JAWABAN ARSIP KELAUTAN

1. A. Surat Elektronik
Surat Elektronik adalah salah satu media dalam mengirim pesan dengan menggunakan media
digital dan jaringan internet. Dengan menggunakan email ini, Anda bisa mengirim pesan dengan
beberapa dokumen. Mulai dari teks, video, dan juga gambar. Tidak hanya itu, Anda juga dapat
mengirim pesan kepada beberapa alamat email secara bersamaan.

B. Prosedur perlindungan arsip magnetik

Arsip magnetik, seperti haknya arsip kertas haus dilindungi dari semua tipe kondisi yng dapat
mengganggu dan merusak data yang ada di dalam nya, oleh Karen itu perlu adanya perlindungan
arsip dari beberapa keberadaan ancaman fisik dalam lingkungan kantor, prosedur perlindungan
arsip magnetik sebagi berikut :
1. Gunakan tindakan perlindungan khusus bagi hardware dan software, tindakan ini termasuk
perlindungan arsip magnetik dari perubahan (gelombang) dalam voltase listrik, secara fisik
mengunci berkas dan peralatan komputer, dan pemisahan peralatan computer dan personel
dari pegawai yang lain, layar penyaring dan tutup pelindung bagi disk PC harus digunakan
untuk melindungi kerusakan dari debu, dan sidik jari selama penanganan dan penyimpanan,
kelembapan relative tempat kerja harus dikendalikan baik-baik dengan penggunaan penyerap
kelembapan untuk mencegah masalah operai peralatan.
2. Ambil inventaris dan tes hardware secara regular, dan ikatkan PC pada peralatan, computer
portable dan printer harus diberi perhatian khusus karena tahanan lampu dan meringankan
akses.
3. Secara regular konversi cadangan arsip pada media magnetik ke hardcopy, jika arsip dijaga
untuk periode waktu panjang, saran ini dibuat karea beberapa arsip automasi harus
mempunyai suatu siklus hidup terbatas, tergantung pada kondisi penyimpanan.
4. Untuk melindungi kehilangan berkas dengan kebijakan pengopian berkas computer yang
digunakan sebagai backup dalam masalah problem sistem dan penyimpanan dalam kabinet
anti api atau lokasi luar, arsip automasi duplikat dikerjakan secaara cepat dan tidak mahal
serta memberi jaminan baik bahwa arsip akan selalu tersedia katika diperlukan.
5. Ambil tindakan khusus untuk memerangi virus computer, suatu program computer khusus
diciptakan unttuk alasan tidak jelas yang mungkin digunakan untuk mengubah atau
menghapus arsip automasi, pemanfaatan deteksi virus, pembuatan kopi backup dari masing-
masing paket software segera dibuka dan pembuatan kopi sedikitnya selama sebulan dengan
data dimasukan ke dalam sustem tiap bulan merupakan alat efektif untuk menghindari
penyakit ini yang dapat menginfeksi arsip automasi.
 C. Pengertian alat pemindai dan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan alat
pemindai
Pemindai (scanner) merupakan gawai untuk memasukan informasi ke computer tanpa perlu
mengetik ulang, caranya kertas atau film dimasukan ke sebuah pemindai kertas atau
mikrografik, kemudian informasi dari kertas atau mikrografis didigitalkan. Dalam
mempertimbangkan aplikasi sebuah pemindai, factor yang dipertimbangkan adalah :
1. Kecepatan
Pemindai bervariasi mulai dari 300 sapai 10.000 halaman per jam, umur kecepatan sebuah
pemindai sesuai dengan harganya sehingga pemidai yang lambat akan lebih murah
daripada pemindai yabg cepa. Pemasukan dokumen ke pemindai dapat dilakukan secara
hastawi atau automatis, ada juga pemindai yang dapat dilakukan dengan cara bolak-balik,
dalam mempertimbangkan aplikasi, kecepatan sebuah pemindai dikaitkan dengan
kapasitas yang diperlukan.
2. Besaran Dokumen
Sebaiknya mengupayakan pemindai yang mampu memindai dokumen semua jenis,
umumnya pemindai mampu pemindai dokumen berukuran A3, sedangkan beberapa
pemindai didesain untuk memindai cetak biru dan dokumen rekayasa.
3. Resolusi
Resolusi menentukan rincian berkas transfer ke citra yang disimpan, memindai pada
resolusi tinggi berarti dokumen yang dipindai lebih jelas namun setiap citra memerlukan
penyimpanan lebih besar dan waktu pemindai lebih lama, umumnya pemindai dapat
memindai paa tingkat resolusi 200, 300, 400, sampai 100 dpi (dots per inch).
4. Optical Character Recognition (OCR)
OCR merupakan alat untuk mengubah dokumen menjadi sebuah ASCH (American
Standard Code of Information Interchange) atau menjadi format sebuah pengolah kata.
ASCH merupakan standar untuk mewakili karakter seperti bilangan yang digunakan pada
mikrokomputer terminal computer dan pencetak.
5. OCR mengubah data terbacakan manusia dalam bentuk font khusus
OCR menjadi media lain untuk masukan computer, walaupun sudah lama dikenal OCR
masih meengalami kesulitan ketika membaca hurus tertentu, kini perkembangan OCR
jenis baru disebut ICR (Intelligent Character Recognition) yang mampu mengatasi
masalah pengenalan seperti ambiguitas huruf dan mampu membaca tulisan tangan
tercetak.

2. A. Software SIDAK (Sistem Informasi Dokumentasi & Kearsipan)

Kenggulan system ini adalah :
1. Sistem dirancang dengan arsitektur yang difungsikan untuk pengaksesan data dan
transaksi dengan kapasitas besar karena mendukung multi user dan multi tasking, multi
user artinya aplikasi bisa diakses oleh banyak user pada saat yang bersamaaan, muli
tasking artinya setiap user pada saat yang bersamaan bisa melakukan berbagai macam
aktifitas yang berbeda.
2. System ibangun dengan teknoogi berbasis web yang lebih mudah dipelihara
dibandingkan dengan tekologi berbasis client-server pada teknologi web segala
pengubahan hanya terjadi pada server disisi client ridak ada perubahan sama sekali,
sedangkan pada teknologi berbasis client-server pengubahan terjadi baik pada sisi client
maupun sisi server.
 3. System dibangun dengan desain keamanan yang optimum untuk menjamin bahwa
aplikasi diakses oleh user yang berwenang, setiap user dipetakan pada role tertentu dan
hanya bisa mengakses halaman-halaman tertentu saja.
4. System memberikan solusi dalam satu kesatuan system secara keseluruhan (fully
integrated) sehingga meningkatkan efisiensi operasional dan menghasilkan informasi dan
laporan yang komprehensif.
5. Sistem dirancang dengan arsitektur yang difungsikan untuk pengaksesan data dan
transaksi dengan kapasitas besar yang meliputi bussines rules, user level, security, dan
metodologi programming.
6. System dapat dioperasikan oleh pengguna secara bersama-sama tanpa menimbulkan
interupsi sehingga proses data lebih cepat dan efektif, selain itu system juga memiliki
kemampuan dukungan multithreading.
7. System dibangun dengan tingkat skalabilitas tinggi, kemampuan menyimpan data dan
skalabilitas dapat ditingkatkan dan dikembangkan sesuai dengan teknologi.

B. Perancangan database berbasis web arsip kelautan

Basis data adalah kompilasi data yang tersusun secara sistematis dalam sebuah mainframe
(hardisk) yang tersambung langsung pada server. Pada ssaat ini fragmentasi data masih
menganut system input dari satuan bawah yang langsung dapat di input pada mainframe
server (pusat) yaitu satuan bawah dalam proses pemberkasan dan satuan bawah lainnya
yang ada pada satuan wilayah area yang ada di setiap provinsi dan kota/kabupaten.
Dalam hal ini pun tetap berlaku bahwa basis datab yang dibangun harus menunjukan
karakter dari arsip kelautan itu sendiri, oleh sebab itu sumber daya pengolah arsip
kelautan dalam proses pemberkasan harus diberikan pedoman dan panduan sesuai dengan
SOP dari system software yang digunakan.
Membuat basis data tampaknya sederhana yaitu berupa memasukan dan menghimpun
data namun kenyataan nya sulit untuk dilakukan secara kontinu dan berlanjut ketika
dituntut kepekaan terhadap berbagai varian data yang terus berkembang.
Basis data merupakan komponen dasar dari sebuah system informasi baik untuk
pengembangannya maupun untuk penggunaannya.