Perancangan Skema Klasifikasi dan Thesaurus

Hermawan Krisna EP
044512002
Mahasiswa D-IV Kearsipan

Tugas.1

Buatlah sistem klasifikasi subtantif dimana Anda bekerja saat ini, atau silahkan Anda
Survey di sebuah instansi dan deskipsikan sistem klasifikasi substantif yang
digunbakan. Tampilkan 5 unsur klasifikasi substantif saja.

Jawab:

Suatu organisasi didalam menjalankan kegiatannya memiliki dua fungsi, yaitu

fungsi fasilitatif/administratif yang merupakan unsur pembantu pimpinan, dan fungsi
substantif/fungsional yang merupakan unsur pelaksana. Fungsi substantif/fungsional
merupakan fungsi pokok dari masing-masing organisasi yang membedakan tugas
pokok dan fungsi dari setiap organisasi. Analisis tugas pokok dan fungsi organisasi
akan menghasilkan fungsi kata kunci, aktivitas, dan transaksi. Klasifikasi arsip
adalah identifikasi dan pengaturan aktivitas bisnis dan/atau arsip secara sistematis
ke dalam kategori sesuai dengan konvensi, metode, dan prosedur yang terstruktur
logis yang ditunjukan dalam suatu sistem klasifikasi. Skema klasifikasi bisnis/fungsi
adalah alat untuk menghubungkan arsip kepada konteks penciptaannya.
Ditempat saya bekerja yaitu pada lembaga kearsipan di Dinas Kearsipan
analisis fungsi organisasi layanan informasi pada Dinas Kearsipan yang memiliki
fungsi: Pembinaan Kearsipan, Pengelolaan Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip Statis,
Kerjasama Kearsipan dan Pemanfaatan Integrasi Jaringan, Informasi, Aplikasi, dan
Data Center Kearsipan.
 SISTEM KLASIFIKASI SUBTANTIF DINAS KEARSIPAN

Fungsi Aktivitas Transaksi

NO ARSIP
(Kata Kunci) (deskriptor) (Deskriptor Subjek)
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Pembinaan Kearsipan 1. Akreditasi dan Fasilitasi Penyusunan Proses dan Naskah terkait proses
Akreditasi Kearsipan: Prosedur Akreditasi dan Akreditasi/Fasilitasi; Berkas
Lembaga Kearsipan, Unit Fasilitasi Akreditasi Kearsipan Penentapan Akreditasi dan
Kearsipan, Lembaga Penghargaan Kearsipan; Database
Penyelenggaraan Jasa Akreditasi dan Penghargaan
Kearsipan, dan Diklat
Kearsipan
2. Sertifikasi Arsiparis Pembuatan Program Sertifikasi Berkas Penetapan Sertifikasi
Arsiparis Arsiparis
3. Bina Arsiparis Pembuatan Prosedur Berkas Pengembangan Profesi
Pembinaan Arsiparis Arsiparis
4. Bimbingan dan Konsultasi Koordinasi dengan Lembaga Naskah Terkait Penerapan Sistem
Kearsipan Nasional dan Unit (Klasifikasi Arsip, Tata Naskah
Kearsipan Dinas)
5. Supervisi dan Evaluasi Pembuatan SOP Perencanaan Berkas Perencanaan Supervisi dan
Kearsipan Supervisi dan evaluasi Evaluasi Kearsipan
6. Database Bimbingan dan Pembuatan Program Berkas Database Bimbingan dan
Konsultasi, Supervisi dan Pengelolaan Database Konsultasi, Supervisi dan Evaluasi
Evaluasi
7. Fasilitasi Kearsipan Pembuatan Program Berkas Fasilitasi Tenaga
pengelolaan Fasilitasi Instruktur/Narasumber?Pembimbing
Kearsipan Fasilitasi Kearsipan
 8. Bimtek dan Pelatihan Koordinasi Bimbingan Teknis Berkas Pelaksanaan Pelatihan
Kearsipan dengan Lembaga Kearsipan
Nasional
9. Pengawasan Kearsipan Penyusunan Laporan Berkas Perencanaan Pelaksanaan
Pengawasan dan Laporan Hasil Pengawasan
10. Lomba-lomba Kearsipan Koordinasi pelaksanaan lomba Berkas Terkait Penyelenggaraan
dengan Unit Kearsipan Lomba
11. Permasyarakatan Penyusunan Pembuatan Berkas Sosialisasi/Pameran
Kearsipan Pameran Arsip Kearsipan
12. Lembaga/Unit Kearsipan Koordinasi pelaksanaan Berkas Penyelenggaraan
Teladan pemberian Unit Kearsipan Penetapan Lembaga/unit Kearsipan
Teladan dengan Juri/Lembaga Teladan
Kearsipan
1. Penciptaan Pembuatan Arsip untuk Berkas Pencatatan dan
kegiatan organisasi Pendistribusian
2. Penggunaan Pemanfaatan arsip yang telah Berkas Pengklasifikasian
tercipta Pengamanan dan Akses Arsip
3. Pemeliharaan Penyusunan petunjuk Berkas Pemberkasan, Penataan,
operasional dan prosedur Penyimpanan, Alih Media, dan
Pemeliharaan Arsip Program Arsip Vital
4. Autentifikasi Arsip Penyusunan petunjuk Berkas Pembuktian Autentifikasi
Dinamis operasional dan prosedur Arsip Dinamis
2. Pengelolaan Arsip Dinamis Autentifikasi Arsip Dinamis
5. Penyusutan Penyusunan petunjuk Berkas Daftar Arsip Aktif dan Inaktif
operasional dan prosedur
pengurangan jumlah arsip
6. Database Pengelolaan Pembuatan Program Database Pengelolaan Arsip
Arsip Dinamis Pengelolaan Database Arsip Dinamis
Dinamis
 1. Akuisisi Penambahan khazanah arsip Berkas Monitoring Fisik dan Daftar;
statis pada Lembaga Verifikasi Terhdap Daftar Arsip;
Kearsipan Menetapkan Status Arsiparis;
Persetujuan Untuk Penyerahan;
Penetapan Arsip yang diserahkan;
Berita Acara Penyerahan Arsip dan
Daftar Arsip yang diserahkan
2. Sejarah Lisan Sumber sejarah yang Berkas Administrasi Pelaksanaan
didapatkan melalu wawancara Sejarah Lisan dan Hasil
3. Pengelolaan Arsip Statis
kepada informan Wawancara Sejarah Lisan.
3. Daftar Pencarian Arsip Penyusunan akses sarana Berkas Akuisisi Daftar Pencarian
Statis temu kembali arsip statis Arsip Statis
4. Preservasi Proses dalam rangka Berkas Laporan Hasil Pengujian
perlindungan arsip terhadap Mutu Preservasi
kerusakan arsip
5. Akses Arsip Statis Penyusunan petunjuk Buku Petunjuk operasional dan
operasional dan prosedur prosedur layanan arsip statis
layanan arsip statis
1. Antar Lembaga Koordinasi kerjasama Berkas terkait Antar Lembaga
kearsipan antar lembaga
terkait pembinaan kearsipan
2. Antar Provinsi/Kab/Kota Koordinasi kerjasama Berkas terkait Antar
kearsipan Provinsi/Kab/Kota Provinsi/Kab/Kota
terkait pembinaan kearsipan
4. Kerjasama Kearsipan 3. Antar Negara Koordinasi kerjasama Berkas terkait Antar Negara
kearsipan Antar Negara terkait
pembinaan kearsipan
 1. Arsip Digital Penyusunan petunjuk Berkas Arsip Digital
operasional dan prosedur
Digitaliasasi arsip kertas
Pemanfaatan Integrasi menjadi elektroik
Jaringan, Informasi, 2. Otentikasi Digital Penyusunan petunjuk Berkas terkait Otentikasi Digital
5.
Aplikasi, dan Data Center operasional dan prosedur
Kearsipan Otentikasi Digital
3. Ruang Simpan Data Penyusunan petunjuk Database atau Server Dokumen
Digital operasional dan prosedur
Ruang Simpan Digital