BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 2

Nama Mahasiswa : Nurlia

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 043146355

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4407/Akses dan Layanan Arsip

Kode/Nama UPBJJ : 82/Palu

Masa Ujian : 2023/2024 Ganjil (2023.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
JAWABAN NOMOR 1

Sarana temu kembali arsip (finding aids) adalah pedoman yang dibuat untuk mempermudah
pengguna mengakses koleksi arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang dibuat dan
diterima oleh Lembaganegara, pemerintah, organisasi, perusahaan, perseorangan, atau kelompok
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip memiliki nilai penting
sebagai sumber informasi, bukti, dan referensi bagi pembangunan di berbagai bidang. Oleh karena
itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara profesional dan bertanggung jawab.

Salah satu aspek penting dalam pengelolaan arsip adalah penyediaan sarana temu kembali arsip yang
memudahkan pengguna menemukan, mengidentifikasi, dan memilih arsip yang sesuai dengan
kebutuhan mereka. Sarana temu kembali arsip dapat dikembangkan dalam berbagai bentuk, baik fisik
maupun digital, tergantung pada jenis, jumlah, dan karakteristik arsip yang dimiliki oleh suatu
lembaga.

Berikut adalah beberapa jenis sarana temu kembali arsip yang dapat dikembangkan dalam bentuk
digital oleh para pengelola Kantor Arsip Dinas Pekerjaan Umum di Kota “K”:

1. Database
Sarana temu kembali arsip yang berisi data terstruktur tentang arsip, seperti nomor panggil, judul,
tanggal, pencipta, isi ringkas, dan lokasi penyimpanan. Database dapat diakses melalui komputer
atau perangkat mobile dengan menggunakan aplikasi tertentu.
Database memiliki keunggulan seperti:
1. Memudahkan pencarian arsip dengan menggunakan kata kunci, filter, atau kriteria tertentu
2. Memungkinkan pengguna untuk melihat detail, gambar, atau dokumen digital dari arsip yang
dicari
3. Memfasilitasi pengelolaan data arsip secara terpadu, teratur, dan terupdate
2. Pamflet
Sarana temu kembali arsip yang berisi informasi singkat tentang arsip, seperti sejarah penciptaan,
cakupan, dan cara mengaksesnya. Pamflet dapat dicetak atau didistribusikan secara elektronik
melalui email atau media sosial.
Pamflet memiliki keunggulan seperti:
1. Memberikan gambaran umum tentang arsip yang tersedia di suatu lembaga atau unit kerja
2. Menarik minat dan perhatian pengguna terhadap arsip yang ditawarkan
3. Menyampaikan informasi penting atau menonjol tentang arsip yang bersangkutan
3. Pameran digital
Sarana temu kembali arsip yang berisi gambar, teks, audio, video, atau animasi yang menampilkan
arsip secara menarik dan informatif. Pameran digital dapat dibuat dengan menggunakan perangkat
lunak khusus dan diunggah ke situs web atau platform digital lainnya.
Pameran digital memiliki keunggulan seperti:
1. Membuat arsip lebih hidup dan interaktif dengan menggunakan media visual dan audio
 2. Menggugah rasa penasaran dan kagum pengguna terhadap arsip yang dipamerkan
3. Mengedukasi dan menghibur pengguna dengan menyajikan cerita atau konteks sejarah dari
arsip yang dipamerkan
4. Mikrofilm
Sarana temu kembali arsip yang berisi salinan arsip dalam bentuk film yang dapat dibaca dengan
menggunakan alat pembaca mikrofilm. Mikrofilm dapat disimpan dalam ruang khusus yang
terlindung dari cahaya, debu, dan kelembaban.
Mikrofilm memiliki keunggulan seperti:
1. Menjaga keaslian dan keamanan arsip dari kerusakan fisik atau bencana alam
2. Menghemat ruang penyimpanan arsip dengan mengurangi ukuran arsip menjadi sangat kecil
3. Memperluas akses arsip dengan memungkinkan duplikasi dan distribusi mikrofilm ke tempat
lain
5. CD
Sarana temu kembali arsip yang berisi salinan arsip dalam bentuk digital yang dapat dibaca
dengan menggunakan komputer atau perangkat lain yang memiliki pemutar CD. CD dapat
disimpan dalam kotak atau rak yang terlindung dari panas, lembab, dan goresan.
CD memiliki keunggulan seperti:
1. Meningkatkan kualitas dan kemudahan pembacaan arsip dengan menggunakan format digital
2. Memperkaya isi dan variasi arsip dengan menambahkan elemen multimedia seperti suara,
musik, atau video
3. Meningkatkan mobilitas dan portabilitas arsip dengan menggunakan media yang ringan dan
mudah dibawa
6. Kartu indeks
Sarana temu kembali arsip yang berisi informasi dasar tentang arsip, seperti nomor panggil, judul,
tanggal, pencipta, dan isi ringkas. Kartu indeks dapat disusun secara alfabetis atau sistematis
dalam kotak atau lemari kartu.
Kartu indeks memiliki keunggulan seperti:
1. Menyederhanakan proses pencarian arsip dengan menggunakan sistem penomoran atau
pengelompokan yang mudah dipahami
2. Memberikan informasi esensial tentang arsip yang cukup untuk membantu pengambilan
keputusan pengguna
3. Menjaga ketertiban dan kerapian penyimpanan arsip dengan menggunakan media yang
sederhana dan praktis
7. Kits penelitian
Sarana temu kembali arsip yang berisi kumpulan arsip yang relevan dengan topik tertentu, seperti
sejarah, budaya, politik, atau ekonomi. Kits penelitian dapat disediakan dalam bentuk fisik atau
digital untuk memudahkan pengguna melakukan penelitian.
Kits penelitian memiliki keunggulan seperti:
1. Menghemat waktu dan tenaga pengguna dalam mencari arsip yang sesuai dengan kebutuhan
penelitiannya
2. Memberikan panduan atau saran kepada pengguna tentang arsip mana yang paling penting atau
menarik untuk diteliti
 3. Mendorong pengguna untuk mengeksplorasi dan mempelajari lebih banyak tentang topik
tertentu melalui arsip
8. Podcast
Sarana temu kembali arsip yang berisi rekaman suara yang membahas tentang arsip, seperti latar
belakang, konteks, analisis, atau interpretasi. Podcast dapat dibuat dengan menggunakan
perangkat lunak rekaman suara dan diunggah ke situs web atau platform digital lainnya.
Podcast memiliki keunggulan seperti:
1. Menjangkau pengguna yang lebih luas dengan menggunakan media audio yang dapat
didengarkan kapan saja dan di mana saja
2. Menstimulasi minat dan apresiasi pengguna terhadap arsip yang dibahas
3. Memberikan wawasan atau perspektif baru kepada pengguna tentang arsip yang dibahas
4. Mengajak pengguna untuk berpartisipasi atau berinteraksi dengan arsip melalui komentar,
pertanyaan, atau tanggapan
9. Laporan berkala
Sarana temu kembali arsip yang berisi informasi terbaru tentang arsip, seperti koleksi baru,
kegiatan pengolahan, layanan akses-pemanfaatan, atau publikasi ilmiah. Laporan berkala dapat
dibuat dengan menggunakan perangkat lunak pengolah kata dan didistribusikan secara elektronik
melalui email atau media sosial.
Laporan berkala memiliki keunggulan seperti:
1. Menjaga keterkini-an dan relevansi informasi tentang arsip
2. Menyebarkan informasi tentang arsip ke publik yang lebih luas
3. Menunjukkan prestasi dan kontribusi lembaga atau unit kerja terkait arsip

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sarana temu kembali arsip dalam bentuk digital
memiliki banyak keunggulan dan manfaat bagi pengelola dan pengguna arsip. Sarana temu
kembali arsip dalam bentuk digital dapat meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kualitas layanan
akses-pemanfaatan arsip. Sarana temu kembali arsip dalam bentuk digital juga dapat menjaga
kelestarian, keterbukaan, dan pemanfaatan arsip sebagai sumber informasi dan bukti otentik.

Berdasarkan hal tersebut, disarankan agar Kantor Arsip Dinas Pekerjaan Umum Kota ”K” di Jawa
Tengah segera mengembangkan sarana temu kembali arsip dalam bentuk digital sesuai dengan
kebutuhan dan kemampuan yang dimiliki. Kantor Arsip Dinas Pekerjaan Umum Kota ”K” juga
perlu melakukan sosialisasi, edukasi, dan promosi tentang sarana temu kembali arsip dalam
bentuk digital kepada masyarakat pengguna arsip. Dengan demikian, Kantor Arsip Dinas
Pekerjaan Umum Kota ”K” dapat memberikan layanan terbaik kepada masyarakat penggunanya.
JAWABAN NOMOR 2

Sarana temu kembali arsip berbasis teknologi adalah suatu sistem yang memungkinkan pencarian dan
pengaksesan arsip secara cepat dan mudah dengan menggunakan perangkat lunak atau aplikasi
tertentu. Sarana temu kembali arsip berbasis teknologi dapat berupa aplikasi web, aplikasi desktop,
atau aplikasi mobile, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan pengguna.

Beberapa contoh sarana temu kembali arsip berbasis teknologi yang dapat digunakan oleh Record
Center atau Pusat Arsip di Fakultas Kedokteran Universitas ”G” adalah:
1. Aplikasi web: Aplikasi web adalah aplikasi yang dapat diakses melalui browser internet, seperti
Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Microsoft Edge. Aplikasi web memiliki kelebihan dalam
hal ketersediaan, karena dapat diakses dari mana saja dan kapan saja selama ada koneksi internet.
Aplikasi web juga memudahkan proses berbagi arsip dengan unit lain, baik di dalam maupun di
luar fakultas.
Contoh aplikasi web yang dapat digunakan untuk sarana temu kembali arsip adalah Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI), yang menyediakan informasi mengenai sejarah ringkas,
jumlah arsip, dan data arsip seluruh lembaga negara yang disimpan ANRI.
Contoh lain adalah Sarana Temu Balik Terbaru ANRI, yang merupakan kumpulan dari beberapa
finding aids yang berisi tentang sejarah ringkas setiap lembaga pencipta arsip yang ada, jumlah
arsip, dan data arsipnya .
Kelebihan dari aplikasi web ini adalah dapat memberikan informasi yang lengkap dan terkini
tentang arsip nasional yang disimpan oleh ANRI. Kekurangan dari aplikasi web ini adalah
membutuhkan koneksi internet yang stabil dan cepat untuk mengaksesnya.
2. Aplikasi desktop: Aplikasi desktop adalah aplikasi yang diinstal pada komputer atau laptop
pengguna. Aplikasi desktop memiliki kelebihan dalam hal keamanan, karena data arsip disimpan
secara lokal dan tidak tergantung pada koneksi internet. Aplikasi desktop juga memungkinkan
pengguna untuk melakukan pengolahan arsip secara offline, seperti penataan informasi dan fisik
arsip, pembuatan daftar arsip, inventaris arsip, dan guide arsip.
Contoh aplikasi desktop yang dapat digunakan untuk sarana temu kembali arsip adalah Microsoft
Access, yang merupakan program database yang dapat digunakan untuk membuat dan mengelola
basis data arsip.
Contoh lain adalah Sistem Temu Kembali Arsip, yang merupakan program komputer yang dapat
digunakan untuk mencari dan menemukan kembali fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem
dengan cara-cara tertentu.
Kelebihan dari aplikasi desktop ini adalah dapat melakukan pengolahan arsip secara efektif dan
efisien dengan menggunakan komputer. Kekurangan dari aplikasi desktop ini adalah
membutuhkan instalasi dan pembaruan yang rutin pada komputer pengguna.

3. Aplikasi mobile: Aplikasi mobile adalah aplikasi yang diinstal pada smartphone atau tablet
pengguna. Aplikasi mobile memiliki kelebihan dalam hal mobilitas, karena dapat dibawa dan
digunakan di mana saja tanpa harus membawa komputer atau laptop. Aplikasi mobile juga
memfasilitasi pengguna untuk melakukan pencarian dan pengaksesan arsip secara cepat dan
praktis dengan menggunakan fitur-fitur seperti kamera, barcode scanner, atau QR code scanner.
Contoh aplikasi mobile yang dapat digunakan untuk sarana temu kembali arsip adalah Google
 Drive yang merupakan layanan penyimpanan online yang dapat digunakan untuk menyimpan dan
berbagi file arsip.
Contoh lain adalah Sistem Temu Kembali Informasi, yang merupakan aplikasi yang dapat
digunakan untuk menghimpun data koleksi nasional dalam sebuah Katalog Induk Nasional (KIN)
dan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI) dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi.
Kelebihan dari aplikasi mobile ini adalah dapat memberikan akses mudah dan cepat kepada
pengguna untuk mencari informasi tentang koleksi nasional yang tersedia di Perpustakaan
Nasional. Kekurangan dari aplikasi mobile ini adalah membutuhkan kapasitas penyimpanan dan
baterai yang cukup pada smartphone atau tablet pengguna.

Unsur penting yang perlu dipertimbangkan dalam memilih aplikasi yang akan digunakan untuk
sarana temu kembali arsip berbasis teknologi adalah:
1. Kesesuaian: Aplikasi yang dipilih harus sesuai dengan tujuan, sasaran, dan lingkup pengelolaan
arsip di Record Center atau Pusat Arsip. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk memberikan
pelayanan kearsipan kepada seluruh civitas akademika di tingkat fakultas dan universitas secara
prima, maka aplikasi web mungkin lebih cocok daripada aplikasi desktop atau mobile. Untuk
menilai kesesuaian aplikasi dengan tujuan, sasaran, dan lingkup pengelolaan arsip di Record
Center atau Pusat Arsip, pengguna dapat melakukan analisis kebutuhan dan evaluasi kinerja
aplikasi secara berkala. Pengguna juga dapat membandingkan fitur-fitur yang ditawarkan oleh
berbagai aplikasi dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Kemudahan: Aplikasi yang dipilih harus mudah digunakan oleh pengguna, baik dari sisi
antarmuka, fungsi, maupun dukungan teknis. Misalnya, jika antarmukanya tidak user-friendly,
fungsi-fungsinya tidak lengkap atau tidak berfungsi dengan baik, atau dukungan teknisnya tidak
tersedia atau tidak responsif, maka pengguna akan kesulitan dalam menggunakan aplikasi tersebut.
Untuk menilai kemudahan penggunaan aplikasi oleh pengguna, pengguna dapat melakukan uji
coba atau simulasi sebelum mengimplementasikan aplikasi secara penuh. Pengguna juga dapat
meminta bantuan atau pelatihan dari penyedia atau pengembang aplikasi jika mengalami kesulitan
atau kendala dalam menggunakan aplikasi.
3. Keandalan: Aplikasi yang dipilih harus andal dalam menjaga integritas, autentisitas, dan keamanan
data arsip. Misalnya, jika aplikasinya sering mengalami gangguan, error, atau crash, data arsipnya
mudah rusak, hilang, atau bocor ke pihak tidak berwenang, maka pengguna akan kehilangan
kepercayaan terhadap aplikasi tersebut. Untuk menilai keandalan aplikasi dalam menjaga
integritas, autentisitas, dan keamanan data arsip, pengguna dapat melakukan audit atau verifikasi
secara berkala terhadap data arsip yang disimpan oleh aplikasi. Pengguna juga dapat
menggunakan enkripsi, sandi, atau hak akses yang sesuai untuk melindungi data arsip dari
gangguan atau kebocoran.
4. Keterjangkauan: Aplikasi yang dipilih harus terjangkau dari sisi biaya, waktu, dan sumber daya.
Misalnya, jika aplikasinya mahal, membutuhkan waktu lama untuk diinstal atau dioperasikan, atau
memerlukan sumber daya yang besar atau langka, maka pengguna akan kesulitan dalam
memperoleh atau mempertahankan aplikasi tersebut. Untuk menilai keterjangkauan aplikasi dari
sisi biaya, waktu, dan sumber daya, pengguna dapat melakukan perencanaan anggaran dan sumber
daya secara matang sebelum memilih atau membeli aplikasi. Pengguna juga dapat mencari
alternatif atau solusi jika menghadapi kendala dalam hal biaya, waktu, atau sumber daya.
 Sumber Referensi:
https://www.dikasihinfo.com/pendidikan/98010688090/terjawab-jelaskan-sarana-temu-kembali-
arsip-berbasis-teknologi-yang-pernah-anda-gunakan?page=3
https://anri.go.id/en/publications/news/sarana-temu-balik-terbaru-anri.