ARSIP ELEKTRONIK

A. Konsep Dasar Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

Faktanya perkembangan ilmu pengetahuan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi
(TIK) memberikan pengaruh yang cukup besar pada berbagai bidang kehidupan, termasuk
kehidupan berorganisasi. Perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi
berjalan sangat dinamis sehingga perubahan-perubahan pun terjadi dalam kehidupan
berorganisasi.
Beberapa perubahan yang terjadi dalam kegiatan organisasi, khususnya yang berkaitan
dengan arsip menurut Desi Pratiwi (2012), meliputi hal-hal berikut.
1. Cara bekerja
2. Cara berkomunikasi
3. Persepsi tentang efisiensi
4. Penciptaan, pengelolaan, dan penggunaan informasi/arsip
5. Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip
Perkembangan TIK saat ini berdampak pada pengelolaan arsip yang dapat dilakukan secara
elektronik. Oleh sebab itu perkembangan TIK memberikan peluang bagi pengelolaan arsip
dilakukan secara elektronik. Berikut ini alasan perlunya penanganan asip secara elektronik.
1. perkembangan kehidupan saat ini berada dalam lingkungan teknologi, misalnya kartu-
kartu identitas dengan barcode untuk bertransaksi dengan bank atau perpustakaan,
kereta api, dan pesawat.
2. pertumbuhan volume arsip dalam organisasi makin tinggi sehingga membutuhkan
banyak tempat.
3. Jenis teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai dan staf makin bervariasi.
Misalnya, wordprocessing, text retrieval, e-mail, dan basis data.
B. Hakikat Arsip Elektronik
1. Pengertian Arsip Elektronik
Umumnya arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara
sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan
diolah dengan sistem komputer. Berikut dalam Perka (Peraturan Kepala) ANRI No. 20
Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik disebutkan bahwa arsip
elektronik adalah arsip yang diciptakan dibuat, atau diterima dan disimpan dalam
format elektronik. Dalam Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik, istilah arsip elektronik dikenal sebagai dokumen elektronik, yang
didefinisikan sebagai setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan,
diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 1

 sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau
Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,
rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi
yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya.
Read dan Ginn (2010 : 12) menyatakan ”An electronic record is a record stored on
electronic media that can be readily accessed or changed. A piece equipment is required
to view and read or listen to electronic records“. Adapun International Council on
Archives/ICA (1997 : 24) menyebutkan, ”An electronic record is a record that is suitable
for manipulation, transmission or processing a digital computer. ” (Arsip elektronik
adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan
menggunakan komputer).
Kesimpulannya bahwa arsip elektronik memiliki konotasi yang sama dengan file
elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh sebab itu arsip elektronik memiliki
kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik.
Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan di atas, dapat dirinci lagi
mengenai unsur-unsur di dalamnya yang meliputi hal-hal berikut.
a. Kumpulan informasi arsip
b. Teknologi computer
c. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
d. Kepentingan digunakan kembali
2. Manfaat Pengelolaan Arsip Elektronik
Berikut manfaat pengelolaan arsip elektronik
a. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan
atau pembuatan naskah atau dokumen.
b. Memenuhi tuntutan top management terhadap kecepatan dan ketepatan.
c. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
d. Menuju paperless society dan menghemat ruangan atau sarana prasarana (dari
gedung ke server).
e. Manajemen pengawasan akari lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju
good governance.
f. Meningkatkan pelayanan umum (public service).

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 2

 3. Karakteristik Arsip Elektronik
a. Perekaman dan simbol yang digunakan
Umumnya Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses
(dibaca) oleh manusia karena direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang
harus diterjemahkan terlebih dahulu untuk bisa dibaca oleh manusia.
b. Hubungan antara isi dan media
Umumnya isi yang terekam pada suatu media (seperti sebuah disket) dapat
dipisahkan dari medianya.
c. Karakteristik struktur fisik dan logic
Umumnya setiap kali arsip tersebut dipindahkan ke sarana lainnya, struktur
fisiknya dapat berubah. Oleh sebab itu pengguna akan selalu memerlukan suatu
sistem komputer yang mampu untuk ”membaca” struktur fisik tersebut. Biasanya
hal itu memerlukan adanya suatu struktur logik yang memungkinkan komputer
untuk mengidentifikasi setiap arsip dan untuk merepresentasikan elemen-elemen
dari struktur internal arsip (seperti margin, spasi, paragraf, dan lain-lain).
d. Metadata
Nyatanya selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik
juga menunjukkan cara informasi direkam/dibuat.
e. Mengidentifikasi arsip
Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, tetapi dari suatu
entitas logika yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu aktivitas
atau transaksi.
f. Pelestarian arsip
Umumnya media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi yang sebaik mungkin.
Namun bagaimanapun juga dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan
tetap terancam keberadaannya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain
itu, akibat perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer
yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat.
4. Jenis Arsip Elektronik
Berikut jenis arsip elektronik
a. Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran. Misalnya,
word processed documents (Ms. Word), spreadsheet (Ms. Excel), dan presentasi
(Ms. Powerpoint).
b. Arsip dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya, intranet, website publik,
dan arsip transaksi online.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 3

 c. Arsip yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis: basis data, sistem informasi data
geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem
informasi alur kerja, sistem informasi pengelolaan klien, sistem informasi
pengelolaan hubungan klien, dan sistem informasi yang dibuat sendiri.
d. Pesan elektronik dari sistem informasi: e-mail, short messaging services (SMS),
multimedia messaging services (MMS), electronic data interchange (EDI),
pertukaran dokumen elektronik (faks elektronik), voicemail, pesan instan (instant
messaging), dan komunikasi multimedia (misalnya, video conferencing dan
teleconferencing).
5. Daur Hidup Arsip Elektronik
a. Penciptaan dan penyimpanan (creation and storage)
Umumnya penciptaan arsip elektronik dibuat dan penyimpanannya dalam aplikasi
perangkat lunak tertentu, seperti Word, Excel, Access, dan sebagainya. Selain itu
dokumen elektronik disimpan sebagai byte pada beberapa jenis perangkat
penyimpanan komputer. Dalam kasus lain di beberapa organisasi, file elektronik
disimpan pada hard drive komputer yang berdiri sendiri atau pada drive bersama
pada jaringan area lokal (Local Area Network = LAN). Akan tetapi beberapa orang
mungkin menggunakan perangkat penyimpanan eksternal, seperti CD, tape drive,
hard drive magnetik, dan USB flash drive. Perangkat ini dapat dilepas sehingga
pengguna dapat mengambil perangkat dari satu komputer dan menggunakannya di
komputer lain.
b. Penggunaan dan distribusi (distribution and use)
Tahap berikutnya dari siklus arsip adalah mendistribusikan dan menggunakan
informasi yang terkandung dalam folder dan file elektronik. Distribusi dapat melalui
saluran elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa, dengan
faksimile, atau dengan kurir.
c. Pemeliharaan (maintenance)
Tahap pemeliharaan arsip pada umumnya berkaitan dengan jadwal retensi.
Pemeliharaan file elektronik dapat dijadwalkan secara rutin dengan menyimpan
atau membuang file.
d. Disposisi (disposition)
Tahap ini berkaitan dengan penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat,
apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan.
C. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik
1. Penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik (retrieve)
2. Kaptur (capture) dan registrasi

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 4

 3. Klasifikasi arsip
4. Klasifikasi keamanan dan arsip
5. Identifikasi penyusutan arsip
6. Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif
7. Penyusutan arsip
8. Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan
9. Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan
10. Penggunaan arsip statis.
D. Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik
1. Sistem manajemen dokumen elektronik atau Electronic Document Management System
(EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronik melalui
komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, spreadsheet, presentasi,
dan proyek.
2. Electronic Imaging System (EIS) atau sistem pemindaian elektronik yang akan
mengelola dokumen hasil pemindaian (scan).
3. Software manajemen dokumen atau Records Management Software (RMS) yang akan
mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat
penyimpanan dokumen.
E. Komponen Arsip Elektronik
1. Kecepatan Memindahkan Dokumen
a. Scanning, yaitu memindai dokumen yang dilakukan untuk menghasilkan data
gambar yang dapat disimpan di komputer.
b. Convention, yaitu proses mengubah dokumen word processor atau spread sheet
menjadi data gambar permanen untuk disimpan di sistem komputer.
c. Importing, yaitu metode memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen
Office suite, grafik, audio clips, atau data video ke dalam sistem pengarsipan
dokumen elektronis.
2. Kemampuan Menyimpan Dokumen
Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar. Sistem
penyimpanannya harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah
dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama. Sistem terkomputerisasi dokumen
harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia untuk memberikan
kepastian akan penggunaan dan penyimpanan jangka panjang.
3. Kemampuan Mengindeks Dokumen
Dokumen berupa kertas yang disimpan di kantor harus dikelola agar bermanfaat untuk
organisasi. Caranya dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan,

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 5

 penempatan ke folder, dan memasukkannya ke filing cabinet. Tanpa langkah ini,
mustahil suatu dokumen kertas dapat ditemukan. Hal ini berlaku juga pada arsip
elektronik yang memerlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar mudah
dipahami oleh user (pengguna) pada saat ini atau pada masa yang akan datang.
Ada tiga metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik, meliputi berikut index
files, full text indexing, dan folder or file structure.
a. Index fields menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode
tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas. Sistem ini memungkinkan
dilakukannya perubahan oleh pengguna untuk memodifikasi indeks, menciptakan
multiple templates, dan memiliki beberapa jenis indeks dengan templates yang
berbeda. Misalnya, berdasarkan tanggal dibuat, nomor surat, dan karakteristik
lainnya.
b. Dengan menginstal software Optical Character Recognition (OCR) menjadikan
pengindeksan lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan menggunakan kata
kunci.
c. Sistem folder or file structure menyediakan metode Visual dalam pencarian
dokumen. Penentuan folder yang fleksibel akan memudahkan pengubahan arsip
kertas menjadi arsip elektronis.
4. Kemampuan Mengontrol Akses
Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis
karena hampir setiap orang di dalam organisasi membaca dokumen di setiap komputer
yang berhubungan dengan LAN di seluruh area kantor. Oleh karena itu, perlu ada
tingkatan yang berbeda antarpengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan
dan keamanan arsip. Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam pengontrolan akses,
yang dijelaskan sebagai berikut.
a. Kesediaan yang luas dan akses yang fleksibel
Penyediaan beberapa cara untuk mengakses suatu file. Level akses yang luas akan
menghemat dana, modal intelektual, dan bandwidth suatu jaringan karena
pemanfaatannya yang optimal.
b. Keamanan yang komprehensif
Sebuah organisasi yang mengimplementasikan arsip elektronis dengan dokumen
yang bervariasi hendaknya meningkatkan keamanan dengan melakukan kontrol
akses yang komprehensif dan sederhana.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 6

F. Pemeliharaan Arsip Elektronik
1. Pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat penyimpanannya, tetapi juga
pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem komputer yang digunakan untuk
membuat arsip.
2. Arsip elektronik lebih ”rapuh” daripada arsip kertas sehingga lembaga harus
mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menanganinya.
3. Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip, membuat arsip
lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat penyimpanan elektronik mudah
terpengaruh oleh perubahan kelembapan, suhu, dan radiasi sehingga stabilitas kondisi
lingkungan perlu dijaga.
4. Perlu dilakukan pengecekan secara periodik untuk mengetahui apakah kondisi
penyimpanan memadai untuk perangkat penyimpanan elektronik. selain itu, harus
dilakukan juga pengecekan integritas seluruh perangkat penyimpanan elektronik untuk
menjamin tidak terjadinya kerusakan atau kehilangan data.
5. Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, yakni teknologi baru
menggantikan teknologi sebelumnya. Lembaga harus selalu mencermati perkembangan
yang ada untuk memastikan bahwa masih tersedia teknologi untuk melakukan migrasi
bagi teknologi penyimpanan yang saat ini digunakan.
G. Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
1. Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik. Hal ini
dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan dan
pengopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol.
2. Keberadaan. arsip elektronik sangat bergantung pada lingkungan elektroniknya.
Keusangan teknologi, baik perangkat lunak maupun keras, sangat cepat terjadi. Hal ini
dikarenakan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga berkembang
sangat cepat.
3. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.
4. Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik. Kegagalan ini disebabkan
oleh dua faktor berikut.
a. Berkaitan dengan manajemen dan teknologi, yang meliputi beberapa hal berikut.
1) Kurang koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip elektronik
2) Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar khusus
3) Kehilangan akses terhadap arsip dinas
4) Kehilangan arsip
5) Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna (user)
6) Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 7

 7) Peningkatan munculnya media campuran
b. Berkaitan dengan fungsi staf, yang meliputi beberapa hal berikut.
1) Arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering tidak
memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern.
2) Staf teknologi informasi tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi
berbasis teks serta manajemen arsip dinamis dan statis.
3) Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip lembaga.
4) Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas dan sistem arsip
kertas.
5) Pengguna tidak menyadari terhadap perubahan perannya.
5. Masalah yang dihadapi secara umum, di antaranya pengaturan hukum, perlindungan
hukum bagi konsumen dalam transaksi, perlindungan data pribadi, dan pengakuan
keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian.
6. Masalah yang dihadapi dalam bidang kearsipan, di antaranya bermacam media yang
akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem
penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke
generasi baru.
H. Musibah yang Mengancam Arsip Elektronik
1. Bencana alam, misalnya gempa, banjir, atau badai.
2. Kerusakan bangunan, misalnya kebocoran atap atau kabel listrik yang buruk.
3. Kecelakaan industri, misalnya kebocoran nuklir atau bahan kimia.
4. Musibah teknologi, misalnya vinłs komputer atau kerusakan peralatan komputer.
5. Tindakan kriminal, misalnya pencurian, spionase, atau terorisme.
6. Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil, misalnya menyimpan media
magnetik di dekat peralatan yang menghasilkan medan magnet kuat.
7. Kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compact disk yang berkualitas
buruk.
I. Strategi Pencegahan Musibah pada Arsip Elektronik
1. Duplikasi dan penyimpanan yang ”tersebar”.
2. Transfer secepatnya ke arsip nasional atau lembaga kearsipan daerah apabila arsip
bernilai guna sekunder.
3. Sistem pem-backup-an yang reguler dan komprehensif.
4. Preservasi dokumentasi dan password dari sistem dan aplikasi.
5. Pengamanan fasilitas penyimpanan untuk perangkat digital.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 8

 6. Penerapan standar yang tinggi pada sistem pengamanan untuk melindungi arsip dari
perubahan atau pemusnahan yang tidak sah dan perlindungan dari serangan virus
komputer.
7. Penerapan prosedur penanganan keadaan kritis apabila arsip elektronik tidak di-backup
atau disimpan di luar fasilitas penyimpanan.
J. Prosedur Pemulihan Arsip Elektronik yang Terkena Musibah
1. Menyediakan prosedur penanganan dan teknik preservasi untuk media digital yang
rusak.
2. Menyediakan fasilitas untuk pemulihan kembali sistem komputer Vital dan data penting
dalam waktu singkat.
3. Membuat pengaturan untuk pengecekan integritas data guna menjamin bahwa arsip
elektronik yang diselamatkan masih dalam keadaan utuh atau lengkap.
4. Menjamin akses ke layanan pemulihan data.
5. Menjamin bahwa arsip elektronik Vital dapat di-restore secepat mungkin.
6. Prosedur pemulihan harus dites secara reguler.
K. Evaluasi Kegiatan Arsip Elektronik
1. Pokok-Pokok Kegiatan Kearsipan
a. Penciptaan Arsip
1) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin
rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan
arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.
2) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam
berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik
dan/atau media Iain.
3) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas
organisasi.
4) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
b. Penggunaan Arsip
1) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna
arsip yang berhak.
2) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan dua kategori, yaitu
arsip terjaga dan arsip umum.
c. Pemeliharaan Arsip
Umumnya pemeliharaan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin
keamanan informasi dan fisik arsip. Selain itu pemeliharaan arsip dilakukan sesuai
dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 9

 kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik.
Faktor intrinsik, yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip,
seperti kertas, tinta, dan pasta/lem. Faktor ekstrinsik, yaitu akibat serangan dari
luar, seperti kelembapan, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran
udara, debu, jamur, serangga, rayap, ngegat, api, dan air.
d. Penyusutan Arsip
1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh
pimpinan pencipta arsip.
2. Data dan Informasi Dalam Kearsipan
Tanpa disadari, informasi sudah menjadi hal yang tidak bisa lepas dalam kehidupan
modern saat ini. Setiap harinya, ada ribuan informasi yang hadir di hadapan kita.
Dukungan perkembangan teknologi saat ini membuat informasi Yang diterima makin
mudah untuk diterima. Informasi yang diciptakan manusia maupun organisasi dapat
dikategorikan ke dalam dua kelompok besar, yaitu informasi yang terekam dan
informasi yang tidak terekam. Infomasi yang terekam dapat menggunakan beragam
media simpan, seperti manual, grafis, elektronik, dan audiovisual. Informasi ini terekam
di dalam arsip.
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, Pasal 1 Poin 2 mendefinisikan
arti arsip bahwa, “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
3. Pengertian Laporan
a. Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan yang
berisikan hasil pengolahan data dan informasi.
b. Menurut J. C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis
membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.
c. Menurut F. X. Soejadi, laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan, ataupun pertanggungjawaban, baik secara lisan maupun tulisan
dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan
tanggung jawab (responbility) yang ada di antara mereka.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 10

 d. Menurut Keraf, laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis
menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung
jawab yang dibebankan kepadanya.
4. Fungsi Laporan
a. Pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas
b. Landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan
c. Alat untuk melakukan pengawasan
d. Dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain
5. Macam-Macam Laporan
a. Laporan Berdasarkan Waktu Penyampaian
1) Berkala adalah laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka
waktu tertcntu. Contoh: laporan harian, mingguan, dan bulanan.
2) Insidental adalah laporan yang tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali-
sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
b. Laporan Berdasarkan Bentuk
1) Surat adalah laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya
antara satu sampai empat halaman.
2) Naskah adalah laporan yang disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah
pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen
rapat.
3) Memo adalah laporan yang ditulis menggunakan memo.
4) Campuran adalah laporan yang berupa gabungan antara bentuk naskah dengan
memo atau surat.
c. Laporan Berdasarkan Penyampaian
1) Lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung.
2) Tertulis contohnya ialah surat, naskah, dan memo.
3) Visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: laporan
yang disampaikan melalui media presentasi (powerpoint).
d. Laporan Berdasarkan Sifat
1) Biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia sehingga tidak
menimbulkan dampak negatif jika laporan terbaca orang Iain.
2) Penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia sehingga hanya
orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
e. Laporan Berdasarkan Isinya
1) Informatif adalah laporan yang isinya hanya berisi informasi saja.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 11

 2) Rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa ada
pembahasan lebih lanjut.
3) Analisis adalah laporan Yang isinya berupa hasil analisis
4) Kelayakan adalah laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau
pemilihan mana yang terbaik.
5) Pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas
seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.
6. Manfaat Laporan
a. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan
b. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya
c. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan
d. Menjadi sumber informasi
7. Ciri-Ciri Laporan
a. Objektif
Laporan yang baik selalu bersifat objektif dalam hal menyampaikan fakta.
Pernyataan yang dibuat dalam laporan tersebut haruslah berdasarkan pada
kenyataan.
b. Bahasa Formal
Bahasa yang digunakan dalam laporan harus formal, jelas, baik, dan teratur. Ciri-ciri
laporan yang baik dan benar tentu menggunakan bahasa formal yang baku dan
sesuai dengan kaidah penulisan yang terdapat dalam Ejaan Bahasa Indonesia.
c. Sistematis
Laporan yang baik harus ditulis secara sistematis. Penulisan judul, subjudul, dan
lainnya disusun secara teratur dengan perencanaan yang bagus. Bagian dari sebuah
laporan, seperti pendahuluan, isi, dan kesimpulan harus disusun secara berurutan
agar pembaca dapat mengerti isi laporan dengan mudah.
d. Ringkas
Laporan hendaknya berisi hal-hal yang bersifat pokok saja. Hal-hal pokok tersebut
diringkas dan di kualifikasi manakah hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
ataupun tugasnya.
e. Lengkap
Sebelumnya, telah disebutkan bahwa laporan disusun secara ringkas. Namun,
bukan berarti menghilangkan poin-poin penting. Laporan yang sempurna adalah
laporan yang tersusun secara lengkap, namun ringkas.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 12

 8. Sistematika Laporan
Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah
laporan. Laporan lengkap yang lengkap harus dapat menjawab semua pertanyaan
mengenai apa (what), mengapa (why), siapa (who), dimana (where), kapan (when), dan
bagaimana (how). Secara garis besar, semua laporan memiliki tiga bagian utama, yang
terdiri atas bagian awal/pendahuluan, bagian inti, dan bagian penutup.
Sistematika laporan sebaiknya diatur agar penerima laporan dapat mudah memahami
isi laporan. Berikut ini format atau sistematika laporan yang lazim dipergunakan.
➢ Pendahuluan
1) Latar belakang kegiatan
2) Dasar hukum kegiatan
3) Maksud dan tujuan kegiatan
4) Ruang lingkup isi laporan
➢ Isi Laporan
1) Jenis kegiatan
2) Tempat dan waktu kegiatan
3) Petugas kegiatan
4) Persiapan dan rencana kegiatan
5) Peserta Kegiatan
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, dan
urutan fakta/datanya)
7) Kesulitan dan hambatan
8) Hasil Kegiatan
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan dating
➢ Penutup
Penutup pada laporan berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan ditarik dari fakta-
fakta dan banyak mempersoalkan hubungan logis. Sementara itu, saran merupakan
langkah atau alternatif-alternatif penyelesaian masalah supaya masalah dapat
diatasi dengan sebaik-baiknya. Bentuk kesimpulan tergantung dari isi laporan
karena urutan penyajiannya sesuai dengan isi laporan.
9. Menulis Laporan
a. Teknik Menulis Laporan
1) Benar dan objektif, artinya disusun berdasarkan fakta-fakta, hasil peninjauan,
percobaan, penelitian, dan inspeksi.
2) Jelas, cermat, dan langsung mengenai sasaran.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 13

 3) Gaya bahasa harus ilmiah, tidak berlebih-lebihan, dan disesuaikan dengan
pembaca dan Subjek laporan.
4) Dilengkapi dengan daftar, tabel, bagan, atau grafik yang harus diberi nama dan
penjelasan.
b. Langkah-Langkah Menulis Laporan
1) Mempersiapkan laporan serta menentukan tujuan pelaporan, data, dan
pembacanya.
2) Menentukan struktur laporan, yaitu seleksi data dan pengelompokan topik
bahasan.
3) Menulis dan menyajikan dengan bahasa yang mudah dimengerti pembaca.
4) Menyempurnakan, membaca, dan memeriksa kembali laporan yang telah
dibuat.

Arsip Elektronik | Visit our site http://zsix.web.id 14