LAPORAN SEMINAR DAN BIMTEK KEARSIPAN NASIONAL 2023

04 sd 07 OKTOBER 2023 HOTEL HARRIS BALI

Narasumber : Ardian, S.A.P., M.A.P (Arsiparis Praktisi Kearsipan)

Tantangan Pengelolaan Arsip di Era Transformasi Digital

Transformasi Digital adalah suatu proses pemanfaatan teknologi digital untuk membawa
perubahan secara signifikan di berbagai aspek kehidupan sehingga kebutuhan dapat segera
terpenuhi dengan lebih cepat, mudah, dan juga praktis.

Aspek Utama Penyebab Transformasi Digital ada 3 yaitu

a. Manusia
b. Teknologi
c. Bisnis

3 Cara Kerja Transformasi Digital ada :

a. Digital Operation
b. Digital Experience
c. Digital Innovation

PROSES TRANSFORMASI DIGITAL

Digitisasi adalah suatu proses alih teknologi dari analog menjadi digital dengan alih media. Alih
media ada syaratnya :
a. Ada berita acara alih media (siapa melakukan, kapan melakukan dan jumlah arsip yang akan di
alih media serta ada arsip yg di alih media). Autentikasi alih media menggunakan tanda tangan
elektronik dan watermark (harus ada kebijakan alih media). Harus dibuatkan SK sehingga pada
saat alih media akan menjadi legal.

Digitalisasi (Digitalization) adalah proses memanfaatkan informasi ataupun produk digital menjadi
bermakna. Dalam hal ini, peran IT sangatlah penting dalam pembuatan suatu alat digital sehingga
menghasilkan suatu strategi baru untuk pelaksanaan bisnis secara digital.

Transformasi Digital (Digital Transformation) lebih menekankan kepada orang-orang yang

menjalani hasil dari digitisasi dan digitalisasi. Proses transformasi ini membutuhkan proses bisnis
konvensional
dengan bisnis digital.

PENGELOLAAN ARSIP DI ERA DIGITAL

Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-
arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat
memprosesnya.
Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang
dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai
bukti
kegiatan (Srirahayu, 2013:2).
Arsip mahasiswa itu menjadi arsip vital
Arsip elektronik itu memerlukan biaya yang besar karena data harus di up date terus, server harus
besar, harus bersih dari virus, tenaga IT harus banyak dll).

Arsip yang bersifat permanen, arsip yang bersifat penting yang harus di alih media.

Layanan Digital
a. Profitability. Lebih ekonomis; tidak perlu menyediakan ruang baca, tidak perlu biaya fotocopy,
mengurangi pegawai dsb
b. Customer Value. Lebih cepat, dan lebih hemat,
c. Innovation. Memberikan semangat untuk terus berinovasi dalam memberikan pelayanan
kepada customer.
Hari ke 3
Narasumber : Rudi Anton, SH., MH
Tertib Arsip Dinamis Dalam Mewujudkan Akuntabilitas, Kepastian Hukum dan Penyelamatan
Memori Kolektif Bangsa

TIGA ISU STRATEGIS KEARSIPAN

Arsip sebagai alat bukti hukum dimana atlat penguji ; tata naskah dinas harus ada.

Inti ilmu kearsipan :

1. Penemuan Kembali
2. Penyusutan

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap bagian dalam
sebuah unit organisasi. Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalam
bentuk dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar,
sehingga memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya.
Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang
penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan
kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian
dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.
Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat
dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan
bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau
melakukan alih media antara lain media elektronik.

Arsip Elektronik
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan
informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer
berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan
agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National
Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang
disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang
dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai
bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).

Di Universitas Lambung Mangkurat sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :
a. teks, gambar, audio, dan video
b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.
Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :
a. penciptaan arsip elektronik berupa:
- pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam
tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di
lingkungan Universitas Lambung Mangkurat yang terdiri atas arsip yang penciptaannya
dalam format elektronik dan arsip hasil proses alih media.
- penerimaan arsip elektronik dari eksternal terdiri atas arsip yang diterima dalam format
elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.
Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:
- sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.
- dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan
ULM
Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:
- Registrasi arsip elektronik
 - Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan
dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan ini
ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi
pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas (File), agregasi pada
Tingkatan Item
b. penggunaan arsip elektronik
- dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi
pengelolaan arsip elektronik.
- harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip
elektronik.
c. kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :
- antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
o migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang
telah usang ke perangkat terkini
o konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data
untuk preservasi jangka panjang
o enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata,
spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi
arsip tersebut di masa mendatang
o emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana
arsip elektronik tersebut diciptakan.
d. Penyusutan arsip elektronik
pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :
- pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan pada
arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi
Arsip dilingkungan ULM dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan
- pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara
pemusnahan arsip di lingkungan ULM melalui koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi
dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan
sistem dlan teknologi informasi.
 - penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip elektronik
yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan
berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan ULM.

Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik

Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka
memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan
arsip dengan memperhatikan:
a. kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:
- arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik
- arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru
- informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak
diperbarui lagi karena perkembangan teknologi
b. nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:
- informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan
perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.
- informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal
Retensi Arsip.
- dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.
Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai
berikut:
o bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;
o bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;
o bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau
o bentuk media satu ke media yang lain.
pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :
a. Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha
b. Unit Pengolah,
c. Unit Kearsipan
d. Pejabat Fungsional Arsiparis
Dari hasil pengelolaan arsip elektronik tersebut diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai
berikut:
Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik
Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu
sebagai berikut:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
2. Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau
memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara
dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara
dengan 1 MB dalam format JPG).
6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan
mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif
sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media
penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah
sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit
dilakukan
Kenapa arsip diperlukan :
1. Karena ada peraturan
2. Karena diperlukan
Hari ke 3 sesi Jam 19.30 – selesai
Dr. Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd
Pengelolaan Arsip Elektronik

Arsip = Rekam kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk (tulisan), dan media (kertas, tembok,
kayu, elektronik).
Arsip harus mengalir dan menyusut. Karena arsip benda mati maka harus ada orang (SDM,
Organisasi) utk menyusut atau mengalirkan.
Level atas = Lembaga kearsipan mengolah arsip statis
Level menengah = unit kearsipan mengolah arsip inaktif
Level bawah = unit pengolah bertugas mengelola arsip aktif

Fase / tahapan arsip itu : berkas kerja, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis
Arsip aktif ke arsip inaktif (pemindahan arsip)
Arsip inaktif ke arsip statis (penyerahan arsip)
Arsip inaktif bisa langsung di musnahkan
Jenis arsip = arsip kepegawaian, arsip keuangan, SPPD

Retensi = masa aktif minimal (aktif dan inaktif)

Retensi arsip aktif = masa aktif arsip

LK harus berdiri sendiri, ada ketuanya, ada struktur organisasinya. LK itu hanya di ANRI,
Pemda Provinsi, Kabupaten/Kota dan Perguruan Tinggi. Kementerian hanya sampai Unit
Kearsipan.
Arsip Dinamis = Penciptaan, Pemeliharaan, Penggunaan, Penyusutan
TND KA SKKAA JRA

Arsip Dinamis Elektronik = Penciptaan, Pemeliharaan, Penggunaan, Penyusutan

TND KA SKKAA JRA

Depo tempat menyimpan arsip statis adanya di LK

Record centre untuk menyimpan arsip inaktif adanya di UK
File centre untuk menyimpan arsip aktif adanya di UP

- Dibuat daftar usul musnah, dibuat tim musnah, minta persetujuan dari pimpinan lalu
dibuatkan berita acara (berkas dibuat 3 rangkap). Cara pemusnahan dibakar, dilemburkan, di
cacah.
- Dibuat daftar usul serah, dibuat tim, dibuat berita acara penyerahan. (dibuat rangkap 3).

Petugas kearsipan tugasnya mulai dari registrasi (daftar arsip aktif), ujungnya pengolahan dan
menyajikan arsip menjadi informasi.

Seperti contoh di materi ada 10 item. Dalam 10 item ada 3 berkas. Berkas dimasukkan dalam
daftar berkas berdasarkan tanggal yg lebih muda.
Daftar isi berkas dibuat jua
Daftar arsip aktif (gabungan dari daftar arsip berkas dan daftar isi berkas)