Sesi 2

Keterbukaan Arsip dan Kebijakan Akses

ASIP4407-Aspek dan Layanan Arsip

Endang Wahyulestari, SS.,M.Hum

mygayda@gmail.com
 Kebijakan keterbukaan akses arsip

A. Aspek hukum dalam akses dan layanan informasi kearsipan

Ada beberapa faktor yang harus dipahami:
• Harus mengerti sistem hukum dan tata negara. Landasan hukum yang saling
berkaitan satu sama lain: UU no.43/2009 tentang kearsipan dan Peraturan
Pelaksanaannya no.28/2012; UU no. 14/2008 tentang keterbukaan informasi
publik; UU no.11/2008 tentang informasi dan transaksi elektronik.
• Yang berkaitan dengan arsipnya, yaitu : jangka watu, penanganan arsip,
reliabilitas informasi, akses terhadap informasi, keamanan informasi,
penggunaan arsip, bentuk dan isi arsip
• Instrumen hukum UU/PP atau bentuk hukum lainnya
• Privasi dan kerahasiaan: FOI (freedom of information) – personal dan
lingkungan
• Peraturan kearsipan
• Kode etik elemen-elemennya

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
B. Aspek hukum lainnya: masalah hak cipta dan privasi

Inti dari peraturan tentang hak cipta pemilik: pencipta satu karya yang
diekspresikan secara unik mempunyai hak terhadap keuntungan dari
karyanya dan mengawasi penggunaan karyanya oleh masyarakan. Hukum
ini melindungi isi intelektual unik yang diciptakan oleh penciptanya,
sehingga hak cipta merupakan milik dari pencipta karya dan keturunannya.

Hak cipta memiliki satu rangkaian hak yang terdiri dari reproduksi satu karya,
keturunan dar karya ybs, disribusi salinan karya, untuk digunakan umum
dan dipamerkan secara umum.

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
C. Pengembangan klasifikasi dan keamanan akses informasi
UU no.43/2009, pasal 40 : dalam penyelenggaraan kearsipan mewajibkan
kepada lembaga atau institusi untuk menyediakan dan membuat NSPK
(norma, standar, pedoman dan kriteria) yang mencakup :
1. Tata Naskah Dinas
2. Skema klasifikasi
3. Jadwal Retensi Arsip
4. Klasifikasi keamanan akses arsip

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
Klasifikasi keamanan akses arsip menjadi petunjuk bagi
lembaga kearsipan, mana arsip terbuka dan dapat diakses oleh
umum dan mana arsip yang terbatas dapat diakses.

Daftar keamanan arsip memberi informasi : nomor kllasifikasi

arsip berdasarkan subjeknya, jenis dan deskripsi arsip, siap yang
boleh akses (level of access) dan unit pencipta arsip.

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
D. Keterbukaan akses informasi

Dalam UU no.14/2008 tentang keterbukaan informasi publik, yang

dimaksud dengan Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif,
yudikatif dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan
dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya
bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah, atau organisasi
non pemerintah yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari
anggaran pendapatan dan belanja negara/daerah, sumbangan
masyarakat, dana atau luar negeri.

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
Dalam pasal (2) tentang asas informasi publik disebut bahwa :

1.setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap
pengguna informasi publik;

2. informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas;

3. setiap informasi publik harus dapat diperoleh setiap pemohon

informasi publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan dan cara
sederhana.

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
E. Ketertutupan akses informasi
Pasal 44 UU no.43/2009 tentang kearsipan menjelaskan bahwa pencipta arsip dapat
menutup akses atas arsip dengan alasan bila arsip dibuka untuk umum dapat
menghambat proses penegakan hukum; mengganggu kepentingan pelindungan hak atas
kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
membahayakan pertahanan dan keamanan negara; mengungkapkan kekayaan alam
Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; merugikan ketahanan
ekonomi nasional; merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
mengungap fakta autentik bersifat pribadi dan kemauan terakhir/ wasiat seseorang
kecuali kepada yang berhak secara hukum; mengungkap rahasia atau data pribadi;
mengungkapkan memorandum/surat yang sifatnya perlu dirahasiakan.
Ketertutupan akses informasi kearsipan diatur dalam UU no43/2009 tentang kearsipan,
pasal 66. Dasar hukum terkait lainnya : UU no.14/2008 tentang keterbukaan informasi
publik: pasal 6, pasal 17, pasal 18

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
 Pemanfaatan teknologi informasi pada
akses dan layanan informasi kearsipan

UU no.11/2008 tentang informasi dan transaksi elektronik, disebutkan akses adalah

kegiatan melakukan interaksi dengan sistem elektronik yang berdiri sendiri atau dalam
jaringan. Artinya layanan jasa dan akses kearsipan dapat memanfaatkan perkembangan
teknologi informasi, sesuai kaidah kearsipan.

Standar kearsipan
Sejalan dengan standar ISAAR:CPF, Sunarto (1999:13) membagi 6 elemen kelompok
arsip :
1. Pernyataan identitas
2. Konteks
3. Isi dan struktur
4. Syarat akses dan penggunaan
5. Bahan-bahan yang ikut menyatu
6. Catatan

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
Layanan pengguna
Arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada. Pada
tahap ini arsip digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan, penetapan
kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Penggunaan/akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan,
pendayagunaan dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip.

Sumber publikasi
Secara tradisional biasanya publikasi kearsipan diasosiasikan dengan penerbitan buku
dan majalah-majalah kearsipan. Ada juga dalam situs web, cd-rom, video tape,
rekaman suara dan format dokumen lainnya yang dibuat untuk didistribusikan.

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 2
TERIMAKASIH