BUKU JAWABAN UJIAN (BJU) UAS TAKE HOME

EXAM (THE) SEMESTER 2021/22.1 (2021.2)

Nama Mahasiswa : Hendri Firmansyah

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 041809177

Tanggal Lahir : 18 Januari 1988

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4311 / Pemasaran Jasa Kearsipan

Kode/Nama Program Studi : 38 / D IV Kearsipan

Kode/Nama UPBJJ : 74 / Malang

Hari/Tanggal UAS THE : Rabu / 29 Desember 2021

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS TERBUKA
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS
TERBUKA

Surat Pernyataan Mahasiswa

Kejujuran Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Hendri Firmansyah

NIM : 041809177

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4311 / Pemasaran Jasa Kearsipan

Fakultas : Fakultas Hukum, Ilmu Sosial, dan Ilmu Politik

Program Studi : D IV Kearsipan

UPBJJ-UT : Malang
1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada laman
https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.

3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal ujian
UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai pekerjaan
saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan aturan
akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak melakukan
kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun, serta tindakan tidak
terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat pelanggaran atas
pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang ditetapkan oleh
Universitas Terbuka.

Malang, 29 Desember 2021

Yang Membuat Pernyataan

Hendri Firmansyah
 ASIP4312

BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

No. Soal Skor

1. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) meminta kepada 25
seluruh pencipta arsip untuk melaporkan arsip data penanganan COVID-19 secara digital dan
manual kepada lembaga kearsipan.

Berikan evaluasi Anda mengenai kebijakan implementasi sistem manajemen arsip/dokumen

elektronik penanganan COVID-19 di Indonesia!

2. Suatu perusahaan pemasaran A bertransformasi sesuai tuntutan perubahan jaman. Struktur 25

organisasi baru perusahaan A akan memiliki divisi arsip tersendiri.
Penempatan manajer arsip dalam sebuah struktur organisasi pemasaran sangatlah krusial,
Uraikan alasannya!

3. Lembaga penyedia jasa kearsipan memiliki tanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan 25
dokumen dan identitas klien.

Bahaslah tindakan-tindakan apa yang harus dilakukan oleh lembaga penyedia jasa kearsipan
dalam melakukan tanggung jawab tersebut!

4. Institusi X akan melakukan relokasi arsip menggunakan jasa kearsipan mover. 25

Uraikan manfaat menggunakan perencanaan perusahaan jasa kearsipan

mover!

Skor 100
Total

1 dari 3
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Jawaban
1. Manajeman kearsipan modern dapat diartikan sebagai suatu proses tata kelola arsip/dokumen yang tidak lagi menggunakan
cara-cara manual, namun dengan menerapkan teknologi sebagai penunjang kegiatan untuk mempercepat proses
pengolahan data menjadi informasi, akses informasi yang cepat, dan akurat serta pengamanan penyimpanan dokumen yang
lebih baik. Pengertian sederhana tentang manajemen dokumen elektronik adalah suatu tata kelola dokumen yang sudah
dilakukan secara elektronik dengan menggunakan perangkat komputer dan alat elektronik pendukung lainnya.
Dokumen/rekod elektronik adalah arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik serta menggunakan
teknologi komputer. Selama Pandemi COVID-19, ada beberapa kebijakan pemerintah terkait untuk mengurangi dan
mengatasi penyebaran COVID-19, salah satunya kebijakanj Instruksi Menteri Dalam No 15 Tahun 2021 Tentang
Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat Darurat Corona Virus Disease 2019 di wilayah Jawa dan Bali. Kebijakan ini
adalah pelaksanaan kegiatan pada sector non esensial yang diberlakukan 100% Work From Home (WFH) dan 50% work from
office, dengan protocol kesehatan yang ketat pada sector esensial pemerintahan yang memberikan pelayanan public yang
tidak dapat ditunda pelaksanaan kegiatannya, dilaukan 25% maksimal staf yang bekerja di kantor. Dampak dari kebijakan
tersebut banyak instansi, perusahaan, organisasi yang melakukan meeting secara daring, dan dokumentasi secara digital
seperti mengirim via email yang mana artinya banyak dokumen masuk dalam kategori born digital yang mengakibatkan
potensi meningkatnya arsip dalambentuk digital. Oleh karena itu, untuk mewujudkan manajemen arsip yang efektif dan
dinamis, alangkah baiknya instansi, perusahaan, organisasi sudah memulai memanfaatkan teknologi digital.
Implementasi dari arsip digital berbasis IT menjadi keharusan dalam rangka mewujudkan reformasi birokrasi selama masa
pandemi untuk menghadapi tatanan baru. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB)
menerbitkan Surat Edaran No. 62/2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah. Dalam perlindungan dan penyelamatan arsip Covid-19, SDM arsiparis sangat menentukan.
Digitalisasi menjadi kunci menyelamatkan arsip terkait penanganan Covid-19. Dan sudah tentu penggunaan teknologi dalam
kegiatan arsip mendukung Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) atau e-government. Pandemi ini mengubah cara
banyak lembaga dalam mengelola arsip. “Tinggalkan cara-cara lama dalam pengarsipan yang pengelolaannya tidak efisien,
akses yang lamban butuh waktu lama untuk menemukannya, dan juga penyimpanan yang tersebar dimana-mana” kata
Jokowi dalam peringatan Hari Kearsipan ke-50. Dapat disimpulkan bahwa selama pandemi, implementasi manajemen arsip
elektronikmenjadi keharusan dalam pengelolaan arsip diberbagai lembaga. Karena dengan manajemen arsip elektronik,
segala kegiatan pengelolaan arsip menjadi lebih efektif, efisien dan tepat.

2. Urutan fungsional adalah perencanaan, pengorganisasian, implementasi, dan pengawasan. Dari uraian tersebut dapat kita
lihat pengorganisasian merupakan salah satu fungsi utama di dalam manajemen pemasaran. Alasan pentingnya penyusunan
organisasi adalah
- untuk membedakan suatu tugas dengan tugas lainnya sehingga diperoleh efisiensi yang lebih besar terutama karena

2 dari 4
 dimungkinkan setiap individu menspesialisasi dirinya.
- Memungkinkan dilakukan koordinasi atas usaha-usaha dan tenaga yang ada, sehingga pengembangan pemasaran dapat
efektif.
- Menentukan pembatasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan oleh tenaga-tenaga yang ada untuk
melaksanakan tugas-tugasnya.
- Sebagai alat penyokong strategi perusahaan secara keseluruhan.
Penempatan manajer arsip dalam sebuah struktur organisasi pemasaran sangatlah krusial, karena dalam pengorganisasian,
manajer menentukan struktur individu, grup, seksi bagian, divisi atau departemen dalam subsistem operasi untuk mencapai
tujuan organisasi. Manajer juga menentukan kebuituhan sumberdaya yang diperlukan dan mengatur wewenang dan
tanggung jawab yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya. Manajer juga dapat melakukan proses untuk mempersatukan
perbedaan yang terjadi sehingga terciptanya keserasian dan keselarasan secara menyeluruh dan dapat tercipta efisiensi.

3. Tindakan yang harus dilakukan dalam menjaga kerahasiaan dokumen dan identitas klien adalah
- Pembatasan akses arsip/dokumen pada orang yang mempunyai otoritas
- Dengan menggunakan akses web portal
- Menggunakan produk software kearsipan

4. Manfaat menggunakan perencanaan perusahaan jasa kearsipan mover :

- Proyek relokasi lebih terencana
- Memudahkan dalam control biaya
- Mengelola resiko yang mungkin terjadi
- Dokumen manajemen
- Dukungan manajemen teknologi informasi

3 dari 4