tersebut dikeluarkan.
ABJAD : Arsip yang disimpan berdasarkan abdjad, biasanya dipergunakan di bagian kepegawaian untuk menyimpan arsip perorangan.

 SUBJEK (MASALAH) Arsip yang disimpan berdasarkan subjek / masalah / perihal / kode surat.

NOMOR Arsip yang disimpan berdasarkan nomor.

KESIMPULAN
Setelah kita uraikan keempat sistem penataan arsip tersebut, nampaknya sistem penataan arsip berdasarkan subjek (masalah) sangat mudah diterapkan, dan untuk penemuan kembali lebih cepat dibandingkan dengan sistem yang lain. Sistem ini berlaku untuk penyimpanan arsip yang bersifat umum. Sistem abjad lebih sesuai untuk penyimpanan arsip perorangan di bagian kepegawaian. Berdasarkan pengalaman penulis, penyimpanan arsip berdasarkan kronologis ataupun nomor, sangat menyulitkan kita pada saat kita mencari kembali arsip itu pada saat diperlukan. Karena kita harus membaca agenda surat, atau membuka satu persatu arsip yang telah disimpan.

Langkah-Langkah Penataan Arsip Berdasarkan Masalah

Kita tentukan lebih dahulu skema arsip yang akan kita gunakan. Arsip kita pilah pilah berdasarkan skema yang kita gunakan, dalam hal ini adalah sesuai dengan kode surat (permasalahan). Kemudian kita urutkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun. Kemudian kita masukkan arsip ke dalam folder/box file/ map. Dalam penyimpanan folder/box file/map diurutkan sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.

SKEMA ARSIP
Skema arsip sederhana yang kita gunakan adalah berdasarkan kode surat yang sudah berlaku di IPB,yaitu
Nomor Perihal Arsip Kode

001
002 003 004 005

Hubungan Masyarakat
Kerjasama Luar Negeri Organisasi dan Tata Kerja Perlengkapan Perencanaan

HM
LN OT LK PR

006
007

Ketatausahaan
Kepegawaian

TU
KP

Nomor
008 Keuangan

Perihal Arsip Hukum

Kelembagaan Prasarana dan Sarana Akademik Penelitian

Kode
KU

009
010 011 012

HK
KL PS PL

013
014

Pengabdian pada Masyarakat

Kuliah Kerja Nyata/ Kuliah Kerja Profesi

PM
KK

015
016

Pengembangan Perpustakaan
Kemahasiswaan

PK
KM

017
018

Pendidikan dan Pengajaran

Lain-lain

PP
LL

SKEMA ARSIP YANG LEBIH RINCI

Kalau kita ingin menggunakan skema arsip yang lebih rinci lagi, maka dari masing-masing perihal kita pecah lagi lebih detail. Keuntungannya : pada saat mencari kembali arsip yang diperlukan akan lebih cepat ditemukan.

Contoh :
Nomor 001 Perihal Arsip Hubungan Masyarakat 001.01. Kerjasama dalam Negeri 001.02. Magang 001.03. Seminar/Lokakarya Kerjasama Luar Negeri 002.01. Seminar ke Luar Negeri 002.02. Kunjungan dari dan ke Luar Negeri Kode Surat HM Tempat Penyimpanan

501.A.01.001.01 501.A.01.001.02 501.A.01.001.03

LN 501.A.01.002.01 501.A.02.002.02

002

Nomor

Perihal Arsip

Kode Surat KP

Tempat Penyimpanan

007

Kepegawaian 007.01. Surat Tugas 007.02. Sertifikasi Dosen 007.03. Pengusulan Kenaikan Pangkat

501.A.01.007.01 501.A.01.007.02 501.A.01.007.03

017

Pendidikan dan Pengajaran 017.01. Nilai Mahasiswa 017.02. Jadwal Kuliah dan Ujian 017.03. Seminar Mahasiswa

PP 501.A.02.017.01 501.A.02.017.02 501.A.02.017.03

 Keterangan : 501 = Kode Ruangan A = Kode Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip 01 = Kode Laci Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip 001 = Kode permasalahan arsip 01 = Kode nomor urut arsip yang disimpan

Skema arsip tersebut hanya contoh, bisa dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing. _________________________
Sumber : 1. Modul Manajemen Arsip Aktif, Pusdiklat ANRI, Tahun 2006 2. Laporan Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Departemen Proteksi Tanaman Faperta IPB Tahun 2008.

Ada beberapa hal yang bisa menambah wawasan saya mengenai arsip setelah mengikuti pelatihan jabatan fungsional kearsipan tingkat ahli di Pusdiklat ANRI bulan Juli tahun 2008 lalu , yaitu : Selama ini kita menganggap arsip itu tidak begitu penting, bahkan menurut opini dalam masyarakat arsip identik dengan sampah, atau tumpukan kertas yang tak berguna. Tetapi setelah mengikuti pelatihan ini terbukalah wawasan saya bahwa arsip itu sangat penting, bahkan arsip terutama arsip aktif merupakan salah satu bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Pada saat kami berkunjung ke ANRI, saya sempat kaget juga betapa mereka memperlakukan arsip dengan sangat serius, bahkan arsip yang ratusan tahun masih tersimpan dengan rapi.
Jabatan fungsional arsiparis bisa dijadikan pertimbangan apabila kita ingin naik pangkat yang lebih tinggi, sementara saat ini pangkat sudah pada posisi puncak. Bagi tenaga kependidikan yang memiliki ijazah terakhir SLTA bisa mencapai ke golongan III/d, sedangkan bagi S1 bisa mencapai ke golongan IV.

Tak ada gading yang tak retak

Terima Kasih Semoga Bermanfaat