KEARSIPAN, SISTEM KEARSIPAN, PEMELIHARAAN ARSIP DAN

PENYUSUTAN ARSIP , KORESPONDENSI BESERTA CONTOHNYA

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I     PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang................................................................................................  1
B.    Rumusan Masalah............................................................................................  2
C.    Tujuan.............................................................................................................   2
BAB II    PEMBAHASAN
A.    Teorikearsipan................................................................................................   5
B.    SistemKearsipan............................................................................................    6
C.    Pemeliharaan Arsip.........................................................................................   9
D.    Penyusutan Arsip............................................................................................ 10
E.     Pengelolaan kearsipan....................................................................................
F.     Korespondensi Kearsipan..............................................................................
BAB III  PENUTUP
A.Kesimpulan....................................................................................................... 15
B. Saran................................................................................................................. 15
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1.    Surat – Surat masuk/keluar (5 sistem kearsipan) 1 surat saja
2.    Daftar Klasifikasi
3.    Buku Agenda

BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip
merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan.
Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap
 arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip
perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya
komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan
ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-
meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara
tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk
mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai
laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi
harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan
pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat
diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi
memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah
yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara
tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik
dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat
dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya
adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan
memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B.     Rumusan Masalah
1.      Apa yang dimaksud dengan Arsip ?
2.      Apa itu sistem kearsipan ?
3.      Bagaimana cara pemeliharaan Arsip ?
4.      Bagaimana penyusutan Arsip ?
5.      Bagaimana cara pengelolaan kearsipan ?
6.      Apa itu korespondensi dan bagaimana korespondensi kearsipan ?
C.    Tujuan
Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami tentang
kearsipan,sistem kearsipan,cara pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip

BAB II
PEMBAHASAN

A.    Teori Kearsipan
1.      Pengertian arsip dan kearsipan
 Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan
tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih
cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah
archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip
atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.
Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat
kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan
tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana
dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
a.       Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu
tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah
ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing)
adalah pengambilan warkat (finding).
b.       Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut
suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2.      Jenis – Jenis arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
a.       Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
1)      Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
2)      Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, dan dan surat perintah bayar
3)       Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan dan daftar harga.
4)       Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan
transkip mahasiswa.
b.      Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk
dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam
merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:
1)      Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
2)       Pita rekaman
3)       Mikrofilm
4)      . Disket
5)       Compact disk
6)      . Flast disk
c.        Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7
macam, yaitu:
1)      Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
2)       Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan,
prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
3)      . Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan,
surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4)       Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan
peristiwa
5)       Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
6)       Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7)       Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan
program pelajaran
d.       Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau
urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
1)      Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
2)       Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan
barang
3)      Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan,
buku kas dan daftar gaji
4)       Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
e.        Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1)      Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor
sehari-hari
2)       Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
F.        Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan
menjadi:
1)      Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi
yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
2)       Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan
lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
g.       Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat
dibedakan menjadi:
1)      Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda
tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2)       Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan
dokumen asli.
3)       Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen
asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
h.       Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau
legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
1)      Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan
fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik
dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
2)       Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan
tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

B.     Sistem Kearsipan
1.       Pengertian sistem kearsipan
system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman
untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan
tepat.
kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan
arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip
(pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling
mempunyai peranan yang sangat penting.

2.       Macam – macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada
pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1.      Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a.       Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b.      Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2.       Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
     Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di
kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1.      Alphabetical arrangement (susunan abjad)
a.      Subjet (pokok soal)
b.       Phonetic (suara)
2.       Numerical arrangement (susunan nomor)
a.      Serial (seri)
b.      Coded (kode)
3.        Geographical arrangement (susunan wilayah)
4.       Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad
dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing
di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang
berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171)
mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem
utama,yaitu:
a.       alphabetical – sistem abjad
b.      Subyek-sistem subjek
c.        geographical- sistem wilayah
d.       numerical- sistem nomor
e.         choronological of them- sistem tanggal
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat
peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:
1.       Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh
lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama
wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf
A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama
setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-
masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad.
Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh
organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di
tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
a.       Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang terdiri dari 2
( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
1.      Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
2.       Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b.       Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama
yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri
sendiri. Misal :
1.       Jakarta Utara
2.       Banjar Negara

2.      Sistem subjek
 Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi
atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang
arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus
atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut
dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan
keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan
seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah
( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya
3.       Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu.
Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau,
kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian
disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin,
Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang
bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan
abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.
4.      Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur
arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan
penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya.
Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti
sistem subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian                   14
Cuti                                  14,1
Kenaikan pangkat                        14,2
 Lamaran                          14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih
ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari
masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip
memproses menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.
5.       Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal dari
datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di
tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam
bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan
tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.
C.    Pemeliharaan Arsip
1.      Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala
kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor
sebagai berikut:
a.       Factor dari dalam
seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan
dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang
akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas,
pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di
buat dari getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
b.       Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas
menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar
matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari
yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya
terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi
lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

D.    Penyusutan Arsip
1.      Penyusutan
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja
wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
a.        Penyusutan arsip  dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b.      Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
c.        Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah
kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1)      Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-
lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2)       Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3)       Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Tahap – tahap penyusutan arsip :
1.      Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang
akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan
dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau
dikirim untuk menjadi arsip statis.
 Ada 4 golongan arsip, yaitu:
a.       Arsip vital
Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat
dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian
perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan
sebagainya.
b.      Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan
lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif selama 25 tahun.
Misalnya, bukti – bukti keuangan.
c.       Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan di
arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, surat
pesanan, neraca dan laporan tahunan.
d.      Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling
lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.
2.      Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain
Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat dilakukan
setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan
tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat
penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CDROM atau CD- WROM
3.      Pemusnahan arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip inaktif untuk
selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu.
Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan
historis.
4.      Pencatatan pemindahan atau pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan
arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.
Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain.
Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan
ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara langsung dalam media
elektronik.

Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab perlu dilengkapi

dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks
arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru serta bukti
tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang menyerahkan arsip dan orang yang
 menerima arsip sebagai penanggungjawab arsip. Cara pemindahan arsip atau pemusnahan
arsip dapat dilakukan berdasarkan :
a.       Pemindahan secara terus – menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.
Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti
kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan sebagainya, dimana
seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai.
b.      Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif  setelah satu periode atau jangka waktu tertentu.
Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti keuangan dipindahkan
menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutp buku pada akhir periode akutansi.
E.     Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau
diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam kearsipan
terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan
arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya,
bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu – balikkan
atau ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan, serta langkah – langkah apa yang perlu
diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan
penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas
penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing
kantor/instansi yang bersangkutan.
F.     Korespondensi kearsipan (surat – menyurat)
1.      Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.
Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi
Perkantoran menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:
a.       Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
b.      Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam
rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c.       Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi
atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan
penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak
 yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat
atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau
keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.
2.      Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat
a.       Tujuan Surat Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai
suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk
mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya
memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat,
yaitu sebagai berikut :
1.      Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2.       Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3.      Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai
pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan
mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan
surat pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat
dengan baik adalah :
a.       Memahami prosedur surat-menyurat
b.      Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c.        Memahami teknik penulisan surat yang baik
d.       Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e.       Memahami posisi penulis dan penerima surat

3.      Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :
a.        Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor
atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian,
surat kuasa, dan sebagainya.
b.       Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya
surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.
c.        Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
d.      Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
 Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.
4.       Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran
yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat
dapat dibedakan berdasarkan :
a.       Menurut wujud surat
1.       Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya
dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
2.       Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan
note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3.      Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang
dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4.       Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat
pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh
orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat.

5.      Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat
permasalahan.
6.      Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha
aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan
sebagainya.
b.       Menurut sifat isinya
1.       Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
pribadi.
2.       Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah
maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
c.       Menurut keamanan isinya
1.       Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2.      Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang  lain karena akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
3.       Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh
dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil
keputusan.
d.      Menurut proses penyelesaiannya
Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh tanggapan
sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat digolongkan
menjadi tiga macam, yaitu :
1.      Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya,
tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2.      Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan
segera lebih cepat dari surat biasa.
3.      Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang
secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.
e.       Menurut kegiatan
1.      Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi
sendiri
2.       Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
f.       Menurut sasaran yang dituju
1.       Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
2.      Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak
terbatas.

BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi
atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman
informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman
informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
 Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis
kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun
pertanyaan.
 Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya
perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-
waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

B.     Saran
1.       Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara petugas
pembuat dan petugas pengagendaan.
2.      Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan penyimpanan arsip
dapat berjalan lebih baik
3.        Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif

DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download
http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/
download.portalgaruda.org/article.php?article=24668&val=1516
www.slideshare.net/.../modul-12-dan-13-peny-arsip-dan-pemeliharaan
https://dwilestariyuniawati.wordpress.com/...5/manajemen-perkantoran
library.unej.ac.id/.../en.../detailnonmodal;...KORESPONDENSI
yuliansah,S.Pd.,M.Pd//manajemen kearsipan

                                      

Lampiran
A.    Surat Masuk/Surat Keluar, 5 Sistem Kearsipan (1 Surat Saja)
Dibawah ini merupakan contoh satu surat keluar, dimana surat keluar ini sudah mencakup 5
sistem kearsipan yaitu : sistem abjad, sistem kronologis, sistem nomor, sistem subjek, dan
sistem geografis.

  

PT MELIN SEJAHTERA
Alamat : Gambiran Sawit Yogyakarta, 55246 Tlp. (0267) 586168
Fax. (0267) 548202
E-mail: melin_melin@gmail.com
Nomor  :  001/CVMS/V/2015                                                                        28 Mei 2015
 Hal        : Permohonan kerja sama
Lam       :   -
Kepada
PT Mulia Abadi
Jalan Gatot Subroto
Dempasar- Bali

Dengan hormat,
Kami dari  PT Melin Sejahtera,Tbk. Dalam hal ini bermaksud untuk mengajukan
permohonan kerja sama dengan PT Mulia Abadi untuk menjadi distributor produk – produk
kami berupa:
1.      Produk elektronik (Handphone, Laptop, TV, Lampu Hias, dan segala macam produk
elektronik lainnya)
2.      Furniture (Sofa, Almari, Meja, Bad dan lainnya)
Kami akan memberikan kompensasi yang sebanding kepada PT Mulia Abadi jika bersedia
untuk menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.
Meknisme bentuk kerja sama dapat kami jelaskan lebih lanjut apabila PT Mulia Abadi
tertarik dengan pengajuan kerja sama yang kami sampaikan
Demikian surat permohonan kerja sama ini kami buat, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan terimakasih.
Nb : kami akan menunggu tembusan dari bapak/ibu selaku pimpinan PT Mulia Abadi paling
lambat 10 hari setelah surat ini bapak/ibu terima.

Homat saya

Devisi keuangan

Dr, Melinnia,SE,MM..
B.     DAFTAR KLASIFIKASI
1.      Klasifikasi Sistem Abjad
A, B, C,.........................Z
Aa, Ab, Ac,...................Az
Aba, Abb, Abc,.............Abz
Aca, Acb, Acc,..............Acz

Contoh :
NAMA ORANG INDEKS KODE
UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 ABJAD
Pasha Pasha Pa
Dr. Dika Nasution Nasutio Dika Dr. Na
I Gusti Made Tirta Made I Gusti Ti
Tirta

2.      Sistem angka/nomor (numerik)

Masalah utama                                 Sub Masalah              Sub-sub Masalah
            000  Pendidikan dan pelatihan
100  Keuangan
200  Personalia
300  Pembangunan
 400  Koperasi
500  Produksi
600  Pemasaran
700  Penelitian dan Laboratorium
800  Perlengkapan
900  Pengangkutan dan Perbekalan
Contoh :
                                                Daftar Klsifikasi Sistem Nomor
                                    Pusat Studi Pengembangan Administrasi AMAYO
                                                Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta

Masalah Utama Sub masalah Sub-sub masalah Kode klasifikasi

000 Organisasi (or)
000 Masyarakat Or.000.000.010
010  Kampus Or.000.000.011
010  BEM Or.000.000.012
011  UKM
012  HIMA
100 Kepegawaian 100  Upah
(KP) 110  Cuti 110  Cuti KP.100.110.110
Melahirkan KP.100.110.111
111  Cuti Sakit

3.      Daftar Klasifikasi Sistem Wilayah (Geografis)

DAFTAR  KLASIFIKASI SISTEM GEOGRAFIS
JAWA
JAWA –BALI JAWA

1 JAKARTA
A.      JAKARTA PUSAT
B.      JAKARTA BARAT
C.      JAKARTA SELATAN
D.      JAKARTA TIMUR
E.       JAKARTA UTARA
2 JAWA BARAT
A.      BANDUNG
B.      BOGOR
C.      CIREBON
D.      MERAK
3 JAWA TENGAH
A.      PEKALONGAN
B.      REMBANG
C.      SEMARANG
D.      SOLO
E.       TEGAL
4 YOGYAKARTA
A.      BANTUL
B.      SLEMAN
5 JAWA TIMUR
A.      BANYUWANGI
B.      JEMBER
C.      MALANG
 D.      SURABAYA
6 BALI
A.      AMPLAPURA
B.      DENSPASAR
C.      KLUNGKUNG
D.      SINGARAJA

4.      Daftar Klasifikasi Sistem Urutan Waktu (Kronologis)

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari :

Tahun         (tanggal utama)    sebagai kode laci

     Bulan     (sub tanggal)         sebagai kode guide
       Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2015.
Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2015.

Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.
Contoh: Surat tanggal 1 Maret 2015 terdiri dari tanggal utama (2015), sub
tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1)

Contoh: arsip tertanggal 1Maret 2015 disimpan pada laci

berkode2015, dibelakang guide Maret, didalam hanging folder berkode 1.Kode
klasifikasi : 01 atau 1 (sesuai tanggal)

5.      Daftar Kalsifikasi Sistem Subyek

Contoh :
Maslah Utama Masalah Sub Masalah
Kp : Kepegawaian Cuti a.      Cuti melahirkan
b.      Cuti sakit
c.       Cuti tahunan
Mutasi a.      Kenaikan golongan
b.      Masa kerja
c.       Tunjangan keluarga
d.      Alih tugas
e.      jabatan

                                   Daftar Klasifikasi Sistem Subyek

           Pusat Studi dan Pengembangan Administrasi AMAYO
                                   Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta
Masalah Utama Sub Masalah Sub – Sub Kode
Masalah Klasifikasi
 Organisasi (Or) Masyarakat
Kampus BEM
UKM
HIMA

C.      Buku Agenda
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
                                                                                                                                         Sistem Abjad
Keluar Surat
Kode
No Tanggal (K) Nomor Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/pi/ama/rs/v/2015 28 Mei Dinas Permohonan Indra G.U

2015 2015 perizinan izin penelitian Gunawan
2. 10 Juni k 002/pi/ama/rs/v1/201 10 Juni Dinas Permohonan Marcelin Un M.A
2015 5 2015 perizinan izin MOPK III
Sistem Kronologis
Keluar Surat
Kode
No Tanggal (K) Nomor Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/pi/ama/rs/v/2015 28 Mei Dinas Permohonan 2015/05/28

2015 2015 perizinan izin penelitian
2. 10 Juni k 002/pi/ama/rs/v1/201 10 Juni Dinas Permohonan 2015/06/10
2015 5 2015 perizinan izin MOPK III
          Sistem Geografis
Keluar Surat
Kode
No Tanggal (K) Nomor Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/ 28 Mei PT Mulia Abadi Permohonan kerja Jawa

2015 PTMS 2015 sama
/V1/ 2015
2. 10 Juni k 003/ 10 Juni PT Melin Pengiriman Luar Jawa
2015 PTMA 2015 Sejahtera barang
/V1/ 2015
       Sistem Subjek
Keluar Surat
Kode
No Tanggal (K) Nomor Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/ 28 Mei PT Mulia Abadi Permohonan kerja PT Mulia

2015 PTMS 2015 sama Abadi
/V1/ 2015
2. 10 Juni k 003/ 10 Juni PT Melin Pengiriman PT Melin
2015 PTMA 2015 Sejahtera barang Sejahtera
/V1/ 2015
               Sistem Nomor
Keluar Surat
Kode
No Tanggal (K) Nomor Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 28 Mei k 001/ 28 Mei PT Mulia Abadi Permohonan kerja 001/ PTMS

2015 PTMS 2015 sama /V1/ 2015
/V1/ 2015
2. 10 Juni k 003/ 10 Juni PT Melin Pengiriman 003/
2015 PTMA 2015 Sejahtera barang PTMA /V1/
/V1/ 2015 2015
 BUKU AGENDA SURAT MASUK
                                                                                                                                                                                 Sistem Abjad
Masuk Surat
Kode
No Tanggal (M) Nomor Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 02 Juni M 224 / SI / 30 Mei Dinas Persetujuan  izin Indra Gunawan G.U

2015 PMYDI/ V / 2015 2015 perizinan penelitian
2. 10 Juni M 229/SI 13 Juni Dinas Persetujuan  izin Marcelin Un M.A
2015 /PMYDI/V1/201 2015 perizinan MOPK III
5
       Sistem Kronologis
Masuk Surat
Kode
No Tanggal (M) Nomor Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 02 Juni M 224 / SI / 30 Mei Dinas Permohonan izin 2015/05/30

2015 PMYDI/ V / 2015 2015 perizinan penelitian
2. 15 Juni M 229/SI 10 Juni Dinas Permohonan izin 2015/06/13
2015 /PMYDI/V1/2015 2015 perizinan MOPK III
          Sistem Geografis
Masuk Surat
Kode
No Tanggal (M) Nomor Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 01 Juni M 001/ 28 Mei PT Melin Permohonan kerja Jawa

2015 PTMS 2015 Sejahtera sama
/V1/ 2015
2. 13 Juni M 003/ 10 Juni PT Mulia Abadi Pengiriman Luar Jawa
2015 PTMA 2015 barang
/V1/ 2015
            Sistem Subjek
Masuk Surat
Kode
No Tanggal (M) Nomor Tanggal Kepada Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 01 M 001/ 28 Mei PT Melin Permohonan kerja PT Mulia

Juni 2015 PTMS 2015 Sejahtera sama Abadi
/V1/ 2015
2. 13 Juni M 003/ 10 Juni PT Mulia Abadi Pengiriman PT Melin
2015 PTMA 2015 barang Sejahtera
/V1/ 2015
                Sistem Nomor
Masuk Surat
Kode
No Tanggal (M) Nomor Tanggal Dari Isi Ringkasan Keterangan
Klasifikasi

1. 04 Junii M 004/ 28 Mei PT Melin Permohonan kerja 004/ PTMS

2015 PTMS /V/ 2015 Sejahtera sama /V/ 2015
2015
2. 15 Juni M 008/ 10 Juni PT Mulia Abadi Pengiriman 008/
2015 PTMA 2015 barang PTMA /V1/
/V1/ 2015 2015