TUGAS 1

PENGAWASAN KEARSIPAN

NAMA : HERMAWAN
KRISNA EKA PRATAMA
NIM : 044512002

PROGRAM STUDI DIPLOMA IV KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS TERBUKA
2023

1. Apakah yang dimaksud dengan akuntabilitas dalam manajemen kearsipan?

2. Bagaimana menurut rekan mahasiswa kasus hilangnya data kependudukan
(DPT) yang menjadi tanggungjawab KPU/KPU daerah yang seharusnya dicatat
dan didata seapik mungkin melalui sistem administrasi dan arsip dinamis.
Silahkan anda menghubungkannya dengan fungsi akuntabilitas dalam
manajemen kearsipannya.
Jawab:

1. Akuntanbilitas dalam manajemen kearsipan merupakan kewajiban setiap

organisasi untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi kearsipan serta pengelolaan sumber daya dan kebijaksanaan yang
diberikan kepada organisasi berdasarkan perencanaan strategis yang
dirumuskan sebelumnya. Akuntabilitas kearsipan di digunakan dalam rangka
upaya untuk mewujudkan pengelolaan arsip atau informasi yang efektif,
lengkap, reliable dan otentik. Arsip sebagai sumber informasi tidak dapat
direkayasa dikarenakan arsip merekam segala kegiatan/transaksi yang telah
dilakukan oleh organisasi dengan apa adanya, sehingga organisasi dapat
menunjukan akuntabilitasnya dalam program pengelolaan arsip secara serius
dan sesuai dengan peraturan. Manajemen kearsipan dapat diartikan sebagai
pengendalian arsip secara sistematis mulai dari penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, sampai dengan penyusutan, dimana arsip yang tercipta
mempunai nilai berelanjutan atau mempunyai nilai guna sejarah serta informasi
bagi suatu bangsa dan negara. Arsip tercipta karena berjalannya suatu fungsi
administrasi, namun demikian arsip bukanlah hasil samping dari kegiatan
administrasi,melainkan endapan rekaman informasi pelaksanaan dari kegiatan
administrasi. Arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian atau kegiatan
yang direkam dalam bentuk yang nyata, sehingga arsip memungkinkan untuk
diketemukan kembali dan didayagunakan.

2. Menurut saya kasus hilangnya data kependudukan (DPT) yang menjadi

tanggungjawab KPU/KPU daerah merupakan suatu kesalahan yang sangat
fatal, dimana data ini merupakan data yang sangat penting bagi kehidupan
berbangsa dan bernegara. Hal ini mungkin dikarenakan pihak KPU/KPU
daerah belum paham atau mungkin tidak peduli akan pentingnya pengelolaan
arsip. Ini menjadi perhatian khusus dimana suatu organisasi sekelas KPU bisa
kehilangan suatu data yang penting, dimana para pimpinan KPU tidak
 menerapkan sistim manajemen kearsipan yang baik. Apabila pimpinan KPU
bisa menerapkan sistim manajemen kearsipan yang baik maka kehilangan akan
suatu arsip dapat dihindari, dimana manajemen kearsipan merupakan langkah
pengendalian arsip secara sistematis mulai dari penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, sampai dengan penyusutan, dimana arsip yang tercipta
mempunai nilai berelanjutan atau mempunyai nilai guna sejarah serta informasi
bagi suatu bangsa dan negara. Apabila tidak dilaksanakannya sistem
manajemen kearsipan ini maka kinerja pegawai KPU tidak bisa dianggap baik,
hal ini dikarenakan tidak adanya akuntabilitas di dalam bekerja dimana
informasi yang seharusnya dapat diberikan dengan reliable dan otentik malah
menjadi hilang atau bahkan tercecer. Hal ini terjadi karena KPU tidak mencatat
dan mendata seapik mungkin data kependudukan (DPT) melalui sistem
administrasi dan arsip dinamis dengan cara menerapkan manajemen kearsipan
yang baik.

Sumber ASIP4425 Pengawasan Kearsipan