Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan
informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer
berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan
agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National
Arcives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang
disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat
memprosesnya. Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan
menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Jenis-jenis arsip elektronik:

1. .File Teks, Teks adalah informasi yang ditulis sebagai frase/kalimat dihasilkan oleh program
pengolah data atau perangkat lunak lainnya
2. File Data, Terdiri dari kumpulan karakter yang lebih terstruktur. terbagi atas field dan ruas.
Contoh: Data karyawan yang terdiri dari nama, NIP, alamat, dan lain-lain.
3. File Citra (Image), Merupakan rekod elektronik yang mengandung citra. atau image adalah
infornasi dalam bentuk gambar, termasuk chart, graph, yang diciptakan secara elektronik
menggunakan scanner atau program komputer untuk desain dan grafis.

Karakteristik arsip elektronik yaitu :

1. Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia
karena direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang harus diterjemahkan terlebih
dahulu untuk bisa dibaca oleh manusia.
2. Isi yang terekam pada suatu media (seperti sebuah disket dapat dipisahkan dari medianya.
3. Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat, dan biasanya tidak diketahui oleh pengguna
awam.  Setiap kali arsip tersebut dipindahkan kesarana lainnya, struktur fisiknya dapat
berubah.
4. Selain konteks fungsional dan administratif, mendata arsip elektronik juga menunjukan
bagaimana informasi direkam/dibuat.
5. Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, melainkan suatu ententitas
logik yang merupakan hasil dan memberikan hasil dan bukti dari suatu aktivitas atau
transaksi.
6. Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi yang sebaik mungkin. Namun
bagaimanapun juga, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam

1
 keberadaanya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu, karena perkembangan
teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam waktu
yang relatif lebih singkat.

Manfaat Arsip Elektronik yaitu:

1. Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
2. Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau
memprintnya tanpa bisa mengubahnya.
5. Menghemat tempat dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB bisa menyimpan
dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100
KB dalam format PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB
dalam format JPG)
6. Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
7. Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien
akan mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.
8. Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan,
pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi
relatif kesulitan dalam mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media
penyimpanan yang kompatibel.

Komponen Arsip Elektronik adalah :

- Kabinet Virual

Berbeda dengan kabinet maya, kemampuan menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet
virtual tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data
digital.

- Map Virtual

- Lembaran Arsip
2
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar.
File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan
sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner
atau import bitmap dari media lain.

Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1).   Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video
dan khususnya komputer.

2).  Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana
digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip
konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :

1).  Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,.
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip
dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,
berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan
apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar
penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain
buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

2). Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada
prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses
pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan master arsip elektronik.

3).  Tahap Penyesuaian

3
 Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin
yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah
“scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak
mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan
mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut
lembar arsip.

4).  Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan
pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi
tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi
tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan
menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli
dan autentik  tercapai.

5) Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional 
kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan
dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail
dan jenis komputer yang digunakan

 Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat
memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja,
melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu
para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk
dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada
keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga
akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh
pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang
bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal
ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik
merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya
computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan
sebagai Machine Readable Record.

4
 Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada
aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih.
Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi.
Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media
penyimpanan, antara lain :

a).  Media Magnetik (magnetic Media)

b). Disk Magnetik (magnetic disk)
c).  Pita magnetik (magnetic tape)
d).  Kaset (cassette)
e).  Media optik ( Optical Media)

contoh arsip elektronik

Langkah pembuatan email

Berikut ini cara membuat email baru menggunakan Gmail
1. Buka accounts.google.com

5
2. Pilih Sign Up untuk mendaftar akun baru.
3. Masukkan nama depan dan nama belakang.
4. Buat alamat email yang diinginkan.Alamat email dapat berupa huruf, angka, dan tanda
titik.
5. Buat dan konfirmasi kata sandi. Kata sandi minimal delapan karakter, terdiri dari huruf,
angka, dan simbol. Klik "Berikutnya".
6. Isi nomor telepon (opsional).
7. Isi alamat email pemulihan (opsional).
8. Isi tanggal lahir dan gender. Klik "Berikutnya".
9. Pada halaman privasi dan persyaratan, klik “Saya setuju” untuk menyelesaikan
pendaftaran akun.

Nama email anggota :

1. (ilhamis6001479@gmail.com) ilham saputra
2. (eljyt01@gmail.com) ella Jayanti
3. (in04012006@gmail.com) inda lestari
4. (putrinikitawili@gmail.com) jeni pegitasari

SOAL-SOAL LATIHAN

1. .Sebutkan pengertian arsipmedia baru?

 Arsip media baru adalah arsip dengan media penyimpanannya bukan dalam bentuk

tekstual, misalnya foto, film, rekaman suara/kaset, video, microform bisa dalam bentuk
microfilm maupun microfische. Sebagian ahli mengelompokkan jenis arsip tersebut
sebagai arsip audio visual atau arsip pandang dengar.

2. .Simpulkan arsip-arsip apa yang termasuk ke dalam arsip media baru?

 Arsip Rekaman Suara/audio, yaitu media perekam informasi dalam bentuk suara.
Peralatan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip rekaman suara adalah: Kaset,
Radio Tape, CD, DVD, Flash Disk.
 Arsip Rekaman Gambar, arsip rekaman gambar dapat berupa gambar situasi, wajah,
benda, dan sebagainya. Contoh arsip rekaman gambar adalah: Foto Presiden, Peta,
Foto di majalah, adapun media yang dibutuhkan untuk pembuatan dan
menyimpannya dapat menggunakan, CD, DVD, Flash Disk, Film. Scanner.

6
  Arsip Rekaman Suara dan gambar (Audio Visual). Arsip jenis ini merupakan arsip
film atau arsip gambar yang bergerak dinamis dan memiliki suara. Contoh peralatan
untuk membuat dan menyimpan arsip audio visual adalah: CD/DVD, DVD Player,
Perojector.
 Arsip elektronik, yaitu arsip yang berisi informasi yang dihasilkan oleh perangkat
komputer. Perlatan yang digunakan untuk menyimpan arsip jenis ini adalah:
Komputer, Laptop, NoteBook, CD, DVD, Flash disk. Hardisk, maupun tempat
penyimpanan di Internet semisal Google Drive.
 Microfilm, yaitu lembar plastik tembus pandang yang berlapis emulsi berbentuk rel
berisi rekaman gambar atau teks ukuran miro.
 Microfische, lembar film yang berisi miniatur gambar dalam bentuk frame pada
umumnya berukuran 6x4 inci, dapat menyimpan kurang lebih 98 halaman dengan 2
kali pengecilan.

3. .Jelaskan Langkah-langkah pengelolaan arsip rekaman suara [Audio]?

 Persiapan ( Menyiapkan mesin pembaca, Menyiapkan kartu pembantu dan daftar
pertelaan, Menyiapkan masker, Menyiapkan lemari,Membersihkan arsip.)
 Pelaksanaan ( Pemeriksaan secara fisik, Pemeriksaan data atau informasi, Pencatatan
pada kartu pembantu, Penomoran kartu pembantu, Pemberkasan, Pembuatan daftar
pertelaan, Transkripsi, Labelling atau pencanttuman label, Penyimpanan )

4. .Jelaskan Langkah-langkah pengelolaan arsip rekaman gambar [Visual] ?

 Persiapan ( menyiapkan amplop, menyiapkan kartu pembantu/daftar pertelaan,
menyiapkan masker, menyiapkan lemari, menyipkan ruang, membersihkan arsip)
 Pelaksanaan ( pemilahan, pencatatan pada kartu, penomoran, pemberkasan)

5. .Jelaskan Langkah- Langkah pengelolaan arsip kartografi dan kearsitekan?

 Persiapan ( menyiapkan label, menyiapkan kartu pembantu/daftar pertelaan,
menyiapkan masker, menyiapkan lemari, menyipkan ruang, membersihkan arsip)
 Pelaksanaan ( pemilahan, , penomoran, pemberkasan, labelling, pembuatan daftar
pertelaan, penyimpanan)

6. .Jelaskan Langkah-langkah pengelolaan arsip Visual/Moving (Film dan Vidio)?

 Persiapan (menyiapkan alat baca film, menyiapkan label dan boks penyimpanan,
menyiapkan kartu pembantu dan daftar pertelaan, membersihkan fisik film dan video)
 Pelaksanaan ( pemeriksaan kondisi fisik, pemeriksaan informasi, pencatatan pada
kartu pembantu, pembuatan daftar pertelaan, labelling, penyimpanan)

7. .Simpulkan kelebihan pengelolaan arsip dengan menggunakan media komputer?

 Kelebihan :
 Adanya Salinan arsip dalam bentuk digital.
 kemudahan akses penggunaan kembali arsip yang telah tersimpan.
 Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip digital.
7
 Keamanan yang sangat tinggi serta hak akses yang bias diatur menurut kepentingan dan
jabatan user.
 Kemudahan dalam proses backup dan recovery data.

8. .Simpulkan kelemahan pengelolaan arsip dengan menggunakan media komputer?

 Kekurangan :
 Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, mengurangi,
memodifikasi atau bahkan menghapus) Bagi orang yang mempunyai kemampuan dalam
hal tersebut (Hacker).
 Adanya kemungkinan file rusak atau hilang tanpa diketahui akibat dari serangan virus
dan sejenisnya.
 Bergantung kepada jaringan atau server yang kita gunakan, apabila jaringan atau server
sedang mengalami gangguan maka secara langsung mempengaruhi kemampuan kita
untuk mengakses data tersebut.

8
 Daftar Pustaka

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/14030/Pengelolaan-Arsip-Elektronik.html
https://brainly.co.id/tugas/22426258#:~:text=Karakteristik%20arsip%20elektronik%20yaitu
%20%3A&text=Isi%20direkam%20pada%20suatu%20media,untuk%20bisa%20dibaca%20oleh
%20manusia.
https://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/
https://katadata.co.id/sortatobing/digital/60efd4a6b80db/cara-membuat-email-baru-lewat-hp-
dan-komputer
https://www.anugerahdino.com/2014/09/jenis-jenis-arsip-media-baru.html
https://www.arsipmu.com/pengertian-mengenai-arsip-digital/