Berkomunikasi Melalui Telepon dan Faksimile

BAB I. PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI

Modul Berkomunikasi Melalui Telepon dan Faksimile ini membahas tentang

bagaimana kita menggunakan fasilitas yang ada di perusahaan atau kantor terutama alat-alat
elektronik, alat komunikasi dan lain-lain. Secara umum modul ini menjabarkan bagaimana etika
kita dalam berkomunikasi melaluii telepon dan facsimile yang berisi tentang macam-macam-
macam hubungan telepon, etiket bertelepon, teknik dalam menerima telepon, jenis-jenis
faksimili dan bagian–bagian yang terdapat dalam faksimili.

B. PRASYARAT

Modul ini merupakan lanjutan dari Modul Bekerja sama dengan Linkungan Sosial yang
Berbeda. Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki kemampuan awal atau
penguasaan tentang keterampilan berkomunikasi secara umum dan telah dapat menggunakan
bahasa yang komunikatif dan penggunaan ejaan yang benar. Modul-modul yang harus Anda
kuasai dengan tuntas tersebut adalah modul Bahasa Indonesia, khususnya yang membahas
tentang penggunaan bahasa yang komunikatif, penggunaan ejaan yang benar, akan lebih baik
jika didukung penguasaan bahasa asing (bahasa Inggris, bahasa Mandarin, atau bahasa
lainnya).
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya, untuk memudahkan anda menggunakan modul ini
dalam proses pemelajaran.

a) Langkah-langkah yang harus Peserta didik tempuh

1. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat
kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan, dan kondisi yang diberikan dalam
rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini.

2. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek
kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini.
Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul untuk meyakinkan penguasaan
kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda.

3. Diskusikan dengan teman apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan
pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai
dalam modul. Bila masih ragu, maka tanyakanlah pada Guru sampai paham.

4. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilah-
istilah sulit dan penting dalam modul.

5. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar,
kerjakan tugasnya, dan jawablah pertanyaan tes, kemudian cocokkan dengan kunci
jawaban. Lakukan kegiatan inii sampai anda tuntas menguasai hasil belajar yang
diharapkan.

6. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan
dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/ instruktur.

7. Setelah anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini, pelajarilah modul
selanjutnya sesuai yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program
Keahlian Akuntansi

8. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajar berikutnya, bila belum
menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
 9. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka
ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

b) Peranan Guru

1. Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari
modul-modul prasyarat secara tuntas.

2. Bantulah peserta didik dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka
mempelajari modul ini. Berikan perhatian khusus pada perencanaan jenis kegiatan,
tempat kegiatan belajar dan waktu penyelesaian akhir pemelajaran, agar mereka
dapat belajar efektif dan efisien untuk mencapai sub-kompetensi standar.

3. Mengidentifikasi dan menganalisis sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di

SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pemelajaran.

4. Berikan motivasi, bimbingan dan pendampingan pada peserta diklat agar semangat
belajarnya meningkat.

D. TUJUAN AKHIR

Siswa dapat berkomunikasi melalui telepon dan faksimile dengan benar.

Spesifikasi kinerja yang diharapkan mencakup :

1. Memahami fungsi telepon sebagai alat komunikasi

2. Menerapkan Etiket bertelepon

3. Menjawab telepon masuk

4. Melakukan kontak telepon

5. Mencatat pesan pada formulir telepon

6. Membuat format pesan telepon

7. Mengenal macam-macam faksimile

8. Mengenal fungsi tombol-tombol yang ada dalam faksimili

9. Mengoperasikan pesawat faksimil

CEK KEMAMPUAN

Sebelum Anda mempelajari modul ini, jawablah semua pertanyaan di

bawah ini dengan singkat, jelas, dan tepat. Selanjutnya pelajarilah materi-materi
yang belum Anda kuasaii kompetensinya.

1. Apakah fungsi pesawat telepon dalam suatu perusahaan?

2. Apa yang dimaksud dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya?

3. Menurut Anda bagaimana Etiket bertelepon yang baik dan benar?

4. Hal-hal apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam berkomunikasi melalui pesawat
telepon?

5. Apa yang Anda lakukan jika mendapat telepon dari rekanan yang ingin berbicara
dengan pimpinan, sementara pimpinan mengatakan tidak mau diganggu?

6. Bagaimana membuat format berita telepon yang efektif?

7. Susunlah langkah-langkah menelpon yang benar!

8. Bagaimanakah prosedur penggunaan pesawat faksimil?

 BAB II. PEMELAJARAN

KEGIATAN PEMBELAJARAN

Materi : Mengoperasikan Pesawat Telepon

A. TUJUAN PEMBELAJARAN 1

Setelah menyelesaikankegiatan pembelajaran ini, siswa diharapkan :

1. Dapat mengetahui arti hubungan telepon

2. Dapat mengetahui macam-macam telepon dan hubungan telepon

3. Dapat mengoperasikan telepon dengan baik dan benar, serta santun

4. Dapat mencatat pesan melalui formulir telepon

B. URAIAN MATERI

Telepon adalah salah satu alat komunikasi yang sering digunakan dalam suatu
perusahaan. Fungsi telepon bagi perusahaan dalam kegiatan bisnis yaitu untuk
memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memasarkan produk,
menigkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya.
Pemakaian telepon yang efektif juga akan membantu keberhasilan dalam menjalin
relasi bisnis. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dengan cepat, sehingga
pihak perusahaan dapat menindaklanjuti respon dengan cepat pula.

1. Pengertian hubungan telepon

Kata telepon berasal dari kata tele dan phone dimana tele berati jauh dan phone
artinya bunyi/ suara. Pesawat telepon merupakan symbol suatu prestasi sebuah
 peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami
kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam mengalami kesulitan untuk
berkomunikasi secara langsung dalam jarak jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat
telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan
dan berjauhan. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung
jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik
dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana
penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

2. Macam-macam Pesawat dan Hubungan Telepon

a. Jenis Pesawat Telepon dilihat dari beberapa segi :

w Kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan, yaitu :

¶ Intercom

Intercom dalam bahasa Inggris disebut intercommunication yang berarti

komunikasi didalam. Intercom juga serinig disebut dengan istilah
interphone atau intertelephone. Di kantor-kantor, intercom merupakan
alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau
keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke
bagian lain dalam satu instansi.

¶ PMBX (Private Manual Branch Excharge)

Telepon jenis ini,tidak memungkinkan kita untuk berkomunikasi langsung

tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelepon harus terlebih
dahulu melalui operator. Penelepon harus menekan nomor yang telah
ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan
langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya
menggunakan ekstensi.

¶ PABX (Private Automatic Branch Excharge)

 Telepon jenis ini memungkinkan kita dapat berkomunikasi langsung tanpa
melalui operator. Penelepon dapat berhubungan langsung dengan cara
memutar nomor telepon saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru
memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi
bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

w Segi peletakkannya telepon dibedakan menjadi :

 Telepon Meja (Tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan

ditempatkan di atas meja.

 Telepon dinding (Wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan

ditempatkan pada dinding.

 Telepon Mobil, kapal atau pesawat yakni telepon yang diletakkan dan
ditempatkan pada mobil, kapal, atau pesawat.

 Telepon genggam (Handphone) yaitu telepon yang dapat dibawa

kemana-mana oleh pemiliknya.

b. Jenis hubungan telepon berdasarkan :

w Segi jarak jangkauannya, yaitu :

1.Hubungan antarbagian (intern),yaitu hubungan langsung antara bagian satu

dengan yang lain dalam satu kantor.

2. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator

dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu, dalam satu kota.
Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat
yang dituju.

3. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara

langsung dengan jarak jauh, antarkota atau propinsi. Namun tetap dalam satu
 negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dahulu penelepon harus
memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.

4. Hubungan internasional (Overseas Call), yaitu hubungan telepon langsung

berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang
lain atau organisasi negara yang lain.

w Dari cara kerjanya, dapat dikelompokkan dalam 2 jenis seperti seperti berikut.

1. Hubungan Melalui Operator

Bila melalui operator, penelepon memutar/ menekan nomor operator sentrall untuk
minta hubungann perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang
ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Jika sudah
berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta
hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang
yang dituju siap untuk bicara.

2. Hubungan Langsung

Yaitu penelpon/ menelpon sendirI tanpa operator. Dengan memutar kode atau nomor
sambungan langsung jarak jauh, penelepon langsung bicara.

3. Hubungan Langsung dengan SMS

Hubungan langsung jarak jauh ini dapat dil;akukan sampai melintasi batas negara
hanya dengan menggunakan layanan pesan pendek (SMS), komunikasi
melalui sms ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui suara (voice).
Layanan telepon jenis SMS ini banyak didemari karena biayanya yang
murah dan cepat.

C. RANGKUMAN 1
 1. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan
mudah, meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan.

2. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh

melalui alat elektronik dari sartu pihak ke pihak yang lain.

Ada 4 macam hubungan telepon, yaitu :

1. Hubungan intern

2. Hubungan local

3. Hubungan interlokal

4. Hubungan internasional

3. Ada beberapa jenis pesawat telepon, yaitu intercom, PMBX, PABX

4. Telepon dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu :

1. Telepon meja

2. Telepon dinding

3. Telepon mobil, pesawat, kapal

4. Telepon genggam

5. Ada tiga macam cara kerja telepon, yaitu :

1. Hubungan melalui operator

2. Hubungan langsung

3. Hubungan dengan menggunakan SMS

D. TES FORMATIF 1
1. Apakah fungsi pesawat telepon?

2. Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX?

3. Misalnya, Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem
PABX, apa yang harus Anda lakukan jika hendak menelpon ke luar?

4. Uraikan secara singkat, jenis telepon berdasarkan peletakkannya!

5. Sebutkan jenis-jenis hubungan telepon berdasarkan cara kerjanya serta uraikan

pengertiannya!
 KEGIATAN

PEMBELAJARAN

Materi : Etika Penanganan Telepon

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah membaca materi Etika Penanganan Telepon ini , siswa diharapkan dapat :

1. Mengetahui tata cara bertelepon dengan menggunakan Etiket yang baik benar

2. Mengetahui hal –hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi melalui telepon

B. URAIAN MATERI

1. Perbedaan Etika dan Etiket

Banyak orang menyamakan begitu saja kata etika dan etiket padahal keduanya
memiliki pengertian yang berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas
tingkah laku manusia berdasarkan kaidah baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak.
Sedangkan etiket(bahasa Perancis Etiquete) adalah tata karma, sopan santun,
atau tata pergaulan. Kalau etika membahas apa yang benar, salah, jujur, adil dan
lain-lain, sementara itu etiket membahas apa yang sopan dan pantas diterapkan
dalam percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima
tamu, bertelepon dan seterusnya.

2. Pentingnya Etiket Bertelepon

Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon, kita

memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan
demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana
yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh
senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal terpenting adalah suara yang jelas,
tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat. Dengan suara yang
merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang
berkomunikasi dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tidak boleh diabaikan,
karena tugas seorang operator , sekretaris, petugas pada bagian penjualan pada
suatu perusahaan bukan hanya menerima dan menelepon. Tidak salah, jika ada
kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat timbul dari cara
pembicaraan telepon. Dengan hanya mendengar suara apa yang dikatakan, dan
bagaimana cara menyatakannya di telepon, orang luar sering menyimpulkan
pribadi penerima telepon dan citra perusahaan.

Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan bertelepon. Akan
tetapi, kepribadiaan seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka
menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. Walaupun orang tidak bisa melihat
perilaku penerima telepon, tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan
melalui pembicaraan yang dilakukannya ketika dia menjawab telepon. Untuk itu,
penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ia
benar-benar ingin membantu. Jangan sekali-sekali beranggapan bahwa orang
yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon, lalu penerima
telepon dapat semaunya dan berbicara kurang sopan. Layanilah orang yang
bertelepon dengan senang hati dan santun. Suara penerima telepon ( sekretaris,
receptionist, petugas Marketing) mencerminkan citra organisasi/perusahaan.
Seringkali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang citra pimpinan di
perusahaan berdasarkan reaksi yang mereka peroleh pada waktu menelepon.
Satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan, dapat menghancurkan citra
perusahaan sebelumnya. Sebaliknya, jika sikap baik dalam pelayanan telepon
dapat anda berikan gambaran yang baik terhadap perusahaan akan baik pula.
Bagi penerima telepon itu sendiri, hubungan baik yang dibina dengan orang yang
belum pernah ditemukan sangat besar manfaatnya.
 Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada
sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). Bersikaplah wajar dan ramah
dalam pembicaraan telepon. Tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk
mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara ditelepon, tanpa
harus memotong pembicaraan telepon sebelum nada sela yang memberikan
kesempatan kita untuk menjawabnya. Memang kita tidak berhadapan langsung
dengan orang yang kita ajak berbicara, akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak
boleh diabaikan.

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan kita laksanakan
sehubungan dengan etiket bertelepon sebagai berikut:

1.Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 3 kali berdering,

segeralah angkat dan jawab dengan sopan.

2. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelpon, siapapun yang menelepon

adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.

3. Jangan memulai pembicaran hanya dengan ucapan kata “Halo”, tetapi langsung
menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

4. Jangan menggunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi

atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon, karena petugas yang bertugas
biasanya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini, kita
harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas. Hindari percakapan
melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun apabila memang ada
keperluan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat
menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya , berbicara
seperlunya tanpa mengganggu tugas kita.

5. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak
tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon
untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?”
 sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh
karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut.

6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaiknya, bicaralah

dengan sikap yang menyenagkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang
kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat
menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai
menyinggung perasaan penelepon. Bagaimanapun juga seorang petugas
telepon harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

7. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi

kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita
berhadapan langsung dengannya.

8. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila
kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak
memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat,
orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami
maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras.
Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan
kecepatan yang normal.

9. Sebut nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, disamping pokok pembicaraan.
Jangan sampai setelah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya,
saya harus berbicara dengan siapa ya?

10. Ada baiknya kita tanyakan apakah saat kita menelepon, waktu yang tepat untuk
berbicara. Barangkali saat itu orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita
terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.

11. Jangan menganggap panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja.

Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraaan dan jangan bicara
di telepon sambil makan atau berdecak.
12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.

13. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu

bertelepon.

14. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih(thank
you) dan kembali (You are welcome), serta mengucapkan salam Selamat Pagi
atau Selamat Siang ketika mengakhiri pembicaraan.

15. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Meletakkan gagang telepon dengan
kasar akan berkesan kurang baik, terlebih lawan bicara

(si penelepon) belum menutup teleponnya.

Hal-hal yang harus dihindari Petugas telepon, operator resepsionis, maupun

petugas marketing), yaitu:

1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing

2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

4. Berbicara terlalu banyak basa-basi

5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak

6. Berbicara dengan nada memerintah

7. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi

musik yang diperdengarkan

8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali

9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah

C. RANGKUMAN 2

1. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan
kaidah baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak, sedangkan etiket(bahasa Perancis
Etiquete) adalah tata karma, sopan santun, atau tata pergaulan.

2. Hal –hal yang penting dalam etiket bertelepon adalah sebagai berikut :

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 3 kali berdering,

segeralah angkat dan jawab dengan sopan.

2. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon, siapapun yang menelepon

adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.

3. Jangan memulai pembicaran hanya dengan ucapan kata “Halo”, tetapi langsung
menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

4. Jangan menggunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi

atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon, karena petugas yang bertugas
biasanya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi”.

5. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak
tertuju pada pembicaraan.

6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaiknya, bicaralah

dengan sikap yang menyenangkan.

7. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi

kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita
berhadapan langsung dengannya.

8. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

9. Sebut nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, disamping pokok
pembicaraan.
 10.Ada baiknya kita tanyakan apakah saat kita menelepon, waktu yang tepat untuk
berbicara.

11. Jangan menganggap panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja.

Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraaan dan jangan bicara
di telepon sambil makan atau berdecak.

12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.

13.Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu

bertelepon.

14. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih(thank
you) dan kembali (You ara welcome), serta mengucapkan salam Selamat
Pagi atau Selamat Siang ketika mengakhiri pembicaraan.

15. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Meletakkan gagang telepon dengan
kasar akan berkesan kurang baik, terlebih lawan bicara(sipenelepon) belum
menutup teleponnya.

3. Hal-hal yang harus dihindari sekeretaris, operator resepsionis, maupun petugas

marketing), yaitu:

1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing

2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

4. Berbicara terlalu banyak basa-basi

5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak

6. Berbicara dengan nada memerintah

 7. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi
musik yang diperdengarkan

8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali

9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah

D. KEGIATAN

1. Bentuk kelompok 3-4 orang. Masing-masing kelompok bertugas mendatangi kantor-

kantor pemerintahan atau swasta di sekitar lingkungan sekolah!

2. Diskusikan hasil informasi yang telah Anda peroleh dengan kelompok-kelompok lain!

3. Simpulkan etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor pemerintah dan swasta!

Tes Formatif 2

1. Sebutkan Etiket bertelepon yang baik adan benar dalam berkomunikasi!

2. Sebutkanlah hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon,

misalnya cara menanggapi penggilan telepon, volume suara dalam
berdialog( buat 4 kalimat dengan teman terdekat Anda)

3. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui
pesawat telepon
 KEGIATAN

PEMBELAJARAN

Kegiatan Pembelajaran : Teknik Penerimaan Telepon

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah memahami modul 3 tentang Teknik Penerimaan Telepon ini , siswa

diharapkan dapat :

1. Mengetahui langkah-langkah dalam berkomunikasi melalui telepon

2. Mengetahui Teknik Penerimaan Telepon

B. URAIAN MATERI

Dengan banyak berpegang pada etiket dalam berhubungan melalui telepon disini
akan diuraikan prinsip-prinip etiket yang harus dilakukan seseorang petugas telepon

Langkah-langkah dalam berhubungan melalui telepon yaitu ada 2 :

1. Langkah-langkah dalam menerima telepon.

2. Langkah-langkah dalam menelepon.

Langkah-langkah dalam menelepon dan menerima telepon

1. Teknik Mengangkat Telepon

a. Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon
berbunyi lebih dari 3 kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak
 ruang petugas telepon berdekatan dengan pimpinan, dering telepon yang terus-
menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan.

b. Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu
tangan kanan siap dengan alat tulis.

2. Menyiapkan Buku Catatan

Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Petugas
telepon harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua
tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan
yang disampaikan.

3. Memberi Salam Kepada Penelepon

Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. Kemudian, sebutkan

identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nmor telepon dan nama
penerima telepon). Bila penelepon lebih dahulu mengucapkan salam dan kemudian
menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan Bapak/ Ibu
atau Saudara, tetapi tambahkan identitas diri penelepon, misalnya Bapak DJoko.
Jika Penelepon tidak mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah
saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?” atau ‘Maaf, boleh saya
mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?” .. tetapi jangan sampai kita bertanya
seperti anak kecil, misalnya “Ini Siapa sih”

Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon , tutur kata harus diperhatikan agar
tidak menyinggung perasaan penelepon.

4. Membuka Pembicaraan

Jika penelepon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat
kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstransfer
hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau
diganggu dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak
berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. Hal ini biasanya terpaksa
dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera
menginformasikan keberadaaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, maaf,
Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/ Ibu ingin meninggalkan
pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau? Percakapan serupa dapat juga
dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon,
petugas telepon, tidak perlu memberikan jawaban yang mendaetail, tetapi cukup
menginformasikan hal-hal yang inti saja.

Petugas telepon diharapkan dapat menjawab secara otomatis setiap pembicaraan.

Misalnya, jika pimpinan sedang menelepon seseorang, agar penelepon tidak terlalu
lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang On Line atau sedang melakukan
pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang
bercakap-cakap dengan bapak Soeryanto dari UNESA. Jika kebetulan pimpinan
tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan
dihubungkan dengan wakil pimpinan.

| Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata Hallo saja, sebutkan Nama
Anda/ Jabatan Anda/ Nama Perusahaan. Contoh ;

 “ Selamat Pagi, PT. BABEL, disini”

 “ Selamat Siang, disini PT. BABEL”

 “ Selamat Sore, PT. BABEL, dengan Kiki disini”

 Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri,, penerima telepon dapat
menjawab sebagai berikut.

 “ Selamat Siang, dengan Kiki di sini”

 “Pesawat 123, Selamat Siang”

 Administrasi Perkantoran, Kiki di sini”

  Jika Penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat
bertanya:

 “ Bolehkah saya mengetahui siapa yang sdang bicara?”

 “ Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”

HIndari pertanyaan seperti ini: “ Siapa ini?, atau “ Siapa sih ini?, “ Anda Siapa?,
dan Siapa yang bicara?

5. Hubungkan Segera Penelepon dengan Nama? Nomor yang dikehendaki

Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi / dicari karena penelepon akan sangat
kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai
contoh :

 Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi

 Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah

 Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alphabet untuk memudahkan

dalam mengeja nama kata-kata yang kurang jelas.

6. Menciptakan kesan yang baik

a. Jika penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah

dengan lembut atau sopan.

Ø “ Dapatkah Bapak/ Ibu menunggu sebentar?”

 “ Ya Pak/ Bu, apakah dapat menunggu?”

Hindari ucapan:

 “ Tunggu yah” atau

  Bentar yah

b. Apabila penelpon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju,

ucapan: “Terima kasih atas kesabarannya.

c. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelpon sedang keluar, penerima
telepon harus:

ÿ Memberikan keterangan kepada penelpon tentang ketidakhadiran orang yang dicari

secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik :

 “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

 “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah Anda menelpon kembali?”

 “Bapak/ Ibu…sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?”

 Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas

penelepon.

d. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau

keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal
ini karena kondisi yang mengharuskan. Oleh karena itu, Penerima telepon harus
dapat menjawab dengan bijaksana.

e. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan

jangan memotong pembicaraan di sela-sela pembicaraan, penerima telepon
sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata :

ÿ “Ya’

 “Tentu”
  “Ya, Saya tahu”

 “Benar”,dan sebagainya

f. Jika penelpon salah sambung, penerima telepon berbicara :

“Maaf anda telah salah sambung, di sini 321778” (identitas penerima telepon)

7. Mencatat Pesan

Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penrima telepon
harus :

 Mencatat segala sesuatu yang diperlukan

 Memberikan keterangan yan g jelas dan lengkap

 Menanyakan kepada penelpon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila
penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali

 Menghindari kesalahan-kesalahn isi pesan dari si penelpon dengan cara

menyebutkan kembali pesan tersebut

 Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima

Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan
(block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon.

8. Salam Penutup

Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, Penerima telepon

sebaiknya mengucapkan “Selamat Pagi” atau “Siang” atau “Sore” dan jangan
meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon
diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelpon.
C. RANGKUMAN 3

1. Cara menerima telepon menimbulkan kesan atau penilaian Penelepon terhadap

sikap dan kepribadian penerima penelpon dan pimpinan serta perusahaan
tempat penelpon bekerja.

2. Menerima telepon harus dilakukan dengann senang hati, tanpa harus merasa
terganggu. Hal ini tampak dari cara orang berbicara dan intonasi berbicara, serta
pilihan kata ketika seseorang merespon pembicaraan orang lain.

3. Catatlah berita telepon atau pesan yang dikirim melalui telepon dengan jelas. Catat
pula nama penelepon, asal dan jam telepon, serta nama penerima telepon.
Jangan menyampaikan pesan secara lisan.

D. TUGAS 2

1. Lakukan pengamatan terhadap cara seorang petugas telepon atau pekerja kantor
merespon telepon masuk. Pengamatan dapat Anda lakukan tehadap cerita
sinetron di TV atau kantor-kantor terdekat di sekitar sekolah Anda. Catatlah
tentang hal-hal yang Anda amati tersebut, buatlah laporannya, dan diskusikan
hasil pengamatan itu di kelas!

2. Bagaimanakah cara menayampaikan pesan kepada pimpinan Anda?

 KEGIATAN

PEMBELAJARAN

Materi : Mengoperasikan Faksimile

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi ini, siswa diharapkan dapat

1. Menjelaskan bagian-bagian Fax dan Fungsinya

2. mengoperasikan Mesin Fax dengan benar

B. URAIAN MATERI

1. Bagian-bagian Mesin Fax dan Fungsinya

a. Bila dilihat dari depan, terdiri dari :

ï Tempat dokumen

 Tempat memasukkan dokumen yang akan dikirim

 Penuntun dokumen

 Tempat dokumen yang diterima

 Tempat keluarnya dokumen yang telah dikirim

 Ukuran kertas

 Alat pembuka cover

  Alat penghitung kertas

 Penghitung waktu

b. Bila dilihat dari dalam

ï Pembebas kertas

 Pemotong kertas

 Penjepit kertas

 Penggulung

 Bagian penutup kertas

c. Pandangan dari Belakang

1. Tempat keluarnya dokumen yang dikirim

2. Kabel RS-232C

3. Kabel power hubungan listrik

4. Power untuk menghidupkan dan mematikan

2. Spesifikasi bagian-bagian yang terdapat pada mesin fax

a. Lampu Indikator, terdiri dari :

| Paper : Tanda persediaan kertas perekam, menyala bila kertas habis.

| Error : Menyala bila terjadi kesalahan

| Stand-by : Menyala untuk menunjukkan mesin dalam kondisi siap

| Reduce : Menyala bila pengecilan hasil dilakukan (X 0,8/B4 - A4).

 Namun dalam pengiriman, jika mesin lawan mampu merekam
hasil hingga ukuran B4, maka tanda REDUCE akan pada
secara otomatis dan menghasilkan foto copy

| All Reduce : Menyala bila pengecilan hasil harus dilakukan (X 0,8) apapun
kemampuan/ keadaan mesin lawan

 Dokumen : Menyala bila pada baki dokumen tidak terdapat dokumen, bila
dimasukkan dokumen tanda DOKUMEN akan padam

b. Lampu dan tombol Pengontrol

Fine Light Transmission

Standar Normal Reception

Dark

Resolution Contrast Star Talk Stop

 Resolution : Tombol untuk menentukan resolusi

 Standard : Untuk dokumen biasa

 Fine : Untuk dokumen yang mengandung huruf-huruf halus dan grafik

v Contrast : Tombol untuk menentukan kepekatan copy

v Light : Untuk dokumen yang buram/ tipis

v Normal : Untuk dokumen biasa

v Dark : Untuk dokumen yang agak pekat atau dasar berwarna

 v Start : Tombol untuk memulai komunikasi

v Tranmission : Untuk pengiriman data, bila ditekan dengan dokumen diletakkan

terlebih dahulu pada baki dokumen

v Reception : Untuk penerimaan data bila ditekan tanpa ada dokumen pada baki
dokumen

v Talk : Tombol untuk mempersiapkan komunikasi verbal, setelah selesai

pengiriman atau penerimaan

v Stop : Tombol untuk menghentikan proses pengiriman data bila diperlukan

atau menghentikan pengcopyan

c. Sub. Control Panel

v Reduce : Tombol untuk pengecilan hasil(X 0,8/B4-A4)

Penekanan satu kali, tanda REDUCE akan menyala

Penekanan dua kali, tanda ALL REDUCE sksn menyala

v Copy/cut : Tombol untuk memulai peng-copyan adan memotong setelah

selesai

v Polling : Tombol untuk penerimaan secara otomatis dari mesin lawan

sebelumnya telah disiapkan dokumen pada baki
dokumennya

v Daily Report :Tombol untuk membaca data rekaman pengiriman atau

penerimaan harian

v Angka 1 s.d 10 : Untuk program Daily Report

3. Penyiapan Pesawat Faksimile

v Power

Sesudah pesawat di hubungkan dengan aliran listrik, maka tekan tombol power
pada posisi ON yang ada di bawah samping pesawat.

 Rear Panel

Pada samping pesawat untuk menetukan posisi AUTO dan

 Manual

Selanjutnya nyatakan bahwa semua panil dan tombol dalam keadaan siap
pakai

4. Spesifikasi Dokumen yang biasa dikirim

v Dokumen dalam keadaan baik untuk kertas untuk kertasnya maupun isinya.

 Dokumen yang berwarna, agar di foto copy lebih dahulu sebagai hasilnya
biasanya kurang baik

 Ukuran kertas dokumen :

w Lebar : 182 mm s.d 257 mm

w Panjang : 128 mm s.d 1000 mm

128 mm s.d 700 mm

w Tebal : 0,06 mm s.d 0,2 mm (Post Manual)

0,06 mm s.d 0,12 mm (Post Outo)

5. Prosedur Operasi

Prosedur operasi facsimile terdiri dari :

a. Terima

u Diterima secara otomatis

ΠSet pada selector dibelakang pesawat pada posisi AUTO. Dengan demikian pesawat
telah siap untuk menerima secara otomatis.

Apabila telpeon berdering 2X maka pesawat langsung menerima berita

dari kantor lawan sedangkan untuk berakhirnya perhubungan akan
ditandai dengan bunyi buzzer (tone), lalu pesawat langsung pada posisi
stand by.

u Terima secara Manual

ΠSet selector pada posisi Manual

 Angka hand set apabila telepon berdering dan lakukan komunikasi verbal dengan
kantor lawan

Ž Ketika terjadi komunikasi verbal harus diperhatikan bahwa panel “PAPER” padam

 tekan tombol “START” dan panel “RECEPTION” akan menyala lalu proses terima
langsung

 Letakkan hand set pada tempatnya dan apabila proses terima berakhir buzzer akan
berbunyi dan mesin akan kembali pada posisi stand-by.

b. Kirim

u Perhatikan bahwa lampu STAND-BY menyala

 Letakkan dokumen yang akan dikirim pada baki dengan menghadap ke atas,
ujung dokumen menyentuh gear dan kemudian panil “DOKUMEN” akan
padam
  Pilihlah fungsi RESOLUTION dan CONTRAST untuk menyatakan jenis dan
kondisi dokumen tersebut

 Apabila posisi pesawat lawan automatis, maka 3 second kemudian akan

tedengar bunyi buzzer (tone) dari pesawat lawan, lalu tekan START, panil
TRANSMISSION akan menyala berarti pengiriman dokumen langsung

 Apabila proses pengiriman dokumen selesai kita menghendaki komunikasi

verbal, maka sebelum berakhir kita tekan tobol TALK.

 Setelah pengiriman dokumen selesai akan terdengar bunyi tone terputus-

putus, lalu angkat hand-set dan tunggu hingga panil standard, normal,
transmission padam selanjutnya pembicaraan telepon berlangsung.

 Letakkan hand-set pada tempatnya, dan apabila proses pengirimaan berakhir

maka akan terdengar bunyi buzzer(tone) dari pesawat akan kembali pada
posisi stand-by.

 Apabila dokumen yang akan dikirim banyak jumlahnya, biasa dilakukan

dengan jalan menyusun lembar dokumen pada tempatnya (paling banyak 30
lembar)

C. Rangkuman

Mesin Facsimile adalah mesin pengirim dokumen data dari pihak satu ke pihak lain
seperti surat atau gambar melalui kabel telpon, dimana si penerima data menerima data
sesuai dengan aslinya. Mesin facsimile juga dapat digunakan foto copy hanya hasil
yang didapatkan tidak sama persis dengan hasil mesin foto copy.

Mesin Facsimile dapat menerima dokumen dengan dua cara yaitu :

a. Diterima secara otomatis

Yaitu pada pesawat diset pada selector dibelakang pesawat pada posisi AUTO,
maka pesawat akan menerima secara otomatis.
b. Diterima secara manual

Yaitu pada pesawat set selector pada posisi MANUAL, apabila ada yang
mengirim dokumen diterima dengan pembicaraan telpon terlebih dahulu
kemudian tekan tombol START panel RECEPTION menyala maka proses terima
berlangsung.
 BAB III. EVALUASI

A. Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepat
a,b,c,d atau e!

1. Apabila Anda mendengar deringan telepon sebaiknya segera diangkat, maksimal

saat berdering telepon berderig….kali.

a. 2 b. 3 c. 4 d. 5 e. 6

2. Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, Anda dapat menanyakan seperti

berikut kalimat dibawah ini, yaitu….

a. Siapa ini ?

b. Siapa yang bicara?

c. Boleh saya tahu, siapa yang bicara?

d. Boleh saya tahu , dengan siapa saya bicara?

e. Tolong dikasih tahu dengan siapa saya bicara?

3. Apabila pimpinan menyampaikan pesan kepada Anda tentang pekerjaan yang harus
dilakukan, pada akhir pembicaraan Anda dapat mengucapkan….

a. Benar begitu? d. Apakah cukup

b. Sudah ya? e. Apakah cukup sekian?

c. Apakah sudah selesai?

4. Berikut ini adalah keuntungan bertelekomunikasi dengan menggunakan pesawat

telepon SLJJ, kecuali…..
a. Tidak dapat menjangkau seluruh Indonesia

b. Tidak dikenakan biaya meinimum 3 menit

c. Tidak perlu menunggu lama

d. Tidak perlu menghubungi operator

e. Tidak perlu membayar mahal

5. Pertama kali yang Anda ucapkan pada saat menerima telepon adalah….

a. Halo, disini PT. BABEL

b. Halo, dengan nomor 7431265

c. Selamat siang, dengan PT TIRTA

d. Halo, selamat siang, PT REKA

e. Selamat siang

6. Bila penelepon meminta Anda untuk menyampaikan pesan-pesan untuk pimpinan,

Anda harus menjawab…..

a. Nanti saya sampaikan

b. Pesan Bapak akan saya sampaikan

c. Ya Pak, nanti saya sampaikan.

d. Jelas Pak, akan saya sampaikan

e. Sudah Pak, saya akan sampaikan

7. Dalam menangani telepon terdapat faktor hambatan antara lain, salah satunya
adalah….
a. Faktor alat dan pemakaian

b. Faktor dana dan pemakaian

c. Faktor komunikasi dan alat

d. Faktor posisi dan alat

e. Faktor manusia dan penggunaan

8. Alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan

dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam
satu instansi dinamakan….

a. Intercom d. Telexs

b. Telepon e. Faksimile

c. Dictapon

9. Pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator disebut….

a. Pesawat telepon tunggal d. Intercom

b. PMBX e. Telexs

c. PABX

10. Hubungan telepon antar daerah/ wilayah, disebut…

a. Telepon tunggal d. Telepon Interlokal

b. Telepon ganda e. Telepon Internasional

c. Telepon local
11. Di bawah ini yang merupakan bagian pada mesin facsimile jika dilihat dari sisi
depan, yaitu….

a. Alat pembuka cover d. Tempat keluarnya dokumen yang dikirim

b. Pembebas kertas e. Penggulung kertas

c. Penjepit kertas

12. Yang merupakan bagian pada mesin facsimile jika dilihat dari sisi dalam, kecuali….

a. Pembebas kertas c. Penggulung kertas e. Penghitung waktu

b. Pemotong kertas d. Bagian penutup kertas

13. Jika lampu indicator pada mesin facsimile menunjukkan STAND BY, maka berarti…

a. Tanda persediaan kertas perekam,menyala bila kertas habis

b. Menyala bila terjadi kesalahan

c. Menyala untuk menunnjukkan keadaan mesin dalam kondisi siap

d. Menyala bila pengecilan hasil harus dilakukan (X-0,8) apapun kemampuan mesin
lawan

e. Menyala bila pengecilan hasil dilakukan (X 0,8/BA – A4)

14. Yang termasuk Bagian pada mesin facsimile jika dilihat dari sisi belakang di bawah
ini adalah….

a. Tempat keluarnya dokumen yang dipilih d. Penuntun dokumen

b. Pembebas kertas e. Tempat dokumen

c. Tempat dokumen yang diterima

15. Tombol contrast pada tombol pengontrol dalam faksimile berfungsi untuk….

a. untuk menentukan resolusi d. untuk dokumen yang agak pekat

b. untukmenentukan kepekatan copy e. untuk dokumen biasa

c. untuk dokumen yang buram/ tipis

II. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas!

1. Mengapa telepon salah satu sarana komunikasi yang sangat penting?

2. Jelaskan perbedaan antara telepon jenis PMBX dengan jenis PABX!

3. Sebutkan macam –macam hubungan telepon!

4. Apakah yang harus dilakukan jika ketika telepon masuk?

5. Mengapa pada saat berbicara di telepon, Anda harus membiasakan diri tersenyum?

6. Hal-hal apa sajakah yang perlu dicatat pada lembar pesan?

7. Apabila orang yang dicari penelpon sedang makan siang atau tidak ada di tempat
karena alasan yang lain, alasan apa yang perlu Anda katakan agar si penelepon
mempunyai kesan yang baik?

8. Sebutkan bagian-bagian dari pesawat facsimile dari pandangan :

a. Depan b. Dalam c. Belakang

9. Apakah fungsi dari tombol/ tanda dari :

a. PAPER

b. RESOLUTION
c. TRANSMISSION

10. Sebutkan spesifikasi dokumen yang biasa dikirim oleh Pesawat Faksimile!
 BAB IV. KUNCI JAWABAN

A. KUNCI JAWABAN FORMATIF 1

1. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan penerima pesan
dari dalam dan luar. Melalui pesawat telepon, orang dapat saling brkomuniksai
dengan cepat dan mudah meskipun mereka berasa di tempat yang berlainan
dan berjauhan.

2. PABX :adalah suatu jenis telepon yang memungkinkan kita dapat berhubungan
langsung tanpa melaui operator. PMBX adalah suatu jenis telepon yang tidak
memungkinkan kita dapat berhubungan lansung tanpa melalui operator.

3. Bila menggunakan telepon dengan menggunakan system PABX, yang harus kita
lakukan pertama kali saat menelepon ke luar adalah memutar/ tekan nomor
khusus, misalnya nomor 9, setelah terdengar nada sela, baru kita tekan tombol
nomor yang akan kita tuju.

4. Dilihat dari segi peletakkannya telepon dibagi menjadi :

1. Telepon Meja (tablephone) : Telepon yang diletakkan di atas meja

2. Telephone Dinding (wallphone): Telepon yang diletakkan di dinding

3. Telephone Mobil, kapal, Pesawat: Telepon yang biasa digunakan di mobil,

kapal, dan pesawat

4. Telepon Genggam : Telepon yang bisa dibawa kemana-mana, sifatnya praktis

5. Dilihat dari cara kerjanya hubungan telepon dibagi menjadi :

1. Hubungan Melalui Operator

 Bila melalui operator, penelepon memutar/ menekan nomor operator sentral
untuk minta hubungann perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang
yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Jika
sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan
meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai
orang yang dituju siap untuk bicara.

2. Hubungan Langsung

Yaitu penelpon/ menelpon sendir tanpa operator. Dengan memutar kode atau
nomor sambungan langsung jarak jauh, penelepon langsung bicara.

3. Hubungan Langsung dengan SMS

Hubungan langsung jarak jauh ini dapat dil;akukan sampai melintasi batas
negara hanya dengan menggunakan layanan pesan pendek (SMS),
komunikasi melalui sms ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui suara
(voice). Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya
yang murah dan cepat.

B. KUNCIJAWABAN FORMATIF 2

1. Etiket bertelepon yang baik, yaitu :

a. Berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat

b. Memberi kesan yang positif pada si penerima telepon

c.Jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal-hal yang kurang menyenangkan

d. Siapkan informasi yang perlu dismpaikan

2. Hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon , sebagai berikut :

a. Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 2-3 kali berdering
b. Bersikaplah wajar dan ramah dalam berbicara.

c. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelepon

Contoh dialog

Penelepon : Menekan nomor 321778

Penerima Telepon : Selamat Pagi, PT mekar Abadi, Risky bicara, adakah yang
dapat saya Bantu

Penelepon : Selamat Pagi ibu Risky, ini dari PT HG PRATAMA, Bapak Yono, ingin
menayakan tentang pelaksanaan Tukar guling fasum
yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya.

Penerima : Oh ya, apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang teleh
dikirim minggu lalu.

3. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat
telepon sebagai berikut

a. Anngapan bahwa panggilan telepon gangauan terhadap penerima

b. Suara terlau keras

c. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak

d. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang asing

e. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

KUNCI JAWABAN EVALUASI

I. PILIHAN GANDA

1. B 6. B 11. A
2. D 7. C 12. E

3. C 8. A 13. C

4. B 9. B 14. A

5. C 10. D 15. B

II. TES ESSAY

1. Karena melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif

2. PABX :adalah suatu jenis telepon yang memungkinkan kita dapat berhubungan
langsung tanpa melaui operator. PMBX adalah suatu jenis telepon yang tidak
memungkinkan kita dapat berhubungan lansung tanpa melalui operator

3. Ada 4 macam hubungan telepon, yaitu :

1. Hubungan intern

2. Hubungan local

3. Hubungan interlokal

4. Hubungan internasional

4. Langkah-lagkah menerima telepon:

a. Angkat gagangtelepon

b. Beri salam

c. Tanyakan maksud dari penelpon dengan ungkapan siap membantu

d. Dengarkan baik-baik ketika penelpon berbicara dan beri respons dengan kata-kata “
Ya, tentu, ya saya tahu, benar atau sebaiknya begitu”
e. Mencatart pesan pada formulir berita telepon

f. Dalam menutup pembicaraan, ucapkan salam dan ucapan terima kasih

g. Menyimpan/ meletakkan gang telepon dengan perlahan setelah penelpon terlebih

dahulu meletakkan gagang telepon

5. Karena walapun sebenarnya kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang
menelpon maka dengan senyuman berarti kita menanggapi apa yang
dibicarakan oleh penelpon, dan pribadi seseorang itu dapat ditentukan dari cara
ia berbicara dalam bertelpon.

6. Hal-hal yang perlu dicatat pada lembar pesan, yaitu :

1. Berita telepon

2. Nama penelpon

3. Asal dan jam telepon

4. Nama penerima telepon

7. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelpon sedang keluar,
penerima telepon harus:

ÿ Memberikan keterangan kepada penelpon tentang ketidakhadiran orang yang dicari

secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik :

 “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

 “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah Anda menelpon kembali?”

 “Bapak/ Ibu…sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?”

  Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas
penelepon.

8. a. Bila dilihat dari depan, terdiri dari :

ï Tempat dokumen

 Tempat memasukkan dokumen yang akan dikirim

 Penuntun dokumen

 Tempat dokumen yang diterima

 Tempat keluarnya dokumen yang telah dikirim

 Ukuran kertas

 Alat pembuka cover

 Alat penghitung kertas

 Penghitung waktu

b. Bila dilihat dari dalam

ï Pembebas kertas

 Pemotong kertas

 Penjepit kertas

 Penggulung

 Bagian penutup kertas

c. Pandangan dari Belakang

1. Tempat keluarnya dokumen yang dikirim

2. Kabel RS-232C

3. Kabel power hubungan listrik

4. Power untuk menghidupkan dan mematikan

9. a. Paper : Tanda persediaan kertas perekam, menyala bila kertas habis.

b. Resolution : Tombol untuk menentukan resolusi

c.Tranmission : Untuk pengiriman data, bila ditekan dengan dokumen diletakkan

terlebih dahulu pada baki dokumen

10. Spesifikasi Dokumen yang biasa dikirim

v Dokumen dalam keadaan baik untuk kertas untuk kertasnya maupun isinya.

 Dokumen yang berwarna, agar di foto copy lebih dahulu sebagai hasilnya
biasanya kurang baik

 Ukuran kertas dokumen :

w Lebar : 182 mm s.d 257 mm

w Panjang : 128 mm s.d 1000 mm

128 mm s.d 700 mm

w Tebal : 0,06 mm s.d 0,2 mm (Post Manual)

0,06 mm s.d 0,12 mm (Post Outo)

BAB V. PENUTUP

Setelah menyelesaikan modul ini, anda berhak untuk mengikuti tes praktek guna
mengukur pengusaaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Apabila
berdasarkan hasil evaluasi Anda dinyatakan memenuhi syarat, maka Anda berhak
melanjutkan ke topic/ modul berikutnya. System penilaian yang langsung oleh pihak
dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Apabila Anda telah
menyelesaikan kompetensi tertentu, atau apabila Anda telah menyelesaikan seluruh
evaluasi dari setiap modul maka hasil yang berupa nilai dari guru/ instruktur atau
berupa portofolio tersebut dapat dijadikan bahan verifikasi oleh pihak industri atau
asosiasi profesi. Selanjutnya,hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu
pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat, Anda berhak
mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau
asosiasi profesi di bidang administrasi.
 DAFTAR PUSTAKA

Martono, D. 1991. Etika Komunikasi Kantor. Jakarta : Karya Utama

Suminar, Ratna.1999. Etika Komunikasi dalam Organisasi Kantor. Jakarta :

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Muliati. 1997. Pengoperasian Mesin Faksimile Sharp. Jakarta : Departemen Pendidikan

dan Kebudayaan