PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

Hermawan Krisna EP
044512002
Mahasiswa D-IV Kearsipan

Tugas.1

1. Jelaskan konsep, pengertian, dan tujuan penyusutan arsip serta jelaskan

pengertian dan jenis organisasi.
2. Jelaskan fungsi dan tujuan kearsipan dan jelaskan ketentuan hukum yang
berkaitan dengan penyusutan arsip.
3. Tuliskan pengantar penilaian dan retensi rekod serta jelaskan teori penilaian.

Jawab:
1. Konsep penyusutan
Menurut Drs. Robert M.Z. Lawang, konsep adalah pengertian yang menunjuk
pada sesuatu. Konsep itu menyatu dengan manusia karena tanpa konsep
manusia tidak dapat berpikir. Hanya dengan konsep, manusia dapat
berkomunikasi, berpikir, berinteraksi, dan berhubungan dengan alam. Hidup
bermasyarakat adalah belajar konsep-konsep. Fungsi konsep menurut Drs.
Robert M.Z. Lawang ada empat, yakni:
 Kognitif
Kognitif merupakan satu istilah Latin, yakni cogcoscere yang berarti
mengetahui, menyadari, menyerap. Kognitif berhubungan dengan pikiran,
pengertian dan pemahaman manusia tentang sesuatu. Bilamana konsep itu
mempunyai fungsi kognitif berarti dengan konsep itu orang akan menjadi lebih
tahu, lebih mengerti, lebih kenal, lebih paham tentang sesuatu yang ditujukan
oleh konsep itu.
 Evaluatif
Evaluatif berasal dari istilah Inggris, yakni evaluate yang berarti menilai. Dalam
contoh di atas, konsep itu mempunyai fungsi evaluatif ketika mengatakan surat
maka orang dapat menilai benda yang termasuk surat dan bukan surat.
 Pragmatik
Konsep berfungsi pragmatik artinya dengan pengertian mengenai konsep itu
orang akan dapat menunjukkan dengan lebih cepat, lebih tepat, dan lebih
relevan benda yang dimaksudkan oleh konsep itu.
 Komunikatif
Fungsi komunikatif, artinya supaya setiap orang dapat berkomunikasi maka
orang-orang yang berkomunikasi tersebut harus mempunyai pengertian yang
sama mengenai satu konsep, berlaku umum dan sama dari waktu ke waktu,
demikian juga konsep harus benar-benar jelas untuk setiap orang sehingga
mudah dikomunikasikan, dan dapat ditunjukkan benda yang sama dalam
kenyataan.
 Konsep dasar penyusutan arsip merupakan ramuan dasar untuk memahami
dan mendalami penyusutan arsip melalui suatu definisi yang disepakati oleh
para ilmuwan, organisasi profesi dan peraturan perundangundangan. Dengan
konsep dasar tentang penyusutan arsip ini diharapkan setiap orang akan lebih
tahu, lebih mengerti, lebih kenal, lebih paham serta dapat menilai dan
mengidentifikasi, apa itu penyusutan arsip sehingga setiap orang dapat lebih
cepat, lebih tepat, dan lebih relevan menjelaskan penyusutan arsip untuk
diterapkan atau dikomunikasikan dengan orang lain.
Pengertian penyusutan
Arsip menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Tujuan penyusutan arsip sebagai berikut:
 Penghematan dan efisiensi Tujuan manajemen arsip adalah efisiensi, baik
ruang penyimpanan, sumber daya kearsipan, waktu pelayanan maupun
biaya operasional tanpa mengurangi keharusan untuk mewujudkan tujuan
akhir, yaitu mampu memberikan informasi yang tepat kepada
orang/pengguna yang tepat dalam waktu yang cepat dan digunakan untuk
kepentingan yang tepat.
 Pendayagunaan arsip untuk kegiatan organisasi agar berjalan sesuai
dengan tujuannya.
 Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi dapat dilakukan secara intensif
dengan melakukan penyusutan arsip karena setiap keputusan yang diambil
terhadap hasil akhir suatu arsip selalu dilakukan penilaian terlebih dahulu.
 Dengan kata lain penyusutan arsip sudah melewati ‘filter’ penilaian sehingga
arsip bernilai guna tinggi dapat terdeteksi dengan penilaian terhadap arsip
tersebut.
 Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi Arsip dapat memberikan
keterangan atau petunjuk tentang bukti keberadaan suatu organisasi yang
dapat meliputi asal-usul, struktur organisasi, fungsi, prosedur kerja,
keputusan-keputusan yang dibuat
 Memenuhi persyaratan hukum Peraturan perundang-undangan dengan
memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan tersebut telah
melaksanakan persyaratan hukum dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan
arsip.
Pengertian organisasi
Organisasi adalah wadah kerjasama antara sekelompok orang yang bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jenis-jenis organisasi terbagi dalam
tiga kelompok yaitu:
 Organisasi pemerintahan Bentuk dari organisasi pemerintahan meliputi
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan
Daerah. Di Indonesia nomenklatur dan bentuk-bentuk organisasi tersebut
adalah Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Kementerian, Departemen, LPND,
dan Pemerintah Daerah.
 Organisasi swasta Organisasi swasta dapat berbentuk perusahaan,
yayasan, koperasi, LSM, organisasi profesi maupun badan usaha lainnya.
 Organisasi BUMN Bentuk organisasi BUMN terdiri dari perusahaan jawatan,
perusahaan umum, dan persero.
2. Arsip merupakan informasi dari keseluruhan proses kegiatan dan/peristiwa dalam
setiap organisasi baik mulai dari perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan
sehingga arsip dapat berfungsi untuk:
 Mendukung proses pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan sebagai kebijakan
dari proses kegiatan yang telah dilakukan berasal sumber informasinya
dari arsip.
 Menunjang proses perencanaan
Dalam penyusunan perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan
organisasi akan melihat kegiatan sebelumnya dengan melihat informasi
 yang terdapat dari arsip sebagai pendukung untuk pembuatan
perencanaan yang akan datang.
 Mendukung pengawasan
Dalam melakukan pengawasan akan dibutuhkan informasi mengenai
perencanaan, pelaksanaan kegiatan akan dibuktikan arsip sebagai bukti
pelaksanaan suatu kegiatan
 Sebagai alat pembuktian
Arsip dapat dijakdikan alat bukti hukum di pengadilan
 Memori kolektif instansi
Arsip mempunyai nilai guna sebagai memori kolektif organisasi dengan
penciptaan dari kegiatan dan peristiwa masa lalu
 Bukti akuntabilitas kerja
Arsip yang tercipta adalah arsip yang autentik, utuh dan nyata sebagai
bahan pertanggungjawaban kinerja aparatur
 Untuk kepentingan pelayanan publik
Arsip harus dikelola dengan baik agar terciptanya pelayanan publik yang
berjalan dengan lancar.
Tujuan kearsipan
Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah untuk
mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional.
Ketentuan hukum yang berkaitan dengan penyusutan arsip
 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Undang-undang ini memberikan landasan hukum bagi setiap organisasi untuk
melaksanakan kewajiban penyusutan arsip sebagai berikut
 Lembaga negara dan badan pemerintahan pusat wajib mengatur,
menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dinamis
 Lembaga negara dan badan pemerintahan pusat wajib menyerahkan arsip
statis kepada ANRI
 ANRI wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis
 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan memberikan landasan
hukum bagi setiap organisasi untuk melaksanakan kewajiban penyusutan arsip
sebagai berikut :
 Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA (Pasal 52
PP No.28 Tahun 2012)
 Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, dan
BUMD wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat
persetujuan kepala ANRI
 Penyusutan arsi meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa
retensinya dan tidak memiliki nilai guna serta penyeraha arsip oleh pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan.
 Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi
keuangan dilaksanakan dengan keputusan pimpinan perusahaan berdasarkan
jadwal retensi.
 Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan
dan Pemusnahan Dokumen Perusahaa
Dokumen perusahaan dapat dimusnahkan apabila telah melampaui jangka
waktu simpan, tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan
maupun nasional
 Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi
Arsip yang akan dimusnahkan adalah benar-benar sudah tidak bernilai guna
 Surat Edaran kepala ANRI: SE Nomor 01 Tahun 1981 tentang Penanganan
Arsip Inaktif
Peraturan ini dibuat untuk pedoman penyusutan arsip jika organisasi belum
memiliki JRA
 Surat Edaran Kepala ANRI Nomor: SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk
Menentukan Nilai Guna Arsip
Surat edaran ini digunakan sebagai pedoman untuk menentukan nilai guna
arsip yang akan di lakukan penyusutan.
3. Pengantar Penilaian
Menilai arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik
mengenai administrasi, manajemen informasi maupun sejarah. Diperlukan
pemahaman secara baik terhadap berbagai fungsi dalam suatu struktur
organisasi dan bagaimana dari fungsi-fungsi tersebut berjalan sehingga tercipta
arsip sebagai bukti pelaksanaan kegiatan itu untuk kepentingan operasional atau
untuk melestarikan bukti pertanggungjawaban nasional atau bukti sejarah.
Penilaian mencakup fungsinya dalam penyelesaian kegiatan, kualitas
informasinya, pertimbangan biaya penyimpanannya dan implikasinya terhadap
kebijakan instansi/lembaga pencipta arsip yang bersangkutan. Konsep yang
mendasari penilaian arsip adalah nilaiguna arsip. Nilaiguna tersebut ditentukan
oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh instansi penciptanya
maupun oleh negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilaiguna primer
dengan nilaiguna sekunder. Adapaun beberapa nilai guna arsip yaitu nilaiguna
primer (meliputi legal, fiscal dan administrative, technology/scientific) untuk
memenuhi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip yang bersangkutan, dan
nilaiguna sekunder (evidential dan informational) yaitu untuk kepentingan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
Retensi rekod merupakan panduan dan prosedur yang konsisten untuk mengelola
arsip organisasi atau instansi, memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip
inaktif dan memusnahkan dan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai
guna.
Teori penilaian
Penilaian arsip merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penyusutan arsip,
dimana arsip yang akan dilakukan penyusutan harus dinilai terlebih dahulu untuk
mengetahui nasib akhir dari arsip tersebut. Dimana arsip akan dilakukan
pemusnahan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. Adapun beberapa teori
penilaian yaitu:
 Menurut Boles (1991) penilaian arsip merupakan kegiatan evaluasi pada arsip
(records) untuk menentukan berapa lama arsip harus disimpan. Penilaian arsip
ini memiliki beberapa kriteria yaitu nilai administrasi, hukum, kebuktian,
finansial, kebijakan dan hal yang bernilai strategis, penelitian, duplikasi, reliable
dan utuh, aksebilitas dan cost benefit.
  Menurut Penn dkk (1992:167) berpendapat bahwa penilaian arsip adalah
kegiatan menentukan arsip yang mengandung informasi yang bernilai guna
pemanen dan harus disimpan di lembaga kearsipan yang penilaiannya dimulai
dari kehidupan arsip.
 Menurut Ham (1993:51) mengemukakan bahwa penilaian arsip adalah suatu
proses mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberi kontribusi
terhadap tujuan kebijakan organisasi.
 Menurut PP Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan dikemukakan bahwa penilaian arsip
merupakan kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang
didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna dokumen.
 Menurut Kep.Ka ANRI No.07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip
Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta dikemukakan bahwa
penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib
akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta
karakteristik fisik/nilai teknis pengaturan secara sistematis dalm unit-unit
informasi.
 Menurut pengertian mengenai penilaian arsip di atas dapat disimpulkan bahwa
penilaian arsip merupakan proses kegiatan analisis informasi yang terkandung
di dalam arsip atau jenis arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka waktu
simpan arsip bagi kepentingan organisasi pencipta arsip dan kepentingan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Sumber :
ASIP 4402 Penilaian dan Penyusutan Arsip