Ekspose Kajian Percepatan Implementasi SPBE Bidang Kearsipan

Jakarta, 26 November 2020

M. Imam Mulyantono
Kepala Pusat Data dan Informasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara
kearsipan nasional;

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah;

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat

melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

e. …….
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang

komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
 UU 43/2009: KEARSIPAN
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (SKN) Fungsi SKN:
a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi
di semua organisasi kearsipan;
KEBIJAKAN & PEMBINAAN KEARSIPAN b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi;
c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.

PENCIPTA ARSIP (K/L/D/PTN/BUMN/BUMD): Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA:
Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)
Penciptaan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
Pelayanan
Penggunaan Informasi Publik
Unit Badan Publik
Pengolah Arsip Aktif
Pemeliharaan
Arsip Vital Data
Penyusutan Arsip Informasi Arsip
Pencipta Pencipta Arsip
Arsip
Penggunaan
Unit Arsip Inaktif
Kearsipan Pemeliharaan
Penyusutan “Informasi Pelayanan &
“Data
Kearsipan Kearsipan Pemanfaatan
LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI/Daerah/PTN): Sistem Pengelolaan Arsip Statis Nasional” Nasional” “Arsip Nasional”

Akuisisi
Informasi Arsip
Pengolahan Data Lembaga Kearsipan
Lembaga Arsip Statis Arsip
Kearsipan Lembaga
Preservasi
Kearsipan Pelayanan &
Pemanfaatan Arsip
Akses
Lembaga Kearsipan
 Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) memberikan informasi yang autentik dan
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan
negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara

(SIKN) Kesatuan Republik Indonesia.

Fungsi SIKN:
a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara;
Sistem b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara;
Pengelolaan c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak;
Dokumen d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
Kerja
Pemerintah

PENCIPTA ARSIP
(K/L/D/PTN/BUMN/BUMD)
UU 43/2009: KEARSIPAN

LEMBAGA KEARSIPAN
(ANRI/Prov/Kab/Kota/PTN)

Sistem
Pengelolaan
Dokumen
Kerja Non-
Pemerintah
Fungsi Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN):
a. meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat;
b. meningkatkan kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat;
c. meningkatkan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.
 SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE)

 Untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang

bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta
pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya
diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik
 Untuk meningkatkan keterpaduan dan efisiensi
sistem pemerintahan berbasis elektronik diperlukan
tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan
berbasis elektronik secara nasional;

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disingkat SPBE

adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi
dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
 KEARSIPAN DALAM PERPRES NOMOR 95/2018 TENTANG SPBE
1. Tata Kelola SPBE
2. Manajemen SPBE
SPBE 3. Audit TIK
4. Penyelenggara SPBE
5. Percepatan SPBE
6. Pemantauan & Evaluasi SPBE
Pasl 43 (1):
Bidang perencanaan, penganggaran,
a. Rencana Induk SPBE Nas;
keuangan, pengadaan barang dan jasa,
b. Arsitektur SPBE;
kepegawaian, kearsipan, pengelolaan
c. Peta Rencana SPBE; barang milik negara, pengawasan,
e. Proses Bisnis; akuntabilitas kinerja, dan layanan lain
f. Data dan informasi; sesuai dengan kebutuhan internal
g. Infrastruktur SPBE; birokrasi pemerintahan.
h. Aplikasi SPBE;
i. Rencana & anggaran SPBE; a. Layanan administrasi
j. Keamanan SPBE; pemerintahan berbasis elektronik
k. Layanan SPBE.
SPBE
b. Layanan publik berbasis
elektronik.
a. perencanaan;
b. penganggaran;
Pembangunan & c. pengadaan barang dan jasa
Pengembangan Aplikasi Umum pemerintah;
d. akuntabilitas kinerja;
e. pemantauan dan evaluasi;
f. kearsipan;
g. kepegawaian; dan
Pembangunan & Pengembangan h. pengaduan pelayanan publik
Infrastruktur SPBE Nasional
 EFISIENSI ADMINISTRASI PEMERINTAHAN & KEARSIPAN DALAM
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN TERPADU PERPRES NO. 95/2018
TENTANG SPBE
PENERAPAN KEARSIPAN BERBASIS ELEKTRONIK >>> oleh Instansi Pusat & Pemda

KETERPADUAN PROSES BISNIS >>> sesuai ketentuan per-UU-an

PENGELOLAAN ARSIP

INTEGRASI >>> antar-Instansi Pusat & Pemda

LAYANAN KEARSIPAN

Bagi pakai arsip dan Sistem aplikasi >>> dalam Instansi Pusat, dalam
Basisdata terintegrasi Pemda, dan/atau antar-Instansi
informasi kearsipan kearsipan terintegrasi
Pusat dan Pemda
 INTEGRASI LAYANAN KEARSIPAN
Bagi pakai arsip/informasi kearsipan Basisdata kearsipan terintegrasi Sistem aplikasi kearsipan terintegrasi

SIKN / JIKN

penyampaian dan penggunaan data/informasi kearsipan dinamis/statis

Aplikasi Umum Aplikasi Umum penerimaan Aplikasi Umum Aplikasi Umum

Penyerahan Penyerahan
Bidang Kearsipan Bidang Kearsipan Bidang Kearsipan Bidang Kearsipan
Statis Arsip statis Dinamis pengiriman Dinamis Arsip statis Statis
naskah

Penyampaian data/arsip Penyampaian data/arsip

Aplikasi Aplikasi
Umum/Khusus yang Umum/Khusus yang
Menghasilkan Arsip Menghasilkan Arsip
 TAHAPAN PENGEMBANGAN
APLIKASI SPBE LAYANAN KEARSIPAN

2020 2021 2021

Pengembangan
Pengembangan Pengembangan
Aplikasi Sistem Informasi
Aplikasi Umum Bidang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Nasional
Kearsipan Dinamis Kearsipan Statis (SIKN) dan Jaringan
(AUBKD) (AUBKS) Informasi Kearsipan
Nasional (JIKN)
 SEJUMLAH ISI TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG KEARSIPAN
A. UMUM
1. Kolaborasi antar-instansi pengampu penyelenggaraan SPBE.
2. Ketersediaan NSPK terkait pengelolaan arsip dalam SPBE.
3. Keberadaan aplikasi sejenis Aplikasi Umum Bidang Kearsipan yang
digunakan oleh instansi pusat dan pemerintah daerah.
4. Kesiapan SDM Kearsipan dalam penyelenggaraan SPBE.
5. Pembiayaan.
 SEJUMLAH ISI TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG KEARSIPAN
B. PROSES BISNIS KEARSIPAN
1. Penyusunan proses bisnis terintegrasi pengelolaan arsip dinamis,
pengelolaan arsip statis, dan pengelolaan sistem dan jaringan informasi
kearsipan nasional.
2. Penyelarasan prosedur dan/atau praktik pengelolaan arsip instansi dengan
proses bisnis pengelolaan arsip dan SIKN-JIKN yang ditetapkan secara
nasional.
 SEJUMLAH ISI TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG KEARSIPAN
C. DATA KEARSIPAN
1. Ketersediaan Pedoman Penyelenggaraan Satu Data Indonesia Bidang
Kearsipan.
2. Penyediaan kode referensi dan data induk untuk pengoperasian aplikasi
SPBE bidang kearsipan.
3. Pembangunan Big Data Kearsipan Nasional.
4. Bagi pakai data kearsipan.
 SEJUMLAH ISI TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG KEARSIPAN
E. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
1. Pengembangan aplikasi SPBE bidang kearsipan yang terintegrasi.
2. Manajemen penerapan aplikasi SPBE bidang kearsipan.
a. manajemen risiko;
b. manajemen keamanan informasi;
c. manajemen data;
d. manajemen aset teknologi informasi dan komunikasi; Dilaksanakan dengan
e. manajemen sumber daya manusia; berpedoman pada SNI/ISO
f. manajemen pengetahuan;
g. manajemen perubahan; dan
h. manajemen Layanan SPBE.
 SEJUMLAH ISI TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG KEARSIPAN
E. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
3. Ketersediaan dan keandalan Pusat Data Nasional.
4. Penerapan interoperabilitas
(Koordinasi dan kolaborasi antar Proses Bisnis dan antar sistem elektronik, dalam rangka pertukaran
data, informasi, atau LayananSPBE)

5. Pelayanan pengguna untuk bantuan teknis terkait proses bisnis dan data
disediakan dalam bentuk helpdesk.
6. Pelayanan pengguna untuk bantuan teknis aplikasi disediakan dalam
bentuk helpdesk.
7. Audit infrastruktur dan aplikasi.
 SEJUMLAH ISI TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG KEARSIPAN
F. KEAMANAN SPBE
1. Penetapan persyaratan keamanan SPBE untuk menjamin autentisitas,
keutuhan, dan keterpercayaan arsip.
2. Keamanan aplikasi dan infrastruktur.
3. Pengaturan jenis ekstensi, jumlah, dan ukuran berkas arsip yang
diunggah/diunduh oleh pengguna.
4. Penerapan tanda tangan elektronik bersertifikat yang diterbitkan oleh
penyelenggara sertifikasi elektronik pemerintah.
5. Penanganan arsip dinamis yang menggunakan tanda tangan elektronik
saat menjadi arsip statis.
 STANDARDS BY ISO/TC 46/SC 11 - ARCHIVES/RECORDS MANAGEMENT
ISO 13008:2012
Information and documentation — Digital records conversion and migration process

ISO/TR 13028:2010
Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records

ISO 15489-1:2016
Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles

ISO 16175-1:2020
Information and documentation — Processes and functional requirements for software for managing records —
Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records

ISO/TS 16175-2:2020
Information and documentation — Processes and functional requirements for software for managing records —
Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records
 STANDARDS BY ISO/TC 46/SC 11 - ARCHIVES/RECORDS MANAGEMENT
ISO 17068:2017
Information and documentation — Trusted third party repository for digital records

ISO/TR 18128:2014
Information and documentation — Risk assessment for records processes and systems

ISO/TR 21946:2018
Information and documentation — Appraisal for managing records
ISO/TR 21965:2019
Information and documentation — Records management in enterprise architecture

ISO 22310:2006
Information and documentation — Guidelines for standards drafters for stating records management
requirements in standards
ISO/TR 22428-1:2020
Managing records in cloud computing environments — Part 1: Issues and concerns
 STANDARDS BY ISO/TC 46/SC 11 - ARCHIVES/RECORDS MANAGEMENT
ISO 23081-1:2017
Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles

ISO 23081-2:2009
Information and documentation — Managing metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation
issues
ISO/TR 23081-3:2011
Information and documentation — Managing metadata for records — Part 3: Self-assessment method

ISO/TR 26122:2008
Information and documentation — Work process analysis for records
ISO/TR 26122:2008/COR 1:2009
Information and documentation — Work process analysis for records — Technical Corrigendum 1

ISO 30300:2020
Information and documentation — Records management — Core concepts and vocabulary
 STANDARDS BY ISO/TC 46/SC 11 - ARCHIVES/RECORDS MANAGEMENT
ISO 30301:2019
Information and documentation — Management systems for records — Requirements

ISO 30302:2015
Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for implementation
 KUNCI PERCEPATAN PENERAPAN
SPBE BIDANG KEARSIPAN

Peningkatan Peningkatan
KOMPETENSI TIK KOLABORASI
Terima kasih !!!