PENAKSIRAN ARSIP DINAMIS,

JADWAL RETENSI DAN PEMUSNAHAN

Oleh:
Kelompok 7:
1. Feby Febrianti (40400119010)
2. Indah Mahmud (40400119035)
3. Lusiana (40400119042)
4. Muh Rijal (40400119025)
5. Nurfitriani (40400119011)

Dosen Pengampu:
Marni, S.I.P., M.I.P

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN ALAUDDIN MAKASSAR

2022
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena
berkatnya yang telah memberikan nikmat kesehatan khusunya kepada kami
sehingga dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Penaksiran Arsip Dinamis,
Jadwal Retensi dan Pemusnahan”
Salawat serta salam tak lupa kita haturkan kepada baginda besar Nabi
Muhammad SAW. Beliau Nabi tauladan seluruh umat muslim. Dan pembawa
syafaat kepada kita semua. Makalah ini kami buat untuk memenuhi salah satu
mata kuliah Manajemen Arsip sebagai bahan pembelajaran kami, dengan pokok
bahasan “Penaksiran Arsip Dinamis, Jadwal Retensi dan Pemusnahan”. Kami
sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam kajian Manajemen Arsip.
Penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini, masih
terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran
dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan bagi teman-teman
dan juga bagi penulis sendiri.

Gowa, 15 Juni 2022

Kelompok 7

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii

BAB I: PENDAHULUAN..................................................................................... 1

A. Latar Belakang ......................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................................... 1

C. Tujuan Penulisan ...................................................................................... 2

BAB II: PEMBAHASAN...................................................................................... 3

A. Penaksiran Arsip Dinamis ........................................................................ 3

B. Jadwal Retensi Arsip ................................................................................ 5

C. Pemusnahan Arsip .................................................................................... 6

BAB III: PENUTUP.............................................................................................. 9

A. Kesimpulan ............................................................................................... 9

B. Saran ....................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dari beberapa kegiatan kearsipan sesuai konsep daur hidup arsip salah satu
yang masih menjadi masalah utama adalah kegiatan penyusutan, hal ini seiring
dengan tingkat perkembangan dan penciptaan arsip dengan akumulasi yang tinggi.
Dengan kompleksitas tugas dan fungsi, banyak organisasi yang mengalami
perkembangan kegiatan, yang mau tidak mau akan menciptakan volume arsip
yang semakin bertambah, sementara masih banyak organisasi yang belum
mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA), sehingga organisasi pencipta belum
berani melakukan penyusutan karena ketakutan dari aspek hukum. Dengan kata
lain, bahwa selama organisasi masih hidup dalam arti melaksanakan proses
kegiatan maka arsip akan tercipta dan terus-menerus bertambah. Arsip tidak akan
tercipta apabila organisasi tidak lagi melaksanakan proses kegiatan atau telah
mengalami kematian. Hal ini memang tidak dapat dilepaskan dari karakteristik
arsip yang bertambah secara alami (accumulating naturally).
Arsip yang bertambah secara akumulasi di dalam suatu organisasi harus
dikurangi secara sistematis, sehingga tidak mengganggu jalannya organisasi.
Akan tetapi, sebaliknya harus dapat memberikan kemanfaatan bagi organisasi
apabila dibutuhkan. Untuk melakukan mengurangi atau penyusutan, suatu
organisasi membutuhkan jadwal retensi arsip sebagai suatu kebijakan yang berisi
daftar tentang lamanya masa simpan arsip pada saat aktif, inaktif, dan status arsip
setelah selesai masa inaktifnya, apakah musnah atau akan disimpan permanen.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan penaksiran arsip dinamis?
2. Apa yang dimaksud dengan jadwal retensi arsip?
3. Apa yang dimaksud dengan pemusnahan arsip?

1
C. Tujuan Penulisan
1. Apa yang dimaksud dengan penaksiran arsip dinamis?
2. Apa yang dimaksud dengan jadwal retensi arsip?
3. Apa yang dimaksud dengan pemusnahan arsip?

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Penaksiran Arsip Dinamis

Penaksiran arsip adalah proses menentukan nilai rekod dan kemudian
mendisposisikan rekod berdasarkan fungsi administrasi terbaru, hukum dan pajak;
nilai pembuktian, informasi atau riset kemudian mengatur dan
menghubungankannya dengan rekod lainnya. (Wahyulestari, 2015) Kemudian
definisi ini dikembangkan dan didefinisikan kembali dengan memasukkan aspek
tehnik dan perspektif (Cox, 1992). Pada definisi tersebut tersirat perlunya dibuat
program penaksiran (appraisal) dalam manajemen arsip dan berkonsentrasi pada
analisa sistem dan jadual retensi sebagai hal yang mendasar. Sedangkan Sulistyo-
Basuki mengartikan penaksiran arsip dinamis adalah pengujian data yang
dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna menentukan nilai masing-
masing seri arsip dinamis bagi kepentingan badan korporasi (Sulistyo-Basuki,
2003). Dan proses penaksiran ini akan menyatakan jadual retensi dan pemusnahan
arsip dinamis, dengan hasil jadual retensi arsip dinamis atau di Indonesia dikenal
JRA (Jadual Retensi Arsip). Kedua definisi tersebut intinya sama bahwa rekod
akan dinilai dan dievaluasi terkait nilai dan fungsi keberlanjutannya bagi
organisasi untuk menjadi dasar menentukan program retensi atau JRA.
Pengelolaan rekod secara benar, tepat dan sistematis akan memudahkan
organisasi dalam berbagai aktifitas strategis maupun operasional. Arsiparis atau
pengelola rekod perlu membuat sistem pengelolaan arsip yang terencana dan
mengimplementasikannya secara konsisten. Arsiparis harus memahami siklus
hidup arsip di organisasinya, termasuk proses penaksiran dan penentuan masa
retensi.
Elemen penting dan efektif yang harus diperhatikan dalam program
penaksiran arsip (Cox, 1992) adalah :
1) Harus jelas tentang nilai informasi mendasar dan komprehensif bagi arsiparis
berkaitan dengan dokumen penting bagi organisasi dan masyarakat luas

3
2) Administrator arsip harus memahami misi, struktur organisasi, sejarah
organisasi dan isu/perhatian organisasi yang ada
3) Arsiparis secara institusional memahami berbagai teknik dan praktik
penaksiran arsip agar dapat membantunya dalam memilih informasi yang
bersifat arsip
4) Arsip institusi harus beroperasi sebagai bagian dari manajemen arsip institusi
dan program manajemen sistem informasi.

Masih menurut (Cox, 1992), ada 2 konsep dasar arsip yang penting
difokuskan pada semua penaksiran, sebagai susunan dan deskripsi kerja, yaitu :
1. Archival series, yaitu unit file atau set dokumen yang disusun sesuai filling
system atau dipelihara sebagai sebuah unit karena dokumen tersebut
berhubungan dengan subyek khusus, fungsi, hasil dari aktifitas yang sama,
punya format khusus, atau karena hubungan lain yang muncul dari
penciptaan, penerimaan atau penggunaan
2. Record group, yaitu rekod yang berhubungna dengan badan organisasi yang
dibangun bedasarkan sumber pada sejarah administratif, kompleks dan
volume rekod dan arsip lembaga atau organisasi yang terlibat.

Contoh rekod menurut kriteria dan kategori penaksiran adalah :

a. Kriteria rekod sebagai bukti/fakta (evidence):
1) Rekod administrasi : tanpa berkas kebijakan, keputusan yang disebutkan
detil dalam dokumen maka pembuat rekod tidak bisa
beroperasi/berfungsi bahkan tidak bisa merencanakan, mengorganisir dan
membuat keputusan
2) Record bernilai hukum : rekod bukti kegiatan atau kesepakatan. Obligasi,
komitmen, dll. Tanpa bukti hukum ini tidak ada landasan dalam
mengambil keputusan.
3) Rekod akuntabilitas keuangan : rekod dokumen tentang kebenaran dan
tanggung jawab yang berkaitan dengan keuangan dan transaksi bisnis.

4
b. Kriteria rekod sebagai informasi
yaitu rekod yang bersifat sejarah untuk keperluan hubungan publik dan untuk
tujuan minat umum lainnya. Bisa berkaitan dengan aktifitas sosial, politik,
hiburan serta yang berhubungan dengan komunitas luas yang didokumentasikan
dalam rekod tersebut.

B. Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan
arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka
waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap
berkas. JRA dibuat dengan pertimbangan yang matang dan obyektif sesuai nilai
guna arsip. Ada Tim Retensi Arsip yang terdiri dari unsur/pihak yang
berkepentingan pada arsip dan memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan
instansinya masing-masing.
JRA dinamis mencakup panjang waktu arsip dinamis inaktif dipertahankan
pada unit pencipta, panjang waktu arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis,
dan tahun pemusnahan arsip dinamis. Untuk efisiensi, sebaiknya arsip dinamis
aktif disimpan di unit pencipta (Sulistyo-Basuki, 2003).
Idealnya, organisasi atau institusi memiliki JRA (Jadual Retensi Arsip) yang
akan menjadi pedoman dalam menentukan usia sebuah arsip. Rekod dapat
berbagai format misalnya kertas, mikrofis, mikrofilm, dan rekod elektronik.
Untuk alasan profesional, sebelum membuat JRA, organisasi perlu membuat
petunjuk retensi arsip karena dengan petunjuk (guidance) maka : (Skupsky, 1991)
1) Akan memudahkan pembuatan program retensi arsip
2) Mendorong penyeragaman masa retensi arsip dalam industri sejenis
3) Tidak mendorong organisasi untuk mempertahankan arsip dalam jangka
waktu lama

5
 Namun kadang-kadang program retensi arsip tidak bisa dijalankan
sepenuhnya dan bahkan tidak pas dengan realita di organisasi, penyebabnya
adalah :
1) Periode retensi yang ternyata bersifat kompromis
2) Petunjuk retensi tidak cukup memadai ‘legal research’
3) Petunjuk retensi tidak menunjukkan perbedaan antara periode retensi sisi user
dan sisi hukum
4) Kebutuhan sisi hukum bisa banyak berdasarkan lokasi bisnid dan aktivitas
yang sesungguhnya
5) Petunjuk retensi tidak dipersiapkan oleh industri yang diwakili tetapi oleh
vendor dengan motif bisnis.

Ada jenis standar dan petunjuk retensi yang bisa dibangun dan mungkin
cocok untuk suatu industri, yaitu :
1) Kompilasi kebutuhan hukum/legal yang berpengaruh pada sebuah industri
2) Buat masa retensi terpisah antara retensi untuk kepentingan pengguna dan
hukum
3) Kompilasi periode retensi rekod yang digunakan organisasi lainnya
4) Revisi kebutuhan hukum untuk merefleksikan konsistensi, memmperpendek
periode retensi dari sisi hukum

C. Pemusnahan Arsip
Menurut kamus terminologi kearsipan, dalam buku Zulkifli Amsyah,
disebutkan bahwa pemusnahan adalah tindakan yang diambil terhadap arsip
inaktif berikut penilaian dan berakhirnya periode retensi arsip digunakan untuk
peraturan, prosedur administrasi.
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pemusnahan
arsip adalah suatu tindakan penghancuran secara fisik dan informasi arsip yang
telah habis masa retensinya, dan dengan adanya pemusnahan dapat mengurangi
penumpukan volume arsip serta pemborosan alat dan biaya pengelolaannya.
(Wahyuni, 2020)

6
 Menurut Charman, dalam buku Badri Munir Sukoco yang berjudul
Manajemen Administrasi Perkantoran Modern menyebutkan bahwa Pemusnahan
arsip dilakukan apabila arsip yang disimpan oleh organisasi sudah tidak
diperlukan lagi atau habis masa kadaluarsanya.
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa setiap arsip
yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi maka harus
segera dilakukan pemusnahan arsip agar tidak terjadinya penumpukan arsip
sehingga mempersulit temu kembali arsip.
Dalam proses pemusnahan arsip ada beberapa faktor-faktor penghambat dan
pendukung
a. Faktor Penghambat
Marcel Lombe mengemukakan bahwa faktor penghambat pemusnahan arsip
berdasarkan jadwal retensi arsip sebagai berikut:
1) Hambatan dari unsur-unsur input kearsipan seperti peralatan yang tidak
lengkap, sumber daya manusia yang tidak kompeten, tidak tertib, tidak sesuai
aturan.
2) Output sistem kearsipan yaitu arsip yang baru dan lama tersimpan secara
tercampur, sehingga menyulitkan upaya penyimpanan dan temu kembali arsip
yang dibutuhkan.
3) Kelemahan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dan pelaksanaannya seperti
perencanaan kearsipan yang salah, pembagian kerja yang tidak adil, tidak
adanya hubungan kerja yang efektif antar pegawai dan pejabat yang
bertanggung jawab terhadap sitem kearsipan serta pengawasan kearsipan
yang tidak efektif.
Jadi, faktor-faktor yang dapat menghambat kegiatan kearsipan dari pendapat
ahli di atas yaitu Hambatan input, proses kearsipan, output sistem kearsipan dan
Kelemahan fungsi-fungsi manajemen.

7
b. Faktor Pendukung
Menurut Widjaya, faktor-faktor yang dapat mendukung kegiatan kearsipan,
yaitu menggunaan sistem penyimpanan arsip yang tepat, fasilitas kearsipan yang
memenuhi syarat dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat.
Dari penjelasan di atas, menurut peneliti faktor-faktor yang dapat mendukung
kegiatan kearsipan, yaitu menggunakan sistem penyimpanan arsip yang tepat,
fasilitas dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat.

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Setiap institusi baik itu lembaga swasta, pemerintahan maupun lembaga
swadaya masyarakat pasti memiliki dan menghasilkan arsip dari setiap aktivitas
organisasinya. Arsip tersebut berperan sebagai alat utama ingatan organisasi, alat
bukti, bahan dalam proses penambilan keputusan, barometer kegiatan organisasi,
bukti legal dan sebagai produk administrasi. Tanpa manajemen arsip yang baik
dan benar, dapat dipastikan bahwa arsip tidak akan mampu mendukung peran
tersebut.
Pada manajemen arsip, sebuah arsip dinamis/rekod akan mengalami siklus
hidup (life cycle) mulai dari penciptaan, klasifikasi/pemberkasan yang dikelola
oleh unit bersangkutan pada tahapan ini idealnya sudah pula dilakukan penaksiran
pada rekod tersebut sampai kapan rekod bersifat aktif, inaktif dan apakah akan
dimusnahkan atau akan disimpan sebagai arsip statis sehingga perlu ditetapkan
masa retensi rekod tersebut.
Dalam masa siklus tersebut, pengelola (arsiparis) dalam melalukan
penaksiran (appraisal) harus bisa mengidentifikasi, evaluasi dan seleksi terutama
pada rekod yang memiliki nilai keberlanjutan bagi organisasi.Hasil proses
penaksiran akan menjadi dasar menentukan program retensi rekod atau biasa
disebut JRA (Jadual Retensi Arsip).
Kemudian siklus berlanjut ke tahapan akuisisi, deskripsi dan akses arsip yang
dikelola oleh semacam Pusat Arsip (Record Center) dan bersifat inaktif, kemudian
tinggal menunggu masa retensi berakhir agar dapat diputuskan akan dimusnahkan
atau menjadi arsip statis/permanen disimpan.

9
B. Saran
Penulis menyadari bahwa makalaj ini jauh dari kesempurnaan,oleh karena itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi
penyempurnaan makalah ini. Demikian makalah ini, semoga pembahasan tentang
“Penaksiran Arsip Dinamis, Jadwal Retensi dan Pemusnahan” dapat bermanfaat
bagi penulis dan masyarakat.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Wahyulestari, E. (2015). Penaksiran dan Retensi Arsip Dinamis. Jakarta: Fakultas

Ekonomi dan Bisnis UI.

Wahyuni, S. (2020). Pemusnahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip di

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Palembang. Palembang: UIN
Raden Fatah Palembang.

11