MANAJEMEN ARSIP DAN REKOD DI KUA PANYILEUKAN

Andrian Abdurrahman, Anwar Munawar, Bilqis Nabilah,

Dea Amanda, Dede Firmansyah
Sejarah Dan Peradaban Islam, Adab Dan Humaniora,
UIN Sunan Gunung Djati Bandung
Email:

Abstrak
Arsip merupakan setiap catatan, rekod kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan dan masih banyhak lagi. Pengelompokan arsip juga
bermacam-macam. Managament berfungsi untuk menjaga setiap arsip dalam segi
penciptaan, pencatatan penelusuran, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan
dan pemusnahan yang tmempunyai tujuan mendayagunakan pemakaian dan
meningkatkan profesionalisme bisnis. Arsip yang kami temukan dan telusuri di
KUA Panyileukan termasuk kedalam Arsip Statis yang merupakan arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,yang telah
habis retensinya,dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupuun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
atau lembaga kearsipan lainnya. Lembaga yang di maksud dalam penelitian kali
ini adalah lembaga keasripan di KUA Panyileukan. Yang mana di KUA
Panyileukan ini menggunakan dua wadah untuk menyimpan arsip-arsipnya yaitu
yang tersimpan langsung di kantor KUA itu sendiri dan yang kedua yaitu
menggunakan metode website atau teknologi online yaitu SIMKAH.

Keywords: Manajemen Arsip, Rekod, KUA Panyileukan

Abstrack
Archives are any records, records of activities or events in various forms
and media in accordance with developments in information and communication
technology made and accepted by state institutions, regional governments,
educational institutions and many more. The grouping of archives also varies.
Management functions to maintain every archive in terms of creation, tracking
records, distribution, storage, maintenance and destruction which has the aim of
leveraging usage and increasing business professionalism. The archives that we
found and searched at the Panyileukan KUA are included in the Static Archives
which are archives produced by archive creators because they have historical
value, have expired retention, and have permanent statements that have been
verified either directly or indirectly by the National Archives of the Republic of
Indonesia or other archival institutions. The institution referred to in this research
is the religious institute at the Panyileukan KUA. Which at the Panyileukan KUA
uses two containers to store its archives, namely those stored directly in the KUA
office itself and the second, which uses the website method or online technology,
namely SIMKAH.

Keywords: Records Management, Records, KUA Panyileukan

Pendahuluan
Kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam pembinaan manajemen
perkantoran, kedudukannya sanga penting dan tidak mudah untuk
melaksanakannya. Untuk mengelola suatu arsip dibutuhkan tenaga kerja serta
sumber daya manusia yang memahami betul tentang kearsipan. Agar
memudahkan serta memberi kelancaran dalam mengelola arsip tersebut.
Pengelolaan arsip yang baik dan benar juga akan membantu kelancaran
keberlangsungan kearsipan disuatu instansi. Arsip juga merupakan salah satu
sumber pengambilan keputusan pada setiap instansi. Dalam Pasal 2 Peraturan
Pemerintahan Nomor 34 tahun 1979 disebutkan bahwa Penyusutan arsip adalah
pengurangan arsip dengan cara ,memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan
pemerintahan masing-masing . Kemudian untuk memusnahkan arsip juga
mempinyai ketentuan-ketentuan masing-masing yang berlaku dan untuk
penyusutan arsip pula arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan perlu menetapkan
angka pemakaian arsip, sebab angka pemakian arsip menunjukan frekuensi
penggunaan arsip.1
Tidak jauh dari ketentuan-ketentuan arsip, maka KUA Panyileukan juga
menggunakan ketentuan yang sudah diatur oleh lembaga pemerintahan. Dengan
cara membundel arsip sesuai nomer dan menyimpannya di satu tempat, upaya
tersebut yang KUA Panyileukan lakukan untuk mengamankan kearsipan yang ada
di dalam instansi KUA Panyileukan. Serta bagian-bagian kearsipan lainnya di
KUA Panyileukan akan dibahas lebih lengkapnya.

1
Drs. Sularso Mulyono,dkk “Manajemen Kearsipan” Semarang: UNNES Press
Semarang,2011
Metode

Hasil Dan Pembahasan

Siklus Hidup Arsip/ Akuisisi

Proses Akuisisi arsip ini merupakan sebuah fase transisi dari pengelolaan
arsip dinamis menuju arsip statis. Akuisisi arsip ini tidak hanya melibatkan suatu
lembaga kearsipan, tetapi melibatkan peran dari pencipta arsip selaku pemilik dari
arsip tersebut untuk mengambil peran sebelum diserahkannya arsip statisnya
kepada lembaga kearsipan. Setiap pegawai yang bekerja dalam hal pengelolaan
arsip ini perlu memahami kegiatan akuisisi arsip ini untuk bagian yang harus
diketahui dalam manajemen kearsipan.2
Ada 5 sistem penyimpanan arsip yang telah ditetapkan baik itu di lembaga
pemerintahan ataupun swasta. Yaitu yang pertama menggunakan sistem abjad,
sistem masalah,sistem tanggal(kronologis),sistem nomor terakhir(terminal
digit),sistem klasifikasi desimal,serta sistem wilayah(geographic filling). Terkait
dengan tata cara meminjam arsip, untuk mencrgah hilang dan hancurnya arsip,
arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan sangat diatur dengan adanya
pencatatan semua peminjaman asrip. Peminjam juga harus mempunyai prosedur
yang telah ditentukan oleh instansi kearsipan, termasuk juga di KUA Panyileukan.
Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan dan ketidaktahuan pada
arsip.3
Saat kami meneliti di suatu KUA yang ada di Panyileukan mereka berkata
bahwa arsip-arsip yang mereka miliki itu merupakan arsip statis dikarenakan
arsip-arsip tersebut penting dan akan diperlukan lagi di masa mendatang. Kecuali

2
Bambang Parjono Widodo, Pengurusan Surat, hlm. 1.
3
Drs. Sularso Mulyono,dkk “Manajemen Kearsipan” Semarang: UNNES Press
Semarang,2011
arsip-arsip dari calon pengantin yang belum melakukan ijab qabul itu belum bisa
dikatakan arsip statis karena masih belum jelas nilai gunanya. Sebaliknya arsip-
arsip dari data-data calon yang sudah melakukan ijab qabul itu sudah masuk ke
dalam arsip statis karena sudah memiliki nilai guna dan menjadi arsip penting.
Karena itulah arsip-arsip tersebut akan di bundel. Arsip-arsip penting yang di
bundel itu ada 2, yaitu NB (Persyaratan Catin) isinya berupa KTP, KK, NA, N1,
N2 (Data Calon Pengantin), dan surat persetujuan mempelai, yang kedua yaitu
Akta Nikah.
Arsip Statis yang tercipta ini wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan,
sebagaimana hal itu tercantum dalam UU Nomor. 43 Tahun 2009 Pasal 53. 4 Dari
dulu hingga sekarang arsip-arsip yang di akuisisi di KUA Panyileukan ini
meliputi Arsip data-data Bundelan Calon Pengantin, Akta Nikah, Surat Masuk
(Surat Dari Instansi Lain), Surat Keluar (Surat Pengantar Perkawinan), Data-data
Legalisir Ijazah, dan Data Pengeluaran KUA untuk diserahkan kepada pihak pusat
(Kemenag), ada arsip-arsip yang lainnya tetapi yang kita teliti hanya meliputi
arsip itu saja.
Praktik Akuisisi yang dilakukan di KUA Panyileukan dikatakan masih
jauh dari standar, dikarenakan proses akuisisinya dilakukan melalui perintah
kepala KUA yaitu Penghulu. Tetapi kondisi arsip yang berada di KUA tersebut
belum pernah mengalami kerusakan, dikarenakan juga KUA tersebut masih baru.

Gambar 1. Arsip Tekstual Hasil Akuisisi

4
Adhitya Eka Putri, “Praktik Akuisisi Arsip Statis Dan Problematikanya Studi Kasus di
Universitas Negeri Yogyakarta”, Jurnal Pengembangan Kearsipan, Vol. 2, No. 1 (2019), hlm. 42.
Di KUA Panyileukan, Arsip-Arsip ini di akuisisi dan disimpan di dalam lemari
lemari. Tetapi, mereka juga memiliki permasalahan dalam hal pengelolaan Arsip.
Diantaranya yaitu:
1. Keterbatasan Sumber Daya Manusia, dimana Sub bagian dari KUA
tersebut hanya terdiri atas satu orang pimpinan dan Per Sub bagiannya
hanya terdapat 1 orang, Misal orang yang mengurus bundel 1, Orang yang
mengurus Surat Keluar 1, dan seterusnya.
2. Keterbatasan Ruang Penyimpanan Arsip. dikarenakan KUA ini masih
baru, dan merupakan pemekaran dari KUA Cibiru. Karena itulah mereka
belum mengalami atau menangani penyimpanan arsip yang yang lebih
luas. Tetapi, mereka hanya menggunakan lemari-lemari untuk menyimpan
atau mengakuisisi arsip-arsip statis, dan lemari-lemari tersebut berada di
ruangan-ruangan yang berbeda. Sehingga belum ada satu ruangan yang
khusus untuk akuisisi arsip.
3. Kurangnya Pemahaman dan Kesadaran terhadap kearsipan. Mungkin
dikarenakan pegawai arsipnya masih kurang memahami tentang
pengelolaan arsip dan arti penting dari arsip tersebut.

Klasifikasi Kearsipan di KUA Panyileukan

Kennedy (2000:112) menjelaskan bahwa klasifikasi sebagai suatu proses
pengkategorian arsip dari suatu organisasi ke dalam unit-unit temu balik.
Klasifikasi ini biasanya menggunakan sistematis huruf, nomor, atau suatu
kombinasi dari nomor dan juga huruf untuk mengidentifikasi suatu arsip, baik itu
arsip kertas maupun arsip berbasis teknologi.5
Manfaat klasifikasi ini menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 tentunya
digunakan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien
bersama-sama dengan tata naskah dinas, jadwal retensi arsip, serta klasifikasi
keamanan dan akses arsip. Sistem klasifikasi arsip adalah himpunan ketentuan dan
konvensi yang diterapkan dalam pengaturan organisasi tertentu untuk
mengklasifikasi, memberikan judul, dan menemukan kembali arsip dan informasi
lainnya.6
Klasifikasi arsip yang dilakukan di KUA Panyileukan adalah dengan cara
Sistem Penyimpanan Nomor Atau Numeric dan Sistem Penyimpanan
Kronologis/Urutan Waktu. Sistem Penyimpanan Numeric adalah sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor pengganti dari nama orang atau
nama badan disebut sistem nomor7, seperti Akta Nikah, dan Bundel. Keduanya di

5
Desi Pratiwi, Perancangan Skema Klasifikasi Dan Tesaurus, hlm.18.
6
Ibid., hlm. 19.
7
Sattar, Manajemen Kearsipan, hlm. 55.
kelompokkan dari nomor urut 1-50 maka akan langsung diakuisisi kan dan
seterusnya misal 51-100.

Gambar 2. Contoh Penyimpanan Numeric Akta Nikah

Sistem Penyimpanan Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang

didasarkan kepada urutan waktu surat di terima atau waktu dikirim keluar 8.
Seperti Surat masuk dan juga surat Keluar. Tetapi di KUA panyileukan ini surat
masuk dan keluar dikombinasikan juga dengan sistem Penyimpanan Numeric
yang jadinya Sistem Penyimpanan nya terdapat dua yaitu Numeric dan
Kronologis.

Gambar 3. Contoh Sistem Peyimpanan Numeric dan Kronologis

8
Ibid., hlm. 57.
 Tetapi untuk mengetahui ini nama Arsip apa itu menggunakan sistem
Penyimpanan Inisial misal Surat Masuk dan keluar dinamai BP 4 tetapi dalam
akuisisi yang berbeda.

Proses Preservasi
Preservasi arsip adalah suatu kegiatan untuk memastikan informasi atau
data data tersebut tersimpan dengan baik dan dapat digunakan. Tujuan adanya
pemeliharaan arsip adalah untuk memastikan bahwa arsip tersebut akan dijaga
dengan tepat.9
Kegiatan Preservasi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
melestarikan dan mempertahankan kondisi arsip supaya dapat bertahan lama dan
dapat digunakan dengan baik apabila dibutuhkan. Pemeliharaan arsip tersebut
bukan hanya dalam bentuk fisik saja, tetapi kepada isi informasinya juga.
Umumnya, pemeliharaan arsip ini bertujuan agar menjamin perlindungan yang
cukup dari informasi kultura dan historis yang bernilai abadi dan akses untuk
generasi sekarang atau yang akan datang (Sulistyo-Basuki, 2013: 7.24).10
Para pengelola arsip di KUA Panyileukan ini mereka diamanatkan untuk
melakukan preservasi arsip statis ini untuk menjamin keselamatan arsip-arsip
tersebut, sebagai bentuk tanggung jawab bagi kehidupan masyarakat. Meskipun
mereka belum mengetahui semua mungkin untuk hal apa saja yang harus
dilakukan untuk melakukan preservasi tersebut. Dan mereka hanya sedikit
menjelaskan tentang bagaimana mereka melakukan preservasi tersebut.
Untuk melakukan preservasi ini dilakukan dengan beberapa aspek. Yang
pertama kita harus tau jenis kertas yang dipakai, tinta, lem, Kerusakan luar seperti
kelembapan, Udara, Debu, Kotoran, Jamur, dan Rayap serta tempat penyimpanan
arsip juga harus kita perhatikan.11
Namun ketika kita mewawancara, para petugas arsip itu mengatakan hal
yang sama terus menerus bahwa dikarenakan KUA ini berdiri belum lama jadinya
belum pernah ada arsip yang rusak, karena mungkin penyimpanan nya juga aman
dan satu hal lagi dimana arsip-arsip berupa kertas itu di bundel dan disimpan
dengan baik sehingga aman.
Dan tentu karena tempat penyimpanan arsip mereka di dalam lemari dan
tempat tersebut kering lalu tidak menghadap langsung ke sinar matahari
9
Ade Nufus, “Preservasi Arsip”, Jurnal Libria, Vol. 9, No. 2 (2017), hlm. 215.
10
Rio Permana dan Yuli Rohmiyati, “Analisis Preservasi Arsip Statis Tekstual
Sebagai Upaya Pelestarian Arsip Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Kabupaten Pati”, Jurnal Ilmu Perpustakaan, Vol. 6, No. 3, hlm. 73.
11
Op.Cit., hlm. 111-114.
menyebabkan fisik arsip tersebut terjaga juga terpelihara juga tempat-tempat
penyimpanan arsip mereka bersih. Namun mungkin ada beberapa hal yang masih
belum diperhatikan dalam pelestarian arsip tersebut, seperti kurangnya SDM
karena mereka berfikir KUA nya masih belum berdiri lama dan mereka tidak
memikirkan hal itu; ada juga salah satu prasarana yang kurang seperti AC untuk
menjaga suhu ruangannya.

Retensi Yang Dilakukan Di KUA Panyileukan

Betty R. Ricks (1992) mengatakan bahwa program retensi arsip
memberikan suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip,
memindahkan arsip tersebut ke tempat penyimpanan arsip in-aktif, memusnahkan
arsip yang sudah tidak bernilai guna dengan cara dibakar, atau dikubur.12
Namun, dikarenakan arsip mereka bersifat statis dan tentunya itu sangat
penting juga dibutuhkan kapan saja oleh penggunanya, ketika misalnya mereka
kehilangan buku nikah di KUA tersebut maka pihak KUA akan membantu
membuatkan lagi tetapi dengan syarat terdata di KUA tersebut dengan otomatis
data-data dari calon pengantin dibutuhkan kembali. Karena itulah para pegawai
KUA panyileukan itu belum melakukan retensi untuk memilih antara yang
dibuang atau di simpan.
Tetapi mungkin jika arsip-arsip seperti arsip masuk yang sudah bernilai
berpuluh-puluh tahun di masa yang akan mendatang jika sudah ada jadwalnya
untuk di retensi dan mendapatkan persetujuan untuk di retensi maka akan
dilakukan retensi arsip tersebut. Namun, penulis dan pihak KUA bahkan belum
mengetahui retensi apa yang dilakukan jika sudah ada jadwalnya, apakah akan
dibakar, dikubur atau yang lainnya.

12
Mustari Irawan, Perancangan Jadwal Retensi Arsip, hlm. 13.