SISTEM KLASIFIKASI DAN KEAMANAN AKSES (SKKAA)

ARIA MAULANA
Jum’at, 11 Juni 2021

Indikator Capaian:
Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2016 tentang
Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan, kompetensi
umum pembelajaran SKKAAD adalah menguasai prosedur penyusunan
dan penggunaan SKKAA, dengan indicator pencapaian sebagai berikut:
1. Pengetahuan
• Memahami kebijakan dan prinsip dasar sistem klasifikasi
keamanan dan akses
§ Mengidentifikasi ketentuan hukum yang terkait
§ Menganalisis fungsi unit dalam organisasi
§ Menerangkan pembuatan daftar arsip dinamis berdasarkan
klasifikasi keamanan dan akses
2. Keterampilan
§ Melakukan simulasi penyusunan sistem klasifikasi keamanan dan
akses
§ Menggunakan sistem klasifikasi keamanan dan akses dalam
membuat daftar arsip dinamis

Dasar Peraturan Perundang-undangan:

1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik.
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
7. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar
Informasi Layanan Publik.
8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17
Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
I. KONSEP UMUM/DASAR
Indikator Keberhasilan Reformasi Birokrasi (PP No 81/2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025)
• Pemerintah yang bersih dari KKN
• Peningkatan akuntabilitas kinerja
• Peningkatan kualitas pelayanan umum

BUAT NARASI (DISKRIPSI BAGAN)

Berdasarkan Pasal 40 Ayat (4) UU Nomor 43 Tahun 2009 dan Pasal

…. PP Nomor 28 Tahun 2012, untuk mendukung Pengelolaan Arsip
Dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip membuat lain:
1. Tata Naskah Dinas
2. Klasifikasi Arsip
3. JRA
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses.

Keempatnya sering disebut sebagai “4 (empat) instrumen Kearsipaan”

KONSEP DASAR Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: (Pasal 40 ayat (2) UU
43/2009 dan Pasal 31 PP 28/2012)
a. Penciptaan arsip.
b. Penggunaan dan pemeliharaan arsip
c. Penyusutan arsip.

Penciptaan Arsip (Pasal …. UU 43/2009 dan Pasal 32 PP 28/2012):

• Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan
arsip.
• Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata
naskah dinas, klasifikasi arsip, dan SKKAA agar menghasilkan arsip
yang autentik, utuh dan terpercaya.
• Dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
• Memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip
• Mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip.
Penggunaan Arsip
• penggunaan arsip diperuntukkan bagi kepentingan pemerintah dan
masyarakat. (Pasal 37 ayat (1) PP 28/2012)
• ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab
pencipta arsip.
• Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab atas ketersediaan,
pengelolaan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif. (Pasal 37 ayat (4) PP
28/2012)
• Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip
dinamis dapat dilakukan alih media. (Pasal 37 ayat (5) PP 28/2012)
• Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan SKKAA (Pasal 38
PP 28/2012)

Pemeliharaan
• Dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip.
• Pemeliharaan meliputi arsip vital, arsip inaktif, arsip inaktif (arsip
terjaga dan arsip umum).
• Pemeliharaan dilakukan melalui kegiatan:
a. Pemberkasan arsip aktif
b. Penataan arsip inaktif
c. Penyimpanan arsip
d. Alih media arsip
• Menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
• Kegiatannya pemberkasan dan penyimpanan arsip
Penyusutan
Dalam penyusutan arsip dibutuhkan JRA. Terdapat tiga kegiatan
penyusutan arip antara lain: (Pasal …. UU 43/2009 dan Pasal … PP
28/2012)
a. Pemindahan arsip inaktif
1) Seleksi
2) Pembuatan daftar
3) Penataan

b. Pemusnahan arsip inaktif

Prosedur/tahapan pemusnahan arsip antara lain: (Liat materi
Pemusnahan Arsip)

8 (delapan) dokumen/arsip yang harus disimpan setelah kegiatan

pemusnahan arsip antara lain:
• SK Tim Penilai.
• Notulensi rapat Tim Penilai.
• Rekomendasi Tim Penilai atas arsip-arsip yang dimusnahkan.
• Surat Permohonan Pemusnahan Arsip dan Surat Persetujuan
Kepala ANRI.
• Persetujuan Pimpinan Pencipta Arsip berupa penetapan.
• Untuk arsip yang memiliki lebih dari 10 tahun harus mendapat
persetujuan kepala ANRI.
 • SK pelaksanaan pemusnahan (dilakukan dimana, saksinya
siapa)
• Berita acara pemunsnahan
• Daftar arsip yang dimusnahkan
c. Penyerahan arsip statis
Prosedur/tahapan pemusnahan arsip antara lain:

8 (delapan) dokumen/arsip yang harus disimpan setelah kegiatan

pemusnahan arsip antara lain:
Berdasarkan INTERNATIONAL STANDARD: ISO15489-1 (Second
edition 2016-04-15)
Information and documentation
—Records management —
Part 1: Concepts and principles

(BUAT TERJEMAHAN JIKA DIPERLUKAN)

 PENGANTAR SKKAAD

Definisi. SKKAAD
Berdasarkan Penjelasan Pasal 38 PP Nomor 28 Tahun 2012, definisi
SKKAA adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan
informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan
kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta
arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip

yang dapat diakses terdiri atas:
a. arsip yang bersifat terbuka; dan
b. arsip yang bersifat tertutup

Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan

hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip (Pasal 1 Angka 9, PP
Nomor 28 Tahun 2012)

Penggunaan arsip adalah Kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip

bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak (Pasal 1 Angka 39, PP
Nomor 28 Tahun 2012).

Beberapa ketentuan perundang-undangan yang menyebutkan tentang

penggunaan arsip:
• Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pasal 38 PP No 28 Tahun 2012
• Penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhakdilaksanakan
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 39 PP No
28 Tahun 2012
• Pengguna yang berhak adalah setiap orang/badan hukum yang
memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi
publik yang tidak dikecualikansebagaimana dimaksud dalam undang-
 undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik. Penjelasan
Pasal 39 PP No 28 Tahun 2012

Mengapa Harus ada SKKAAD

Dalam Pasal 42 ayat (1) UU 43/2009, Pasal 2 ayat (1) UU 14/2008, pada
era keterbukaan, arsip dinamis sebagai sumber informasi, prinsipnya
terbuka dan dapat diakses publik kecuali yang dikecualikan. Untuk itu
diperlukan adanya SKKAAD, yang berfungsi:
• Mendukung ketersediaan arsip untuk kegiatan operasional
manajemen pencipta arsip dan layanan public.
• Sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan
publik terhadap akses arsip.

Pada Konsideran UU KIP menyebutkan:

• Informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia.
• Ciri penting negara demokrasi.
• Sarana mengoptimalkan pengawasan publik terhadap
penyelenggaraan negara dan badan publik.

Tujuan Penyusunan SKKAAD:

1. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan
kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan,
keutuhan, integritas, otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapat
terpenuhi;
2. Mengatur akses arsip. Dinamis yang sesuai. Ketentuan peraturan
perundang-undangan sehingga dapat dicegah terjadinya
penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk
tujuan dan kepentingan yang tidak sah.
Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan menurut Pasal 3 UU Nomor 43
Tahun 2009:
• Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
• Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya;
• Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara;
• Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,
sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai
identitas dan jati diri bangsa.

Kebijakan Penyusunan SKKAAD

Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan
dan akses arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan
pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI (Pasal 32 ayat (3) PP Nomor
28 Tahun 2012)

Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai Kemandirian dan otoritas

dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis (Pasal 32 angka 19 UUNo 43 Tahun 2009).
Pencipta arsip yang dimaksud adalah:
• lembaga negara,
• pemerintahan daerah
• lembaga pendidikan
• perusahaan,
• organisasi politik
• organisasi kemasyarakatan
Prinsip Dasar (Filosofi) Penyusunan Klasifikasi Keamanan Arsip
Dinamis
• Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila
informasi yang terdapat dalam arsip dinamis disalahgunakan oleh
pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang
tidak sah.
• Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus dituangkan dalam
suatu ketetapan pimpinan berupa pernyataan tertulis yang disertai
alasan sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan tingkat
klasifikasi.

Akses Arsip Dinamis Menurut Perka ANRI Nomor 17 Tahun 2011

• Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan
staf yang mempunyai kewenanganuntuk akses
• Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapat mengakses arsip
yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan
hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi
• Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat
mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali
sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang

Tata Cara Pembuatan Klasifikasi Keamanan dan Penentuan Hak Akses

Arsip:
• Identifikasi ketentuan hukum
• Analisis fungsi unit kerja dalam organisasi
• Analisis job description
• Analisis risiko

Keempat kegiatan tersebut digunakan untuk menentukan kategori:

• Klasifikasi keamanan
• Hak akses arsip dinamis
(BUAT DESKRIPSI TERTULIS)

Pasal … Perka ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang ….. menyatakan

identifikasi hukum merujuk pada semua peraturan perundang-undangan
yang berlaku, termasuk peraturan perundang-undangan pada sektor
terkait.
Perundang-Undangan yang menjadi Rujukan Utama:
1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Setiap Badan Publik wajib membuka akses bagi setiap Pemohon

Informasi Publik untuk mendapatkan Informasi Publik, kecuali:
a. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi Publik dapat menghambat proses penegakan hukum, yaitu
informasi yang dapat:
1. menghambat proses penyelidikan dan penyidikan suatu tindak
pidana;
2. mengungkapkan identitas informan, pelapor, saksi,dan/atau.
korban yang mengetahui adanya tindak pidana;
3. mengungkapkan data intelijen criminal dan rencana-rencana
yang berhubungan dengan pencegahan dan penanganan
segala bentuk kejahatan transnasional;
4. membahayakan keselamatan dan kehidupan penegak hukum
dan/atau keluarganya; dan/atau
5. membahayakan keamanan peralatan sarana, dan/atau
prasarana penegak hukum.
b. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi Publik dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak
atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha
tidak sehat;
c. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi Publik dapat membahayakan pertahanan dan keamanan
negara, yaitu:
1. Informasi tentang strategi, intelijen, operasi, taktik dan Teknik
yang berkaitan dengan penyelenggaraan sistem pertahanan dan
keamanan negara, meliputi tahap perencanaan, pelaksanaan
dan pengakhiran atau evaluasi dalam kaitan dengan ancaman
dari dalam dan luar negeri;
2. Dokumen yang memuat tentang strategi, intelijen, operasi, teknik
dan taktik yang berkaitan dengan penyelenggaraan sistem
pertahanan dan keamanan negara yang meliputi tahap
perencanaan, pelaksanaan dan pengakhiran atau evaluasi;
 3. jumlah, komposisi, disposisi, atau dislokasi kekuatan dan
kemampuan dalam penyelenggaraan sistem pertahanan dan
keamanan negara serta rencana pengembangannya;
4. gambar dan data tentang situasi dan keadaan pangkalan
dan/atau instalasi militer;
5. data perkiraan kemampuan militer dan pertahanannegara lain
terbatas pada segala Tindakan dan/atau indikasi negara tersebut
yang dapat membahayakan kedaulatan Negara Kesatuan
Republik Indonesia dan/atau data terkait kerja sama militer
dengan negara lain yang disepakati dalam perjanjian tersebut
sebagai rahasia atau sangat rahasia;
6. sistem persandian negara; dan/atau
7. sistem intelijen negara.
d. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi Publik dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
e. Informasi Publik yang apabila dibuka. dan diberikan kepada Pemohon
Informasi Publik, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional:
1. rencana awal pembelian dan penjualan mata uang nasional atau
asing, saham dan aset vital milik negara;
2. rencana awal perubahan nilai tukar, suku bunga, dan model
operasi institusi keuangan;
3. rencana awal perubahan suku bunga bank, pinjaman
pemerintah, perubahan pajak, tarif, atau pendapatan
negara/daerah lainnya;
4. rencana awal penjualan atau pembelian tanah atau properti;
5. rencana awal investasi asing;
6. proses dan hasil pengawasan perbankan, asuransi, atau
Lembaga keuangan lainnya; dan/atau
7. hal-hal yang berkaitan dengan proses pencetakan uang.
f. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi Publik, dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri:
 1. posisi, daya tawar dan strategi yang akan dan telah diambil oleh
negara dalam hubungannya dengan negosiasi internasional.
2. korespondensi diplomatik antar negara.
3. sistem komunikasi dan persandian yang dipergunakan dalam
menjalankan hubungan internasional.
4. perlindungan dan pengamanan infra struktur strategis Indonesia
di luar negeri.
g. Informasi Publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta
otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat
seseorang;
h. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi Publik dapat mengungkap rahasia pribadi, yaitu:
1. Riwayat dan kondisi anggota keluarga.
2. riwayat, kondisi dan perawatan, pengobatan kesehatan fisik,
dan psikis seseorang.
3. kondisi keuangan, aset, pendapatan, dan rekening bank
seseorang.
4. hasil-hasil evaluasi sehubungan dengan kapabilitas,
intelektualitas, dan rekomendasi kemampuan seseorang.
5. catatan yang menyangkut pribadi seseorang yang berkaitan
dengan kegiatan satuan Pendidikan formal dan satuan
Pendidikan nonformal.
i. memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan
Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan
Komisi Informasi atau pengadilan.
j. informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-
Undang.
Catatan:
Mengacu pada huruf j, maka dapat berdasar pada Undang-Undang
sektor substantif pencipta arsip, misalnya UU tentang Kesehatan.
Ketentuan dalam Pasal 44 UU Nomor 43 Tahun 2009, Pencipta arsip
dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka
untuk umum dapat:
a. Menghambat proses penegakan hukum.
b. Mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual
dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat.
c. Membahayakan pertahanan dan keamanan negara.
d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam
kategori dilindungi kerahasiaannya.
e. Merugikan ketahanan ekonomi nasional.
f. Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri.
g. Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak
secara hukum.
h. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi.
i. Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya
perlu dirahasiakan.
 ANALISIS PENENTUAN SKKAAD

Analisis yang perlu dilakukan dalam penentuan dan penyusunan

SKKAAD:
1. Analisis Fungsi Organisasi/Unit Kerja.
Analisis fungsi dalam organisasi dilakukan terhadap unit kerja yang
menjalankan fungsi baik subtantif maupun fasilitatif dengan tujuan
untuk menentukan fungsi strategis dalam organisasi kelompok
kegiatan utama suatu organisasi sesuai dengan urusan
penyelenggaraan pemerintahan.
kelompok kegiatan pendukung yang terdapat pada setiap
organisasi misalnya sekretariat, keuangan, kepegawaian, dan lain-
lain.
Contoh Analisis Fungsi Unit Kerja dalam Organisasi:

2. Analisis Uraian Jabatan dengan memperhatikan unit-unit kerja dan

jabatan di dalam organsasi yang menciptakan arsip.
Analisis uraian jabatan merupakan suatu catatan yang
sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan
tertentu, diuraikan berdasarkan fungsi sebagaimana yang
tercantum dalam struktur organisasi.
 Uraian Jabatan merupakan dokumen formal yang berisi
ringkasan tentang suatu jabatan untuk membedakan jabatan yang
satu dengan jabatan yang lain dalam suatu organisasi.
Uraian jabatan merupakan hal yang penting dalam pengelolaan
sumber daya manusia dalam suatu organisasi, dimana suatu
jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan analisis jabatan:
a. Identifikasi Jabatan, berisi informasi tentang nama jabatan dan
bagian dalam suatu organisasi.
b. Fungsi Jabatan berisi penjelasan tentang kegiatan yang
dilaksanakan berdasarkan struktur organisasi.
c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan, bagian ini merupakan
inti dari uraian jabatan.
d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima.

Dari analisis jabatan, dapat dilihat jabatan yang mempunyai

wewenang dan tanggungjawab terhadap tingkat/derajat klasifikasi
keamanan dan mempunyai hak akses arsip. Untuk itu perlu
digolongkan personil tertentu (orang dalam jabatan) yang diberi
wewenang dan tanggungjawab dalam pembuatan, penanganan,
pengelolaan keamanan informasi dan diberi hak akses arsip
dinamis.
Penggolongan personil untuk menjamin perlindungan pengamanan
informasi dan mempunyai hak akses arsip dinamis terdiri dari
penentu kebijakan, pelaksana, dan pengawas.
Penentu Kebijakan
1. Menentukan tingkat/derajat klasifikasi keamanan dan hak
akses arsip dinamis.
2. Memberikan pertimbangan atau alasan secara tertulis
mengenai pengklasifikasian keamanan dan penentuan hak
akses arsip dinamis.
3. Menentukan sumber daya manusia yang bertanggungjawab
dan mempunyai kewenangan dalam mengamankan informasi
 dalam arsip dinamis yang telah diklasifikasikan
keamanannya.
4. Menuangkan kebijakan, dasar pertimbangan, dan sumber
daya manusia yang bertanggungjawab dalam suatu
pedoman, petunjuk pelaksanaan, atau petunjuk teknis.

Pelaksana Kebijakan
1. Memahami dan menerapkan klasifikasi keamanan dan hak
akses arsip dinamis sesuai dengan kewenangan yang sudah
ditetapkan.
2. Melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan tingkat
klasifikasi keamanan dan hak akses arsip dinamis sesuai
dengan kewenangan yang telah ditentukan.
3. Merekam semua pelanggaran yang ditemukan.
4. Melaporkan semua tindakan penyimpangan dan
pelanggaran.
5. Menjamin bahwa implementasi tingkat klasifikasi keamanan
dan hak akses arsip dinamis telah dikoordinasikan dengan
pejabat yang terkait secara tepat.
6. Menjamin informasi yang berada dalam kendali pejabat yang
mempunyai wewenang dan tanggungjawab terhadap tingkat
klasifikasi keamanan dan mempunyai hak akses arsip
dinamis telah dilindungi dari kerusakan fisik dan dari akses,
perubahan, serta pemindahan ilegal berdasarkan standar
keamanan.
7. Mengidentifikasi semua kebutuhan dalam rangka menjamin
keamanan informasi dan hak akses arsip dinamis yang
terdapat dalam arsip yang telah diklasifikasikan
keamanannya.

Pengawas
1. Menindaklanjuti pelanggaran dan penyimpangan yang
ditemukan.
 2. Melaporkan semua dugaan pelanggaran dan penyimpangan
kepada penentu kebijakan.

Contoh penggolongan personil

a. Penentu kebijakan adalah pejabat yang mempunyai fungsi,
tugas, tanggungjawab, dan kewenangan kedinasan keluar dan
ke dalam instansi seperti: Pimpinan tertinggi sampai dengan
eselon 2 pada instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah
atau eselon3 pada instansi setingkat Balai/UPT/Kantor.
b. Pelaksana kebijakan adalah pejabat pada unit kerja yang
melaksanakan fungsi dan tugas organisasi setingkat eselon 3
dan 4, seperti: Kepala Bidang/Kepala Bagian/Kepala Sub
Direktorat, Kepala Sub Bidang/Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi
pada pusat/direktorat/biro;
c. Pengawas adalah pejabat yang mempunyai fungsi dan tugas
pengawasan, seperti: inspektur/auditor pada inspektorat,
pengawas intern pada Satuan Pengawas Intern (SPI).
3. Analisis Resiko
Memperhitungkan akibat yang akan ditanggung apabila arsip
diakses oleh orang yang tidak berhak.
Analisis Resiko dilakukan untuk memberikan pertimbangan
terhadap pengklasifikasian keamanan dan hak akses arsip dinamis
atas risiko yang berdampak pada kemanan individu, keamanan
organisasi, keamanan masyarakat, dan keamanan negara.
Analisis Risiko mencakup dua hal:
1. Kemanan informasi.
Analisis keamanan informasi dipergunakan untuk menetapkan
risiko apabila diketahui oleh orang yang tidak berhak dan
kerugian kerugian yang dapat berdampak terhadap organisasi,
masyarakat, bangsa, dan negara.
2. Media rekam informasi
Analisis Media Rekam Informasi berupa analisis kondisi fisik
yang digunakan untuk menetapkan risiko yang disebabkan oleh
 kondisi media rekam informasi sensitif, unik, atau tidak
tergantikan.
Contoh Analisis Resiko

Untuk membantu memudahkan untuk mengetahui jenis arsip yang

dapat diakses publik (terbuka), dapat melihat pada ketentuan yang
ada dalam Pasal 11, 12, dan 13 Peraturan Komisi Informasi Nomor
1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
Konsideran Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang
Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis, mengingat angka 7, telah menyebut Peraturan
Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan
Informasi Publik.

Penentuan Kategori Klaisifikasi Keamanan

Berdasarkan identifikasi ketentuan hukum, analisis fungsi unit kerja
dalam organisasi, dan job description serta analisis risiko, dapat
ditentukan kategori klasifikasi keamanan yaitu: Sangat Rahasia,
Rahasia, Terbatas, Biasa/Terbuka. Penentuan keempat tingkat
klasifikasi kemanan tersebut menyesuaikan dengan kepentingan
dan kondisi setiap Lembaga.
 Sangat Rahasia: apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak
dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah
Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.
Rahasia: Apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara,
sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak
ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat. dalam arsip
bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akanmenimbulkan
kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif,
hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.
Terbatas: apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas
lembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang signifikan.
Biasa/Terbuka: Apabila dibuka untuk umum tidak membawa
dampak apapun terhadap keamanan negara.

Penggolongan pengguna yang berhak mengakses arsip dinamis:

a. Pengguna yang berhak di lingkungan internal instansi:
1) Penentu Kebijakan mempunyai kewenangan untuk mengakses
seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya, dengan
ketentuan sebagai berikut:
a) Pimpinan tingkat tertinggi mempunyai kewenangan untuk
mengakses seluruh arsip yang berada dibawah
kewenangannya.
b) Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan
tingkat tertinggi) mempunyai kewenangan untuk
mengakses seluruh arsip yang berada di bawah
kewenangannya, namun tidak diberikanhak akses untuk
informasi yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi dan
yang satu tingkat dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali
telah mendapatkan izin.
 c) Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah
pimpinan tingkat tinggi) mempunyai kewenangan untuk
mengakses seluruh arsip yang berada di bawah
kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk
informasi yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi,
pimpinan tingkat tinggi, dan yang satu tingkat dengan unit
di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
2) Pelaksana kebijakan mempunyai kewenangan untuk
mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya
dengan tingkat klasifikasi biasa, tetapi tidak diberikan hak akses
untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, dan
sangat rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi,
pimpinan tingkat tinggi, pimpinan tingkat menengah, dan yang
satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
3) Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses
seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan
fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh
Inspektorat Jenderal/Inspektur Utama Kementerian/Lembaga
dan Satuan Pengawas Internal (SPI).

b. Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal instansi

1) Publik mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan
kategori biasa/terbuka.
2) Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses
seluruh arsip pada. Pencipta arsip dalam rangka melaksanakan
fungsi pengawasan eksternal sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan
Keuangan Pembangunan (BPKP).
 3) Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip
pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses
hukum yang sedang ditangani dalam rangka melaksanakan
fungsi penegakan hukum.

Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan

Arsip Berklasifikasi SANGAT RAHASIA
Hak akses diberikan kepada pimpinan tingkat tinggi dan setingkat
dibawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal
dan penegak hukum.
Arsip Berklasifikasi RAHASIA
Hak Akses diberikan kepada pimpinan tertinggi Lembaga dan yang
setingkat dibawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas
internal/eksternal dan penegak hukum.
Arsip Berklasifikasi TERBATAS
Hak akses diberikan kepada pimpinan tingkat menengah dan setingkat
dibawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal
dan penegak hukum.
Arsip Berklasifikasi BIASA/TERBUKA
Hak akses diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang
berkepentingan.

Bagan Penentuan Kategori Klasifikasi Kemanan

Pengamanan Tingkat Klasifikasi
1. Penyimpanan
Penyimpanan dalam rangka penanganan fisik maupun informasi
arsip dinamis sesuai dengan tingkat klasifikasi dapat dilakukan
dengan memperhatikan media arsip.
 Catatan:
Ketentuan tentang back up pada arsip elektronik yang berlaku pada
arsip dengan klasifikasi sangat rahasia meliputi juga ketentuan yang
berlaku pada arsip dengan ketentuan rahasia dan terbatas.
Ketentuan tentang back up pada arsip elektronik yang berlaku pada
arsip dengan klasifikasi terbatas dengan metode back up yang
sesuai dengan tingkatan klasifikasi keamanan.
2. Penyampaian
Penyampaian dalam rangka penanganan fisik maupun informasi
arsip dinamis sesuai dengan tingkat klasifikasi dapat dilakukan
melalui pengiriman yang dilindungi.
Pengamanan pada tingkat klasifikasi penyampaian
 PROSEDUR PEMBUATAN DAFTAR ARSIP DINAMIS
BERDASARKAN SKKAAD

Prosedur Pembuatan:
1. Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses, dengan
mempertimbangkan:
a. Aspek ketentuan peraturan perundangan dan NSPK masing-
masing instansi
b. Hasil analisis unit kerja dan Job Description.
c. Aspek analisis risiko.
2. Pencantuman Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada kolom
daftar SKKAAD.
………………………………………………………………………………..
3. Pencantuman dasar pertimbangan.
Dasar pertimbangan harus disampaikan/ditulis dalam daftar SKKAAD
untuk mengetahui alasan arsip dikategorikan pada tingkat/derajat
klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, terbatas dan
biasa/terbuka.
4. Menentukan unit pengolah
Untuk mengetahui unit yang bertanggung jawab terhadap
keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip sesuai dengan
kategorinya.
5. Pengesahan oleh Pimpinan Organisasi
Pimpinan organisasi yang berwewenang mengesahkan Daftar Arsip
Dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip adalah
pimpinan pencipta arsip (Menteri, ketua/kepala Lembaga, Gubernur,
Walikota/Bupati dan lain-lain).

Hasil Penentuan

Hasil penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis

pada pencipta arsip dituangkan dalam kolom-kolom yang terdiri dari:
• Kode klasifikasi
• Jenis arsip
 • Klasifikasi keamanan
• Hak akses dan dasar pertimbangan serta unit pengolah.
Pembuatan SKKAAD dilaksanakan oleh setiap pencipta arsip untuk
melindungi arsip dinamis baik fisik arsip maupun informasi yang
menempel/berada pada arsip dan tidak terakses oleh orang yang tidak
berhak.

Contoh dan Format SKKAAD

Keterangan:
1. Kolom “Nomor” diisi dengan nomor urut.
2. Kolom “Kode Klasifikasi”, diisi dengan kode angka, huruf atau
gabungan angka dan huruf yang akan berguna untuk
mengintegrasikan antara penciptaan, penyimpanan, dan
penyusutan arsip dalam satu kode yang sama sehingga
memudahkan pengelolaan.
3. Kolom “Jenis Arsip” diisi dengan judul dan uraian singkat yang
menggambarkan isi dari jenis/seri arsip;
4. Kolom “Klasifikasi Kemanan” diisi dengan tingkat keamanan dari
masing-masing jenis/seri arsip yaitu sangat rahasia, rahasia,
terbatas atau biasa/terbuka.
5. Kolom “Hak Akses” diisi dengan nama jabatan yang dapat
melakukan pengaksesan terhadap arsip berdasarkan tingkat/
derajat klasifikasi;
6. Kolom ”Dasar Pertimbangan”, diisi dengan uraian yang
menerangkan alasan pengkategorian arsip sebagai sangat
rahasia, rahasia dan terbatas (dapat mengacu pada hasil analisis
risiko);
7. Kolom “Unit Pengolah”, diisi denga nunit kerja yang
bertanggungjawab terhadap keselamatan dan keamanan fisik.
Dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia
dan terbatas.
 DISKUSI INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS: SKKAAD
Jum’at, 11 Juni 2021
14.30 WIB – 16.00 WIB
Nama : Yusyfi Siti Aminah
Instansi : Dinas Kesehatan Provinsi NTB

Pertanyaan:
Pemanfaatan dan penyediaan arsip ditujukan bagi kepentingan pengguna arsip yang
berhak, tetapi sering terjadi fakta di lapangan, yang tidak berhak pun memaksa ingin
mengaksesnya. Sebagai arsiparis, lebih normatif menyelesaikan kejadian ini dengan
kekeluargaan dulu atau langsung saja diselesaikan secara birokrasi supaya ada efek
jera?

Jawaban:
Berkenaan dengan hal tersebut, kita sebagai Arsiparis harus senantiasa mengedukasi
kepada pimpinan dan rekan sejawat kita melalui berbagai macam pendekatan
komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan secara formal dan informal, secara bijak dan
sopan baik di forum rapat resmi maupun komunikasi privat. Arsiparis sebagai salah
satu Jabatan Fungsional dalam Manajemen ASN tentunya dalam setiap pelaksanaan
tugasnya dan menyelesaikan persoalan yang berkaitan dengan tugas jabatan harus
senantiasa mengacu kepada peraturan terkait. Dalam hal ini setiap jawaban dan
pendapat hendaknya berdasarkan kepada aturan namun dikomunikasikan dengan
bahasa yang bersifat kekeluargaan, yang mudah diterima. Tugas dan tanggung jawab
Arsiparis cukup berat dalam mengatur akses arsip. Apabila terjadi kebocoran
informasi kepada orang yang tidak berhak, Arsiparis yang mengelola arsip tersebut
dapat dijadikan sasaran dalam mempertanggungjawabkan kasus tersebut. Oleh
karena itu, sebisanya mungkin Arsiparis dalam bekerja memperhatikan betul
instrumen pengelolaan Arsip Dinamis yang sudah ditetapkan, sehingga dapat
menghindari adanya kasus semacam itu.
Nama : Onny Wicaksono
Instansi : Kementerian kelautan dan Perikanan

Pertanyaan:
1. Kementerian kami sudah Menyusun SKKAAD tetapi tidak ada yang kategori
rahasia, hanya terbatas saja, padahal di KKP ini mengelola Sumber Daya Laut
dan Perikanan serta Pulau Pulau Terluar dan perbatasan. Apakah perlu ditinjau
ulang SKKAAD kami?
2. Masih terjadi kebimbangan dalam menentukan suatu kategori rahasia, terbatas,
dan terbuka. Kami biasanya hanya berdasarkan arahan pimpinan. Terkait hal
tersebut apakah menjadi tugas arsiparis ataukah kehumasan untuk memberikan
sosialisasi tentang hal tersebut?

Jawaban:
1. Saya kira, dengan luasnya wilayah kemaritiman dan potensi laut, KKP tentu
menjadi salah satu sektor kementerian yang strategis. Fungsi organisasi
beragam yang bersifat strategis, sepertinya beberapa jenis arsip seharusnya
ada bersifat lebih dari terbatas, misal penyelidikan terhadap kapal-kapal ikan
ilegal dari luar negeri yang arsipnya tentu saja dalam proses penyeledikan
bersifat rahasia bahkan sangat rahasia karena berkaitan dengan batas wilayah
kedaulatan. Belum lagi kasus benur yang ramai kemarin. Mungkin perlu ditinjau
ulang SKKAAD di kementerian KKP.
2. Penentuan keterbukaan dan ketertutupan kembali kepada analisis resiko dan
tingkat strategis arsip yang tercipta. Apabila arsip dan informasi di dalamnya ada
penyimpanangan yang dilakukan oleh orang yang tidak berhak akan
menimbulkan dampak yg merugikan secara luas. Beberapa dasar analisis telah
dituangkan dalam Pasal 17 UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP dan Pasal 44
UU 43/2009 tentang Kearsipan. Lebih rinci lagi ada di dalam Peraturan Komisi
Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang ………. Sebaiknya Pimpinan diingatkan
untuk melakukan analisis yg didasarkan pada peraturan perundangan yg
berlaku. Leading sector untuk penyusunan SKKAAD adalah Unit Kearsipan yg
bersinergi dengan Unit Layanan Informasi Publik, Unit Hukum, dan seluruh unit
pengolah (sebagai kuasa pengelolaan arsip dinamis dan penguasa informasi
publik). Untuk penyusunan Daftar Informasi Publik sebaliknya, Unit Layanan
 Informasi Publik yang ada di Humas bersinergi dengan Unit Kearsipan dan Unit
Hukum.

Nama : Indra Yadi

Instansi : Universitas Islam Negeri Sulthah Thaha Saifuddin Jambi

Pertanyaan:
1. Dapatkah pencipta arsip yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip, namun dia
menyusun SKKAAD?
2. Bagaimana keterkaitan hak akses arsip dinamis dengan UU Nomor 14 tahun
2018 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang menyatakan seluruh informasi
bersifat terbuka kecuali bersifat konsekuensi hukum : hanya yng bersifat biasa?
3. Apakah intrumen Pengelolaan Arsip dinamis bisa di gabungkan dalam sebuah
pedoman?
4. Adakah tertuangkan dalam SKKAAD tentang masa berlakunya untuk direvisi
atau ditinjau Kembali?
5. Apakah Klasifikasi Keamanan akses arsip bisa berubah statusnya seperti
tertutup menjadi terbuka utuk publik, bagaimana mekanisme merubah status
tersebut jika bisa

Jawaban:
1. Bisa Pak, karena yg tertuang di dalam SKKAAD tidak terkait langsung dengan
masa retensi arsip, sehingga penyusunannya bisa paralel, yang sangat
membantu adalah ketersediaan Klasifikasi Arsip.
2. Informasi lebih fleksibel dibandingkan dengan Arsip, karena informasi tidak
terikat dengan media rekamnya. Dalam beberapa kasus bisa saja terjadi dalam
berkas arsip yang dinyatakan tertutup bisa dibuka kepada masyarakat dalam
bentuk informasi (ringkasannya, alihmedianya, fotocopynya) dengan sebagian
informasi dalam arsip tersebut sudah difilter dengan tanda hitam atau lainnya
agar tidak dapat terbaca.
3. Instrumen PAD dapat digabung dengan pedoman lain. ini lebih efektif dan efisien
dalam penetapannya. Hanya kesulitannya, dalam satu waktu kita menyiapkan
substansi 4 instrumen.
 4. Sebagaimana substansi yang ada dalam standar internasional di materi tadi,
SKKAAD perlu dievaluasi minimal 2 hingga 3 tahun sekali. Untuk penuangan
masa berlakunya fleksibel saja tidak perlu dituangkan dalam aturan SKKAAD.
5. Klasifikasi keamanan akses dapat diubah, tetapi dalam bidang kearsipan tidak
ada mekanismenya secara formal. kemungkinan ini sangat mungkin terjadi
ketika informasi yg ada di arsip dibawa kepada ranah informasi publik, yang
tertutup bisa saja terjadi terbuka melalui mekanisme sengketa informasi dan
ajudikasi di Komisi Informasi Pusat/Daerah.

Nama : Clint A.M Sahetapy

Instansi : Dinas Pendidikan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Papua

Pertanyaan:
1. Arsip Batas-batas wilayah apa bisa di kategorikan arsip tergaja atau rahasia?
2. Sertifikat tanah jaman belanda diseragkan kepada pemerintah daerah apa bisa
di katatan arsip bersifat rahasia.

Jawaban:
1. Arsip batas wilayah merupakan bagian dari Arsip Terjaga dan masuk kategori
Arsip Vital. Tentu saja dalam pengamanannya harus khusus dan spesial agar
tidak hilang. Bersifat terbatas secara fisik, namun informasinya harus dibuka
kepada publik sehingga jelas informasi batas wilayah di mata publik
(meminimalisir sengketa).
2. Tidak rahasia, karena menunjukkan kepemilikan aset. Namun pengamanan
fisiknya harus dilakukan secara khusus melalui mekanisme Arsip Vital.

Nama : Asrori Safrida

Instansi : Kementerian Keuangan

Pertanyaan:
1. Terkait kasus TWK pegawai KPK yang menjadi perhatian publik nasional,
sebagian publik agar diperoleh transparansi dalam informasi/arsip berkaitan
TWK tersebut, namun BKN berpendapat bahwa TWK tidak dapat dipublikasikan
berkaitan dengan UU KIP dan kemandrian assesornya kecuali pengadilan.
Apakah dengan kewengannnya lembaga Komnas HAM atau Ombusdman dapat
 memperoleh akses terkait hasil TWK pegawai yang lulus/tidak lulus dalam
rangka untuk pengambilan keputusan?
2. Apabila dalam sengketa antar pemohon informasi dengan unit kerja, diputuskan
oleh KIP bahwa pemohon memenangkan gugatan tersebut namun pada
praktiknya unit pencipta/pemilik informasi hanya menyampaikan Sebagian
informasinya saja, bagaimana konsekuensinya?

Jawaban:
1. Sejatinya, hal-hal yang berkaitan dengan kompetensi seseorang (assesment/uji
kompetensi) bersifat rahasia dan dapat terbuka hanya untuk yang bersangkutan
apabila ingin memperoleh informasinya melalui mekanisme permohonan
informasi publik. Kasus TWK ini dapat dilihat dari beberapa sisi, dari sisi
pengelolaan arsip, tentu saja apa yg terjadi dalam proses assestment tersebut
tidak boleh dibuka kepada publik (pernyataan BKN benar adanya), namun
demikian peserta assestment dapat menanyakan proses dan nilainya melalui
mekanisme informasi publik. Dari sisi bagaimana kepercayaan publik runtuh
dalam proses assestment pegawai KPK, ini menjadi ranah Ombudsman untuk
menyelesaikan, hasil penyelesaian permasalahan dapat dilaporkan ke publik.
2. Keputusan dalam Proses Ajudikasi di Komisi Informasi Pusat bersifat final untuk
diikuti unit layanan informasi publik, unit pengolah sebagai penguasa informasi,
dan pemohon informasi. Dalam keputusan tersebut dimungkinkan informasi
yang diberikan hanya bersifat sebagian.

Nama : Chitra Febianty Luthfi

Instansi : Kemen PPPA

Pertanyaan:
Klasifikasi Keamanan antara di Peraturan Menteri PPPA tentang SKKAD dan
Keputusan Menteri PPPA tentang Daftar Informasi Publik (DIP), ada yang tidak
sinkron, salah satu contohnya Agenda Pimpinan. Dalam SKKKAD dinyatakan bersifat
terbatas, sedangkan dalam DIP dinyatakan bersifat terbuka.
Bagaimana sebaiknya jika ada ketidaksamaan hak akses seperti ini?

Jawaban:
Ini juga pertanyaan menarik yang menjadi bahan perbincangan Arsiparis di ANRI.
Secara fisik berkenaan dengan agenda pimpinan, tidak dapat disajikan kepada publik.
Namun demikian informasi karena tidak melekat pada fisiknya (media rekam) dapat
diberikan atau dibuka kepada publik setelah dilakukan uji konsekuensi, sebagian ada
yang tetap tertutup dengan dihitamkan setelah diolah (dibuat ringkasan, alihmedia,
fotocopy)

Nama : Nia Suryani

Instansi : Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Kota Cilegon

Pertanyaan:
Dalam SKKAA, aturan pembatasan hak akses terhadap fisik dan informasinya. Untuk
akses "fisik" apakah harus yang asli? Atau boleh salinan/fotocopian? Karena yang
sering terjadi saat pemeriksaan/audit inspektorat/BPK arsip keuangan sering
dipinjam-pinjam beberapa tangan kadang sampai rusak dan sobek bahkan hilang
karena dipinjam dalam waktu lama. Bagaimana untuk mengantisipasinya?

Jawaban:
Pengawas Internal/eksternal menjadi salah satu unsur yang berhak yang dapat
mengakses seluruh arsip dinamis. Mereka berhak untuk mengakses sampai dengan
fisiknya. Antisipasinya tentu perlu dilakukan kontrol terhadap Arsip yang sedang
dipinjam atau diakses melalui pencatatan rapi pada buku peminjaman, kontrol pada
batas waktu peminjaman, himbauan dari pihak Arsiparis kepada pihak pengawas
untuk tertib dan hati-hati dalam menggunakan Arsip tersebut, dan pengecekan
kelengkapan pada saat dikembalikan.

Nama : Agus, SH
Instansi : Pemprov DKI Jakarta

Pertanyaan:
Terkait dengan SKKAAD di Pemerintah Propinsi DKI sudah ada perda no 4 tahun
2017 tentang Kearsipan Daerah termasuk didalamnya akses arsip. Namun isi perda
tersebut belum mengcover unit-unit kerja lainnya tapi lebih ke lembaga kearsipan.
Apakah dalam pelaksanaannya unit kerja harus tetap mengacu ke perda tersebut?
Jawaban:
Karena perda mencakup seluruh unit pengolah di lingkungan Pemprop DKI, maka
substansinya diharapkan mencakup keseluruhan OPD. Dalam penyusunannya perlu
ada diskusi dan penjaringan substansi di setiap OPD.

Nama : Bayu Pamungkas Widiyanto Putro

Instansi : Komnas HAM RI

Pertanyaan:
1. Menyambung pertanyaan sebelumnya, dimana hasil penyelidikan HAM yang
berat dimana menurut Arsiparis adalah Sangat Rahasia namun dalam kebijakan
penetapan Peraturan SKKAD di instansi, maka apabila dalam rangka penilaian
kembali pada saat penyusutan untuk penyerahan ke ANRI, Klasifikasi
kemanannya apakah bisa berubah menjadi Sangat Rahasia?
2. Untuk pemberian informasi apakah informasi yang bisa diberikan sebatas arsip
inaktif dan statis saja, atau bisa hingga ke arsip aktif atau bahkan kertas kerja?
Sebagai contoh, di Pelayanan Pengaduan ada aplikasi diseminasi aduan
pelanggaran HAM dimana memberikan informasi jumlah pengaduan yang
masuk ke Komnas HAM perwilayah di seluruh Indonesia secara langsung/live
dan hak yang dlanggar, tetapi tidak memberikan informasi identitas pengadu,
teradu dan isi pengaduan.

Jawaban:
1. Penyelidikan HAM yang Berat biasanya membutuhkan waktu bertahun-tahun,
apalagi jika dugaan pelaku/para pelaku melibatkan pejabat publik karena
berbenturan dengan berbagai faktor yang memberatkan proses penyelidikan.
Sepanjang proses penyelidikan, arsip tersebut tentu benar sekali bersifat sangat
rahasia. Apabila proses penyelidikan sudah selesai, proses hukum sudah
selesai (inkrah), masa retensi sudah habis, dapat diserahkan kepada ANRI
dengan status Arsip Statis yg sejatinya bersifat terbuka kepada publik. Apabila
dalam Arsip Statis tersebut menyimpan informasi pribadi dari pelaku dan korban
dan tokoh-tokohnya masih hidup dan tingkat traumanya masih tinggi,
keterbukaan arsip statis tersebut dapat ditangguhkan paling lama 25 tahun
sebagai masa tenang untuk menghilangkan trauma dan sengketa.
 2. Untuk pemberian informasi, didasarkan kepada arsip dinamis yg dikelola (baik
aktif maupun inaktif). Kertas kerja tidak disarankan karena proses transaksi
masih berlangsung (belum cut off). Informasi yang valid harus berasal dari arsip
yang legal dan formal, sehingga berkas kerja yang belum selesai atau belum
ditetapkan oleh pimpinan yang berwenang di unit pengolah tidak dapat dijadikan
acuan/sumber informasi.

Nama : Anita Puspita Sari

Instansi : Badan Informasi Geospasial

Pertanyaan:
1. Untuk kasus pengaksesan data seperti kontak yang ada di ponsel oleh pihak
kredit dan lain-lain itu apakah diperbolehkan? sedangkan diundang-undang
sendiri itu tidak boleh disebarluaskan karena terkait dengan data personal,
begitu juga data yang dishare kepihak ketiga. Contohnya ke pihak asuransi oleh
bank.
2. Saat sekarang banyak arsip yang dikirim lewat WA sehingga pengawasan
keamanan hak aksesnya menjadi sulit. Apakah sudah ada yang SKKAAD itu
bisa juga mengatur arsip-arsip digital seperti ini?

Jawaban:
1. Sebenarnya, UU ITE sudah mulai diatur dan data pribadi menjadi rahasia. Hal
ini diperluas dengan adanya rancangan UU Data Pribadi (saya blm update lagi
perkembangannya). Proses penyebaran data pribadi ini menjadi penyimpangan
yang dapat dilaporkan kepada penegak hukum.
2. Untuk pengiriman via WA, mungkin lebih tepatnya itu lebih ke informasi yg
tersebar, karena tidak autentik dilihat dr sisi instansi yg menciptakan Arsip.
Dikatakan autentik apabila memenuhi 3 unsur: struktur, isi, dan konten terpenuhi
sesuai standar instansi pencipta arsip. Oleh karena itu penciptaan dan
pengelolaan arsip elektronik yang dapat dikatakan autentik setelah melewati
serangkaian proses dalam aplikasi berbasis TIK resmi yang digunakan oleh
Instansi Pencipta.
Nama : Abadi Yanto
Instansi : LPSK

Pertanyaan:
Jika SKKAAD yang sudah diundangkan baik itu lewat Peraturan lembaga atau
peraturan internal digugat oleh pihak lain. Apakah untuk akses yang semula rahasia
dapat dibuka atau dinilai kembali?

Jawaban:
Gugatan mungkin ada Pak. Sepanjang landasannya kuat dari sisi hukum. hal yang
digugat tersebut kemungkinan kuat tidak akan bergeser. Oleh karena itu, peran dari
unit hukum menjadi penting.

Nama : Ahmad Nurkholis

Instansi : LPSK

Pertanyaan:
1. Setelah kurang lebih setahun setelah penyusunan Perkom tentang SKKAAD dan
setelah banyak belajar, baca materi-materi paparan, dan mengikuti beberapa
diklat dan bimtek, saya kok merasa SKKAAD yang telah ditetapkan banyak yang
perlu diperbaiki khususnya dalam penetapan klsifikasi keamanannya. Saat kami
menyusun SKKAAD dulu, karena minimnya ilmu saya tentang kearsipan,
penentuan klasifikasi dan hak akses dilakukan oleh masing-masing Kepala
Bagian atau yang mewakili saat dilakukan workshop yang didampingi oleh
arsiparis madya ANRI. Ketika terjadi perbedaan persepsi antara keilmuan
tentang arsip dan keinginan unit kerja dalam menentukan hak akses dan
penentuan klasifikasi, mana yang harus didahulukan?
2. Melanjutkan pertanyaan saat zoom meeting, jika terjadi perbedaan persepsi
terkait daftar informasi antara kearsipan dengan PPID, apa yang harus
dilakukan? Bagaimana cara pemisahan antara wewenang kearsipan dan PPID.
Bagaimana jika PPID tidak menggunakan SKKAAD dalam menentukan
informasi publik atas informasi terbuka/terbatas?

Jawaban:
1. SKKAAD yang diterapkan di ANRI-pun masih menjadi bahan diskusi karena
belum rinci pembedaannya antara terbatas, rahasia, sampai sangat rahasia.
 Yang dijadikan acuan dan didahulukan argumentasi yang paling berkorelasi
dengan substansi peraturan yang melandasinya. Keputusan ketertutupan dan
keterbukaan harus ada relasi detil dengan peraturan yang melandasinya.
2. PPID dalam prosesnya memang tidak mengacu pada SKKAAD tetapi kepada
DIP dan PIP (pengecualian). Arsiparis yg mensupply informasi publik yang
menggunakan SKKAAD. PR terbesar yg harus dilakukan adalah mensinkronkan
antara DIP/PIP dengan SKKAAD. Rintisan keterkaitan dan pembagian peran
antara PPID dengan unit pengolah yang ada central file yg dikelola Arsipris dan
Unit Kearsipan sedang dijalin antara ANRI dengan Komisi Informasi Pusat. PPID
tidak dapat mengambil keputusan secara mandiri, karena informasi dan
sumbernya dikuasai oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Tugas PPID
mengkolektifkan informasi dan deliver kepada pemohon.