DAUR KEHIDUPAN ARSIP

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen

Perpusakaan & Keasipan

Dosen Pengampu :

Fahmi Arsyad, M. Pd.

Disusun Oleh: Kelompok 7

Arina Nur Afifah (2211030090)
Deti Harmayati (2211030099)
Eka Mulyani (2211030101)
Kelas III C

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN INTAN LAMPUNG

TAHUN AJARAN 2022/2023

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat, hidayah, serta karunia-Nya sehingga saya dapat
menyelesaikan makalah dengan judul "Daur Kehidupan Arsip". Makalah ini
disusun sebagai salah satu tugas mata kuliah Akuntansi Manajemen di bawah
bimbingan dari Bapak, Fahmi Arsyad, M. Pd. dosen pengampu mata kuliah
tersebut.
Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak
Fahmi Arsyad M.Pd. atas bimbingan, arahan, serta masukan yang telah diberikan
dalam proses penyusunan makalah ini.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dari semua
pihak akan kami terima dengan tangan terbuka guna perbaikan di masa yang akan
datang. Akhir kata, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan kontribusi
positif bagi perkembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang manajemen
perpustakaan & kearsipan.

Bandar Lampung, Oktober 2023

Kelompok 7

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................ii
DAFTAR ISI..........................................................................................................iii
BAB I.......................................................................................................................4
PENDAHULUAN...................................................................................................4
1.1 Latar Belakang................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah...........................................................................................5
1.3 Tujuan.............................................................................................................5
BAB II......................................................................................................................6
PEMBAHASAN......................................................................................................6
2.1 DESKRIPSI DAUR HIDUP ASRIP.............................................................6
2.2 MEMAHAMI DINAMIS DAN STATIS.....................................................12
BAB III..................................................................................................................14
PENUTUP..............................................................................................................14
3.1 KESIMPULAN............................................................................................14
3.2 SARAN.........................................................................................................14
DAFATAR PUSTAKA.........................................................................................15

iii
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Arsip merupakan kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No.
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip juga dikatakan sebagai salah satu sumber informasi manajemen. Oleh
karena itu, arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi
maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Mengingat arti penting arsip maka
perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting
arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh
suatu instansi. Hanya yang benar-benar memiliki nilai guna yang tinggi perlu
untuk disimpan secara permanen. Arsip yang nilai gunanya tinggi perlu untuk
disimpan secara permanen, sedangkan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna
yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan
pemusnahan.Walaupun demikian bukan berarti untuk memusnahkan arsip yang
tidak bernilai guna dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus
melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut

manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip
yang meliputi penciptaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan pengamanan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan.
Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

4
 Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga
keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen,
pencatatan,penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan,
pemindahan dan pemusnahan arsip.

Adapun arsip yang tidak dapat di musnahkan yakni seperti arsip statis,
karena dalam arsip tersebut memiliki nilai guna kesejarahan telah habis retensinya
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh arsip nasional Republik Indonesia/atau lembaga
kearsipan. Arsip vital yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip perlu dijaga agar tidak hilang/rusak. Untuk itu perlu adanya
penyimpanan dan pemeliharaan arsip dengan baik dan benar. Seperti adanya
peminjaman arsip, apabila terjadi Peminjaman arsip maka perlu dilakukan
pencatatan oleh petugas arsip dengan menggunakan formulir pinjam arsip (out-
slip). Disamping pencacatan dengan formulir khusus petugas dapat juga
menggunakan buku kalender meja atau catatan lainnya. Peminjaman arsip
merupakan keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri,
teman seunit kerja ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam
organisasi. Peminjaman dapat pula terjadi antar 3 organisasi. Terhadap
peminjaman baik intern maupun ekstern perlu diatur, sehingga arsip tidak tercecer
dari tempat penyimpanan.1

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang di maksud dengan daur kehidupan arsip?

2. Apa yang di maksud dengan dinamis dan statis?

1
Amsyah, Zulkifli,(1996),Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka,Hal. 3-4

5
1.3 Tujuan

1. Untuk memahami daur kehidupan arsip.

2. Untuk memahami dinamis dan statis.

BAB II

PEMBAHASAN
2.1 DESKRIPSI DAUR HIDUP ASRIP

Pada hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas kegiatan sebagai

suatu sistem yang terdiri atas unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga
membentuk daur hidup arsip (life cycle of record). Read dan Ginn
mengungkapkan, "The record life cycle is the life span of a record as expressed in
the five phases of creation, distribution, use, maintenance, and final disposition."
(Siklus hidup arsip adalah masa hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu
penciptaan, distribusi, penggunaan diposisi akhir).

1. Tahap Penciptaan (Creation)

Tahap ini disebut dengan tahap penciptaan arsip. Tahap penciptaan arsip
terdiri atas pembuatan dan penerimaan arsip. Pembuatan arsip merupakan
aktivitas menghasilkan arsip yang dilakukan oleh internal organisasi. Adapun
penerimaan arsip merupakan aktivitas memperoleh arsi yang dikirim oleh
pihak eksternal.
2. Tahap Pengurusan (Distribution)

Tahap distribusi merupakan kelanjutan dari tahap penciptaan arsip. Setelah

arsip dibuat atau diterima, maka arsip tersebut selanjutnya didistribusikan
kepada pihak yang dituju. Arsip yang dibuat oleh internal organisasi akan
didistribusikan kepada pihak eksternal atau kepada pihak internal. Arsip yang
diterima dari pihak eksternal akan didistribusikan kepada pihak internal
organisasi.

6
 3. Tahap Peenggunaan (Use)

Tahap penggunaan merupakan proses pemanfaatan arsip dalam kegiatan

organisasi. Penggunaan arsip berarti menjadikan arsip sebagai sumber
informasi atau sarana pendukung untuk mengambil kepuran organisasi.
Pengambilan keputusan organisasi harus mempertimbangkan informasi yang
terkandung pada arsip

4. Tahap Pemeliharraan (Maintenance)

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang penting agar arsip yang berisi
informasi berharga tidak mudah rusak atau hilang. Pemeliharaan arsip harus
dilakukan terhadap wujud fisik arsip maupun terhadap isi yang terkandung
pada arsip tersebut. Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip berarti menjaga
agar arsip tersebut tidak rusak atau hilang. Adapun pemeliharaan terhadap isi
arsip berarti menjaga agar informasi yang terkandung dalam arsip tidak bocor
kepada pihak-pihak yang tidak berhak mengetahuinya.

5. Tahap Penentuan Nasib Akhir(Dispositiop)

Disposition dapat diartiken sebagai tahap penyusutan arsip. Tahap penyusutan

arsip adalah proses pengurangan jumlah arsip yang disimpan. Penyusutan
arsip harus didasarkan pada jadwal retensi arsip. Penyusutan dapat dilakukan
dengan cara pemindahan dan pemusnahan arsip.2

1. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, arsip terbagi dalam 7 jenis, antara lain arsip dinamis, arsip statis,
arsip vital, arsip aktif, arsip terjaga, dan arsip umum.

2
Muhidin, S.H., Winata, H. (2019)Manajemen kearsipan, Bandung;Pustaka Setia,Hal.21

7
 a. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waku
tertentu.
b. Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan. Dan arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara. Arsip yang sudah mencapai taraf nilai
yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional/pemerintah;
c. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
d. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus;
e. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan;
f. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya;
g. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.3

Adapun Jenis arsip menurut Sugiarto dan Wahyono:

3
Sovia Rosalin,(2017)Manajemen Arsip Dinamis,Malang UB Press,Hal.4-5.

8
1. Jenis Arsip menurut subyek atau isinya:
a. Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar dan sebagainya.
b. Arsip kepegawaian,contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
c. Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar pelanggan,daftar harga dan
sebagainya.
d. Arsip pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran daftar hadir
siswa,rapor, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
e. Dan lain-lain.

2. Jenis Arsip menurut bentuk dan wujudnyaada bermacam-macam arsip yaitu:

a. Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan
sebagainya.
b. Gambar, foto, peta.
c. Compact Disk(CD), DVD.
d. Pita rekaman.
e. Mikrofilm.
f. Disket, dan lain-lain.

3. Arsip menurut fungsinya, ada dua jenis arsip, yaitu :

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran seharihari. .
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari hari.

Menurut Maryati jenis-jenis arsip menurut keperluannya dibedakan menjadi

3 macam, yaitu:

9
 a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaiannya atau
arsip yang sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
b. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan, karena sudah selesai
diproses, hanya kadang-kadang saja masih diperlukan.
c. Arsip abadi, yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya.4

2. Tujuan Penyelenggaraan Kersipan

Pengelolaan arsip pada suatu organisasi merupakan suatu keharusan karena
mempunyai tujuan tertentu. Menurut UU No.43 Tahun 2009, pengelolaan arsip
bertujuan untuk:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu:
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik. budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa.

4
Della Yoriana, Pelaksanaan Kearsipan Oleh Bagian Kesekretariatan Di Dinas
Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis,Hal. 615.

10
 h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Read & Ginn (2011) menyebutkan beberapa tujuan dilaksanakannya

program administrasi kearsipan yaitu untuk:

a. Meningkatkan efisiensi organisati

b. Melindungi arsip
c. Menyediakan informasi yang akurat, kapanpun dan dimanapun
dibutuhkan.
d. Menyediakan informasi dengan biaya yang rendah.
e. Menyediakan sistem kansipan yang efisien.
f. Melindungi informasi dengan merancang dan melaksanakan kontrol
kansipan.
g. Menentukan metode untuk mengevaluasi setiap tahapan pengelolaan
arsip
h. Melatih personil organisasi dalam menggunakan dan mengontrol arsip.

Selain memiliki tujuan, penyelenggaraan administrasi kearsipan juga harus

memperhatikan asas-asas pelaksanannya. UU No. 43 tahun 2009 menyatakan
bahwa penyelenggaraan administrasi kearsipan harus dilaksanakan dengan
berasaskan:

1. Kepastian hukum;
2. Keresponsifan;
3. Keautentikan dan keterpercayaan;
4. Keantisipatifan;
5. Keutuhan;
6. Kepartisipatifan;
7. Asal usul;
8. Akuntabilitas:

11
 9. Aturan asli;
10. Kemanfaatan;
11. Keamanan dan keselamatan;
12. Aksesibilitas; dan
13. Keprofesionalan;
14. Kepentingan umum.5

2.2 MEMAHAMI DINAMIS DAN STATIS

Penggolongan Arsip Berdasar tingkat dan golongan Menurut fungsi dan

kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis.

1. Arsip dinamis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3
macam, yaitu:

 Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan
kerja;
 Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7
dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas,
yaitu:

 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

5
Dr. Sutirman,(2019),Administrasi Kearsipan di EraTeknologi Informas,Yogyakarta,
UNY Press, Hal. 24-25.

12
  Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
 Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan

2. Arsip statis

Kriteria Arsip Menurut Undang - Undang 43 Tahun 2009 teantang

kearsipan, Arsip Statis adalah : Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai kesejarahan dan telah dipermanenkan baik secara langsung maupun
tidak langsung,namun untuk menetapkan sebagai arsip statis secara tegas haru
sditentukan nilai guna arsip tersebut.

 Arsip Statis yang memiliki kesejarahan dan yang dihasilkan oleh pencipta
arsip itu sendiri
 Arsip Statis yang bernilai guna sekunder yang didasarkan kegunaan nilai
nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan
lembaga/ instansi lain atau kepentingan umum diluar lembaga pencipta
arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai
pertanggungjawaban
 Arsip status nilai guna evidensial adalah :arsip yang dapat
menggambarkan tentang terciptanya suatu lembaga atau organisasi,
perkembangannya, fungsinya dan kegiatan substansional serta hasil-
hasilnya

13
  Arsip Statis untuk organisasi dan partai politik adalah ;Sangat berperan
dan berpengaruh dalam mengatur jalannya6

BAB III

PENUTUP
3.1 KESIMPULAN

Daur kehidupan arsip ini penting karena membantu organisasi atau institusi
dalam mengelola informasi secara efisien dan efektif. Selain itu, daur kehidupan
arsip juga memastikan bahwa arsip-arsip yang memiliki nilai penting dalam
jangka panjang dapat dipertahankan dan diakses dengan mudah. Dalam makalah
ini, telah dibahas pula tentang kegiatan-kegiatan yang terlibat dalam setiap
tahapan daur kehidupan arsip, mulai dari pengindeksan dan klasifikasi,
pemeliharaan kondisi fisik arsip, hingga pemusnahan yang tepat. Dengan
penerapan daur kehidupan arsip yang baik, organisasi dapat mengurangi risiko
kehilangan informasi penting dan memastikan keberlanjutan dari arsip-arsip
mereka.

Selain itu, telah dibahas pula tentang strategi pengelolaan yang berbeda
untuk kedua jenis arsip ini. Arsip dinamis membutuhkan sistem pengindeksan dan
klasifikasi yang efisien, serta kebijakan retensi yang jelas, sedangkan arsip statis
membutuhkan pemeliharaan kondisi fisik yang baik dan metode penyimpanan
jangka panjang yang sesuai. Melalui pemahaman tentang perbedaan ini, organisasi
dapat mengembangkan strategi pengelolaan arsip yang tepat untuk setiap jenis
arsip, sehingga memastikan informasi yang relevan dan penting dapat diakses dan
dipertahankan dengan baik.

3.2 SARAN

Kesadaran akan pentingnya perlindungan data dan privasi harus menjadi

pertimbangan dalam implementasi daur kehidupan arsip. Memastikan keamanan
6
Sattar, S.E., S.Mi.,(2019),Manajemen Kearsipan,Yogyakarta, CV Budi Utama, Hal. 6-7

14
dan kerahasiaan informasi dalam setiap tahapan daur kehidupan arsip akan
melindungi organisasi dari risiko pelanggaran data dan potensi kerugian reputasi.

DAFATAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli,Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka, (1996)

Della Yoriana, Pelaksanaan Kearsipan Oleh Bagian Kesekretariatan Di Dinas

Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciami, Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Galuh Ciamis.hal. 615.

Dr. Sutirman,,Administrasi Kearsipan di EraTeknologi Informas,Yogyakarta,

UNY Press, Hal.24-25,(2019).
Muhidin, S.H., Winata, H.Manajemen kearsipan, Bandung;Pustaka Setia.(2019)
Sattar, S.E., S.Mi,Manajemen Kearsipan,Yogyakarta, CV Budi Utama.(2019),

15