DIKLAT FUNGSIONAL

PENGANGKATAN ARSIPARIS TINGKAT AHLI

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL

RUDI ANTON
DIREKTUR AKUISISI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Bogor, 24 Agustus 2020

 BIODATA NARASUMBER Tahun
Program
Pendidikan
(diploma, sarjana, Perguruan Tinggi
Jurusan/ Bidang
Lulus Studi
magister, spesialis,
dan doktor)
Nama : Rudi Anton, SH, MH Hukum Tata
1990 Sarjana Universitas Jambi
Negara
NIP : 19660814 199203 1 001
Kajian Ilmu Perundang-
1995 Universitas Indonesia Legal Drafting
Jabatan : Direktur Akuisisi undangan
Universitas Krisna
Unit Kerja : Direktorat Akuisisi 2010 S2 llmu Hukum
Dwipayana, Jakarta
Arsip Nasional Republik Indonesia
NO. JABATAN Bln/Tgl sd Bln/Tgl lNSTANSI
Pangkat/Golongan : Pembina Utama Madya, IV.d
1. Kasubbag Hukum dan Ortala 1995 - 1999 Arsip Nasional Rl
Tempat dan Tanggal Lahir : Padang, 14 Agustus 1966
2. Kasubid Evaluasi 1999 - 2001 Arsip Nasional Rl
Alamat Kantor : Jl. Ampera Raya No. 7, Cilandak Jak-Sel
Telp./Faks. : 021 7805851 3. Kabid Pengumpulan Data Arsip 2001 - 2002 Arsip Nasional Rl

Nomor HP : 0812-8715-3902 4. Kabid Jaringan Lembaga Kearsipan 2002 - 2003 Arsip Nasional Rl

Kebid Jasa Sistem dan

Alamat e-mail : rudi.anton@anri.go.id 5.
Pembenahan Arsip
2003 - 2007 Arsip Nasional Rl

 
6. 2007 - 2011 Arsip Nasional Rl
Kepala Pusat Jasa Kearsipan

Kepala Pusat Pengkajian dan

7. 2011 - 2014 Arsip Nasional Rl
Pengembangan Sistem Kearsipan

8. Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan 2014 - 2020 Arsip Nasional Rl

9. Direktur Akuisisi 2020 - Sekarang Arsip Nasional Rl

 DEFINITION

Arsip
Adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sumber: UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

DEFINITION

Dokumen Elektronik
adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan,
dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat,
ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem
Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau
dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Sumber: UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE

 DIREKTORAT AKUISISI

Arsip Milik Negara

merupakan arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara
dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara.

PENJELASAN PASAL 33
“arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD,
termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan
oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara.

Pasal 33 Undang-Undang Nomoor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

 ADVANTAGES

Arsip Tertata Rapih

Perencanaan dan Dukungan

1 2
Pengambilan Keputusan Pelayanan Publik

Pelindungan Hak Bahan

3 4
Keperdataan Rakyat Pertanggungjawaban

Pelindungan Aset 5 6 Pembelajaran

dan Kekayaan Intelektual Bagi Anak Cucu

Identitas dan 7 8 Pelindungan

Memori Kolektif Eksistensi Bangsa

Alat Bukti Hukum

 Y
IT
IL
UT
“Kamu cahaya hidupku, untuk
meneruskan perjoangan yang maha hebat
dan dahsyat.”

Arsip dan hak-hak keperdataan rakyat.

Pertemuan I Pernikahan I Hubungan Keluarga I

Kehamilan I Kelahiran I Kelulusan I Kebersamaan I
Kepemilikan Harta I Kematian

DIREKTORAT AKUISISI
Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa.

DIREKTORAT AKUISISi
 E
NC
E
ID
EV
W
LA
Arsip sebagai alat bukti

Penyelidikan I Penyidikan I Penutuntutan I

Persidangan
 LAW
ARSIP EVIDENCE
alat bukti hukum
 LAW
AR S I P EVIDENCE
alat bukti hukum
 LAW EVIDENCE
ARSIP alat bukti hukum
 UTILITY
Arsip dan Aset
Lepasnya aset-aset Pemda disebabkan tidak
lengkapnya arsip aset tersebut.
Salah satunya DKI Jakarta kehilangan
Kantor lama Walikota di Jl. S.Parman.
Arsip dan Aset
Aset itu sama halnya dengan arsip, sehingga
gampang diketahui dan dicari. Saat ini
pengelolaannya tidak diarsipkan dengan baik,
sehingga banyak aset yang berpindah tangan.
Arsip dan Aset
PT. KAI mengaku sering kalah dalam
persidangan untuk mempertahankan aset
milik mereka. Pasalnya, perseroan lalai
menyimpan arsip yang terkait dengan aset
negara tersebut.
 Persengketaan antara Indonesia dengan Malaysia,
mencuat pada tahun 1967 ketika dalam pertemuan teknis
hukum laut antara kedua negara, masing-masing negara
ternyata memasukkan pulau Sipadan yang berada di Selat
Makassar yaitu Pulau Sipadan (luas: 50.000 meter²) dan
Pulau Ligitan ke dalam batas-batas wilayahnya.

Untuk menghadapai sengketa ini, Indonesia sampai

menyewa lima penasehat hukum asing dan tiga peneliti
asing untuk membuktikan kepemilikannya.
Penyelesaian dilakukan melalui jalur hukum Mahkamah
Internasional.

Selasa 17 Desember 2002 ICJ mengeluarkan keputusan

UTILITY tentang kasus sengketa kedaulatan Pulau Sipadan-Ligitan
Hasilnya, dalam voting di lembaga itu, Malaysia
dimenangkan oleh 16 hakim, sementara hanya 1 orang
yang berpihak kepada Indonesia. Dari 17 hakim itu, 15
merupakan hakim tetap dari MI, sementara satu hakim
merupakan pilihan Malaysia dan satu lagi dipilih oleh
Indonesia.

Kemenangan Malaysia, oleh karena berdasarkan

pertimbangan effectivity (tanpa memutuskan pada
pertanyaan dari perairan teritorial dan batas-batas
maritim), yaitu pemerintah Inggris (penjajah Malaysia)
telah melakukan tindakan administratif secara nyata
berupa penerbitan ordonansi perlindungan satwa burung,
pungutan pajak terhadap pengumpulan telur penyu sejak
tahun 1930, dan operasi mercu suar sejak 1960-an.
Cerita ini dimulai saat: LAW
tim investigasi gabungan skandal Panama Papers/ Panamagate Join Investigation Team (JIT) AR S I P EVIDENCE
menyelidiki Perdana Menteri Pakistan, Nawaz Sharif dan keluarganya.
Mereka diduga melakukan tindakan pencucian uang dengan menyimpan aset-aset di luar negeri,
alat bukti hukum
termasuk membeli bangunan.
Salah satu bangunan yang diselidiki adalah apartemen mewah Avenfield House yang berada di
London, Inggris.
Namun putri Nawaz Sharif, yakni Maryam Nawaz, mengatakan bahwa bangunan itu bukan
miliknya, ia mengaku hanya sebagai penyewa saja.
Untuk mendukung pernyataannya itu, Maryam Nawaz menyerahkan dokumen-dokumen yang
menyatakan bahwa ia adalah penyewa, bukan pemilik apartemen. Dokumen tersebut
ditandatangani pada 2006.

situs Wikipedia menyebut font Calibri dikembangkan sejak 2004. Namun font tersebut masih
dipakai di internal Microsoft. Font Calibri baru dirilis untuk publik pada 2007. Atas fakta itulah maka
tim Panamagate Join Investigation Team (JIT) menyimpulkan dokumen yang menyebut Maryam
Nawaz adalah penyewa itu palsu. Netizen di Pakistan menyebut skandal ini dengan sebutan
Fontgate. Mereka menggunakan tagar #Fontgate untuk menyindir perilaku putri perdana menteri
Nawaz Sharif yang kini digadang-gadang menjadi penerusnya.

#Fontgate
 Y
IT
IL
UT
Penerapan sanksi pidana
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
 UTILITY

sisakan udara bersih untuk kami

sisakan air bersih untuk kami
sisakan kekayaan alam untuk kami

wariskan kami informasi

tentang kekinianmu,
agar kami dapat belajar
dari kegagalan dan kejayaanmu
dalam mengelola negeri ini ...
R EALITY
 ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP STATIS
central file record centre depot
[UNIT PENGOLAH/UNIT KERJA] [UNIT KEARSIPAN] [LEMBAGA KEARSIPAN]

Pemindahan ► Penyerahan ►

FILING
FILING CABINET
CABINET DAN
DAN FOLDER
FOLDER RAK
RAK STATIS
STATIS DAN
DAN BOKS
BOKS ROLL
ROLL O’PACK
O’PACK DAN
DAN BOKS
BOKS
Chapter 2 Penyelenggaraan Kearsipan . . .
LEGAL BASIS

RULES AND REGULATIONS

1. Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

2. Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan.

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia

Pendelegasian dari peraturan perundang-undangan.
 SKN

AL
I ON
S
3 NA
PENGELOLAAN ARSIP PAN PENDANAAN
2 SI
AR
1
PEMBINAAN KEARSIPAN KE SARPRAS KEARSIPAN
EM
KEBIJAKAN KEARSIPAN IST
S
ORGANISASI KEARSIPAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
SDM KEARSIPAN

PENYELENGGARAAN keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
KEARSIPAN sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.
Penyelenggaraan kearsipan
adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip
dalam suatu sistem kearsipan nasional
yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana,
serta sumber daya lainnya.
4 Pengeloaan Arsip Statis

3 Pengelolaan Arsip Dinamis

2 Pembinaan Kearsipan

1 Penetapan Kebijakan Kearsipan

(4 Pilar & Pedoman Penyelenggaraan)

Step by Step
PART ONE KEBIJAKAN KEARSIPAN
K EB IJAKAN INTE RNAL focus

Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip

amanat Pasal 32 ayat (3) amanat Pasal 32 ayat (3)
PP 28/2012. PP 28/2012.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Jadwal Retensi Arsip

Akses Arsip Dinamis amanat Pasal 53, 54, dan 55
amanat Pasal 32 ayat (3) PP 28/2012.
PP 28/2012.

Program Arsip Vital

Susunan Organisasi, Fungsi, dan
amanat Pasal 50 ayat (4)
PP 28/2012.
Tugas Unit Kearsipan pada
Lembaga Negara
amanat Pasal 130 (4)
PP 28/2012

Alih Media Arsip

amanat Pasal 49 ayat (2)
PP 28/2012.
 1 PENCIPTAAN 2 PENGGUNAAN 3 PEMELIHARAAN 4 PENYUSUTAN

membutuhkan membutuhkan membutuhkan membutuhkan

TATA NASKAH DINAS SISTEM KLASIFIKASI KLASIFIKASI ARSIP JADWAL

(TND) KEAMANAN DAN (KA) RETENSI
AKSES ARSIP DINAMIS ARSIP
(SKKAAD) (JRA)
NO. JENIS KEBIJAKAN PEDOMAN
1. TATA NASKAH DINAS Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas.

2. KLASIFIKASI ARSIP Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip.

3. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan
DAN AKSES ARSIP DINAMIS Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.

4. JADWAL RETENSI ARSIP 1. Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman Retensi Arsip (sesuai urusan
pada fungsi Substantif maupun Fasilitatif)
2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara
Penetapan Jadwal Retensi Arsip

5. PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP 1. Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2005 tentang Pedoman
DINAMIS Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital
Negara.
2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik.
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip.
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman
Pemeliharaan Arsip Dinamis.
PART TWO PEMBINAAN KEARSIPAN
 PEMBINAAN

● Pencipta Arsip Tingkat Pusat dan Tingkat Daerah

● LKD Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota
● LKPT
ANRI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota

LKD PROVINSI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Kabupaten/Kota

LKD KAB./KOTA ● Satuan Kerja pada Rektorat

● Fakultas
● Civitas Akademika, dan/atau
● Unit kerja dengan sebutan lain di Lingkungan Perguruan Tinggi

LK PERGURUAN TINGGI
 P E M B I N AA N
INTERNAL INSTANSI

koordinasi penyelenggaraan kearsipan;

penyusunan pedoman kearsipan;

pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi kearsipan;

sosialisasi kearsipan;

pendidikan dan pelatihan kearsipan;

perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.

PART THREE PENGELOLAAN ARSIP
 1. Akuisisi
2. Pengolahan
3. Preservasi
4. Akses dan Layanan

1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Pemeliharaan
4. Penyusutan

Pengelolaan Arsip Statis

Tanggung Jawab
Lembaga Kearsipan

Pengelolaan Arsip
Dinamis
Tanggung Jawab
@ Pencipta Arsip
 ARSIP DINAMIS

Unit Pengolah Unit Kearsipan

(Unit Kerja)

ARSIP AKTIF ARSIP VITAL ARSIP INAKTIF

arsip yang frekuensi penggunaannya arsip yang keberadaannya arsip arsip yang frekuensi
tinggi dan/atau terus menerus merupakan persyaratan dasar bagi penggunaannya telah menurun
kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang
 ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP STATIS
central file record centre depot
[UNIT PENGOLAH/UNIT KERJA] [UNIT KEARSIPAN] [LEMBAGA KEARSIPAN]

Pemindahan ► Penyerahan ►

FILING
FILING CABINET
CABINET DAN
DAN FOLDER
FOLDER RAK
RAK STATIS
STATIS DAN
DAN BOKS
BOKS ROLL
ROLL O’PACK
O’PACK DAN
DAN BOKS
BOKS
PENYUSUTAN ARSIP

DILAKSANAKAN OLEH UNIT PENGOLAH

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF KE UNIT KEARSIPAN

PEMUSNAHAN ARSIP DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

PENYERAHAN ARSIP STATIS KE LEMBAGA KEARSIPAN
PART FOUR SUMBER DAYA KEARSIPAN
 SDMK

STRUKTURAL ARSIPARIS PENGELOLA ARSIP

KEDUDUKAN SEBAGAI MEMPUNYAI KEDUDUKAN MEMPUNYAI FUNGSI, TUGAS,

TENAGA MANAJERIAL YANG HUKUM SEBAGAI TENAGA DAN TANGGUNG JAWAB
MEMPUNYAI FUNGSI, TUGAS, PROFESIONAL YANG MELAKSANAKAN KEGIATAN
DAN TANGGUNG JAWAB MEMILIKI KEMANDIRIAN DAN KEARSIPAN
MELAKSANAKAN KEGIATAN INDEPENDEN DALAM
MANAJEMEN KEARSIPAN MELAKSANAKAN FUNGSI
DAN TUGASNYA
 ORGANISASI KEARSIPAN

LEMBAGA
KEARSIPAN
arsip statis
 PENGORGANISASIAN

UNIT KEARSIPAN I

UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH

(a) (b) (c) (d)

UNIT KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN

II II

UNIT UNIT UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH

PENGOLAH (a) PENGOLAH (b) (a) (b) (c)

UNIT KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN

III III III

UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH
(a) (b) (c) (a) (b) (a) (b)
 PRASARANA DAN SARANA

1
GEDUNG

2
RUANG

3
PERALATAN

CENTRAL FILE UP

RECORD CENTRE
UK

DEPOT
LK
PENYIMPANAN ARSIP AKTIF DI CENTRAL FILE (UNIT PENGOLAH/UNIT KERJA)

FOLDER

FILLING CABINET
PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF DI RECORD CENTRE (UNIT KEARSIPAN)

FOLDER

BOKS ARSIP

RAK STATIS
 “ we cannot wipe out coruption
without good records management “
Dr. Constance Okello-Obura
 “ without acces to information – there is no transparency,
without transparency – there is no accountability,
and without transparency and accountability – there is no democracy
“

Dr. Harrison Mwakyembe, Senior Lecturer in Law, University of Dar es Salaam

QUESTIONS?
Please Don’t Hesitate.
 J A K A R T A
INDONESIA

FOR YOUR PRECIOUS TIME AND ATTENTION