Nama : Winda Hapsari Maharani

NIM : 031172057

Mata Kuliah : ASIP4320

Prodi : D4 Kearsipan

TUGAS 2

A. Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format
elektronik. (Perka ANRI No. 20/2011 Tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik) • Setiap
informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk
analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau
didengar melalui komputer atau sistem elektronik (UU No. 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik).

B. Manfaat Arsip Elektronik

 Arsip dikelola dari awal pembuatan dokumen.
 Memenuhi tuntutan Top Manajemen.
 Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
 Menuju paperless society dan menghemat ruangan.
 Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan good governance.
 Meningkatkan pelayanan umum.

C. Karakteristik Arsip Elektronik

 Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia.
 Isi yang terekam pada suatu media dan dapat dipisahkan dari medianya.
 Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat, dan biasanya tidak diketahui oleh pengguna
awam.
 Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukkan
bagaimana informasi direkam atau dibuat.
 Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, melainkan dari suatu entitas
logik.
 Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi sebaik mungkin.

D. Jenis Jenis Arsip Elektronik

 Dokumen diciptakan dengan aplikasi perkantoran
Yaitu: word‐processed documents, spreadsheets, dan presentasi, dll
 Arsip lingkungan online dan berbasis‐web
Yaitu: intranet, website publik, dan arsip transaksi online
 Arsip diciptakan oleh sistem informasi bisnis
Yaitu: basisdata, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan, dll
 Pesan elektronik dari sistem informasi
 Yaitu: Email, sms, MMS, EDI, Voice Mail, Pesan singkat, Komunikasi multimedia, dll

E. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik

  Penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik (retrieve).
 Kaptur (capture) dan registrasi.
 Klasifikasi arsip.
 Klasifikasi keamanan dan akses.
 Identifikasi penyusutan arsip.
 Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif.
 Penyusutan arsip.
 Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan.
 Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan.
 Penggunaan arsip statis.

F. Pemeliharaan Arsip Elektronik

 Pemeliharaan terhadap perangkat penyimpanannya, fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem
computer.
 Mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menanganinya Kondisi
penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip, membuat arsip lebih mudah
diakses, dan hemat biaya.
 Pengecekan secara periodik guna mengetahui kondisi perangkat penyimpanan elektronik
 Mencermati perkembangan teknologi untuk melakukan migrasi bagi teknologi penyimpanan
yang digunakan.

G. Musibah dalam Mengelola Arsip Elektronik

 Bencana Alam
Yaitu: gempa, banjir, atau badai
 Kerusakan bangunan
Yaitu: kebocoran atap, atau kabel listrik yang buruk
 Musibah teknologi
 Yaitu: virus komputer, atau kerusakan peralatan komputer
 Tindakan kriminal
Yaitu: pencurian, spionase, atau terorisme

H. Strategi Mencegah Musibah

 Duplikasi dan penyimpanannya yang “tersebar”
 Transfer secepatnya ke Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah apabila arsip bernilai
guna sekunder
 Sistem pem-backup-an yang reguler dan komprehensif
 Preservasi dokumentasi dan password dari sistem dan aplikasi
 Pengamanan fasilitas penyimpanan untuk perangkat digital
 Penerapan standar yang tinggi pada sistem pengamanan untuk melindungi arsip dari
perubahan atau pemusnahan yang tidak sah dan perlindungan dari serangan virus komputer
 Penerapan prosedur penanganan keadaan kritis apabila arsip elektronik tidak di-bakcup di luar
fasilitas penyimpanan

Sumber Referensi:

https://spada.uns.ac.id/pluginfile.php/654413/mod_resource/content/2/Manajemen
%20Kearsipan_Pertemuan%2014_2021.pdf