BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)

UAS TAKE HOME EXAM (THE)

SEMESTER 2022/23.1 (2022.2)

Nama Mahasiswa : Hendri Firmansyah

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 041809177

Tanggal Lahir : 18 Januari 1988

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP 4434 / Perancangan Jadwal Retensi Arsip

Kode/Nama Program Studi : 38 / D IV Kearsipan

Kode/Nama UPBJJ : 74 / Malang

Hari/Tanggal UAS THE : Sabtu / 24 Desember 2022

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS TERBUKA
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS
TERBUKA

Surat Pernyataan Mahasiswa

Kejujuran Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Hendri Firmansyah

NIM : 041809177

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4434 / Perancangan Jadwal Retensi Arsip

Fakultas : Fakultas Hukum, Ilmu Sosial, dan Ilmu Politik

Program Studi : D IV Kearsipan

UPBJJ-UT : Malang
1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada laman
https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.

3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal ujian
UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai pekerjaan
saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan aturan
akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak melakukan
kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun, serta tindakan tidak
terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat pelanggaran atas
pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang ditetapkan oleh
Universitas Terbuka.

Malang, 24 Desember 2022

Yang Membuat Pernyataan

Hendri Firmansyah
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

NASKAH UAS-THE
UJIAN AKHIR SEMESTER-TAKE HOME EXAM (THE)
UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2022/23.1 (2022.2)

Perancangan Jadwal Retensi Arsip

ASIP4434

No. Soal Skor

1. Uraikan tugas tim penyusunan jadwal retensi arsip (JRA) dalam melakukan survey organisasi ! 25

2. Uraikan pendapat Anda mengenai nilai guna arsip yang perlu dipahami, sebelum melakukan 20
penilaian arsip !

3. Analisis fungsi merupakan tahapan awal sebelum melakukan penilaian dokumen. Penilaian 25
dokumen ini didasarkan pada nilai kegunaan arsip.

a. Sebutkan dan jelaskan kriteria arsip bernilaiguna kebuktikan yang tercantum dalam

Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kritera dan
Jenis Arsip
b. Kegunaan analisis fungsi adalah memeriksa siapa pencipta arsip dan apa tujuannya.

Untuk memahami arti penting arsip, maka pengelola arsip harus memahami hubungan
antara arsip dan fungsi organisasi. Apa yang dapat ditanyakan untuk memahami
hubungan tersebut
c. Pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kritera
dan Jenis Arsip, disebutkan dalam melakukan analisis fungsi ditekankan pada fungsi
organisasi. Sebutkan dan jelaskan jenis fungsi organisasi tersebut

4. Uraikanlah tahapan pekerjaan dalam melakukan pemusnahan arsip ! 30

Skor Total 100
Jawab

1. Menurut Patricia A Wallace jadwal retrensi arsip adalah dokumentasi dari kesepakatan antara
pencipta arsip, pengguna arsip, manager arsip, tentang masa simpan dan penyusutanb arsip. Jadwal
retensi arsip menetapkan berapa lama arsip aktif dan inaktif disimpan, serta kapan arsip dapat
dimusnahkan.
Agar pembentukan JRA memperoleh hasil yang maksimal maka perlu dibentuk tim/panitia JRA
(ARMA, 1986). Panitia ini harus melibatkan subbagian yang terkait, seperti :bagian hukum, bagian
keuangan, arsiparis, akuntan, dan bagian lain dari manajemen yang lebih atas. Hal tersebut
dimaksudkan agar ada jaminan dari JRA yang disusun benar-benar mewakili kebutuhan organisasi
Tugas tim adalah untuk mendiskusikan dan menentukan secara tepat masa simpan serta nasib akhir
arsip.
Survey organisasi merupakan survey pendahuluan yang dilakukan untuk memahami seluk beluk
organisasi yang akan membuat JRA. Survey dilakuakn untuk memperoleh gambaran tentang
organisasi dan arsip yang dimiliki. Selain itu survey organisasi untuk mengumpulkan tetang tujuan
dan fungsi organisasi, memahami missi utama organisasi, memahami fungsi organisasi/perusahaan
(substantive dan fasilitatif), memeriksa dan mencatat seluruh kegiatan yang mendukung masing-
masing fungsi, dan mencatat seluruh jenis arsip yang tercipta dari hasil-hasil kegiatan.

2. Penilaian adalah kegiatan analisis seri arsip untuk menentukan niai guna arsip. disamping itu,
penilaian dilakukan untuk menetapkan jangka simpan, serta menentukan simpan permanen atau
musnah. Menilai arsip selain untuk kepentingan orgnaisasi juga untuk keperluan penelitian arsip di
masa yang akan datang.
Penilaian pada dasarnya adalah kegiatan memilah dan menentukan nasib akhir arsip, apakah
musnah atau bernilai guna permanen, yang akan segera diserahkan ke lembaga kearsipan.
Standarisasi untuk penilaian di Indonesia belum ada, namun penilaian arsip dpaat memeperhatikan
hal-hal berikut :
- Memperhatikan hubungan antara berkas yang satu dengan berkas yang lain
- Atas dasar pengetahuan seluruh dokumentasi organisasi yang bersangkutan
 - Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan dan memperhatikan kedudukan
m,asing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan, dan kegiatannya
- Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.

Arsip memiliki dua nilai, yaitu

- Nilai guna primer : nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka
pelaksanaan fungsinya. Arsipnya dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan administrasi
administrative, hukum, fiscal, pengendalian, teknologi, dan sebagainya.
- Nilai guna sekunder : nilai kegunaan arsip di luar kepentingan organisasi. Informasi yang
terkandung di dalamnya diperlukan untuk berbagai kepentingan masyarakat di luar organisasi
yang menciptakannya, sebagai sumber penelitian, bahan bukti, legitimasi, dan sebagainya.
Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian, yaitu arsip yang menjelaskan tentang bukti
keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur organisasi, keputusan
kebijakan, prosedur, dan peranan operasionalnya. Nilai guna informasional yaitu nilai guna yang
berkaitan dengan informasi yang terkandung di dalam seri arsip yang tercipta sebagai hasil dari
program atau eksistensi suatu organisasi.

Dalam penyusutan, dilakukan penilaian arsip untuk menentukan nilai guna, retensi, dan nasib akhir
arsip sehingga dapat diputuskan apakah akan dilakukan pemindahan, pemusnahan, atau dilakukan
penyerahan arsip instansi/perusahaan kepada arsip Nasional RI atau lembaga kearsipan lainnya.

3.
a. Arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dibentuk,
dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur serta dilaksanakannya fungsi dan tugas.
Kriteria arsip bernilaiguna evidential adalah sebagai berikut:
1. Merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan;
2. Merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis
organisasi;
3. Merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;
4. Merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan
 komunitas klien yang dilayani;
5. Merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;
6. Memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk
tujuan keilmuan, budaya, atau historis;
7. Berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake
holder internal dan eksternal
b. Analisis fungsi merupakan evaluasi terhadap pentingnya tujuan asal dari arsip. Asumsi dari
pernyataan ini adalah bahwa arsip pada dasarnya merupakan bukti atas pelaksanaan fungsi dan
tugas organisasi. Kegunaan analisis fungsi adalah memeriksa siapa pencipta arsip dan apa
tujuannya. Hal ini didasarkan atas premis bahwa untuk memahami arti penting arsip, maka
pengelola arsip harus memahami hubungan antara
arsip dan fungsi organisasi. Dalam hal ini dapat diajukan 3 (tiga) pertanyaan, yaitu:
a. Pada tingkat hierarki apa keputusan diambil;
b. Apa arti penting fungsi dari unit organisasi yang menciptakan arsip;
c. Arsip apa yang berkaitan erat dengan fungsi penting pencipta arsip.
Analisis arsip merupakan penilaian terhadap arti penting format dan isi informasi arsip. Dalam
hal ini dapat diajukan 3 (tiga) pertanyaan, yaitu:
a. Seberapa penting format spesifik arsip;
b. Seberapa signifikan subyek atau topik arsip;
c. Bagaimana kualitas arsip (kelengkapan, rentang waktu, kualitas umum dari informasi).
Analisis arsip sebagai evaluasi terhadap tipe spesifik arsip, kualitas isi informasi dalam arsip
sebagai satu keseluruhan dan dalam hubungannya dengan konteks arsip.
c. Strategic apex, yakni fungsi puncak strategis yang dilaksanakan oleh pimpinan tingkat puncak
dalam organisasi, yang diberi tanggungjawab terhadap organisasi itu.
1) Pada lembaga eksekutif (organisasi pemerintah pusat) berada pada presiden.
2) Pada lembaga kementerian, berada pada menteri.
3) Pada lembaga nonkementerian berada pada kepala lembaga.
4) Pada pemerintah provinsi dan kabupaten/kota masing-masing berada pada gubernur dan
bupati/walikota.
b. Operating core, yakni fungsi yang secara langsung melaksanakan tugas pokok
organisasi/fungsi substantif. Misal:
1) Kementerian Pendidikan Nasional memiliki operating core masalah pendidikan;
2) Arsip Nasional RI mempunyai operating core masalah kearsipan.
 c. Middle line, yakni fungsi penghubung.
1) Pada organisasi, fungsi ini merupakan fungsi penghubung antara strategic apex dan operating
core.
2) Pada organisasi pemerintah pusat, fungsi ini dilaksanakan oleh Kementerian Koordinator.
3) Pada organisasi pemerintah daerah dilaksanakan oleh Asisten yang mengkoordinir kegiatan
tertentu.
d. Support staff, fungsi pendukung, yakni fungsi yang sifatnya memberikan dukungan kepada
unit organisasi lainnya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
d. Technostructure, yakni fungsi yang merumuskan, membuat standardisasi dan kebijakan tertentu
yang harus dilaksanakan oleh setiap unit organisasi. Pada lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dilaksanakan oleh unit
yang melaksanakan penelitian dan pengembangan, serta pendidikan dan pelatihan.
4. Prosedur pemusnahan arsip di Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah Provinsi, Pemerintahan
Daerah Kabupaten/Kota, BUMN/BUMD, Perusahaan Swasta, serta Perguruan Tinggi Negeri dan
Swasta melalui tahapan sebagai berikut:
1. Pembentukan panitia penilai
Panitia penilai pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Panitia penilai arsip
sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b. Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota;
c. Arsiparis sebagai anggota. (bagi lembaga yang belum mempunyai arsiparis, anggota dapat
dilibatkan dari pengelola arsip). Panitia penilai arsip mempunyai tugas melakukan penilaian arsip
yang akan dimusnahkan.
2. Penyeleksian arsip
Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai berdasarkan JRA terhadap pencipta arsip yang
sudah memiliki JRA, dengan tahapan:
a. Mencermati daftar arsip usul musnah
b. Memverifikasi daftar arsip usul musnah dengan JRA yang telah dimilikinya, khususnya pada kolom
retensi inaktif dan berketerangan musnah.
Bagi pencipta arsip yang belum memiliki JRA sampai dengan peraturan pemerintah Nomor 28 tahun
2012 diundangkan, dalam melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti prosedur pemusnahan arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 66 dan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI, dengan
tahapan:
1) Memilah arsip dari non arsip. Termasuk non arsip adalah duplikasi yang berlebihan: amplop, map,
blanko formulir dan ikutan lain yang tidak mengandung informasi pelengkap arsip.
2) Menata arsip sesuai dengan sistem yang digunakan atau berdasarkan fungsi organisasinya
3) Mendaftar arsip/berkas dan mengelompokan sesuai dengan unit informasinya.
4) Menilai arsip berdasarkan nilai guna primer dan sekunder.
5) Mengelompokan arsip ke dalam 3 kategori, yaitu: arsip yang akan disimpan, arsip yang
dimusnahkan, dan arsip yang diserahkan ke dalam daftar arsip.
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah
Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi:
nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan. Formulir daftar arsip usul
musnah dapat
dilihat dalam lampiran 2.
4. Penilaian oleh panitia penilai
Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan verifikasi secara langsung
terhadap fisik arsip. Hasil penilaian tersebut dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia
penilai arsip. Formulir pertimbangan tertulis dapat dilihat dalam lampiran 3.
5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip Persetujuan pemusnahan arsip
dapat dibedakan dalam 2 cara:
a. Pemusnahan arsip berdasarkan JRA bagi arsip memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun harus
mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI bagi Pemerintah Daerah
Provinsi/Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta, serta BUMN/BUMD dan Swasta.
Untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun cukup persetujuan tertulis dari pimpinan
pencipta arsip tembusan kepada Kepala ANRI. Untuk pemusnahan arsip Lembaga Negara baik yang
memiliki retensi di bawah atau di atas 10 tahun harus mendapat persetujuan terulis dari Kepala
ANRI.
b. Pemusnahan arsip tanpa jadwal retensi arsip harus mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI
tanpa membedakan retensinya.
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
Pimpinan pencipta arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan
mengacu pada persetujuan tertulis dari pencipta arsip atau Kepala ANRI.
7. Pelaksanaan pemusnahan arsip:
a. Dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan (lihat lampiran 4) beserta Daftar Arsip Usul
Musnah yang dibuat rangkap 2. Berita Acara tersebut ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan,
 Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari
unit hukum dan unit pengawasan.
b. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan
dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
1) Pembakaran
2) Pencacahan
3) Penggunaan bahan kimia
4) Pulping
5) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.
c. Harus dilaporkan pada pimpinan pemerintahan daerah/perguruan
tinggi/Perusahaan/instansi/ANRI
d. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip,
meliputi:
1) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
2) Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;
3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa
arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
4) Surat persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip;
5) Surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 tahun;
6) Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip.
7) Berita acara pemusnahan arsip
8) Daftar arsip yang dimusnahkan.

Sumber :
BMP ASIP 4434
https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka19_2011%20fix.pdf
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

9 dari 4