Konsep Dasar Pengolahan Arsip Elektronik

Dewasa ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang
dimilikinya. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan
sistem pengarsipan elektronik (electronic filing system) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

1. Pengertian Arsip Elektronik Menurut NARA (National Archives and Record Administration)
arsip elektronik adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya
mesin komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu, arsip elektronik seringkali
dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).
Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip
elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan
fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

2. Alat/Perlengkapan/Bahan Arsip Elektronik Pengelolaan arsip elektronik, hampir sama dengan

pengelolaan arsip manual, yakni sama-sama membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk
mengelola sebuah arsip. Perangkat yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu hardware
(perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan
dalam implementasi sistem kearsipan elektronik berbasis komputer. Komputer sebagai suatu
sistem, terdiri dari subsistem yang saling berhubungan sehingga dapat memiliki satu tujuan
dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Perangkat lunak (software) adalah program yang
berisi perintah untuk mengolah data. Secara praktis, sistem komputer tersebut bertugas untuk
mengolah data disimpan untuk suatu kepentingan tertentu. Sedangkan perangkat keras adalah
peralatan fisik komputer. Selain seperangkat komputer, perangkat yang lazim digunakan dalam
pengelolaan arsip dengan menggunakan media elektronik. Media tersebut adalah mikrofilm,
mikrofilm adalah alat yang memproses fotografi, dengan Cara arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

Manfaat Arsip Elektronik

Adapun manfaat arsip elektronik antara lain sebagai berikut.
a. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
b. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya berdasarkan
kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk mem-
back-up ke dalam media lain, misalnya CD atau external harddisk.
c. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa
meninggalkan meja kerja.
d. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
 e. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan
mudah dilakukan melalui internet.
f. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
g. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan mem-back-up data ke dalam media
penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang
sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pem-back-up-an akan
sulit dilakukan lagi.
h. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanvak ± 7000 lembar (1 lembar setera
dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam
format JPEG).
i. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena
usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya
dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman
karena disimpan secara digital.
4. Problema Legalitas Arsip Elektronik

Kendala-kendala tentang legalitas arsip elektronik adalah karena terbatasnya peraturan pemerintah
dalam hal pemahaman yakni sebagai berikut.

a. Peraturan pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan tercipta di
lingkungan.

b. Peraturan pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada proses
awal penciptaannya menggunakan komputer.

5. Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu sebagai berikut.

a. Penciptaan Arsip dengan Cara Transformasi Digital

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana
digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip
konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Proses ini
memerlukan beberapa tahapan, dimana masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus
dipatuhi. Aturan tersebut diberlakukan untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan.
Proses digitalisasi juga memerlukan peralatan dengan mutu baik dan ruang simpan yang besar. Proses
penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut.

1) Tahap Pemilihan
Pemilihan arsip konvensional foto dilakukan berdasarkan waktu, kegunaan, informasi, dan
penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan
tahun pengolahan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan berarti arsip dipilih dengan
mempertimbangkan sering dan tidaknya arsip tersebut digunakan. Pemilihan berdasarkan
 informasi berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan konten yang terkandung di dalam
arsip itu sendiri. Pemilihan arsip berdasarkan penyelamatan berarti arsip dipilih dengan melihat
kondisi arsip.
2) Tahap Pemindaian
Prinsip pemindaian arsip hanya boleh dikenakan pemindaian satu kali saja, jadi proses
pemindaian harus dilakukan secara cermat dan tepat. Pemindaian dilakukan dengan tetap
memberikan ruang dari batas tepi arsip. Sebelum melakukan pemindaian, terlebih dahulu
dilakukan penyesuaian hasil keluaran dari mesin pemindai sesuai dengan hasil yang diharapkan.
Hasil ini akan dijadikan master arsip elektronik maka mesin pemindai diset pada resolusi 600
dpi dan format file TIF tanpa kompresi. Besar file hasil satu kali pemindaian pada arsip
konvensional foto ukuran 10R adalah berkisar antara 50-100 Megabyte (MB).

3) Tahap Penyesuaian
Nama file hasil pemindaian harus mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan
penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut
arsip dan nomor urut lembar arsip.

4) Tahap Pendaftaran
Pada daftar yang dibuat dicantumkan informasi-informasi tentang nomor urut arsip disesuaikan
nomor urut arsip pada daftar pertelaan arsip (DPA), deskripsi arsip yang sama dengan deskripsi
arsip pada DPA, nama file arsip elektronik tanpa ekstensi karena ekstensinya selalu TIF, besar
ukuran file dalam byte, tanggal dan waktu penciptaan arsip elektronik dengan penulisan
tanggal secara lengkap tanggal, bulan, dan tahun, dan penulisan waktu.

5) Tahap Pembuatan Berita Acara

Tahapan berita acara mencantumkan nama penanggung jawab pelaksanaan digitalisasi dan
legalisasi dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan
detail dari jenis computer yang digunakan sampai dengan type mesin pemindai, perangkat
lunak dari proses pemindaian, penyesuaian, sampai dengan pemberian judul media simpan
permanen, sarana tunjuk silang ke arsip konvensional, dan terakhir adalah resolusi yang
digunakan.
b. Penciptaan Secara Elektronik atau Otomasi
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video
dan komputer.

B. Sistem Penyimpanan Pengolahan Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja sangat memahami akan
pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi
yang terkandung dalam arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan
penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah
proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna. Saat ini para praktisi
kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik
(hard copy) ke dalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.
 Beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan profesional yang secara fungsional sesuai untuk
pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Saat ini terdapat 3 sistem utama, antara lain sebagai
berikut.
a. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (electronic document management system) misalnya word
processing, spreadsheets, presentasi, dan lain-lain
b. Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system - EIS) yang akan mengelola hasil
pemindaian (scan);
c. Software Manajemen Dokumen (records management software - RMS) yang akan mengelola
dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.

1. Sistematika Penyimpanan Arsip Elektronik

Adapun lima komponen dasar dalam memilih sistem, antara lain sebagai berikut.
a. Memindahkan Dokumen
Berikut adalah metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi
dokumen, antara lain sebagai berikut.
1) Scanning. Memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar dapat disimpan
di komputer. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian scanner guna
menunjang implementasi:
(a) Memiliki Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah dokumen
diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk satu demi satu halaman ke scanner dan
mempercepat proses pemindaian.
(b) Campatible untuk berbagai ukuran kertas, dari kartu bisnis sampai gambar teknik.
(c) Kecepatan men-scan dokumen, umumnya antara 10-200 halaman per menit saat ini ada dua
mode, yaitu simplex dan duplex

2) Conversion. Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau
spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.

3) Importing. Metode ini juga memindahkan data dokumen office suite, grafik, audio clips, atau
data video, ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis.

b. Menyimpan Dokumen

Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi peningkatan jumlah
dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. Saat ini tersedia lima pilihan utama media
penyimpanan:

1) DVD
2) Magnetic Media
3) Compact Disc
4) WORM
5) Magneto-Optical Storage

c. Mengindeks Dokumen
 Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik.
1) Folder/File Structure. Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.
Dalam banyak kantor, file secara normal akan dapat ditemukan dengan mencari folder atau
filing cabinet yang tepat.
2) Full-text Indexing, dengan meng-install software Optical Character Recognition (OCR)
menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat dibandingkan menggunakan kata kunci.
3) Index Fields, yang menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci yang digunakan dalam
dokumen kertas.

d. Mengontrol Akses
Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis, karena
setiap orang dapat membacanya. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna
dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip. Terdapat 2 hal yang harus
dimiliki:
1) Keamanan yang komprehensif.
2) Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk
mengakses suatu file.

e. Implementasi Arsip Elektronik Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi
mengimplemen- tasikan program pengarsipan secara elektronis, antara lain:

1) Training

2) Isu-Isu Hukum

3) support dan pemeliharaan

4) Mengevaluasi Kebutuhan

5) Menskala Pilot project ke Solusi Perusahaan

6) Instalasi

2. Retensi Arsip Elektronis

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elektronis , yaitu :
a. Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan merupakan pendekatan yang
dikembangkan sejak akhir dekade 80-an dengan menggunakan hubungan yang sistematis dan
menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang
ada.
b. Retensi dokumen tradisional, dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen
ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang
dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
1) Benar atau salah, dokumen yang serupa mungkin mempunyai periode retensi yang berbeda.
2) Jadwal retensi harus sesering mungkin dimodifikasi terutama ketika organisasi
merestrukturisasi organisasinya.
 3) Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak
judul atau nama dokumen
4) Judul dokumen harus dicatat secara tepat untuk menemukan periode yang harus dikelola.
retensi dokumen.

5) Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin teridentifikasi
dengan nama yang lain, walaupun isinya relatif sama.

3. Keuntungan Arsip Elektronik Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa
keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara
konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik antara lain sebagai berikut.
A. Efisiensi Waktu Akses
Penyimpanan arsip elektronik lebih terstruktur dan memudahkan menemukan kembali arsip
semudah meng-input kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen
di komputer.
b. Pengamatan SDM
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan meminimalisir kebutuhan SDM
dan akses informasi dapat dilakukan dengan cepat.
C. Memperkecil Kemungkinan Kehancuran Data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan back-up data, sehingga kita akan
mempunyai cadangan arsip tersebut untuk menghindari kehancurannya.
d. Penghematan Investasi Berupa Ruang Kearsipan
Sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional ke dalam media arsip
elektronik tidak memerlukan ruangan penyimpanan yang besar.
e. Penghematan Investasi Berupa Kertas, Tinta Cetak (Printer & Fotocopy)
Sistem penyimpanan arsip berbasis elektronik penyebarannya bersifat elektronik, jadi tidak lagi
memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengopi saja.
4. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik
Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi,
dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia. Di samping itu usia
atau daya tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama apabila
semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Pengamanan arsip elektronik dimaksudkan
untuk mencegah bahaya yang diakibatkan oleh beberapa hal. Misalnya: korupsi melalui modifikasi
yang tidak sah, kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga, pencurian atau salah penempatan,
dan penutupan oleh pihak yang tidak berwenang.
Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol risiko yang efektif untuk arsip
elektronik, yaitu sebagai berikut.
a. Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas.
b. Pengawasan kopi arsip elektronik.
c. Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam kebijakan dan prosedur.
d. Perlindungan dari gangguan elektronik, dapat dilakukan dengan langkah- langkah berikut.
1) Mengontrol akses dengan paswords dan identitas personal.
2) Mengimplementasi perlindungan dari virus.
3) Membatasi akses ke peralatan komputer.
 4) Mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan.

e. Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik, dapat dilakukan dengan
langkah-langkah berikut.

1) Mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan

2) Melindungi dari kerusakan elektronik

3) Menghindari bahaya dari fisik dan iklim

4) Mencegah dari entri yang tidak sah

Rangkuman

1. Arsip elektronik adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format di mana hanya
mesin komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan
sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).

2. Perangkat yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu hardware (perangkat keras) dan software
(perangkat lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem kearsipan
elektronik berbasis komputer.

3. Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu sebagai berikut.
a. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
b. Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
4. Sistem penyimpanan pengolahan arsip elektronik biasanya dilakukan dengan:
a. Memindahkan dokumen
b. menyimpan dokumen
c. Mengindeks dokumen
d. Mengontrol akses
e. Implementasi arsip elektronik
5. Keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik antara lain sebagai berikut.
a. Efisiensi waktu akses
b. Pengematan SDM
c. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
d. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
e. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak
6. Beberapa elemen dalam program kontrol risiko yang efektif untuk arsip elektronik:
a. Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas.
b. Pengawasan kopi arsip elektronik.
c. Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam kebijakan dan prosedur.
d. Perlindungan dari gangguan elektronik
e. Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik