No Uraian Tugas -

Jelaskan Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip serta jelaskan Pengertian dan Jenis Organisasi!

Jelaskan Fungsi Arsip dan Tujuan Kearsipan dan jelaskan Ketentuan Hukum yang Berkaitan dengan Penyusutan Arsip!

Tuliskan Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod serta jelaskan Teori Penilaian!

Jawaban

1. Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip (records disposition) merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta dalam suatu
organisasi. Esensi penyusutan arsip adalah mengelola arsip dengan tujuan meningkatkan operasional instansi. Secara teoretis
pengertian penyusutan arsip dikemukakan oleh ilmuwan arsip dan organisasi profesi. Ilmuwan arsip tersebut, antara lain Ira
A. Penn (1989), Kennedy J. (1998) serta ARMA dan ICA yang mewakili organisasi profesi. Para ilmuwan dan organisasi profesi
ini memberikan penekanan tentang penyusutan adalah menyangkut:
1. Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun nilai guna sekunder.
2. Memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat jarang (inaktif) dari unit kerja ke records centre (tempat
penyimpanan arsip inaktif).
3. Menyerahkan arsip bernilai historis, tetapi tidak bernilai guna primer ke badan yang berwenang (Arsip Nasional).
4. Mengalihmediakan dari arsip kertas ke media lain (misal mikrofilm, CD-ROM, DLT, dan sebagainya).
Sedangkan pengertian penyusutan arsip menurut peraturan perundang-undangan terdapat dalam UU No. 8 Tahun 1997
tentang Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintan No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip yang intinya adalah:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-
badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional RI
Masing-masing organisasi kearsipan ini memiliki tugas, dan fungsi berkaitan dengan adanya perbedaan asas arsip, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Dengan demikian jelas bahwa arsip dinamis merupakan tanggung jawab setiap penyelenggaraan
kearsipan (pemerintah dan swasta). Sedangkan arsip statis menjadi tanggung jawab ANRI dan Lembaga Kearsipan Daerah.
Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan meliputi tahap pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku, dan
penyerahan arsip statis ke ANRI.
Menurut Diamond (1983: 22), tujuan penyusutan arsip, yaitu : (1) menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, (2) memudahkan penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien, (3) mewujudkan komitmen
organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip setiap jenis arsip yang diciptakannya sesuai dengan yang tertuang
dalam jadwal retensi arsip. Demikian juga Martono (1994: 39) mengemukakan tujuan penyusutan arsip adalah : (1)
mendapatkan penghematan, (2) pendayagunaan arsip, (3) memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih
diperlukan dan bernilai guna permanen, serta (4) penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Pengertian dan Jenis Organisasi

Pada hakikatnya, manusia memiliki kebutuhan untuk berkumpul dan bekerja sama mencapai tujuan tertentu (bersama).
Wadah kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama disebut organisasi. Syarat untuk dapat disebut sebagai
organisasi sekurang-kurangnya terdapat unsur sekelompok orang, kerja sama, da nada tujuan bersama. Pada umumnya
organisasi diartikan sebagai wadah kerja sama sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
 (bersama). Pengertian tersebut dalam teori sering disebut organisasi dalam arti statis (organization), sedangkan dalam arti
dinamis (organizing), organisasi sebagai suatu system atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Jenis organisasi dalam kepemerintahan ini (domain) terbagi dalam tiga kelompok sebagai berikut.
1. Organisasi Pemerintahan
Bentuk dari organisasi pemerintah meliputi lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah pusat dan daerah. Di
Indonesia nomenklatur dan bentuk-bentuk organisasi tersebut adalah lembaga Negara, kementerian, lembaga
pemerintah nonkementerian, dan pemerintah daerah.
2. Organisasi Swasta
Organisasi swasta dapat berbentuk perusahaan, yayasan, koperasi, LSM, organisasi profesi maupun badan usaha lainnya.
3. Organisasi BUMN
Bentuk organisasi BUMN terdiri atas perusahaan jabatan, perusahaan umum, dan persero.

2. Fungsi Arsip :
1. Mendukung proses pengambilan keputusan (decision making)
Dalam setiap organisasi, jika pimpinan akan menentukan pengambilan keputusan memerlukan informasi. Informasi yang
dijadikan sebagai kebijakan dari proses kegiatan yang telah dilakukan, yaitu dasarnya dari arsip.
2. Menunjang proses perencanaan.
Untuk menyusun perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan, unit pengolah maupun organisasi akan berdasarkan
kegiatan-kegiatan sebelumnya, yaitu dengan melihat yang terdapat dari arsip, sebagai pendukung untuk membuat
perencanaan yang akan datang.
 3. Mendukung pengawasan

Dalam pelaksanaan pengawasan baik yang dilakukan pimpinan maupun auditor dari internal maupun eksternal akan
dibutuhkan informasi mengenai perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pemantauan, yang semuanya itu akan dibuktikan arsip sebagai
bukti pelaksanaan suatu kegiatan.

4. Sebagai alat pembuktian (litigation support)

Pada waktu terjadi kasus baik yang diproses di internal maupun dalam proses pengadilan maka arsip dijadikan sebagai
salah satu alat bukti sah.
5. Memori kolektif instansi (corporate memory)
Dari arsip/dokumen perusahaan yang telah diciptakan dari kegiatan dan peristiwa, sebagian arsip tersebut mempunyai
nilai guna sebagai memori kolektif organisasi.
6. Bukti akuntabilitas kinerja
Dalam melaksanakan kegiatan organisasi, dengan sendirinya akan menciptakan arsip. Arsip yang diciptakan tersebut
harus autentik, utuh, dan reliable (nyata) karena sebagai bahan pertanggungjawaban kinerja aparatur.
7. Untuk kepentingan pelayanan public
Arsip yang diciptakan oleh organisasi harus dikelola dengan sebaik-baiknya karena untuk memperlancar pelayanan
public.

Tujuan Kearsipan berdasarkan Pasal 3 UU No. 43 Tahun 2009 :

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
4. Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu system yang komprehensif dan terpadu;
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara;
7. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan, serta kemanan sebagai
identitas dan jati diri bangsa; dan
8. Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Aspek Hukum Penyusutan Arsip :

1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2012 tetang Kearsipan;

3. Peraturan Kepala ANRI No 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna
Sekunder;

4. Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh setiap lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan berdasarkan Pasal 49 UU No. 43 Tahun 2009 meliputi 3 kegiatan, yaitu
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip yang dilakukan oleh pencipta arsip dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa, dan Negara. Dengan demikian, pelaksanaan
penyusutan arsip yang dilakukan oleh pencipta arsip yang berdasarkan JRA, mengandung konsekuensi bahwa setiap lembaga
Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA (Pasal 53 ayat (1) PP No. 28 Tahun
2012).

3. Hubungan antara akuisisi dan penilaian adalah sangat dekat. Penilaian memberikan informasi proses akuisisi secara aktual.
Seleksi merupakan Langkah awal dari penilaian secara sederhhana, yaitu memilah rekod-rekod yang menjadi prioritas utama
dalam unit pencipta dan pusat arsip.
Menurut Penn dkk. (1989:167) bahwa penilaian adalah dasar dalam menentukan jadwal retensi arsip dan menyebut
penilaian arsip dengan records appraisal dan Boles (1983) menyebut archival appraisal. Dalam bahasa Belanda, penilaian
arsip lebih dikenal dengan istilah seleksi dan di inggris sendiri lebih dikenal review. Ricks (1992) mengemukakan bahwa
penilaian arsip (records appraisal) adalah suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam
menentukan nilai guna setiap series arsip (jenis arsip) bagi organisasi.
Teori Penilaian
1. Pendekatan Tradisional

Prinsip pendekatan Amerika oleh T.R. Schelenberg yaitu terdapat dua nilai pada rekod, yaitu nilai primer dan
sekunder. Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip yang mempunyai kepentingan bagi pencipta arsip, sedangkan nilai guna
 sekunder adalah nilai guna arsip yang berguna selain bagi penciptanya juga bagi masyarakat. Seperti arsip yang
mempunyai nilai guna penelitian.

2. Penilaian Makro dan Strategi Dokumentasi

Penilaian makro adalah menganalisis fungsi atau menghilangkan badan di bawah eksaminasi. Pendekatan nilai makro dibuat
secara luas atau lebih menekankan dari sejarah administrasi kepada analisis fungsional institusi

Penilaian arsip makro merupakan proses evaluasi kegiatan bisnis unit untuk menentukan penciptaan rekod yang dibutuhkan
dan berapa lama rekod disimpan untuk kebutuhan bisnis dan sebagai alat akuntabilitas organisasi. Termasuk juga
menentukan rekod yang disimpan untuk kebutuhan masyarakat sebagai memori kolektif dan kebudayaan heritage.
Penilaian arsip makro merupakan pendekatan baru yang dapat
merekomendasikan periode retensi rekod, dengan:
a. Menentukan apa yang sudah dilakukan unit dan apa yang dilakukan staf
b. Menganalisa dan mengklasifikasi fungsi dan aktifitas unit
c. Mengidentifikasi hubungan antara fungsi dan aktifitas serta transaksi yang dibuat fungsi
d. Mengidentifikasi kebutuhan stakeholder dan pengguna rekod
e. Menentukan faktor resiko arsip yang disimpan dan dimusnahkan
f. Mengidentifikasi perundang-undangan, hukum, standar dan akuntabilitas (State Records of South Australia, 2003:8)
Dalam penilaian arsip dapat menggunakan Jadwal Retensi Arsip sebagai instrumennya. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah Daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.

SUMBER : BMP ASIP4402