BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengelolaan Arsip

1. Pengertian Pengelolaan Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa

Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari

kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang

menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia”

berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”.

Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya

menurut Serdamayanti dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai

saat ini. Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia arti arsip adalah

dokumen yang disimpan sebagai referensi, dokumen berupa surat atau akta

dan sebagainya yang dikeluarkan oleh instansi resmi. (Rosalin, 2017).

The Liang Gie dalam (Asriel, 2019) mengungkapkan bahwa Arsip

adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.

Sedangkan menurut Choiriyah, “Arsip biasanya disebut dengan

warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis yang tercipta dalam bentuk
gambar maupun bagan yang memuat keterangan – keterangan mengenai
suatu subyek (pokok persoalan) maupun peristiwa yang dibuat sebagai
bahan ingatan bagi penggunanya” (Rosalin, 2017)

Pengertian lain dari arsip adalah segala kertas, berkas, foto, film,

mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen dalam segala
 macam bentuk yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti

tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

Pengelolaan dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula

pengaturan atau pengurusan. Banyak orang yang mengartikan manajemen

sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan memang

itulah pengertian yang popular saat ini.

Wursanto mengemukakan “Pengelolaan Arsip yaitu kegiatan yang

berhubungan dengan penerimaan warkat, pencatatan, penyimpanan,
pengiriman, penyusutan atau pemusnahan warkat, pencatatan. Prosedur
pengelolaan arsip yaitu, prosedur peminjaman/pengembalian arsip, prosedur
penyimpanan arsip,prosedur penyusutan” (Marlinda, 2020).

“Pengelolaan arsip juga bisa diartikan juga sebagai manajemen arsip,

yaitu proses dari sebuah organisasi mengelola arsip baik yang diciptakan
maupun diterimanya dalam berbagai format dan media. Dengan demikian
pengelolaan arsip bertujuan pokok untuk menjamin ketersediaan arsip
sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan sebagai alat bukti yang sah dalam
rangka pelaksanaan fungsi tugas negara” (Hendrawan & Ulum, 2017).

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa

pengelolaan arsip merupakan serangkaian proses yang meliputi penerimaan,

pencatatan, penyimpanan, pengiriman, serta pemusnahan atau penyusutan

arsip dalam berbagai format dan media. Dalam pengelolaan arsip, terdapat

berbagai prosedur yang harus diikuti, seperti prosedur peminjaman dan

pengembalian arsip, prosedur penyimpanan arsip, dan prosedur penyusutan

arsip.

2.Peran Pengelolaan Arsip

 Peran arsip dalam suatu organisasi atau lembaga memiliki arti

penting dalam memastikan integritas, transparansi, dan akuntabilitas

informasi. Berikut adalah beberapa penjelasan mengenai peran arsip

menurut beberapa ahli:

1. Menurut Muller (2018), peran arsip adalah sebagai sumber data

historis yang penting untuk penelitian, pengambilan keputusan, dan
dokumentasi perkembangan suatu organisasi atau masyarakat. Arsip
menjadi bukti yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan untuk
keperluan historis dan akademis.
2. Menurut Irwan Abdullah (2019), peran arsip adalah sebagai pusat
informasi yang penting untuk mendukung proses pengambilan
keputusan yang efektif, memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan
hukum, serta mendukung akuntabilitas dan transparansi dalam
operasional organisasi.

3.Tujuan Pengelolaan Arsip

Drs. Anhar, dalam bukunya yang berjudul “Pengurusan surat dan

kearsipan”, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan adalah

menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukan kembali

bila sewaktu-waktu diperlukan.Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan

bahwa tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Memelihara arsip dengan baik.

2. Menyimpan warkat dengan system yang tepat,sehingga mudah ditemukan

kembali secara cepat dan tepat pula.

3. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.

4. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.

5. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

4. Fungsi Pengelolaan Arsip

Secara umum arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti

yang bisa digunakan untuk masa mendatang. Arsip dapat dibedakan

berdasarkan fungsinya, antara lain:

1. Arsip Dinamis

Menurut Abdul Wahab (2018), arsip dinamis adalah kumpulan

dokumen atau informasi yang masih aktif digunakan dalam kegiatan
operasional suatu organisasi. Dokumen atau informasi dalam arsip
dinamis cenderung mengalami perubahan atau penambahan secara
teratur sesuai dengan kebutuhan saat ini.

Sedangkan Menurut Suryono (2020), arsip dinamis adalah

dokumen atau informasi yang masih sering digunakan dan diperbarui
dalam proses operasional organisasi, sedangkan arsip statis merupakan
dokumen atau informasi yang tidak lagi aktif digunakan dalam proses
operasional sehari-hari organisasi dan cenderung disimpan untuk
keperluan referensi atau dokumentasi sejarah.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan organisasi atau perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis aktif

dibedakan menjadi dua:

a. Arsip dinamis aktif

Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung

dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi.

b. Arsip dinamis In aktif

Arsip dinamis in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi

penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah

menurun.
 c. Arsip vital

Merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan

berketerangan yang dipermanenkan baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh arsip nasional republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

Menurut Irwan Abdullah (2019), arsip statis merupakan

kumpulan dokumen atau informasi yang telah melewati periode aktif
penggunaannya dan tidak memerlukan akses yang sering dalam
operasional sehari-hari suatu organisasi. Arsip statis umumnya disimpan
untuk keperluan referensi atau dokumentasi sejarah.

Fungsi kearsipan dibagi menjadi beberapa nilai guna berdasarkan

Modul pengantar kearsipan pusat pendidikan dan pelatihan kearsipan

Republik Indonesia. Fungsi arsip dapat digariskan sebagai berikut (Neny

Anindya Sanora 2016:4046)

a) Nilai guna primer

b) Nilai guna sekunder

c) Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan.

d) Penyimpanan dokumen sebagai alat bukti otentik

e) Sebagai pedoman kerja.

5. Sistem Penyimpanan Arsip

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem

penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip

dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-

masa yang akan datang”. Sistem arsip merupakan sistem yang mencakup

keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip. Ada 5 jenis sistem penyimpanan

arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi

pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

1. Sistem Subjek

Merupakan metode pengelompokan arsip berdasarkan topik atau subjek

tertentu. Dokumen atau informasi dikelompokkan bersama berdasarkan

konten atau materi yang relevan.

2. Sistem Wilayah Merujuk pada metode pengelompokan arsip

berdasarkan lokasi atau wilayah tertentu. Arsip dikelompokkan

berdasarkan asal atau tempat terkait dengan informasi yang disimpan.

3. Sistem Abjad

Merupakan metode pengelompokan arsip berdasarkan urutan alfabetis.

Dokumen atau informasi diatur berdasarkan urutan huruf pertama dalam

penamaan atau judul dokumen

4. Sistem Nomor
 Merujuk pada metode pengelompokan arsip berdasarkan urutan numerik

atau angka. Dokumen atau informasi diidentifikasi dan dikelompokkan

berdasarkan nomor atau kode tertentu yang telah ditetapkan.

5. Sistem Tanggal

Merupakan metode pengelompokan arsip berdasarkan urutan waktu

atau tanggal. Dokumen atau informasi dikelompokkan berdasarkan

kronologi atau tanggal kejadian terkait dengan arsip tersebut.

2.2. Kerangka Pemikiran

Terlaksana dengan
Indikator:
baik
- Penerimaan warkat,

- Pencatatan,

- Penyimpanan, Terlaksana dengan

cukup baik
- Pengiriman,

- Pemusnahan warkat

Menurut Wursanto dalam jurnal

(Marlinda, 2020) Tidak terlaksana
dengan baik