Tugas 2 Pengantar Ilmu Kearsipan (ASIP4101)

Nama : Hendri Firmansyah

NIM : 041809177
Prodi D IV Kearsipan

Soal
1. Buatlah essai atau catatan penting yang anda ketahui tentang kegiatan manajemen arsip
dinamis kertas dan manajemen arsip elektronik

2. Rencana pencegahan bencana yang menimpa rekod meliputi berbagai prosedur guna
mencegah kerusakan atas rekod dan merekontruksi ulang rekod yang rusak kakibat bencana.
Metode pencegahan ini berbeda-beda, tergantung pada jenis bencana dan media
penyimpanan rekod.

Jelaskan apa yang anda ketahui tentang pencegahan bencana dalam penyimpanan rekod kertas,
pencegahan bencana akibat kebakaran, pencegahan akibat air/air hujan dan cairan lainnya!

Jawab

1. Manajemen arsip merupakan aspek penting dalam pengelolaan informasi di berbagai

organisasi, termasuk perusahaan, pemerintah, dan lembaga non-profit. Manajemen
arsip bertujuan untuk memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan dapat diakses,
dikelola, dan disimpan dengan baik. Dalam era digital, manajemen arsip telah
mengalami evolusi signifikan, mengubah cara kita mengelola dokumen dan informasi. Di
bawah ini, kita akan membahas manajemen arsip dinamis kertas dan manajemen arsip
elektronik serta pentingnya keduanya.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip

Manajemen Arsip Dinamis Kertas:

Kegiatan manajemen arsip dinamis kertas melibatkan pengelolaan dan pemeliharaan arsip dalam
bentuk fisik atau kertas. Berikut adalah beberapa catatan penting tentang kegiatan manajemen arsip
dinamis kertas:
 1. Pengumpulan Arsip: Arsip dinamis kertas dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti surat,
laporan, dokumen kontrak, dan sebagainya. Penting untuk memiliki prosedur yang jelas
untuk mengumpulkan dan mendaftarkan arsip ini.
2. Pengindeksan dan Klasifikasi: Setelah pengumpulan, arsip dinamis kertas perlu diindeks dan
diklasifikasikan agar mudah ditemukan dan diakses. Ini melibatkan pemberian label, nomor,
atau kode unik pada setiap arsip untuk mengidentifikasinya dengan mudah.
3. Penyimpanan Fisik: Arsip dinamis kertas harus disimpan dengan aman dan terorganisir. Ini
dapat dilakukan dengan menggunakan rak arsip, map, atau sistem penyimpanan lainnya.
Penting untuk menjaga kebersihan dan keamanan ruang penyimpanan untuk mencegah
kerusakan atau kehilangan arsip.
4. Pemeliharaan dan Perawatan: Arsip dinamis kertas memerlukan pemeliharaan rutin untuk
menjaga keberlanjutannya. Ini termasuk pembersihan, perawatan, dan perlindungan
terhadap kerusakan fisik atau kerusakan akibat cuaca.
5. Pemindahan dan Penghapusan: Arsip dinamis kertas mungkin perlu dipindahkan ke tempat
penyimpanan jangka panjang atau dihapus jika sudah tidak relevan atau sesuai dengan
kebijakan retensi. Penting untuk memiliki prosedur yang jelas untuk pemindahan dan
penghapusan arsip ini.

Pentingnya Manajemen Arsip Dinamis Kertas:

o Memungkinkan akses mudah ke informasi penting yang disimpan dalam bentuk

kertas.
o Membantu organisasi mematuhi peraturan dan hukum terkait penyimpanan dan
pemusnahan dokumen.
o Meningkatkan produktivitas dengan memastikan informasi yang dibutuhkan
tersedia ketika diperlukan.
o Mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen penting.

Tantangan dalam Manajemen Arsip Dinamis Kertas:

o Peningkatan biaya penyimpanan fisik.

o Risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
o Kesulitan dalam pencarian dan pengelompokan dokumen.

Manajemen Arsip Elektronik:

Kegiatan manajemen arsip elektronik melibatkan pengelolaan dan pemeliharaan arsip dalam bentuk
digital atau elektronik. Berikut adalah beberapa catatan penting tentang kegiatan manajemen arsip
elektronik:

1. Pengumpulan Arsip: Arsip elektronik dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti email,
dokumen digital, basis data, dan sebagainya. Penting untuk memiliki prosedur yang jelas
untuk mengumpulkan dan menyimpan arsip ini secara elektronik.
 2. Pengindeksan dan Klasifikasi: Setelah pengumpulan, arsip elektronik perlu diindeks dan
diklasifikasikan agar mudah ditemukan dan diakses. Ini melibatkan penggunaan metadata,
tag, atau sistem klasifikasi elektronik lainnya.
3. Penyimpanan Elektronik: Arsip elektronik harus disimpan dengan aman dan terlindungi dari
risiko kehilangan atau kerusakan. Ini melibatkan penggunaan sistem penyimpanan elektronik
yang aman, seperti server, cloud storage, atau sistem manajemen arsip elektronik (EDMS).
4. Pemeliharaan dan Perawatan: Arsip elektronik memerlukan pemeliharaan rutin untuk
menjaga integritas dan ketersediaannya. Ini termasuk backup data, pemantauan keamanan,
dan pembaruan perangkat lunak untuk mencegah kerusakan atau kehilangan data.
5. Pemindahan dan Penghapusan: Arsip elektronik mungkin perlu dipindahkan ke tempat
penyimpanan jangka panjang atau dihapus jika sudah tidak relevan atau sesuai dengan
kebijakan retensi. Penting untuk memiliki prosedur yang jelas untuk pemindahan dan
penghapusan arsip elektronik ini.

Pentingnya Manajemen Arsip Elektronik:

o Memfasilitasi pengaksesan cepat dan efisien ke informasi digital.

o Memungkinkan berbagi informasi dengan mudah di seluruh organisasi.
o Meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas.
o Memungkinkan penerapan kebijakan keamanan informasi.

Tantangan dalam Manajemen Arsip Elektronik:

o Risiko keamanan data, termasuk potensi pencurian atau kebocoran informasi.

o Perubahan format file dan kemajuan teknologi yang mengharuskan migrasi data
yang berkelanjutan.
o Kebutuhan untuk mengembangkan kebijakan retensi yang sesuai dengan regulasi
dan hukum yang berlaku.

Dalam kedua jenis kegiatan manajemen arsip ini, penting untuk memiliki kebijakan dan prosedur
yang jelas, serta menggunakan teknologi dan alat yang sesuai untuk memudahkan pengelolaan dan
akses arsip.

Pada praktiknya, organisasi sering menggabungkan manajemen arsip dinamis kertas dan manajemen
arsip elektronik untuk mencapai pengelolaan informasi yang holistik. Pemilihan pendekatan
tergantung pada kebutuhan unik organisasi, regulasi yang berlaku, dan tingkat digitalisasi yang telah
dicapai. Keberhasilan dalam manajemen arsip, baik dalam bentuk fisik maupun digital, memainkan
peran kunci dalam pengambilan keputusan, kepatuhan hukum, dan efisiensi operasional suatu
organisasi. Manajemen arsip dinamis kertas dan manajemen arsip elektronik adalah dua aspek
penting dari pengelolaan informasi dalam organisasi. Keduanya memiliki kelebihan dan tantangan
masing-masing. Dalam era digital, manajemen arsip elektronik semakin menjadi pilihan yang lebih
populer karena kemampuannya untuk meningkatkan aksesibilitas, efisiensi, dan keamanan
informasi. Namun, manajemen arsip dinamis kertas masih memiliki tempatnya, terutama dalam
konteks hukum tertentu dan dokumen yang tidak dapat diterjemahkan dengan mudah ke dalam
bentuk digital. Dengan demikian, organisasi perlu mempertimbangkan penggunaan keduanya sesuai
dengan kebutuhan dan tujuan mereka.

2. Pencegahan Bencana dalam Penyimpanan Rekod Kertas

Pencegahan bencana dalam penyimpanan rekod kertas melibatkan langkah-langkah untuk

melindungi dokumen penting dari kerusakan akibat bencana seperti kebakaran, banjir, atau
kebocoran air. Beberapa langkah yang dapat diambil adalah sebagai berikut:

1. Pemilihan lokasi yang aman: Pilih lokasi penyimpanan yang aman dan terlindung dari risiko
bencana seperti kebakaran atau banjir. Hindari menyimpan dokumen di area yang rawan
terkena air atau dekat dengan sumber panas.
2. Penggunaan rak penyimpanan yang tahan api: Gunakan rak penyimpanan yang tahan api
untuk melindungi dokumen dari risiko kebakaran. Rak ini dirancang khusus untuk menahan
suhu tinggi dan mencegah api menyebar.

3. Penggunaan kotak arsip yang tahan air: Simpan dokumen dalam kotak arsip yang tahan air
untuk melindungi mereka dari risiko kebocoran air atau banjir. Pastikan kotak arsip tersebut
memiliki segel yang rapat untuk mencegah air masuk.

4. Penggunaan lemari penyimpanan yang tahan api: Jika memungkinkan, gunakan lemari
penyimpanan yang tahan api untuk melindungi dokumen dari risiko kebakaran. Lemari ini
memiliki lapisan isolasi yang dapat menahan suhu tinggi dan menjaga dokumen tetap aman.

5. Penggunaan salinan cadangan: Buat salinan cadangan dari dokumen penting dan simpan di
lokasi yang berbeda. Ini akan memastikan bahwa jika terjadi bencana, Anda masih memiliki
salinan yang aman.

Pencegahan Bencana Akibat Kebakaran

Pencegahan bencana akibat kebakaran sangat penting untuk melindungi nyawa, properti, dan
dokumen penting. Beberapa langkah yang dapat diambil untuk mencegah bencana akibat kebakaran
adalah sebagai berikut:

1. Pemasangan peralatan pemadam kebakaran: Pasang peralatan pemadam kebakaran

seperti alat pemadam api ringan (APAR) di area penyimpanan dokumen dan area lain yang
rentan terhadap kebakaran. Pastikan peralatan tersebut dalam kondisi baik dan diperiksa
secara berkala.
2. Penggunaan sistem deteksi kebakaran: Pasang sistem deteksi kebakaran seperti alarm asap
atau detektor panas di area penyimpanan dokumen. Sistem ini akan memberi peringatan
dini jika ada tanda-tanda kebakaran.

3. Pelatihan kebakaran: Berikan pelatihan kepada semua anggota tim atau karyawan tentang
tindakan yang harus diambil dalam situasi kebakaran. Ini termasuk pemahaman tentang
penggunaan peralatan pemadam kebakaran dan prosedur evakuasi.

4. Pemeliharaan peralatan listrik: Periksa secara berkala peralatan listrik seperti kabel, stop
kontak, dan peralatan lainnya untuk memastikan tidak ada korsleting atau kerusakan yang
dapat menyebabkan kebakaran.
 5. Pengaturan penyimpanan yang aman: Pastikan dokumen dan bahan yang mudah terbakar
disimpan jauh dari sumber panas atau api terbuka. Hindari menumpuk bahan yang mudah
terbakar di area penyimpanan dokumen.

Pencegahan Bencana Akibat Air/Air Hujan dan Cairan Lainnya

Pencegahan bencana akibat air atau cairan lainnya penting untuk melindungi dokumen dari
kerusakan yang disebabkan oleh kebocoran air, banjir, atau tumpahan cairan lainnya. Beberapa
langkah yang dapat diambil adalah sebagai berikut:

1. Pemilihan lokasi penyimpanan yang aman: Pilih lokasi penyimpanan yang terlindung dari
risiko kebocoran air atau banjir. Hindari menyimpan dokumen di area yang rawan terkena
air atau dekat dengan sumber air.
2. Penggunaan rak atau lemari penyimpanan yang tahan air: Gunakan rak