PENGERTIAN KEARSIPAN

Kearsipan secara etimologi berasal dari kata ‘arsip’ yang berasal dari bahasa Yunani
yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin
disebut felum (bundel) dan dalam bahasa Inggris berarti file. Kearsipan dalam bahasa inggris
berrati filing. File adalah bendanya, sedangkan filing adalah kegiatannya.
kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan,
pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan
cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

RUANG LINGKUP KEGIATAN KEARSIPAN

Ruang lingkup kearsipan yaitu kegiatan-kegiatan dalam pengelolaan arsip mulai dari
penerimaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.
Menurut Dewi Anggrawati 2004: 19 menyebutkan bahwa ruang lingkup kegiatan kearsipan
sebagai berikut Ruang lingkup kegiatan kearsipan dimulai dari kegiatan penciptaan,
penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan dan berakhir dengan penyusutan. 

DEFINISI ARSIP
Kata Arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “Archief” dalam
bahasa Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”.
Sedangkan dalam bahasa Latin disebut dengan “archivum” atau “archium”.
Dan dalam bahasa Yunani disebut dengan “arche” yang berarti permulaan. Menurut Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Bab 1 Pasal 1 menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

JENIS-JENIS ARSIP
1) Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
a. Arsip berbentuk lembaran. Contohnya: surat, kuitansi, faktur, dll
b. Arsip tidak berbentuk lembaran. Contohnya: disket, flash disk, cd, dvd, dll
2) Jenis arsip berdasarkan masalahnya
a. Financial record, yaitu catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan.
Misalnya kuitansi, giro, cek.
b. Inventory record, yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.
c. Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
d. Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh:
daftar agen distributor,dan daftar penjualan barang.
e. Production record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah produksi. Contoh:
arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan, data produksi barang
atau jasa, dll.
3) Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
a. Lembaga Pemerintahan, yaitu meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip
Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I
(Arsip Nasional Daerah).
b. Instansi Pemerintah/swasta, yaitu meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip
sentral dan arsip unit.
4) Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi.
Misalnya surat undangan, dan brosur.
b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting/dibutuhkan, namun dengan
seiringnya waktu  tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu,
Contoh: surat lamaran kerja.
c. Arsip penting, yaitu arsip yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan
datang, contoh: surat perjanjian atau surat kuasa.
d. Arsip sangat penting, yaitu dokumen yang keberadaannya sangat penting dan
dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah).
Contoh: naskah proklamasi.
e. Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang atau kelompok tertentu
dalam sebuah organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.
5) Jenis arsip berdasarkan fungsinya
 a. Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi
lagi menjadi 3 jenis yaitu :
- Arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu
organisasi. Contohnya : Daftar hadir atau absen karyawan
- Arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun
dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi.
Contohnya : Rapot
- Arsip vital adalah dokumen yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat
Tanah dan Bangunan
b. Arsip statis yaitu dokumen yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya : Surat
Keputusan.
6) Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum
a. Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
b. Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli
dengan tinta.
7) Jenis Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya
a. Arsip Asli, adalah dokumen yang awal dari mesin ketik, cetakan printer, tanda
tangan basah dan legalisasi asli atau dokumen utama.
b. Arsip Tembusan, adalah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana
proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain
penerima dokumen asli.
c. Arsip Salinan, adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
PENGELOLAAN ARSIP
Menurut Muhidin, S.A., dan Winata Hendri (2016:17) pengelolaan arsip adalah
proses pengendalian arsip dinamis dan arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis pada
unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan dilingkungan organisasi.
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan
pengambilan keputusan,atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang
bersangkutan.

AZAS DALAM KEARSIPAN

1) Asas sentralisasi : adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di
pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. 
2) Asas desentralisasi : adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. 
3) Asas gabungan : adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas
sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi

SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK

Menurut Warsanto, 1991 : 30-32, sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi
dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 
1. Mudah dilaksanakan, sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak
menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam
pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti, sistem  kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai
kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan
kata lain, sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luasnya ruang lingkup
kegiatan organisasi. 
3. Murah/Ekonomis, sistem  kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis
baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau
perlengkapan arsip. 
4. Tidak memakan tempat, yang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan
arsip-arsip yang harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat
penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip,
lemari dan sebagai terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada
dasarnya  sistem  kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. 
5. Mudah dicapai, sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai
dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu  sistem  kearsipan yang baik bagi
suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. 
6. Fleksibel atau luwes, fleksibel atau luwes artinya  sistem  filing  yang digunakan
dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai  filing
yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. 
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, salah satu tujuan kearsipan
adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk
kerusakan. Oleh karena itu, sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah
campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang
bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam
bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembapan udara. 
8. Mempermudah pengawasan, untuk mempermudah pengawasan dalam bidang
kearsipan,  sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai
macam perlengkapan/peralatan misalnya: 

 Kartu Indeks 

 Lembar Pengantar 

 Lembar Tunjuk Silang 

 Kartu Pinjaman Arsip atau out slip dan sebagainya.

PROSEDUR KEARSIPAN
Prosedur kearsipan terdiri atas prosedur permulaan dan
prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat-surat masuk meliputi  kegiatan
administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan.
Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat,
pencatatandan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah
sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan
menempatkan.
Macam-Macam Peralatan Kearsipan

1) Filling cabinet : adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi
yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000
lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet
kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.
2) Rotary Filling (alat penyimpanan berputar) : adalah semacam filling cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini
secara lateral.
3) Lemari arsip : adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip.
Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang
menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat
dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip
dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan
terebih dahulu arsip dimasukan ke map.
4) Rak Arsip : adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan
kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga
tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk
menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi
ataupun kayu.
5) Map arsip : adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip.
Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa
macamm-macam jenis map :
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.
b. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan
penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa
menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus
dilubangi dengan menggunakan perforator.
 c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini
fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam
kotak secara vertikal.Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi
atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder
juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada
didalamnya.
6) Ordner : adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup
kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat
kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
7) Guide : yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan
atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda
atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya
Guide diletakan didepan folder jika penyimpanannya menggunakan filling
cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau
map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan
bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna
folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan,
tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.
Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :

 Guide pertama
 Guide kedua
 Guide ketiga
8) Stapler : adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler
digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik,
serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan
logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya,
 supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak
memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak
resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan
cekrekan.
9) Perforator : adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.  Perforator di gerakan dengan
tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga
diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah
sebagai berikut :
 Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas
dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
 Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh
batas tepi perorator.
 Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
10) Numerator : adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut
bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut:
1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6
digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih
dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat
pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika
tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja
numerator adalah sbb:

 Beri tinta pada bantalan huruf numerator

 Atur nomor awal
 Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
11) Kotak/box : adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu
disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet kesamping).
12) Alat sortir : adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima,
diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai
bergam bentuk dan bahan. Ada  yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.
13) Label : adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa
diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan
berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi
lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
14) Tickler file : adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.namun demikian, tickle file
bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian
dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai
alat pengingat bagi petugas arsip.
15) Cardex (card indeks) cabinet : adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks
dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.alat ini terbuat dari
bahan besi baja dan kayu.
16) Rak/ laci kartu : adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan
kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan
banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
17) Alat penyimpanan khusus : adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya.
Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga
perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data
elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan

1) Kartu indeks : adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan,
gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan
ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang :

 Judul/ caption
 Nomor surat
 Hal surat
 Tanggal surat
 Kode surat
  Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan
subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen
disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat
membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/
kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/
perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan
sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis.

Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip
tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip
tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam.
Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika
tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih
dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip
tersebut.

Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat
dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks.
Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis).

2) Kartu tunjuk silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks
adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang
terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari
suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya,
tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang.
Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan
peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah
keruwetan dalam sistem penyimpan.

Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain
sebagai berikut:
Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

 Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama
populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya
 Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-
surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Indeks  bagian atas      : Lim, Lim Tek

Indeks bagian bawah   : Ted, Halim

Kode                             : Te

 Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh

Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat
Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI.
Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang
ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya
seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang.

3. Lembar pinjam arsip

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai
berikut :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip
yang dipinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut :

1. Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai
tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
 2. Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.
3. Lembar ke 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai
bahan ingatan.
4. Map pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya
surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)dan menempatkannya di tempat
map yang telah dipinjam.

5. Buku Arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.