UNIVERSITAS GADJAH MADA

SEKOLAH VOKASI
DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, Indonesia. 55281
Telp.: (0274) 589 750 I Fax. (0274) 589 750 I Email: dbsmb.sv@ugm.ac.id
FORMAT LEMBAR JAWAB UJIAN
Nama : Dyah Widyaningrum
NIM : 23/516534/SV/22687
Mata Kuliah/Kode : Pengantar Kearsipan/ SVAI214106
Ujian Semester :1
Tahun Akademik : 2023
Nomor urut/Presentasi: 20
Tanggal Ujian : 2 September 2023
Sifat Ujian : Tke Home Exam - Terbuka

1. Keberadaan arsip tercipta secara otomatis dari adanya suatu kegiatan atau
peristiwa sebagai bukti dari pelaksanaan administrasi maupun transaksi. Arsip
memiliki nilai-nilai penting dalam banyak hal, yaitu sebagai informasi ataupun suatu
bukti yang kebenarannya dapat dipertanggungjawabkan. Karena pentingnya
keberadaan arsip ini, arsip perlu dikelola dengan baik oleh individu maupun lembaga
publik agar kuantitas arsip dapat mengalami perubahan.
Untuk mengelolanya, perlu diketahui jenis arsip menurut fungsinya, yaitu
arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Arsip dinamis merupakan arsip
yang digunakan langsung untuk kepentingan organisasi, seperti perencanaan,
pelaksanaan, hingga pengendalian. Adapun arsip dinamis dibagi menjadi tiga jenis
berdasarkan kepentingannya, yaitu arsip vital (arsip penting bagi organisasi atau
individu), arsip dinamis aktif (sering digunakan), dan arsip dinamis inaktif (jarang
digunakan). Arsip ini memiliki nilai guna primer dan sekunder. Maka dari itu, perlu
dikelola supaya manfaat dari informasinya dapat berguna bagi pencipta, penerima,
dan pengguna arsip. Namun, untuk arsip dinamis belum terbuka seluruhnya kepada
publik, hanya beberapa yang informasinya terbuka dan sisanya bersifat rahasia untuk
internal organisasi maupun individu.
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan langsung dalam kegiatan
organisasi karena masa retensinya sudah habis dan informasinya disimpan di lembaga
kearsipan. Arsip ini sifatnya terbuka untuk hampir sebagian besar arsip dan
informasinya dapat diakses secara keseluruhan oleh publik berdasarkan nilainya, yaitu
nilai primer, yang terdiri dari nilai guna informasi, nilai guna administrasi, nilai guna
kewenangan, nilai guna keuangan, serta nilai guna ilmiah dan teknologi.
 UNIVERSITAS GADJAH MADA
SEKOLAH VOKASI
DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, Indonesia. 55281
Telp.: (0274) 589 750 I Fax. (0274) 589 750 I Email: dbsmb.sv@ugm.ac.id

2. Instrumen pengelolaan arsip dinamis merupakan sitem atau alat untuk

mendukung proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip
dinamis supaya dapat dikelola dan dikendalikan dengan efisien, efektif, dan
sistematis. Terdapat empat instrumen utama di pengelolaan arsip dinamis, yaitu Tata
Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip.
Pertama, Tata Naskah Dinas, merupakan alah satu bagian penting ketika
melakukan pengelolaan arsip yang mengatur informasi tertulis agar menjamin
ketersedian arsip yang autentik dan utuh, serta mewujudkan arsip sebagai
penyelenggaraan negara, kolektif bangsa, dan simbol pemersatu bangsa. Tata naskah
Dinas memuat beberapa pengaturan, yaitu jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, pendistribusian, serta sarana untuk komunikasi kedinasan, yang
tercantum dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas. Adapun pengguanaan Tata Naskah Dinas untuk mengelola arsip
dinamis dalam penciptaan arsip berdasar tujuh asas, yaitu asas kepastian hukum,
efektif dan efisien, pembukuan, pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan
ketepatan, serta keamanan.
Kedua, Klasifikasi Arsip, merpakan sistem pengaturan dalam menyiapkan
kegiatan rencana penataan berkas (the preparation of a filing plan) dengan mengatur
secara skematis dan konsisten agar dapat memudahkan dalam menata, menemukan
kembali arsip, memelihara, dan menyusutkan arsip. Klasifikasi arsip digunakan untuk
pedoman dalam menyusun fisik dan informasi arsip agar dapat merekam serta
merekonstruksi kegiatan organisasi. Menurut Wallace (1992), dasar sistem klasifikasi
arsip dibagi menjadi tiga, yaitu alfabetis dengan mengurutkan berdasarkan nama dan
wilayah, nomor dengan mengurutkan angka urut, tengah, pinggir, dan alfanumerik
dengan pengombinasian dari alfabetis dan nomor. Wallace berpendapat jika
klasifikasi tersebut mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan yang harus
diperhatikan organisasi untuk mengatur sistem pengklasifikasian dengan menimbang
pengukuran dari organisasi, volume arsip, jenis arsip yang disimpan, bagaimana dan
siapa yang akan menggunakan arsip, serta berapa lama waktu untuk menemkan arsip
ketika dibutuhkan.
Ketiga, Jadwal Retensi Arsip (JRA), menurut Wallace (1992), merupakan
dokumen khusus yang berisi lama waktu penyimpanan arsip berdasarkan penetapan
dari peraturan instansi, serta kebijakan dari pemerintah maupun perusahaan yang akan
menentukan kapan arsip harus dijaga dan dipertahankan atau kapan arsip akan
dimusnahkan yang tidak bernilai guna. JRA diklasifikasikan menjadi dua berdasarkan
hasil fungsi kegiatan dari pencipta maupun organisasi, yaitu JRA fasilitatif dan
substantif. Kemudian, ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintah daerah,
 UNIVERSITAS GADJAH MADA
SEKOLAH VOKASI
DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, Indonesia. 55281
Telp.: (0274) 589 750 I Fax. (0274) 589 750 I Email: dbsmb.sv@ugm.ac.id
perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BMD setelah mendapatkan
persetujuan dari Kepala ANRI. Apabila tidak ditentukan rencana dan jadwal retensi
arsip, maka akan menyebabkan kekalutan arsip dan menimbulkan masalah kearsipan
dalam organisasi.
Keempat, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, yaitu
sistem yang mengatur batas hak akses fisik dan informasi arsip yang mengatur
keterbukaaan serta kerahasiaan dari arsip demi menghindari penyalahgunaan hak dan
kewajiban pencipta arsip ketika menggunaksn layanan arsip. Adapun sifat arsip
berdasarkan aksesnya, yaitu arsip bersifat terbuka (tidak penting dan biasa) dan
tertutup (penting dan rahasia). Dalam Menyusun SKKAD, ada beberapa prosedur di
dalamnya, yaitu menentukan klasifikasi keamanan dan hak akses, mencantumkan
klasifikasi keamanan dan hak askses di kolom daftar, mencantumkan dasar
pertimbangan, menentukan unit pengolah, dan disahkan oleh pimpinan organisasi.
Untuk pengamanan SKKAD, digunakan tabel pengamanan sesuai dengan klasifikasi
keamanan, mengalih mediakan arsip, dan prosedur pengiriman informasi

3. Konsep-konsep penting dalam Manajemen Arsip Dinamis dalam artikel berjudul

“Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan Kearsipan” oleh Mustari Irawan
(2001) dan Modul 1 “Arsip sebagai Indormasi Terekam” oleh Prof. Dr. Sulistyo
Basuki :
a. Arsip aktif, arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan organisasi
untuk perencanaan, pengendalian, dan pelaksanaan.
b. Asas desetralisasi, yaitu asas yang diterapkan oleh organisasi relatif besar,
beban kerja besar, lokasi berpencar, dan rentang tugas panjang, dan dengan
memberikan otoritas menyimpan dan mengelola arsip aktif masing-masing
unit pengolah.
c. Arsip elektronik (electronic record), yaitu arsip berisi informasi yang
disimpan dan dikelola ke dalam bentuk format menggunakan alat digital atau
komputer.
d. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang digunakan dala kurun waktu kurang dari
10 tahun untuk kegiatan dalam organisasi dan disimpan dalam pusat arsip
(record center).
e. Asas sentralisasi, yaitu asas yang digunakan oleh organisasi kecil dengan
rentang tugas pendek, beban kecil, dan lokasi yang hanya di 1 tempat atau
tidak berpencar agar sistem penyimpanan lebih efisien dan efektif karena arsip
mudah disimpan dan ditemukan kembali.
UNIVERSITAS GADJAH MADA
SEKOLAH VOKASI
DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, Indonesia. 55281
Telp.: (0274) 589 750 I Fax. (0274) 589 750 I Email: dbsmb.sv@ugm.ac.id

f. Central file, yaitu tempat penyimpanan arsip dinamis aktif yang disimpan dan
dikelola secara sentralisasi oleh unit khusus dalam organisasi.
g. Daur hidup arsip dinamis, yaitu proses perjalanan arsip dari awal hingga akhir
lalu kembali lagi ke awal, yang dimulai dari kelahiran atau penciptaan
penerimaan arsip, awal siklus hidup atau penilaian (appraisal), tahap aktif atau
pengaturan dan pemeliharaan, dan inaktif atau pemindahan arsip dinamis ke
records center.
h. Manajemen arsip dinamis, yaitu melaksanakan dan melakukan fungsi
manajemen untuk mengelola daur hidup arsip, yaitu penciptaan, pemeliharaan,
penggunaan, dan penyusutan.
i. Manajemen formulir, yaitu fungsi manajemen arsip dinamis untuk memeroleh,
mengumpulkan, dan mendistribusikan informasi dengan efisien.
j. Manajemen kearsipan, yaitu kegiatan untuk mengatur dan mengelola seluruh
tahapan daur hidup arsip. (Lundgren and Lundgren, 1989)
k. Manajemen pelaporan, yaitu proses untuk memberi informasi atas kejadian
atau peristiwa yang actual dan laporan didistribusikan dengan cepat dan tepat
agar dapat disimpan untuk bahan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
l. Penciptaan arsip, yaitu tahap awal adanya arsip yang akan menentukan
“perjalanan hidup” arsip selanjutnya dan menjadi akar suatu informasi akan
menjadi arsip atau tidak.
m. Penemuan kembali, yaitu fase yang dilakukan jika ada permintaan dari
pengguna atau yang membutuhkan informasi arsip.
n. Pengelolaan surat, yaitu proses kegiatan untuk menerima,
mengarahkan/menilai, mencatat, endistribusikan, mengendalikan, mengolah,
dan mengirim surat dinas. Surat tersebut lalu disimpan dalam tempat
penyimpanan dengan sistem tertentu.
o. Penyusutan arsip, yaitu pengelolaan arsip inaktif atau arsip aktif menjadi
inaktif dengan memeprahtikan dan mempertimbangkan bidang pengelolaan
pusat arsip, sistem penyimpanan, sistem pemeliharaaan, dan penyusutan arsip.
p. Record center, yaitu tempat penyimpanan arsip inaktif untuk melindungi arsip
yang berbentuk ruangana fumigasi, penampungan, perawatan, pemusnahan,
dan ruangan peminjaman arsip.
 UNIVERSITAS GADJAH MADA
SEKOLAH VOKASI
DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, Indonesia. 55281
Telp.: (0274) 589 750 I Fax. (0274) 589 750 I Email: dbsmb.sv@ugm.ac.id

q. Sistem pemberkasan, kegiatan penataan berkas dengan mengatur, menyusun,

dan menata seluruh jenis arsip ke struktur tatanan yang sistematis supaya
mudah ditemukan kembali dengan tepat, cepat, akurat, dan lengkap.
r. Sistem pemeliharaan, yaitu usaha memelihara arsip dalam hal melindungi,
mencegah, mengatasi, dan mengambil tindakan menyelamatkan informasi dan
fisik arsip dari kemusnahan
s. Sistem penyimpanan (storage system), yaitu penyimpanan arsip dengan
memperhatikan cara penataan menurut masa aktif arsip, peralatan
penyimpanan yang dibutuhkan, dan penyediaan ruangan dengan suhu yang
ditentukan.
t. Tata persuratan (correspondence management), yaitu ketika fase penciptaan
arsip, dilakukan proses merancang dan mengatur bentuk, sistemtik dan
susunan, ukuran, serta kualitas kertas.

4. Gagasan Ilmiah Manajemen Arsip Dinamis

A. Pendahuluan
Arsip merupakan bukti rekaman kegiatan yang berperan penting sebagai pusat
informasi dan suatu bukti pertanggungjawaban dalam hukum. Fungsi penggunaan
arsip dinamis dibagi menjadi tiga, yaitu arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif,
tergantung kebutuhan dari suatu organisasi. Dalam pengelolaan arsip dinamis,
digunakan konsep manajemen arsip dnamis, yang berfungsi untuk menyimpan
informasi organisasi, mengambil keputusan, dan menunjang kegiatan administrasi.

B. Pembahasan
Istilah records atau arsip dinamis merupakan rekaman informasi dari kegiatan
dalam berbagai media yang dibuat secara sengaja oleh pencipta arsip. Pentingnya
arsip dinamis yang dikelola ini agar dapat memberikan manfaat kepada pencipta,
penerima, dan pemakai arsip. Manajemen arsip dinamis berhubungan dengan daur
hidup arsip dinamis (life cycle of records). Dari beberapa pengertian konsep daur
hidup arsip dinamis, maka diambil tiga tahapan dalam daur hidup tersebut, yaitu
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan.
 UNIVERSITAS GADJAH MADA
SEKOLAH VOKASI
DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, Indonesia. 55281
Telp.: (0274) 589 750 I Fax. (0274) 589 750 I Email: dbsmb.sv@ugm.ac.id

Pada tahap penciptaan, menurut Robek, Brown, and Maedke, dilakukan proses
manajemen desain formulir, manajemen korespondensi, dan manajemen
pelaporan. Tiga proses manajemen ini dilakukan untuk mengumpulkan,
mengelola, dan melaporkan informasi agar dapat mempermudah penyimpanan
dan meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan sistematis arsip suatu organisasi.
Selanjutnya, di tahap penggunaan arsip, dilakukan dua tahapan, yaitu sistem
penyimpanan dan pemberkasan, serta penemuan kembali. Sistem penyimpanan
dan pemberkasan mengatur, menyusun, dan menata seluruh arsip ke bentuk
tatanan yang lebih terstruktur dan sistematis agar ketika dibutuhkan dapat
ditemukan dengan cepat, tepat, dan lengkap. Sistem pemberkasan dapat digunakan
dengan metode Numerik (penomoran), Alfabetis (sesuai abjad), dan Alfanumerik
(gabungan numerik dan alfabetis) (Penn, 1989 : 123-124). Setelah disimpan dalam
sistem pemberkasan, maka informasi tersebut akan dibutuhkan lagi, atau pada
proses penemuan kembali.
Tahapan terakhir, penyusutan, merupakan proses akhir arsip yang akan
dipertimbangkan penyimpanannya atau pemusnahannya. Adapun beberapa bidang
yang harus diperhatikan pada tahapan penyusutan, yaitu pengelolaan pusat arsip,
system penyimpanan, sistem pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Pada pusat
arsip, arsip dinamis inaktif akan dipindahkan ke gedung penyimpanan arsipdi
system penyimpanan, arsip inaktif disimpan ke dalam ruang penyimpanan khusus
dengan dilengkapi kartu indeks, sedangkan di sistem pemeliharaan harus
memperhatikan factor kerusakan fisik arsip secara internal maupun eksternal.

C. Kesimpulan
Arsip memuat bukti catatan dan rekaman informasi dari kegiatan organisasi
yang perlu dikelola dan dipelihara, mulai dari awal terciptanya, hingga arsip
tersebut berada di tahap penyusutan yang disebut manajemen arsip dinamis.
Proses manajemen arsip dinamis mengelola seluruh tahapan life cycle of records.
Manajemen pengelolaan ini perlu diperhatikan dan ditingkatkan demi keefisienan
dan keefektifan dari informasi arsip dinamis bagi yang membutuhkan.
UNIVERSITAS GADJAH MADA
SEKOLAH VOKASI
DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, Indonesia. 55281
Telp.: (0274) 589 750 I Fax. (0274) 589 750 I Email: dbsmb.sv@ugm.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

Irawan, Mustari . 2001. "Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan

Kearsipan." Suara Badar 1 10-16.

Wardah, Mutiawatul. 2016. "Pengelolaan Arsip Dinamis." LIBRIA 51-55.