TUGAS MAKALAH

ADMINISTRASI UMUM
D
I
S
U
S
U
N

OLEH:
1. Aji Januardi
2. Amanda Regina Lunar
3. Calvin Westlie
4. Charlie Lay
5. Monica
Kata Pengantar
Puji dan syukur kami pannjatkan kepada ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga Kami dapat
menyelesaikan makalah ini guna memenuhi tugas kelompok untuk mata
pelajaran Administrasi Umum bab 5 Sistem Kearsipan
Saya ucapkan terima kasih kepada Ibu Sri Esri selaku guru Administrasi
Umum yang telah memberikan tugas ini sehingga kami dapat menambah
pengetahuan dan wawasan tentang Sistem Kearsipan.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini jauh dari sempurna dari
segi penyusunan, bahasa, maupun penyusunnannya. Oleh karena itu, kami
mengharapkan segala bentuk saran dan kritik yang membangun dari berbagai
pihak.
Kami berharap semoga makalah ini dapat menambah wawasan para
pembaca dan bisa bermanfaat untuk perkembangan dan peningkatan ilmu
pengetahuan.

Contents
No table of contents entries found.
 BAB 5
SISTEM KEARSIPAN

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu :
1. Menjelaskan prosedur penataan
surat/dokumen;
2. Mempraktikan penataan surat/dokumen sesuai
dengan sistem yang berlaku.
A. Sistem Kearsipan (Filing System)
1. Pengertian Arsip
Setiap aktivitas perkantoran baik pemerintah maupun swasta memerlukan data
dan informasi Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor
adalah arsip. Dalam bahasa Latin, arsip disebut felum yang artinya tali atau benang.
Dalam bahasa Inggris arsip disebut file Namun perkembangan terakhir, orang cenderung
menyebut arsip sebagai warkat.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah segala kertas, berkas,
naskah, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen lain
dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara
penciptaannya yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan
organisasi maupun fungsi-fungsi kebijakan.
Selain menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), ada juga pengertian arsip
menurut The Liang Gie, arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan
apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat.

2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan secara etimologi berasal dari kata 'arsip' yang berasal dari bahasa Yunani,
yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Adapun pengertian kearsipan
sebagai berikut.

a. Mulyono, dkk berpendapat bahwa kearsipan adalah tata cara pengurusan

penyimpanan warkat menurut aturan yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok,
yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

b. Dalam Kamus Administrasi, kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan

penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai
penyingkirannya

c. Menurut R. Subroto dalam buku "Kearsipan dan Dokumentasi" yang dimaksud dengan
kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, peme
liharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
3.Asas dalam Kearsipan
Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan, penyelenggaraan dan pengelolaan
kearsipan dilaksanakan dengan asas sebagai berikut.
a. Asas kepastian hukum, pelaksanaan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan
hukum dan selaras dengan aturan undang-undang serta keadilan dalam kebijakan
b. Asas keterpercayaan, kegiatan kearsipan harus asli dan terpercaya agar dapat
digunakan penyelenggara negara. sebagai bukti.
c. Asas keutuhan, penyelenggaraan kearsipan harus terhindar dari pengurangan,
penambahan, dan pengubahan, baik dari segi isi maupun fisik yang dapat
mengurangi keterpercayaan arsip.
d. Asas asal-usul, arsip harus dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip dan tidak
tercampur dengan pencipta yang lain.
e. Asas aturan asli, arsip harus tertata sesuai dengan pengaturan aslinya atau dengan
aturan saat arsip masih digunakan untuk kegiatan pencipta arsip.
f. Asas keamanan, arsip harus terjamin keamanannya dan kemungkinan kebocoran
dan nanan, penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berkepentingan.
g. Asas keselamatan, arsip harus terjamin keselamatannya dari bahaya, baik dari alam
maupun perbuatan manusia.
h. Asas keprofesionalan, penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh pihak
yang profesional dan berkompetensi dalam bidang kearsipan
i. Asas akuntabilitas, arsip harus mampu merefleksikan suatu kegiatan dan peristiwa
dalam rekaman sebagai bahan akuntabilitas. dan negara.
j. Asas kemanfaatan, arsip harus memberi manfaat bagi kehidupan masyarakat,
bangsa
k. Asas aksesibilitas, penyelenggaraan arsip harus memberi kemudahan bagi
masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
l. Asas kepentingan umum, penyelenggaraan kearsipan memperhatikan kepentinga
umum dan menghindari adanya diskriminasi.
4. Macam-Macam Arsip
Macam-macam arsip dapat dibedakan sebagai berikut.
a. Dilihat dari Segi Bentuk Fisiknya
Penggolongan arsip berdasarkan segi bentuk fisiknya sebagai berikut.
1) Arsip yang berbentuk lembaran, misalnya, surat, warkat, akta notaris, SK pendirian
bangunan, sertifikat tanah, foto, dan lain-lain.
2) Arsip yang tidak berbentuk lembaran, misalnya, disket, harddisk, video kaset,
flashdisk mikrofilm, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.
b. Dilihat dari Segi Masalahnya
Penggolongan arsip berdasarkan segi masalahnya dapat dibedakan sebagai berikut
1) Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah
keuangan, misalnya, kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit
2) Inventory record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris, misalnya, catatan jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.
3) Personal record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian, misalnya, surat lamaran kerja, curriculum vitae, dan absensi
4) Sales record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah penjualan,
misalnya, data penjualan dan daftar nama distributor.
5) Production record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah
produksi, misalnya, jenis bahan baku dan jenis kualitas barang.

c. Dilihat dari Segi Pemiliknya

Penggolongan arsip berdasarkan segi pemiliknya dapat dibedakan sebagai berikut
1) Lembaga pemerintah

a. Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan inti organisasi dari lembaga kearsipan
nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnas Pusat).
b. Arsip sasional di tiap-tiap ibu kota daerah tingkat 1, termasuk daerah-daerah yang
setingkat dengan daerah I (daerah istimewa dan daerah khusus) yang disebut Arsip
Nasional Daerah (Arnasda).

2) Instansi pemerintah atau instansi swasta

a. Arsip primer dan arsip sekunder Arsip primer adalah arsip asli bukan tindasan,
bukan karbon kopi, bukan salinan atau bukan mikrofilmnya. Adapun arsip sekunder
adalah arsip yang berupa tindasan, karbon kopi, salinan, atau mikrofilmnya.
b. Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat
arsip Adapun arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap
bagian organisasi.
d. Dilihat dari Segi Sifatnya
Penggolongan arsip berdasarkan segi sifatnya dapat dibedakan sebagai berikut

1)Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama lamanya Arsip ini tidak terbatas kegunaannya dan
mempunyai nilai istimewa sehingga tidak boleh dimusnahkan Contoh surat
keputusan pengangkatan pegawai negeri.
2)Arsip penting (esensial) adalah semua arsip yang ada hubungannya dengan
masa lalu dan sekarang, yang dapat membantu kelancaran kegiatan
organisasi atau sukar mendapatkan gantinya Contoh surat kontrak kerja
3)Arsip tidak penting, adalah arsip yang nilai kegunaannya bersifat
sementara, hanya kadang-kadang diperlukan. Contoh surat undangan
4)Arsip biasa adalah arsip yang semula mempunyai kegunaan penting dan
akan menjadi arsip yang tidak berguna Contoh surat lamaran pekerjaan.
5)Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu. Contoh arsip tentang penilaian pegawai

e. Dilihat dari Segi Fungsinya

Penggolongan arsip berdasarkan segi fungsinya dapat dibedakan menjadi
dua sebagai berikut.
1) Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara
2) Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam
perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya ataupun penyelenggaraan administrasi negara.

f. Dilihat dari Keasliannya

Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan
sebagai berikut.
1) Arsip asili yaitu dokumen yang langsung terkena entakan mesin tik,
cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan
dokumen utama
2) Arsip salinan yaitu dokumen yang pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli
3) Arsip lembusan yaitu dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya yang
dalam pem buatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan kepada
pihak selain penerimaan dokumen asli
 g. Dilihat dari Kekuatan
Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi
hukum dapat dibedakan sebagai berikut
1) Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotokopi atau fim) sebagai tanda keabsahan dari isi
arsip bersangkutan Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti
hukum yang sah.
2) Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm,
dan hasil cetak komputer.

5. Fungsi Arsip
Arsip Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan
sebagai berikut.
a. Sebagai alat penyimpanan warkat.
b. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
c. Sebagai alat bantu bagi pejabat dalam menentukan kebijakan perusahaan.
d. Kearsipan berarti menyimpan secara teratur dan tetap warkat-warkat
penting mengenal kemajuan perusahaan.

6. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban. nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pengelolaan
arsip dapat dijabarkan sebagai berikut.
a. Agar arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan
tepat.
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang
dibutuhkan.
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip dan kelestarian arsip.
f. Untuk menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
7. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Peralatan dan perlengkapan kearsipan sebagai berikut.
a. Filing cabinet, yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing
cabinet meliputi lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
b. Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal
dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya. Guide berfungsi
sebagai pembatas kelompok sekaligus petunjuk folder yang ada di
belakangnya.
c. Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan warkat yang ditempatkan di belakang guide. Ada empat macam
folder, yaitu brief order stopmap, snelhecter, dan hanging map.
d. Rak sortir, yaltu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disimpan dalam folder masing-
masing.
e. Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang di dalamnya
memuat data tentang warkat yang akan disimpan. Kartu indeks digunakan
sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
f. Laci kartu indeks, yaitu laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan
urutan abjad.

B. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Abjad (Filing

System Aphabetic)
1. Pengertian Sistem Abjad
Sistem abjad adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan urutan abjad Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan
nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima
surat Nama-nama tersebut terlebih dahulu diindeks berdasarkan peraturan
yang berlaku. Berdasarkan indeks inilah surat diberi kode
2. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode
a.Mengindeks Dan Memberi Kode Nama Orang
Dalam peraturan ini nama orang dibedakan sebagai berikut.
1) Peraturan mengindeks nama orang Indonesia
a) Nama tunggal, yaitu nama yang terdiri atas satu kata diindeks
sebagaimana nama itu ditulis (satu unit).
b)Nama ganda adalah nama yang terdin atas satu kata atau lebih diindeks
berdasarkan nama terakhir
c) Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang yang diikuti oleh nama
keluarga/suku/marga diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga
d)Nama yang memakai singkatan di depan atau belakang dan tidak
diketahui kepanjangannya diindeks nama jelasnya Adapun nama yang
memakai singka di depan atau belakang dan diketahui kepanjangannya
diindeks dengan cara menulis nama lengkapnya.
e)Nama yang memakai gelar (gelar kebangsawanan, keagamaan
kesarjanaan dan kepangkatan) yang diindeks adalah nama asli marga,
atau keluarga Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda
kurung Bila diikuti nama tunggal. gelar ikut diindeks.
Beberapa gelar yang umum yang dipakai sebagai berikut.
1) Gelar kebangsawanan, misalnya, datuk, sutan, raden ajeng, sinuhun,
sultan, sunan, kanjeng, dan sebagainya.
2) Gelar keagamaan, seperti kiai, haji, hajah, pastor, pendeta, biksu,
uskup, dan sebagainya.
3) Gelar akademis, seperti Drs.; Dra.; dr.; MM.; S.Pd.; dan sebagainya
4) Gelar jabatan, seperti camat, lurah, bupati, kepala, sekjen, dan
sebagainya
5) Gelar kepangkatan, seperti kolonel, letkol, Ida, brigjen, dan
widyaiswara
f) Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (biasanya orang Bali),
diindeks nama din. diikuti urutan kelahiran dan gelar (jika ada)
g) Nama yang didahului nama baptis, diindeks nama aslinya
h) Nama wanita yang diikuti nama suami nama keluarga suami atau nama
orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diindeks nama
suami, keluarga suami, atau nama orang tuanya.
i)Nama yang menggunakan bin binti, al. dan sebagainya diindeks menjadi
satu dalam satu unit, tetapi diabaikan dalam penyusunan kode abjadnya
2) Peraturan mengindeks nama orang asing
a) Nama orang Barat, Jepang, Korea, dan India, diindeks berdasarkan
nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli
b) Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai
satu kata
c) Nama orang Eropa yang memakai awalan (seperti de, Mc, van, del, el,
dan sebagainya), hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri,
tetapi merupakan dari nama keluarga, diindeks sebagai satu kata
Diabaikan dalam penyusunan kode abjadnya.
d) Nama orang Tiongkok dan Korea, diindeks tetap nama keluarga,
biasanya nama keluarga berada di depan.

b. Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan Berikut

peraturan mengindeks nama perusahaan

1) Nama perusahaan pada umumnya yang diindeks adalah nama yang

dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya
2) Nama bank atau perusahaan yang disingkat harus dipanjangkan
terlebih dahulu kemudian diindeks sebagaimana nama itu ditulis.
3) Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diindeks angka itu sebagai satu unit
4) Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan
singkatan, diindeks sebagai unit tersendir
5) Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung, seperti dari, dan,
pada, of, and, dan sebagainya, tidak diindahkan dalam mengindeks dan
ditempatkan di antara dua tanda kurung.
6) Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan, diindeks yang
menjadi ciri khusus baru diikuti jenis pendidikannya.

c. Mengindeks dan Memberi Kode Nama Instansi Pemerintah

Berikut peraturan mengindeks nama instansi pemerintah.
1)Nama instansi/lembaga pemerintah yang diindeks adalah nama pokok
dari instansi tersebut. Sifat dari organisasi ditempatkan di antara dua
tanda kurung. Apabila sifat organisasi itu diiringi nama tunggal, sifat
organisasinya ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi
tersebut.
2)Nama instansi negara asing diindeks unit politik negara yang
bersangkutan.
d. Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi atau
Perhimpunan
Nama organisasi/perhimpunan, diindeks kata pengenal terpenting dari
nama dan sifat organisasi, seperti persatuan, himpunan, dan partai
ditempatkan di unit terakhir.

3. Menyusun Daftar Klasifikasi

Setelah nama-nama diindeks berdasarkan peraturan yang telah
ditetapkan selanjutnya mengklasifikasikan surat-surat berdasarkan abjad
mulai dari A sampai Z Apabila ada abjad yang sama, penyusunan dilakukan
berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya Penyusunan kode dan
judul warkat tersebut ditulis menjadi daftar klasifikasi Daftar klasifikasi
adalah suatu daftar yang berisi pengelompokan arsip secara sistematis,
berdasarkan urutan abjad dari nama perorangan/organisasi

4. Prosedur Penyimpanan Surat

Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam kegiatan penyimpanan
sistem abjac ebagai berikut.
a. Pengumpulan surat-surat yang sudah selesai diproses dikumpulkan di
bagian kearsipan.
b. Pemeriksaan tanda pelepas, tanda pelepas ini diberikan oleh pimpinan
sebagai tana bahwa surat tersebut telah selesai diproses. Tanda pelepas
berupa kata-kata, seper arsip, simpan, file, dep (deponeer), atau paraf.
c. Mengindeks dan memberi kode arsip. Mengindeks dilakukan sesuai
peraturan yang berlaku. Memberi kode diperlukan sebagai dasar
penempatan di dalam laci, belakang guide, dan dalam folder.
d. Penyortiran. Kegiatan ini adalah kegiatan memisah-misahkan surat
sesuai kode yang telah ditetapkan.
e. Penyimpanan dan penataan surat. Kegiatan ini meliputi menaruh dan
menyimpan sun ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang
telah ditetapkan.
 5. Penemuan Kembali Arsip yang Disimpan
Langkah-langkah penemuan kembali arsip berdasarkan sistem abjad
sebagai berikut.
a. Menentukan jenis arsip yang akan dipinjam.
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks.
c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya
dengan bon ping (out slip) jika yang dipinjam sebanyak satu folder.
d. Menyerahkan arsip kepada peminjam.

6. Istilah-Istilah dalam Sistem Abjad

Untuk memahami cara atau prosedur penyimpan an surat
menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah yang perlu
diketahui sebagai berikut.
a. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul atas beberapa
unit.
b. Indeks adalah suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam
pekerjaan kearsipan.
c. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul/caption.
d. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan
tanda pengenal. e. Kode adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan
pada lembaran surat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran surat
sebagai pedoman penyimpanan.
f. Kode arsip adalah kode yang diambil dari abjad pertama dari unit
pertama.

7. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Abjad Kelebihan dan

kelemahan sistem abjad sebagai berikut.
a. Kelebihan Sistem Abjad
1) Mudah diterapkan karena penyimpanan dan penemuan kembali
berdasarkan nama orang/instansi/perusahaan.
2) Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3) Sederhana dan mudah dimengerti.
4) Perlengkapannya berguna untuk bermacam-macam dokumen dan cocok
untuk tiap tiap dokumen.
b. Kelemahan Sistem Abjad
1) Sulit apabila terdapat nama yang sama, terutama nama orang.
2) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf
abjad yang berlainan.
3) Dalam sistem-sistem yang luas memerlukan waktu lama untuk
menemukan Kembali surat atau warkat.

C. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Tanggal

(Chronological Filing System)
1. Pengertian Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun. Dalam sistem ini, yang dijadikan
kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah tanggal, bulan, atau
tahun pembuatan surat atau tanggal surat yang tercantum pada barisan
tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri. Sistem tanggal merupakan
sistem yang paling sederhana dan praktis sehingga cocok diterapkan pada
perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit dan masalahnya belum
kompleks.

2. Merancang Klasifikasi Tanggal

Dalam sistem tanggal atau sistem kronologis, pengelompokan tetap
dilaksanakan atas sistem subjek, subsubjek, dan satuan subsubjek. Dalam
hal ini, yang dimaksud sebagai pengelompokan adalah tanggal, bulan, dan
tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat. Adapun yang ditetapkan
sebagai subjek adalah tahun, subsubjek adalah bulan, dan satuan subsubjek
adalah tanggal. Prinsip klasifikasi seperti yang telah dilakukan pada filing
sistem kearsipan yang lain (sistem alfabet, sistem nomor, sistem wilayah,
dan sistem subjek) mengarah pada susunan penataan arsip, yaitu mengatur
pengelompokan dan penyimpanan arsip pada unit-unit yang lebih kecil.
Pemberian kode dilakukan untuk menghemat tenaga, waktu, dan tempat.
3. Mengindeks dan Memberi Kode
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dan
tahun yang ada pada surat (tanggal surat) dijadikan sebagai kode
penyimpanan. Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang tahunnya
sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat atau surat yang bulannya
sama
berada di belakang guide yang sama. Sementara surat atau warkat yang
bertanggal sama terdapat dalam folder yang sama.

4. Prosedur Penyimpanan Arsip

Persiapan kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip
adalah mempersiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan
arsip yang menggunakan filing sistem tanggal.
a. Perlengkapan Kearsipan
Peralatan yang perlu disiapkan, antara lain filing cabinet, guide, folder, rak
sortir, label, out sheet, dan kartu indeks.

b. Prosedur Penyimpanan Surat

Langkah-langkah penyimpanan sistem tanggal harus dilakukan dengan
memperhatikan tanggal surat setiap surat yang masuk dan tanggal surat
dari setiap surat yang akan dikirim keluar. Ketelitian membaca tanggal,
bulan, dan tahun dari setiap surat merupakan kunci keberhasilan sistem ini.
Setiap kesalahan karena petugas yang kurang teliti akan memakan banyak
tenaga, waktu, dan biaya. Dalam sistem penyimpanan ini, arsip bisa
disimpan di pusat arsip (sentralisasi) atau di unit kerja masing-masing
(desentralisasi) atau campuran Hal tersebut tidak menjadi masalah. Namun,
prosedur yang dilaksanakan sama, yaitu memastikan bahwa surat telah
mendapat tanda pelepas, mencatat surat ke dalam kartu indeks,
mengindeks tanggal yang tercantum dalam surat tersebut menyortir surat
apabila yang akan disimpan terlalu banyak, menempatkan surat ke tempat
penyimpanan sesuai kode laci, kode guide, dan kode folder, serta
menyimpan kartu indeks ke dalam cardex.
c. Petugas Penyimpanan Arsip
Kriteria petugas penyimpanan arsip sebagai berikut.
1) Mengetahui pentingnya pembuatan pada tanda pengenal pada sistem
penataan
tanggal.
2) Memahami dan menerapkan aturan pengindeksan secara tanggal dengan
baik.
3) Membuat kode arsip secara teliti.
4) Selalu menyortir arsip sebelum disimpan.
5) Mengetahui dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan baku
untuk penyimpanan secara baik sehingga membantu pencapaian
keberhasilan dalam efisiensi pekerjaan.

d. Penemuan Kembali Arsip yang Disimpan

Penemuan kembali arsip filing dengan sistem tanggal dapat dicari
langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuan kembali
arsip yang disimpan sebagai berikut.
1) Teliti arsip yang diminta atau dicari kemudian temukan kodenya.
2) Isi bon peminjaman.
3) Lihat buku arsip dan kartu indeks. Selanjutnya, menuju tempat
penyimpanan.
4) Cari arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip.
5) Ambil arsip yang diminta.
6) Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil.
7) Serahkan arsip kepada yang memerlukan.
8) Peminjaman arsip.

D. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Nomor (Numeric

Filing System)
1. Pengertian Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat
berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah
nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada
daftar klasifikasi. Pada praktiknya, sistem ini terbagi tiga macam, yakni
sistem ilustrasi, sistem pengarsipan nomor langsung, dan sistem
pengarsipan setara.
a. Sistem llustrasi
Sebagian besar sistem pengarsipan secara permanen siap pakal
menggunakan warna atau angka untuk menandakan batas. Nomor-
nomornya selalu berurutan sehingga orang buta warna dapat
menemukan arsip yang benar. Dalam sistem ilustrasi, visualisasi warna
secara kontras merupakan bantuan yang berguna dalam mempelajarinya.

b. Sistem Pengarsipan Nomor Langsung

Sistem pengarsipan nomor langsung mempunyai bagian utama dengan
penomoran ratusan (100, 200, dan seterusnya) yang ditandai dengan
petunjuk pada posisi pertama dengan tanda merah. Subbagiannya
ditandai dengan petunjuk pada posisi kedua dengan tanda biru dan
petunjuk posisi ketiga dengan tanda kuning. Semuanya dalam puluhan.
Semua label petunjuk dapat disisipkan sehingga batas nomor-nomor bisa
digunakan sesuai kebutuhan kantor. Masing-masing folder mempunyai
tanda potongan yang menunjukkan nomor-nomor dan nama-nama.

C. Sistem Pengarsipan Setara

Sistem pengarsipan setara mempunyai folder berwarna dengan nomor-
nomor bercetak tebal yang berurutan. Folder mudah dikenali dari warna
dan nomor yang tercantum dalam tab-tab di posisi pertama dan ketiga.
Penandaan tab-tab di tengahnya dapat dilakukan dengan sistem ini, tetapi
dengan kelompok warna yang berbeda. Folder-folder diurutkan dalam
warna-warna yang diinginkan. Adapun warna-warna yang digunakan
adalah oranye, kuning, abu-abu, biru, merah, ungu, cokelat kayu, hijau,
atau warna warna yang direkomendasikan dapat mengenali folder yang
salah diarsipkan. Nomor awal folder merupakan nomor yang secara
khusus disusun dengan nomor yang urut (sebagai contoh, 2, 4, 6, atau 10,
20, 30, 40).
 2. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Nomor
Adapun kelebihan dan kelemahan sistem nomor sebagai
berikut.
a. Kelebihan Sistem Nomor
1) Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin.
2) Sederhana dan mudah dilaksanakan.
3) Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam
korespondensi.
4) Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan
dokumen.
5) Nomor folder dapat diperluas tanpa batas.
6) Nomor indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat
digunakan untuk keperluan lain seperti daftar alamat surat.

b. Kelemahan Sistem Nomor

1) Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengindeks.
2) Banyaknya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan
kesulitan.
3) Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan
penyediaan ruangan.
4) Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam
penyimpanan.

E. Penyimpanan Sistem Berdasarkan Wilayah

(Geographic Filing System)
1. Pengertian Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan wilayah atau daerah surat itu berasal atau dibuat
Sistem ini pada dasarnya berpedoman pada daerah atau alamat surat
Nama daerah dijadikan sebagai kelompok atau tempat penyimpanan
surat. Demikian juga dalam penyelenggaraannya, sistem ini perlu
dibantu oleh sistem yang lain, seperti sistem abjad atau sistem tanggal.
Sistem ini banyak digunakan oleh kantor yang mempunyai cabang atau
perwakilan di beberapa daerah.
2. Mengindeks dan Merancang Daftar Klasifikasi
Mengindeks sistem wilayah yang dijadikan dasar daftar klasifikasi
wilayah. Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian wilayah harus
disesuaikan dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu negara.
Dalam pelaksanaannya, nama suatu wilayah dijadikan sebagai pokok
masalah atau unit pertama, unit kedua adalah subwilayah, dan unit
ketiga adalah sub-subwilayah Sistem ini sering dikombinasikan dengan
sistem abjad, tanggal, nomor, dan subjek

3. Menyiapkan Perlengkapan yang Dibutuhkan

Perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan sistem
wilayah sebagai
a. Filling cabinet (leman arsip), pembagian kode laçi ini disesuaikan
dengan pembagian wilayah dan masing-masing kantor.
b. Guide, pembagian kode guide sesuai nama wilayah tersebut
(menurut ketatanega raan).
c. Folder kebutuhan folder disesuaikan dengan banyaknya cabang atau
wilayah langganan yang ada.
d. Rak sortir digunakan untuk menyortir surat-surat sebelum
ditempatkan di dalam folder. Jumlah rak sortir sesuai kebutuhan.
e Kartu klaper, bentuknya hampir sama seperti kartu indeks
Perbedaannya, kartu klaper ditulis wilayah asal atau tujuan surat
tersebut. Kartu klaper dibuat setelah menyusun daftar klasifikasi
wilayah.

4. Prosedur Penyimpanan Surat

Langkah-langkah dalam prosedur penyimpanan sistem wilayah
sebagai berikut.
a. Memastikan bahwa surat telah mendapat tanda Pelepas
b. Memberi kode sesuai daftar klasifikasi wilayah kemudian mengisi
kartu klaper
c. Memasukkan surat ke dalam laci, guide, dan folder sesuai kodenya
d. Menyimpan kartu klaper ke tempat penyimpanan
 5. Penemuan Kembali Arsip yang Disimpan
Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem wilyah
sebagai berikut
a. Tentukan judul surat yang ingin dicari.
b. Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah.
c. Cari arsip pada laci yang berkode wilayah dan cocokkan dengan
daftar klasifikasinya
d. Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e Berikan kepada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar
2)
f. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

6. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Wilayah

Kelebihan dan kelemahan sistem wilayah sebagai berikut.
a. Kelebihan Sistem Wilayah
1) Mudah mencari arsip apabila letak/wilayah sudah diketahui.
2) Apabila terjadi penyimpangan-penyimpanan, arsip dapat segera
diketahui
b. Kelemahan Sistem Wilayah
1) Kemungkinan besar terjadinya kesalahan penyimpanan apabila
petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi
2) Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat
tidak dicantumkan secara lengkap.
3) Perlu buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah
yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing
cabang atau perwakilan.

F. Penyimpanan Berdasarkan Sistem Masalah (Subject

Filing System)
1. Pengertian Sistem Masalah
Sistem masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan masalah atau isi pokok surat Biasanya
masalah atau isi pokok surat dapat dilihat dalam hal surat
2. Merancang Daftar Klasifikasi Masalah
Dalam menerapkan filing sistem, masalah yang perlu diutamakan
adalah daftar klasifikasi atau daftar indeks Daftar indeks/daftar
klasifikasi memuat semua kegiatan/hal dalam suatu kantor. Daftar
ini memuat main subject (masalah utama), subsubject lajur
pembantu), dan sub-subsubject (lajur kelompok kecil).
Pembagian lajur-lajur ini disesuaikan dengan besar kecilnya
kantor tersebut. Jika dalam sistem nomor setiap masalah dibagi
menjadi 10. dalam sistem ini jumlah masalah tidak dibatasi Artinya,
bisa lebih dari 10 masalah sesuai kegiatan dalam kantor tersebut
Perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan sistem
masalah adalah filing cabinet, guide, folder, rak sortir, dan kartu
indeks.

3. Prosedur Penyimpanan Surat

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam prosedur
penyimpanan sistem masalah sebagai berikut.
a Memastikan bahwa surat telah mendapat tanda Pelepas
b. Sebelum disimpan, surat dibaca terlebih dahulu untuk
mengetahui masalahnya Setelah diketahui permasalahannya,
ditetapkan kode sesuai daftar klasifikasi
c. Mencatat surat ke dalam kartu indeks
d. Menyortir surat apabila surat yang akan disimpan terlalu banyak
e. Menempatkan surat ke tempat penyimpanan sesuai kode laci,
guide, dan folder
f. Menyimpan kartu indeks ke dalam cardex
 4. Penemuan Kembali Arsip yang Disimpan
Prosedur penemuan kembali arsip menurut sistem masalah
sebagai berikut.
a. Apabila peminjam lupa/tidak tahu perihal surat, ia dapat
membuka kartu indeks.
b. Mencari dan memilih arsip berdasarkan kode dalam laci filing
cabinet. Misalnya, surat mengenai personalia, untuk kodenya arsip
tersebut dapat dicari di laci personalia. belakang guide pengadaan,
dan dalam folder penerimaan
c. Apabila arsip telah ditemukan, diambil dan diganti dengan bon
pinjaman yang berfungsi sebagai ganti arsip yang sedang dipinjam.

5. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Masalah

Kelebihan dan kelemahan sistem masalah sebagai berikut
a. Kelebihan Sistem Masalah
1) Mudah mencari arsip apabila hal surat diketahui.
2) Dapat dikembangkan dengan tidak terbatas untuk judul dan
susunannya.

b. Kelemahan Sistem Masalah

1) Sulit dalam menyusun daftar klasifikasi apabila hal kegiatan
dan hampir sama.
2) Kurang cocok untuk berbagai jenis surat.