Penciptaan arsip elektronik

Rabu, 06 April 2016

Penciptaan Arsip
ElektronikPenciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu
dengan penciptaan secara elektronik atau otomasi dan penciptaan dengan transformasi
digital. Penciptaan secarae lektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan
peralatan elektronik seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya adalah
komputer. Penciptaan arsip elektronik dengan tranformasi digital sering
disebut dengan proses digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses pe
nciptaan arsipelektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungiarsip konvensio
nal itu sendiri. Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan
dimana setiap tahapan terdapat aturan-
aturan yang harus dipenuhi untuk menjagakeotentikan arsip elektronikyang dihasilkan. Digitalisas
i memerlukan peralatan yang handal danruang simpan yangbesar. Waktu terbesar dan konsentra
si tinggi yang digunakandalam digitalisasi adalahpada tahapan pembuatan daftar arsip elektro
nik karenakesalahan dalam penulisanmetadata arsip elektronik berakibat arsip elektronik tersebut
kehilangan keotentikannya.Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi
arsip elektronik yangmelalui beberapa tahapan sebagai berikut :
1.Tahapan Pemilihan
2.Tahapan Pemindaian
3.Tahapan Penyesuaian
4.Tahapan Pendaftaran
5.Tahapan Berita Acara
a. Tahapan
PemilihanPemilihan arsip konvensional foto dilakukan berdasarkan waktu,kegunaan, informasi,d
an penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berartiarsip dipilih denganmempertimb
angkan tahun pengolahan arsip, pemilihan dapatdilakukan dari yang palingmuda yaitu dari tahu
n pengolahan terakhir atau yang paling
tua yaitu dari tahunpengolahan awal. Pemilihan berdasarkan kegunaan berarti
arsip dipilih denganmempertimbangkan sering dan tidaknya arsip tersebut digunakan,pemilihan
berdasarkankegunaan lebih mudah karena memang adalah yang sebaiknyadipilih dari yang palin
gsering digunakan dan terakhir adalah yang jarang digunakan.Pemilihan berdasarkaninformasi
berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan contentyang terkandung didalam arsip itu sendi
ri, semakin penting isi dari arsip adalahseharunya semakin cepatarsip tersebut dipilih untuk did
igitalisasi. Yang terakhir pemilihanarsip berdasarkanpenyelamatan berarti arsip dipilih denga
n melihat kondisiarsip, semakin burukkondisinya maka seharusnya adalah semakin cepat arsi
p tersebutdiselamatkan dengandigitalisasi.
b. Tahapan
PemindaianSetelah selesai melaukan pemilihan arsip yang akandidigitalisasikan maka tahap
selanjutnya adalah mulai melakukan proses pemindaian. Prinsippemindaian adalah arsiphanya bol
eh dikenakan pemindaian satu kali saja, sehingga prosespemindaian harusdilakukan secara cer
mat dan tepat dan dilakukan dengan tujuanuntuk mendapatkanmaster arsip elektronik. Pemi
ndaian dilakukan dengan tetapmemberikan ruang (whitearea) dari batas tepi arsip. Sebelum mel
akukan pemindaian,terlebih dahulu dilakukanpenyesuaian hasil keluaran dari mesin pemindai se
suai denganhasil yang diharapkanyaitu master arsip elektronik maka mesin pemindai diset pada
resolusi 600 dpi dan
formatfile TIF tanpa kompresi. Besar file hasil satu kali pemindaian padaarsip konvensionalfoto u
kuran 10R adalah berkisar antara 50 – 100 Megabyte (MB)sehingga diperlukanruang simpan sem
entara dalam hal ini adalah Harddisk komputerkerja yang cukup besar.Jika rata-rata besar file hasil
pemindaian adalah 50 MB maka untuk 100 arsip maka
ruangsimpan yang dibutuhkan adalah sebesar 50 x 100 = 5000 MB = 5Gigabyte (GB). Jikajumlah
arsip yang didigitalisasi adalah 1000 lembar maka ruangsimpan yang dibutuhkanadalah 50 GB, ruan
g yang cukup besar mengingat kapasitasharddisk terkecil di pasaransaat ini adalah sebesar 40 GB
dan kapasitas terbesar adalah 200GB. Sehingga dapatdikatakan bahwa kapasitas harddisk yang
ada saat ini hanyamampu menampung hasildigitalisasi dengan resolusi 600 dpi dan format TIF
tanpakompresi sebanyak 4000
lembar arsip, jumlah yang sangat sedikitjika dibandingkan dengan volume arsip yangdihasilkan. c
. Tahapan
PenyesuaianNama file hasil proses pemindaian biasanya adalah nama defaultpemberian mesin yait
utergantung dengan mesin pemindai yang digunakan. Salah satu namayang umum adalah“scanxxxx
x” dengan “xxxxx” adalah nomor urutan pemindaian.Nama file tersebuttidaklah mencerminka
n isi dari arsipnya sehingga perlu dilakukanpenggantian nama.Pemberian nama file tersebut me
ngikuti jenis arsip, fond arsip,nomor urut daftar, nomorurut arsip dalam daftar, dan nomor urut
lembar arsip dalam satu nomor urut arsip. d. Tahapan PendaftaranPada tahap ini setelah nama-
nama file hasil pemindaian disesuaikandengan arsip aslinyamaka baru dilakukan pendaftaran at
au pembuatan daftar. Padadaftar yang dibuatdicantumkan informasi-
informasi tentang nomor urut arsipdisesuaikan nomor urut arsippada daftar pertelaan arsip (DPA),
deskripsi arsip yang sama dengandeskripsi arsip padaDPA, nama file arsip elektronik tanpa ekste
nsi karena ekstensinyaselalu TIF, besarukuran file dalam byte, tanggal dan waktu penciptaan arsi
pelektronik dengan penulisantanggal secara lengkap tanggal, bulan, dan tahun, dan penulisanwaktu
dengan jam:menit.Informasi lain adalah besar ukuran pixel file hasil digitalisasi dankedalaman war
nanya,judul tempat simpan permanen, dan terakhir nomor uruttempat simpan permanen.Inf
ormasi-informasi tersebut di atas diperlukan untuk menjaminkeaslian dari arsipelektronik
yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuansehingga salah satuciri arsip yang baik yaitu
asli atau autentik dapat tercapai. e. Tahapan Berita
AcaraPada tahapan berita acara dilakukan pembuatan beritaacara digitalisasi arsipkonv
ensional ke dalam arsip elektronik. Tahapan berita acaramencantumkan namapenanggung ja
wab pelaksanaan digitalisasi dan legalisasi daripejabat yang berwenang,jenis perangkat keras yan
g digunakan detail dari jenis komputeryang digunakan sampaidengan type mesin pemindai, pera
ngkat lunak dari prosespemindaian, penyesuaian,sampai dengan pemberian judul media simpan
permanen, saranatunjuk silang ke arsipkonvensional, dan terakhir adalah resolusi yang
digunakan. f. Pemilihan Media
DigitalisasiSalah satu faktor keberhasilan kegiatan alih media adalah karenaketepatan pemilihan
media penyimpanan arsip elektronik hasil pemindaian dimanapemilihan mediapenyimpan
an tersebut mengacu pada kriteria tertentu. Salah satucara sederhana dalammelakukan pemiliha
n media penyimpanan adalah denganmempertimbangkan periodeakses penggunaan arsip
elektronik tersebut. Arsip elektronik yang sering digunakan
makaadalah tepat jika disimpan dalam media yang memiliki kecepatanakses seperti hard disk,untuk
arsip elektronik yang tidak terlalu sering digunakan mediapenyimpanan yang tepatadalah dari jenis
optical disk seperti CD maupun DVD, sedangkanarsip elektronik yangtidak atau jarang sekali diguna
kan, penggunaan magnetic media yangbersifat sequentialseperti microfilm atau zip disk adalah yang
sesuai. g. Kriteria Pemilihan
Media.Cara pemilihan media penyimpanan secara mudah seperti di atasbukan satu-
satunya carayang tepat tetapi lebih dimaksudkan untuk mempersempitpemilihan media tergantu
ngdengan jenis arsip elektroniknya. Cara lain adalah denganmempertimbangkan enamkriteria
pemilihan media penyimpanan yaitu :ƒLongevity (ketahanan simpan)ƒCapacity (kapasitas
ruang)ƒViability (pengenalan kesalahan)ƒObselescence (kemudahan di
pasaran)ƒCost (harga)ƒSusceptibility (ketahanan
pemakaian)· Longevity.Media penyimpanan harus memiliki longevity yaitu daya tahan atauke
mampuan untuktetap baik pada saat disimpan di dalam lemari penyimpanan.Semakin lama daya
tahansuatu media dapat disimpan dalam lemari penyimpanan makamakin baik pula nilailonge
vitynya. Batas suatu media dikatakan baik adalah apabilamedia tersebut dapatdisimpan sekur
ang-
kurangnya selama 10 tahun, jika kurangdari waktu itu makadikatakan kurang baik, dan jika
mampu bertahan lebih dari 10tahun bukan merupakannilai lebih karena bisa jadi media tersebut
sudah tidak tersedia lagi di pasaran
umum.· Capacity.Media penyimpanan harus memiliki capacity yaitu kemampuanuntuk m
enyimpandengan kapasitas ruang simpan yang besar. Semakin besar ruangsimpan yang dapatd
isediakan suatu media maka semakin baik pula media tersebut.Tidak ada ukuran bakubahwa medi
a penyimpanan dengan ukuran sekian adalah baik atauburuk, karena sifatmedia itu sendiri ya
ng selalu bertambah ukuran ruangsimpannya sesuai denganperkembangan teknologi penyim
panan. Sehingga ukuran ruangsimpan adalah relativedengan membandingkan antara media
simpan yang ada di pasaran saat
itu.· Viability.Viability adalah kemampun suatu media untuk melakukanpengecekan secara
mandiriterhadap kesalahan dalam penulisan maupun pembacaan dari danke media tersebut.K
emampuan mendeteksi kesalahan khususnya pada saatmelakukan penulisan padamedia
tersebut merupakan fasilitas yang dibutuhkan mengingat fungsi dari media
tersebutadalah sebagai sarana backup arsip yang merupakan dokumendengan nilai kesejarahan,se
hingga kesalahan dalam penulisan dalam media yang tidakmemiliki kemampuanmendeteksi k
esalahan merupakan kerugian besar, yaitu resikokehilangan arsip itusendiri.· Obselescenc
e.Adalah ketersediaan media penyimpanan tersebut ada atau tidak dipasaran atau apakahmedia t
ersebut gampang didapatkan pada saat itu maupunnantinya pada tahun-
tahunkemudian. Batasan suatu media dikatakan memiliki obselescenceyang baik adalah jikamedia
tersebut mudah di dapatkan minimal sampai dengan 10tahun kemudian. Jikakurang dari it
u harus segera melakukan pergantian mediapenyimpanan yangmenggunakan teknologi
lebih
baru.· Cost.Mudah dipahami, pemilihan media harusmempertimbangkan apakah m
ediapenyimpanan tersebut murah dengan pengertian perbandingankapasitas dengan biayayang
harus dikeluarkan adalah ringan. Bisa jadi harga suatu mediaadalah murah namunjika memiliki ka
pasitas yang kecil maka biaya untuk media tersebutadalah mahal jikadibandingkan dengan media
lain dengan harga sedikit lebih mahalnamun memiliki ruangkapasitas beberapa kali lipatnya, contoh
perbandingan media sepertiini adalah disket dan
CD. Media penyimpanan berupa disketharga per keping lebih rendah sedikitdibandingka
n dengan media CD, namun kapasitas simpan CDberkisar 450 kali kapasitasdisket, sehingga perben
daan harga per keping yang sedikitmenjadi tidak berarti jikadibandingkan dengan kapasitas muat
penyimpanannya.· Susceptibility.Seperti longevity, kriteria terakhir adalah tentang daya tah
anmedia, bedanya adalahsusceptibility merupakan kemampuan untuk tetap dalam kondisiyang
baik pada saatdipergunakan. Ukuran kemampuan daya tahan yang baik atau tidakadalah
dengan berapakali media tersebut masih dalam keadaan baik jika dilakukanakses baca. Jika me
diapenyimpanan tersebut masih mampu dibaca hingga 1000 kalimaka dikatakan mediatersebut
adalah baik, jika kurang dari itu adalah buruk.

vivi kurnia di 15.07

Berbagi

Tidak ada komentar:

Posting Komentar
Beranda

Lihat versi web

Mengenai Saya
vivi kurnia

Lihat profil lengkapku

Diberdayakan oleh Blogger.